تُعد عملية التحكم في التغيير جانبًا بالغ الأهمية من جوانب إدارة المشروعات، وتهدف إلى إدارة وتنظيم التغييرات التي تطرأ على خطة المشروع والجدول الزمني والميزانية. تتبع خطة التحكم في التغيير المثالية خطوات محددة لإدارة التعديلات. وتتمثل خطوات عملية التحكم في التغيير في التخطيط والتحليل والموافقة والاختبار والتنفيذ والإغلاق.
إن الالتحاق بدورات إدارة المشاريع يعد وسيلة ممتازة للحصول على معرفة شاملة بالعملية المذكورة في الخطوات أعلاه. لقد ساعدني الالتحاق بهذه الدورات في إدارة تغييرات المشروع بشكل منهجي. قبل ذلك كانت التغييرات غير المتوقعة تجعل كل شيء فوضويًا. لذا، في هذه المقالة، سأناقش مثل هذه الفوائد والأمثلة والقوالب التي تساعد في فهم هذا الموضوع بشكل أفضل.
ما هو التحكم في التغيير في إدارة المشاريع؟
لتحديد التحكم في التغيير، فهو عملية لتجنب الانقطاع غير الضروري من خلال الكشف عن جميع التعديلات الضرورية التي تحدث في المشروع وتسجيلها والموافقة عليها.
تتطلب مبادرات التغيير على نطاق واسع، مثل التحول الرقمي، التعاون الكامل بين المجموعات والفرق المختلفة، وبالتالي تأتي مع المزيد من التحديات لمديري المشاريع. تتطلب هذه الأنواع من المبادرات إجراءات صارمة ومنظمة للتحكم في التغيير.
تتمثل إحدى الوظائف الأساسية لإدارة التحكم في التغيير في الحد من التغييرات غير المعتمدة، مما يساعد بدوره في الحد من الأخطاء. كما يمكن لمديري المشاريع استخدام الموارد المتاحة بشكل أفضل من خلال اتباع عملية منظمة ومتكاملة للتحكم في التغيير.
ما هو دور طلب التغيير؟
طلب التغيير هو وثيقة رسمية تصف كيف يمكن تغيير نطاق المشروع أو الجدول الزمني أو التكاليف. ويلعب دورًا حيويًا في عملية التحكم في تغيير المشروع، لأنه نقطة البداية لتحليل وإدارة التغييرات بشكل منهجي. داخل الفريق، إذا وجد شخص ما خطة مشروع تحتاج إلى تغيير، فيجب على هذا العضو تقديم طلب تغيير لإبلاغ الجميع بالتغييرات وجعلها رسمية. أقترح دورة إعدادية لإدارة المشاريع الاحترافية لفهم أدوار طلبات التغيير بشكل أفضل. فيما يلي الأدوار الرئيسية لطلبات التغيير:
- يحدد طلب التغيير التغييرات الرئيسية التي يجب إجراؤها في خطة المشروع لجعلها ناجحة. يمكن لأي شخص مرتبط بالمشروع مثل أصحاب المصلحة أو الأعضاء أو قادة الفريق بدء هذه الخطوة.
- يعتبر طلب التغيير بمثابة مستند يحتوي على وصف واضح للأسباب وراء تعديلات المشروع والجداول الزمنية وتغييرات الميزانية.
- يبدأ طلب التغيير عملية التحكم في التغيير، حيث يبدأ الفريق بمناقشة تأثير التغييرات وتقييم نتائجها قبل تنفيذها.
- تتيح طلبات التغيير لأصحاب المصلحة في المشروع المشاركة في التواصل المفتوح. إن توثيق التغييرات المقترحة يوفر لكل من شارك فيها رؤى حول التغييرات المستقبلية، مما يجعلها ضرورية لثقة فريق المشروع والتعاون.
فوائد عملية التحكم في التغيير
تتمتع عملية التحكم في التغيير في إدارة المشاريع بالعديد من الفوائد التي تزيد من نجاح المشروع. وفيما يلي بعض الفوائد الملحوظة في أمثلة عملية التحكم في التغيير في العالم الحقيقي:
زيادة الإنتاجية
تزيد عملية التحكم في التغيير من الإنتاجية من خلال إدارة التعديلات المفاجئة بشكل منهجي. على سبيل المثال، في تصميم رباعي العجلات، عندما يطلب العميل ميزات إضافية في منتصف المشروع، يتبنى فريق المشروع عملية التحكم في التغيير. تحافظ هذه العملية الاستباقية على تقدم المشروع وتقلل من الانقطاعات قدر الإمكان، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية الإجمالية.
