عملية تسلسل أنشطة إدارة المشروع
بمجرد أن يتم تحديد جميع الأنشطة في عملية “تحديد الأنشطة”، تحتاج إلى ترتيبها حسب الأسبقية في عملية “تسلسل الأنشطة”. هنا، تقوم هنا بشكل أساسي بإنشاء خريطة/مخطط يوضح بشكل فعال العلاقة القائمة بين هذه الأنشطة ويحدد الترتيب أو التسلسل الذي يجب أن يتم تنفيذها به. من المهم الإشارة إلى أن الجدول الزمني لا يتم إنشاؤه أثناء هذه العملية، وبالتالي في هذه المرحلة، لا تحتاج إلى تعيين أي تواريخ بدء أو إنهاء (أو أطر زمنية) لهذه الأنشطة.
مدخلات تسلسل الأنشطة
تتضمن مدخلات عملية تسلسل الأنشطة ما يلي: سمات النشاط، وبيان نطاق المشروع، وقائمة الأنشطة، وقائمة المتطلبات، بالإضافة إلى أصول العملية التنظيمية. تحتوي قائمة الأنشطة التي قمت بإنشائها على أنشطتك المجدولة ويجب ترتيبها بالترتيب الذي يجب أن يتم تنفيذ المهام/المهام الفرعية به. توفر سمات الأنشطة التي اخترتها نظرة إضافية على الأنشطة التي تحتاج إلى معالجتها قبل غيرها. بالإضافة إلى ذلك، تقدم لك قائمة المعالم الرئيسية التي قد تؤثر على الترتيب العام لجميع الأنشطة. على سبيل المثال، لتطوير واجهة سهلة الاستخدام وفي الوقت المناسب، مؤثرة وسهلة الاستخدام لبرنامج تقوم بتطويره، قد تحتاج إلى إنهاء عمليات التظليل وعرض النماذج قبل المضي قدمًا في ذلك.
يقطع بيان نطاق المشروع شوطًا طويلاً في ضمان عدم حدوث أي خطأ. وفي أغلب الأحيان، يؤثر ذلك على ترتيب أداء النشاط. على سبيل المثال، إذا كان المشروع يتطلب افتتاح حديقة للجمهور في غضون الأسبوعين المقبلين، فقد يفكر المدير في تعيين موظفي الموارد البشرية قبل تنظيم حدث قائم على التطوع. تكون الأصول المرتبطة بالعملية التنظيمية مفيدة في حالة وجود بعض المعلومات (المسبقة) ذات الصلة التي تسهل تحديد أولويات هذه الأنشطة بطريقة أكثر كفاءة.
أدوات إنشاء تسلسل الأنشطة
تستخدم عملية تسلسل الأنشطة أربع أدوات
طريقة تخطيط الأسبقية (PDM)
تحديد التبعية
تطبيق الأسبقية والتأخر
قوالب شبكة الجدول الزمني
عادةً ما تكون طريقة تخطيط الأسبقية (PDM) عبارة عن تمثيل بياني لقائمة الأنشطة وتحدد الترتيب الذي يجب أن يتم تنفيذ المهام/المهام الفرعية به. غالبًا ما يتم عرضه على شكل مخطط انسيابي بسيط مع أسهم تصور تبعيات الأنشطة، ومستطيلات تمثل الأنشطة، ووحدات المدة المكتوبة فوق العقد، ويحدد هذا المخطط أسبقية تحديد تبعية الأنشطة.
هناك ثلاثة أنواع من التبعيات: التقديرية والإلزامية والخارجية. التبعيات الإلزامية، والتي يشار إليها أيضًا بالمنطق الثابت، تكون دائمًا صحيحة وتعتبر أمرًا لا يمكن تجنبه؛ على سبيل المثال، يجب حفر حفرة قبل صب الخرسانة لإنشاء حوض سباحة. أما التبعيات التقديرية، والمعروفة أيضًا باسم المنطق الناعم، فهي ليست صحيحة دائمًا. ومن الأفضل تحديدها من خلال أفضل ممارسات المؤسسة والمعلومات التاريخية وحكم الخبراء؛ على سبيل المثال، قد يختار المرء تقطيع الخيار قبل الطماطم لإعداد السلطة ويمكن أن تتم الأسبقية في أي من الحالتين. أما التبعيات الخارجية، على الرغم من أنها خارج نطاق المشروع وسيطرته، إلا أنها مهمة بما يكفي للنظر فيها؛ على سبيل المثال، إذا كان تشييد المبنى الخاص بك يتطلب الامتثال الصارم لبعض اللوائح التنظيمية، فقد يتعين عليك معالجة حالة التبعية الخارجية إذا كانت المراجعات في طريقها إلى التنفيذ.
التقدّم والتأخر
في بعض الحالات، قد يحصل نشاط ما على السبق قبل نشاط آخر، أو قد يتكبد فترة انتظار بين الأنشطة الأخرى؛ ويشار إلى هذه الحالات باسم الرواد والمتأخرين. تحدث الرواد عندما توفر أنشطة معينة الموارد المطلوبة لبدء نشاط تابع، ولكنها لم تكتمل تمامًا؛ على سبيل المثال، يتطلب حدث موسيقي تحديد المقطوعات الموسيقية قبل تعيين منسق موسيقى، وهنا قد يحدث السبق إذا كان لدى المنظمين معرفة مسبقة بنوع الموسيقى التي سيتم استخدامها لبدء البحث عن منسق موسيقى يتقن الأنواع المطلوبة؛ ولكن يجب اختيار الموسيقى مسبقًا. يحدث التأخر في حالة وجود فترة انتظار بين نشاطين، على سبيل المثال، يلزم وقت انتظار حتى يجف الطلاء الرطب تمامًا، قبل أن يتم تعليق الزينة في المبنى من الداخل.
مخرجات تسلسل النشاط
تشمل مخرجات عملية تسلسل الأنشطة مخطط شبكة الجدول الزمني للمشروع وأي تحديثات أخرى لوثائق المشروع التي قد تكون ضرورية. يمثل مخطط الشبكة مجرد تبعيات الأنشطة وليس الجدول الزمني. يتم تطوير الأطر الزمنية والجداول الزمنية من خلال عملية مختلفة تمامًا. قد يشتمل المخطط على عقد ملخص للأنشطة، أو تمثيل كامل لمجموع الأنشطة – بما يتماشى مع احتياجات المشروع. إذا تم استخدام العقد الملخصة، يجب أن تتوفر وثائق كافية للتأكد من أن التدفق الأساسي لجميع الأنشطة مفهوم جيدًا.
كل التوفيق
المؤلف : أوما داغا
التاريخ
حول المؤلف
أوما داغا
الفئة
عملية تسلسل أنشطة إدارة المشروع
About the Author
