عملية إدارة التغيير واستراتيجيات التنقل في التغيير

في مشهد الأعمال سريع التطور اليوم، أصبحت عملية إدارة التغيير جانبًا حاسمًا من جوانب النجاح المؤسسي. فالشركات التي يمكنها التكيف بسرعة مع التغيير غالبًا ما تشهد نموًا سريعًا، وتواجه تحديات مثل التقدم في التكنولوجيا، والعمليات الداخلية المتطورة، والقيود المالية، والتحولات السياسية. يمكن أن تؤثر هذه العوامل المختلفة على المؤسسة بأكملها أو على فريق معين، مما يتطلب نهجًا مرنًا لإدارة التغيير. عزز قدرتك على قيادة المؤسسات أو الفرق من خلال التغيير من خلال نهجنا المرن في برنامج PMP Bootcamp.
على الرغم من حقيقة أن التغيير مفيد في كثير من الأحيان، إلا أن الكثير من الناس يجدونه مزعجًا أو حتى مخيفًا. عندما يتم إبلاغهم بالتغييرات القادمة، يتوقع الكثير من الموظفين على الفور الأسوأ: سيتم فصلهم من العمل، أو سيحصلون على مشرفين جدد، أو سيتم إعادة تنظيم فرقهم، أو سيتم تسريحهم جميعًا، أو سيحصلون على رواتب أو مزايا أقل.
وبصفتك قائد المجموعة، تقع على عاتقك مسؤولية ضبط الإيقاع، والتحضير للتغيير التنظيمي بأقصى ما تستطيع من مهارة، وبذل قصارى جهدك لدعم أعضاء فريقك. وهذه ليست بالمهمة السهلة، خاصة إذا كنت تفتقر إلى المعلومات اللازمة أو كنت متضارباً بشأن التغييرات التي تمر بها المنظمة.
ومع ذلك، فإن أحد الجوانب المهمة في القيادة هو فهم كيفية التعامل مع التغيير التنظيمي. نناقش هنا في “سبوتو” بعض أهم أساليب إدارة التغيير التنظيمي التي يمكنك استخدامها إذا كانت شركتك تمر بتغييرات وتريد فهم المزيد عن إجراءات إدارة التغيير.
بالإضافة إلى إتقان استراتيجيات إدارة التغيير، يجب على مديري المشاريع الذين يسعون إلى تعزيز مهاراتهم أن يفكروا في دورة MS Project. هذه الدورة مخصصة لتعليم تعقيدات مايكروسوفت بروجكت، وهي أداة مهمة لإدارة المشاريع بفعالية، خاصةً خلال فترات التغيير الكبير.
في حين أن هناك العديد من الأساليب التي قد يستخدمها القادة لإدارة التغيير، إلا أن بعض أكثرها فعالية تتضمن التخطيط، والانفتاح والصدق مع الآخرين، والتواصل، ودمج القوى العاملة. سنتطرق أدناه إلى مزيد من التفاصيل حول هذه الأمور وبعض استراتيجيات إدارة التغيير الأساسية الأخرى.
قبل تقديم التغيير المقترح إلى فريقك، تأكد من أن لديك خطة شاملة تتناول متى وكيف ولماذا التغيير. يجب أن يكون جدولك الزمني محددًا بدقة، ويجب أن تكون قد حددت بالتفصيل أي أدوار جديدة أو معدلة لكل مشارك، ويجب أن تكون قد فكرت في حلول لأي مشاكل قد تنشأ. وبالمثل، يجب أن تكون الأعمال المطلوبة للوصول إلى المكان الذي ترغب في الوصول إليه مسجلة.
يمكن أن يكون التحول التنظيمي صعباً لأنه غالباً ما يحدث على مراحل أو يستدعي مستوى معيناً من التكتم من فريق الإدارة أو موظفين محددين.
على الرغم من أنك قد لا تكون قادراً على تزويد جميع موظفيك بالمعلومات التي يحتاجونها ليشعروا بالراحة، إلا أن الانفتاح والصدق بشأن المعلومات التي يمكنك تقديمها (وتحديد تداعياتها بوضوح) سيساعدك. وهذا صحيح بشكل خاص إذا كان التغيير سيكون له تأثير كبير.
عندما يكون التغيير المعني إيجابيًا، فمن السهل اتباع هذه القاعدة؛ ومع ذلك، قد يكون من الصعب القيام بذلك عندما يكون التغيير نتيجة لظروف صعبة أو سيكون له آثار سلبية فورية. ومع ذلك، فإن أفضل مسار للعمل هو في كثير من الأحيان التواصل مع موظفيك بأكبر قدر ممكن من الصراحة والصدق.
إن تقديم مطالبات غير واقعية بالنتائج، وتصوير الأحداث بتفاؤل مفرط وتجميلها يمكن أن يؤدي فقط إلى أن يبدأ موظفوك بالتشكيك في دوافعك. في حين أنه من المهم أن يبدو المديرون متفائلين أمام فرقهم، إلا أنه من المهم أن يفعلوا ذلك بطريقة تأخذ بعين الاعتبار التحديات والعوائق المحتملة.