التواصل الفعال
في إدارة المشاريع، تجعل عملية إدارة التحكم في التغيير المحادثة أسهل من خلال منح أعضاء الفريق طريقة منظمة للتحدث عن التغييرات المخطط لها وتقييمها وفهمها. على سبيل المثال، عندما يقدم أحد أصحاب المصلحة طلب تغيير، يقوم فريق المشروع بمراجعة المستند بالتفصيل ومناقشة الآثار المترتبة عليه. يجعل هذا الوضوح من السهل على أعضاء الفريق والشركاء التحدث مع بعضهم البعض بصراحة.
تحسين العمل الجماعي والتعاون
في إدارة المشاريع، تعمل عملية التحكم في التغيير على إنشاء طريقة منظمة للأفراد للتحدث مع بعضهم البعض واتخاذ القرارات، مما يؤدي إلى تحسين العمل الجماعي والتعاون. في أحد الأمثلة، عندما يتم إجراء تغيير مخطط له، يعمل أعضاء الفريق معًا لمعرفة التأثيرات التي قد يخلفها، ويتشاركون أفكارهم ومخاوفهم. يكون الجميع على نفس الصفحة بسبب هذا الجهد الجماعي، الذي يعزز الترابط والمسؤولية المشتركة. يعمل النهج المفتوح على تحسين الاتصال داخل الفريق، مما يجعل من الأسهل على الجميع العمل معًا مع تغير المشروع.
ما هي أنواع التحكم في التغيير؟
يمكن تصنيف التحكم في التغيير إلى فئتين: - تغييرات غير مخطط لها
- التغييرات المخطط لها
- التغييرات غير المخطط لها هي تلك التي تتطلب اتخاذ إجراء فوري. على سبيل المثال، سحب منتج من السوق بسبب مشكلة لا يمكن تجنبها يمكن أن نطلق عليها تغييرًا غير مخطط له.
- على النقيض من ذلك، يتم تنفيذ التغييرات المخطط لها من خلال التخطيط السليم مع تحليل المخاطر واتباع جدول زمني محدد. يأتي التغيير المخطط له بهدف محدد يتمثل في إعداد المنظمة أو فريق معين من الشركة لأهداف جديدة أو غايات جديدة. يمكن أن يشمل هذا تغييرات مثل التغيير في ثقافة الشركة أو الهيكل الداخلي أو العمليات أو أي جوانب أخرى.
العناصر الرئيسية لعملية التحكم في التغيير
- طلبات التغيير
إذا كنت ترغب في تعديل مشروعك، فيتعين عليك تقديم طلب تغيير. يصف هذا المستند التغييرات المقترحة والمبررات الرئيسية لها. يمكن للمشاركين في المشروع، سواء داخليًا أو خارجيًا، تقديم طلب تغيير. - لوحة التحكم في التغيير
الغرض من مجلس التحكم في التغيير هو مراجعة التغييرات المقترحة على المشروع واتخاذ القرار بشأنها على فترات منتظمة. ويمكن إنشاء أمر تغيير من طلب التغيير إذا تمت الموافقة على هذا الطلب. - تغيير الترتيب
إذا قررت هيئة التحكم في التغيير المضي قدمًا في التعديل المطلوب، فإن الخطوة التالية هي أن يقوم المجلس والعملاء أو أصحاب المصلحة المتأثرون بالتوقيع على أمر التغيير. ستكون هناك تعديلات على الشروط الموضحة أصلاً في العقد، ويوافق الطرفان على هذه التعديلات. - سجل التغييرات
سجل التغييرات هو أداة تستخدم في إدارة التكوين والتغيير لتتبع أي تعديلات يتم إجراؤها على خطة المشروع أو اتفاقيته. يجب أن يكون لدى كل مدير مشروع إمكانية الوصول إلى سجل تغييرات محدد جيدًا.
متى يجب استخدام عملية التحكم بالتغيير؟
في إدارة المشاريع، تُستخدم عملية التحكم في التغيير كلما كانت هناك حاجة إلى تغيير خطة المشروع أو جدوله الزمني أو ميزانيته أو عناصر مهمة أخرى. توفر شهادة PRINCE2 الأفضل أساسًا قويًا لفهم مبادئ إدارة المشاريع، بما في ذلك متى وكيف تستخدم عملية التحكم في التغيير. في المواقف التالية، يجب عليك استخدام عملية التحكم في التغيير:
المتطلبات التنظيمية والامتثالية
تختلف المتطلبات التنظيمية والامتثالية عبر المنظمات وفقًا لحالة المشروع. على سبيل المثال، يجب على المنظمات التي يتعين عليها الامتثال لمعايير محددة مثل ISO 9001 إنشاء نظام قوي للتحكم في التغيير لإدارة التعديلات على أنظمة إدارة الجودة الخاصة بها بكفاءة. علاوة على ذلك، غالبًا ما تكون مراقبة التغيير في صناعة الأدوية والمعدات الطبية وخدمات الرعاية الصحية ملزمة باتباع اللوائح التي وضعتها منظمة مراقبة معايير الأدوية المركزية (CDSCO).
تغييرات المنتج
عندما يطلب أصحاب المصلحة بعض التعديلات في المنتج مثل المواصفات والتصميم والميزات، فيجب تنظيم تغييرات المنتج بعناية. لا تعمل هذه الطريقة المنهجية على التخلص من التوسع في النطاق فحسب، بل تسمح أيضًا بالتضمين السلس لتغييرات المنتج، مما يساهم في نجاح المشروع.
تعديلات العملية
تتضمن تعديلات العملية في عملية التحكم في التغيير تنفيذ تغييرات على الإجراءات الحالية، وذلك عادةً إما لتقليل تكاليف الإنتاج أو لتعديل التصميم. وقد تتضمن هذه التغييرات تحسين التوثيق أو أنظمة الموافقة أو الاتصالات.
تغييرات نطاق المشروع
تشكل تغييرات النطاق جزءًا من عملية التحكم في التغيير في إدارة المشاريع. توفر عملية التحكم في التغيير المتكاملة طريقة منهجية لتقييم تغييرات النطاق والموافقة عليها. تقوم عملية التحكم في التغيير بتقييم مقترحات أصحاب المصلحة لتغيير حدود المشروع أو أهدافه أو مخرجاته. تتطلب توثيق التغييرات وإجراء دراسة تأثير وتقديم النتائج إلى صناع القرار للموافقة عليها. يمنع هذا توسع النطاق، ويثبت استقرار المشروع، ويضمن أن التغييرات تلبي أهداف المشروع.
تحديثات البرامج والتطبيقات
تُستخدم برامج إدارة التحكم في التغيير عندما يخضع المشروع لتغييرات متكررة. قم بتنفيذ البرنامج عندما تتطلب المشاريع نهجًا مبسطًا ومركزيًا لتوثيق طلبات التغيير وتتبعها وإدارتها. تستفيد المشاريع الكبيرة، حيث يصبح التتبع اليدوي صعبًا، أكثر من غيرها من هذا.
التغييرات في الاتفاقيات التعاقدية
أثناء عملية التحكم في التغيير، يمكن تغيير الاتفاقيات التعاقدية عندما تعني التغييرات في نطاق المشروع أو مخرجاته أو معاييره ضرورة تغيير شروط العقد أيضًا. يحدث هذا عندما تؤدي الأحداث غير المخطط لها أو طلبات العميل أو التغييرات في المشروع إلى تغييرات تؤثر على الشروط التي تم الاتفاق عليها. على سبيل المثال، إذا طلب العميل المزيد من الميزات، فإن ذلك يؤثر في الوقت نفسه على الموعد النهائي والميزانية. ثم يؤثر أيضًا على الشروط والأحكام في الاتفاقية المراد تغييرها.
بصفتي مؤلفًا وحاصلًا على شهادة PMP، أوصي جميع مديري المشاريع الطموحين بالتفكير في الحصول على شهادة إدارة المشاريع SPOTO عبر الإنترنت لتطوير حياتهم المهنية. بالإضافة إلى ذلك، من خلال الدورة التدريبية، يمكنك إتقان مخطط سير عملية التحكم في التغيير.
انضم إلى دورات إدارة المشاريع الأكثر رواجًا في SPOTO:
عملية التحكم في التغيير [في 5 خطوات]
تتكون عملية التحكم في التغيير النموذجية من خمس خطوات. اطلع على خطوات عملية التحكم في التغيير أدناه لإنشاء خطة العمل الصحيحة وتنفيذها بفعالية.
الخطوة 1: تحديد التغيير
لإجراء تغيير، يمكن لأي صاحب مصلحة تحديد الحاجة إلى التغيير وشرحها في نموذج طلب تغيير المشروع. يجب أن يتكون نموذج طلب التغيير الذي يبدأه أي عضو في الفريق من التفاصيل التالية،
- اسم المشروع
- تاريخ
- وصف الطلب
- بناءً على طلب
- تغيير المالك
- تأثيرات التغيير
- موعد التسليم
- أولوية
- تعليقات
الخطوة 2: تقييم طلب التغيير - إذا لم يكن طلب التغيير شرعيًا، فيجب عليك رفضه أو إلغاؤه كمدير مشروع.
- بعد ذلك، عليك معرفة الموارد التي ستكون مطلوبة لإجراء تحليل طلب التغيير.
- بعد ذلك قم بتقييم النتائج المحتملة بسرعة، وراجع نموذج الطلب حسب الحاجة.
- اعتبارًا من الآن، ينبغي تعليق طلبات التعديل المرفوضة.
الخطوة 3: تحليل طلب التغيير - إسناد طلب التغيير للتقييم إلى أحد أعضاء الفريق المؤهلين.
- كرر هذا التحليل مع الأخذ في الاعتبار التغيير المؤجل.
الخطوة 4: تنفيذ طلب التغيير - قبل الموافقة، حدد مخاطر وتعقيد التغيير.
- تقييم تأثير التغيير قبل إعطاء الموافقة النهائية.
- تحليل آثار التغيير طلب المراجعة من الجهة المختصة
الخطوة 5: إغلاق طلب التغيير - مراجعة ممارسات وإجراءات إدارة المشاريع
- من المهم إبقاء الجميع على اطلاع بالتغييرات.
- التحقق من حالة طلب التغيير بشكل روتيني.
- توثيق نتائج طلب التغيير.
- إيقاف طلب التغيير.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
العوامل المختلفة لعملية التحكم في التغيير
عندما يتعلق الأمر بالعوامل المختلفة لعملية التحكم في التغيير في المشروع، فهناك ستة عناصر رئيسية لها. وهي: محاذاة القيادة، والتواصل، وإشراك أصحاب المصلحة، وتأثير التغيير والاستعداد له، والتدريب، وتصميم المنظمة.
- محاذاة القيادة
لا ينبغي أن يتطلب تنسيق القيادة الكثير من العمل. عادةً ما يقدم راعي المشروع الموجز الأصلي ويصف الامتيازات، لذا يجب أن يكونوا على استعداد بالفعل. ومع ذلك، فإن إبقاء الأشخاص مهتمين ومستعدين للمشاركة في المشروع قد يتطلب عملاً إضافيًا إذا كانوا تحت ضغط كبير وأولوياتهم تتغير دائمًا. غالبًا ما يفترض مديرو المشاريع أن كبار المسؤولين التنفيذيين الآخرين المهتمين بالمشروع يتشاركون نفس وجهات نظر راعي المشروع أو يتفقون مع أهداف المشروع. ومع ذلك، إذا لم يكونوا كذلك، فمن الضروري الحصول على مساعدتهم لأن أعضاء فريقك الكبار سيكون لهم تأثير على أصحاب المصلحة الآخرين. - تحليل أصحاب المصلحة
في بداية أي مشروع، من المهم إجراء تحليل لأصحاب المصلحة. فهو يتيح لك العثور على أصحاب المصلحة في المشروع والتعرف عليهم، وتقسيمهم إلى مجموعات، ووضع خطط المشاركة لكل مجموعة. إن إشراك أصحاب المصلحة هو جزء أساسي من التغيير، ويجب الحفاظ عليه طوال المشروع وحتى بعده للمساعدة في إحداث التغيير. يجب تغيير وتحديث مجموعات أصحاب المصلحة والخطط لإشراكهم في نقاط مختلفة من المشروع. - التواصل
التواصل هو أهم شيء. يحتاج مدير المشروع إلى معرفة قنوات الاتصال المتاحة واتباع الخطوات اللازمة للاستفادة منها. أنت تريد أن تجعل الناس مهتمين بالمشروع. سوف يختلق الناس الحقائق بأنفسهم إذا لم يتمكنوا من التحدث مع بعضهم البعض. لذا، إذا كان لديك شيء لتقوله، فقل ذلك. إذا كان لديك أو ليس لديك أي معلومات جديدة، فقل ذلك.
في عملية التحكم في التغيير، يجب أن يكون كل عضو في الفريق منفتحًا وصادقًا قدر الإمكان. كما يجب ألا تتعهد بصفتك مدير مشروع بوعود أكثر مما يمكنك الوفاء به. سيساعدك هذا في بناء علاقات جيدة مع أصحاب المصلحة وكسب احترامهم. لا يقتصر التواصل على الحصول على المعلومات وإرسالها من شخص إلى آخر. من الضروري تزويد فريقك بطريقة للاستجابة من خلال حلقات التغذية الراجعة حتى يعرفوا أنهم مهمون ويمكنهم العمل معًا على أفكار للمشروع. ستساعدك التغذية الراجعة التي تحصل عليها في تحديد كيفية التواصل في المستقبل. - تأثير التغيير والاستعداد
يعد تأثير التغيير والاستعداد له أحد أهم العوامل في عملية التحكم في التغيير. يتعلق الأمر بمدى تأثير التغيير على أصحاب المصلحة ومدى استعدادهم لإجراء التغيير. يوفر نشاط الاستعداد، الذي قد يتضمن قائمة مراجعة الاستعداد ونظام تتبع حالة الاستعداد، رؤى حول قدرة المجموعة على إجراء التغيير ويقلل من المخاطر التي قد تترتب على التنفيذ.
باعتبارك مدير مشروع، عليك التأكد من أن المجموعات المسؤولة عن تنفيذ التغييرات قادرة على تقديم إجابات دقيقة لأسئلتك حول مدى جاهزية المشروع. فإذا ادعت المجموعات أنها جاهزة ولكنها ليست كذلك في الواقع، فسوف تواجه مشكلات في وقت لاحق من تنفيذ المشروع. وعندما لا يتم الوفاء بمستويات الجاهزية المخطط لها، يجب استخدام خطط التغيير للحد من الأضرار التي قد تلحق بالمشروع. - التدريب واتباع الهيكل التنظيمي
عندما تجد فجوات في المعرفة، فإن التدريب ضروري للمساعدة في التبني والتكامل. قد يكون هذا التدريب فنيًا أو حول كيفية التصرف. اعتمادًا على نوع التغيير وعدد الأشخاص المتأثرين، فإن أفضل طريقة للتدريب ستكون فردية أو في مجموعات، من خلال برامج “تدريب المدربين”، أو أدلة التدريب، أو في بيئة بعيدة أو خاضعة للتحكم.
لدعم التغيير، قد تحتاج الشركات أو الفرق المتأثرة إلى تطوير هياكل تنظيمية جديدة أو إجراء تغييرات على الهياكل الموجودة بالفعل. يجب الانتهاء من تحليلات “كما هي” و”كما ينبغي أن تكون”، ويجب إجراء العمليات ذات الصلة وأوصاف الأدوار. قد لا يكون تصميم المنظمة جزءًا من المشروع، لكنه لا يزال ضروريًا حتى ينجح. وهذا يعني أن عمل التصميم يجب أن يتم جنبًا إلى جنب مع العمل الرئيسي للمشروع، ويجب إجراء أي تغييرات قبل أو حتى أثناء وقت تسليم المشروع.
بصرف النظر عن هذه العوامل الخمسة، هناك بعض العوامل الأخرى التي تعد حاسمة لنجاح التحكم في التغيير. يمكنك معرفة المزيد حول هذا الموضوع من خلال الدورات التدريبية عبر الإنترنت الخاصة بـ PMP.
كيف يتم تنفيذ عملية التحكم بالتغيير؟
يمكنك اتباع الخطوات المذكورة أعلاه لإنشاء عملية فعالة لطلب التغيير. ومع ذلك، فإن معرفة متى تستخدم خطة إدارة التحكم في التغيير ستساعدك على الاستعداد عندما يحين الوقت. يمكن أن يتخذ التغيير أشكالاً عديدة، اعتمادًا على المشاريع الجديدة الجارية والأدوات المتاحة.
تتضمن التغييرات في كثير من الأحيان طلبات تمديد الموعد النهائي، أو إعادة تنظيم المعلومات، أو تغيير ما يجب القيام به.
يمكن أن يكون التالي هو السيناريو الذي قد ترغب فيه باستخدام عملية التحكم في التغيير.
- تجاوز النطاق: قد تحتاج إلى تنفيذ عملية التحكم في التغيير إذا أصبح المشروع كبيرًا جدًا وأصبح من الصعب على الفريق الداخلي أن يتحمل الضغط.
- التناقضات في المشروع: إذا لاحظت تقلبًا في سير عملية المشروع، فإن طلب التغيير يمكن أن يساعدك في تجنب الاضطرار إلى إعادة تنفيذ المهام لاحقًا.
- أهداف مرتفعة للغاية: في بعض الحالات، قد يبدو تحقيق الأهداف والنتائج الرئيسية المتوقعة أمراً بعيد المنال. وفي مثل هذه المواقف، فإن النهج الصحيح للتحكم في التغيير هو إعلام الأشخاص بالقيود قبل تنفيذ المشروع.
- تقديم أدوات جديدة: إذا كانت هناك أدوات أو عمليات جديدة، فقد تضطر إلى تغيير الأشياء أثناء عملك على حل مشكلات فريدة خلال مشاريعك القليلة الأولى.
لإنشاء خطة فعّالة للتحكم في التغيير، يحتاج مديرو المشروعات إلى الوصول إلى أدوات التحكم في التغيير. واعتمادًا على طبيعة سير عمل المشروع، تحتاج إلى البحث عن الأدوات التالية في برنامج التحكم في التغيير.
- مخطط انسيابي / خرائط العمليات
تعتبر المخططات الانسيابية أو خرائط العمليات بمثابة أدوات رائعة لرسم خرائط التحكم في التغيير. فهي تسمح لجميع أصحاب المصلحة بالحصول على فكرة واضحة عن العملية، بغض النظر عما إذا كانوا يعملون داخليًا أو خارجيًا في المشروع. من السهل إنشاء المخطط الانسيابي وإدارته. يمكن لمديري المشاريع رسم خريطة للحالة الحالية للعملية التنظيمية وتحديث دورة إدارة التغيير وإضافة أو إزالة طلبات التغيير بناءً على موافقة مجلس التحكم في التغيير من خلال مخطط انسيابي. - تحليل ADKAR
نموذج ADAKAR يرمز إلى الوعي والرغبة والمعرفة والقدرة والتعزيز. في إدارة التغيير، يتم استخدام تحليل ADKAR كأداة تدريب لضمان إيمان جميع الأشخاص المرتبطين بالمشروع ودعمهم للتغيير. إنه يمثل مجموعة من الأهداف لقادة الفريق. يتم تصميم الخطط لتنفيذ التغييرات المعتمدة بالفعل. يمكن لمديري المنتجات تحقيق هذه الأهداف من خلال
- نشر الوعي،
- تجديد رغبة الموظفين في المساهمة،
- تقديم المعرفة المطلوبة،
- تحسين القدرة،
- تعزيز التغييرات.
- تحليل مجال القوة
إن استخدام تحليل الحواجز والمساعدات أو تحليل مجال القوة يمكن أن يساعدك في اتخاذ خيارات أفضل كمدير مشروع. إنها أداة مفيدة لفهم دوافع أصحاب المصلحة وراء دعم أو مقاومة اقتراح التغيير. - خريطة الثقافة
تُستخدم أداة خريطة الثقافة عادةً لتوضيح ثقافة الشركة المتأثرة بمعايير الشركة وقيمها وسلوك الموظفين. وهي تتيح لمديري المنتجات العثور على المعلومات الأساسية لمبادرات التغيير. أثناء العمل كمدير مشروع، يمكن أن تساعدك خريطة الثقافة في تتبع العوامل الإيجابية الممكنة في فريقك. وبالتالي، يصبح من الأسهل إسناد المسؤولية للشخص المناسب مما يضمن الحد الأدنى من المخاطر للمشروع.
بصرف النظر عن هذه الأدوات، هناك العديد من الأدوات الأخرى التي يمكن لمديري المشاريع استخدامها للتحكم في التغيير بشكل أفضل. يمكن لأفضل دورات إدارة المشاريع عبر الإنترنت أن تمنحك الرؤى الصحيحة حول نفس الأمر.
مثال على عملية التحكم في التغيير
دعونا نلقي نظرة على مثال افتراضي لعملية التحكم في التغيير في المشروع ونستعرض الخطوات التي تشكل العملية. لنفترض أنه في مشروع تصميم موقع ويب، يريد العميل تغيير اللون الأبيض للموضوع إلى لون أخضر فاتح. فيما يلي مثال لكيفية تنفيذ عملية التحكم في التغيير في النظام،
- أثناء الاجتماع مع مدير المشروع، يتم إجراء التغيير. ثم يكتب المدير اقتراحًا بالتغيير لتسجيل التغيير.
- ثم ينظر فريق التصميم في كيفية تأثير تغيير اللون على الموقع الإلكتروني. كما سيأخذون في الاعتبار عوامل مثل،
- هل قاموا بالفعل بتصميم الثيم بألوان تحتوي على اللون الأبيض؟
- هل تغيير اللون إلى اللون الأخضر الفاتح يؤثر على عناصر التصميم الأخرى في الموقع؟
- يقرر مدير المشروع ما يجب القيام به بعد تحديد مدى تأثير ذلك على المشروع. إذا كان المضي قدمًا يؤثر على الميزانية، فسيتم سؤال العميل عن رأيه.
- يتم إجراء التغيير بعد موافقة الجميع عليه، ويتم اختيار نظام الألوان الجديد ثم وضعه على الموقع.
- تنتهي عملية التحكم في التغيير عندما يوافق العميل على عمل التصميم وأي تغييرات في التكلفة.
قوالب عملية التحكم في التغيير لعام 2024
توفر قوالب عملية التحكم في التغيير إطارًا موحدًا لإدارة المشاريع. يعد قالب خطة التحكم في التغيير مستندًا بالغ الأهمية يحدد دورة حياة إدارة التغيير بالكامل. ويشمل عناصر مهمة مثل تفاصيل طلب التغيير والتقييمات ومعايير الموافقة ومتطلبات التوثيق وخطط الاتصال. فيما يلي قوالب التحكم في التغيير للمشروع:
- نموذج اقتراح التغيير
سيساعدك نموذج اقتراح التغيير على معرفة “السبب” وراء التغيير، حتى لو تمت الموافقة على التغيير بالفعل. بمجرد ملء هذا النموذج، ستكون مستعدًا لشرح سبب ضرورة التغيير ومساعدة الآخرين على القيام بنفس الشيء.
العناصر الرئيسية:
- التغييرات المقترحة
- السبب وراء التغيير
- النتائج المتوقعة
- الوقت المقدر
- التكاليف التقديرية
- أي عوامل إضافية
تنزيل – نموذج اقتراح التغيير
- نموذج خطة الاتصال المتغيرة
تشكل استراتيجية الاتصالات جزءًا مهمًا من أي خطة. فالأشخاص المتأثرون بالتغيير مسؤولون في النهاية عن نجاحه، لذا فمن المهم وضع خطة للتواصل بشأن التغيير. وسوف يساعد نموذج خطة التواصل بشأن التغيير في تنفيذ الخطة بشكل أفضل.
العناصر الرئيسية:
- نموذج إدارة التغيير
- قائد التغيير
- الأحداث التي تنطوي على التواصل
- تاريخ التواصل
- جمهور
- طريقة التواصل
تنزيل – نموذج خطة الاتصال المتغيرة
- قالب تحليل التغيير
تتضمن كل خطوة من خطوات عملية التحكم في التغيير عدة خطوات أصغر مختلفة. يحتاج مديرو المشاريع إلى تحليل كل من هذه الخطوات بعناية. يساعد قالب تحليل التغيير في مراقبة التغييرات وتنفيذها بشكل فعال.
العناصر الرئيسية:
- نموذج إدارة التغيير
- تاريخ التحليل
- القضايا التي واجهتها
- النجاحات
- الإجراءات المطلوبة
تنزيل – قالب تحليل التغيير
غيّر نهجك الإداري من خلال دورة التدريب الرشيقة لدينا. احتضن التغيير، وعزز الإنتاجية، وحقق نجاحًا غير مسبوق.
نصائح حول عملية التحكم في التغيير
- استخدم برامج إدارة المشاريع
إن استخدام برامج إدارة المشاريع والتحكم في التغيير يعد وسيلة رائعة للتأكد من أن عمليات التحكم في التغيير تسير بسلاسة. يمكن للبرامج المصممة خصيصًا لإدارة المشاريع أن تقدم العديد من المزايا، بما في ذلك التواصل الأكثر كفاءة، والجدولة الدقيقة، والاستخدام الأفضل للموارد المتاحة. يمكن لأعضاء الفريق فهم أدوارهم والأهداف العامة للفريق بسهولة أكبر من خلال استخدام أدوات البرامج التعاونية. تتضمن بعض البرامج التي تسهل العمل الجماعي ما يلي:
- تريلو
- مشروع مايكروسوفت
-معسكر التحرير - خلية
- أسانا
- التعرف على المخاطر المحتملة
يمكن وصف المخاطر المرتبطة بإدارة المشروعات بأنها أي شيء قد يعيق تحقيق أهداف المشروع. أثناء عملية إدارة التغيير، يقوم مديرو المشروعات بشكل متكرر بتقييم المخاطر المحتملة للمشروع. وعندئذ فقط يمكنهم إنشاء استراتيجيات فعالة للتحكم في التغيير والتي سيكون لها آثار سلبية ضئيلة على الأعمال.
يعد تحديد المخاطر وتقييمها والتخفيف من حدتها أمرًا بالغ الأهمية لإدارة التحكم في التغيير بنجاح. يساعد تطوير نظام فعال للتحكم في التغيير الشركات على الاستعداد للعقبات المحتملة والتغلب عليها بسهولة. - إنشاء خطة التحكم في التغيير
عند إدخال تعديلات على مشروع ما، يمكن لخطة التحكم في التغيير المدروسة جيدًا أن تعزز الإنتاج وتقلل من الوقت الضائع. وذلك لأن وجود استراتيجية إدارة قوية يمكن أن يساعد مدير المشروع في توقع المشكلات، وخلق البدائل، والاستعداد لأي طارئ. إن إنشاء تحول كبير في المنظمة من خلال هذه الخطط يمكن أن يساعد في خفض التكاليف والجدولة مع ضمان عدم التأثير السلبي على العوامل التشغيلية الأخرى. - استخدم نموذج طلب التغيير وسجل التغيير
يتم تبسيط عملية تتبع طلبات التغيير وتقييمها وتنفيذها باستخدام نموذج طلب موحد. يمكن لقوالب التحكم في التغيير ضمان عملية فعالة للتحكم في التغيير من خلال تزويد أعضاء الفريق بتنسيق قياسي يجب اتباعه عند طلب التغيير. كما يساعد ذلك مديري المشاريع في مراقبة طلبات التغيير والتغييرات التي تم إجراؤها في الماضي.
خاتمة
يعمل التحكم في التغيير على تحسين العمل الجماعي، ويعزز إنتاجية الموظفين ويساعد الفرق على حل المشكلات بشكل أسرع. ومع قراءتك للمقالة، ستكتسب بعض المعرفة الأساسية حول العديد من العوامل المرتبطة بعملية التحكم في التغيير.
يمكنك الاستفادة القصوى من فرصتك كمدير مشروع. ما عليك سوى الاطلاع على أفضل دورات إدارة المشاريع عبر الإنترنت من SPOTO لصقل مهاراتك في إدارة المشاريع.