حافظ على قنوات اتصال مفتوحة مع موظفيك. اقضِ بعض الوقت في وصف أهداف التغيير وتطبيقاته العملية. اعقد اجتماعات للفريق، وكن متاحًا في متناول الجميع، وادعُ موظفيك للحضور والتحدث معك حول مخاوفهم أو أفكارهم في بيئة لا تصدر أحكامًا مسبقة.
أطلع موظفيك على الوضع الحالي للشركة وتاريخها الحديث وأهدافها القادمة. كيف سيؤثر التغيير على مستقبل الشركة وكيف يتناسب مع ماضيها؟
إذا تم توصيل المفهوم والاستراتيجية الكامنة وراء التغيير بوضوح، فسيكون من الأسهل على الموظفين فهم كيف يتناسب التغيير مع نموذج العمل الذي اعتادوا عليه أو يختلف عنه.
عندما يستلزم التغيير تعديل التكنولوجيا أو العمليات، تأكد من حصول موظفيك على التدريب المناسب حتى يتمكنوا من تعلم الإجراءات الجديدة. تأكد من الإشارة إلى أن هذا التدريب سيتم توفيره عند الإعلان عن التغيير لتهدئة أي مخاوف لدى العاملين من تخلفهم عن الركب بسبب نقص المعرفة أو الخبرة.
على الرغم من أن هذا لن يكون ممكنًا دائمًا، إلا أن منح الموظفين فرصة المساهمة في القرارات أو تقديم مدخلات بشأنها يمكن أن يكون أسلوبًا ناجحًا بشكل خاص. سيقدر الموظفون فرصة الاستماع إلى أفكارهم، وقد تكون طريقة رائعة لفهم التأثيرات التي لم تكن لتفكر فيها لولا ذلك.
غالبًا ما يكون الطرح الأبطأ والأكثر منهجية أفضل من التغيير السريع في الاتجاه. لن تمنح العاملين لديك وقتًا للتكيف فحسب، بل ستحصل أيضًا على فرصة لمعالجة أي مخاوف وأسئلة قبل أن يدخل التغيير حيز التنفيذ.
سيتيح ذلك أيضًا للعاملين لديك وقتًا للتكيف مع الإجراء الجديد والتخلص التدريجي من الإجراء القديم بطريقة تبدو طبيعية أكثر لأن الأمر يستغرق وقتًا حتى يكتسب الأشخاص عادات جديدة.
بمجرد أن تبدأ عملية التغيير، من الضروري أن تحافظ على التحكم المنتظم في التنفيذ والنشر لضمان سير الأمور على نحو جيد ونجاحك في النهاية. راقب أي مشاكل وعالجها بمجرد ظهورها.
للتأكد من أنك على المسار الصحيح، ضع مقاييس النجاح وراقبها. ابق على اتصال مع أصحاب المصلحة الرئيسيين للتعرف على وجهات نظرهم والحصول على أي ملاحظات مفيدة.
وقبل كل شيء، تذكّر أن تعود إلى الأساسيات وتهتم بالتمسك بصفات القائد الناجح وتجسيدها. شجّع موظفيك، وأظهر لهم أنك قادر على التفكير الاستراتيجي، وكن مرنًا ومنفتحًا على الآخرين، وأكد لهم أنك تبحث عن مصلحتهم. يعمل القائد القوي على تمرين بناء الفريق لمساعدة فريقه على إدارة موجات التغيير بثقة ووضوح، مهما كانت صعبة.
بشكل عام، يشير التحول التنظيمي إلى الخطوات التي تتخذها الشركة لتعديل أو تغيير جانب رئيسي من هيكلها. وقد يشمل ذلك عنصراً أساسياً مثل التسلسل الهرمي للشركة، أو إجراءات العمل الداخلية، أو التكنولوجيا أو البنية التحتية الأساسية، أو أي عنصر آخر.
قد يكون التغيير داخل المؤسسة تحويلياً أو تكيّفياً.
تستخدم المؤسسة التغييرات التكيّفية لتحسين استراتيجياتها ومنتجاتها وعملياتها وسير عملها تدريجياً. التغييرات التكيفية هي تعديلات صغيرة وتدريجية يتم تنفيذها بشكل متكرر. تتضمن التعديلات التكيفية أشياء مثل إضافة عضو جديد في الفريق للتعامل مع الطلب المتزايد أو سن سياسة جديدة تسمح للموظفين بالعمل من المنزل لجذب المزيد من المرشحين المؤهلين.
أما التحولات التحويلية الأكبر من حيث الحجم والنطاق، فغالباً ما تشير التحولات التحويلية إلى خروج دراماتيكي وربما مفاجئ عن الوضع الراهن. ومن الأمثلة على التغيير التحويلي اختيار التوسع عالمياً أو إطلاق منتج جديد أو قسم جديد في الشركة.
تُعرف عملية توجيه التغيير التنظيمي من مراحلها الأولى من التصور والتخطيط، مرورًا بالتنفيذ، ووصولاً إلى الحل في نهاية المطاف باسم إدارة التغيير. ولضمان نجاح الشركات في الانتقال والتكيف مع أي تغييرات قد تحدث، من الضروري وجود استراتيجية إدارة قوية.
يجب أن تكون الشركة جاهزة لوجستيًا وثقافيًا للتغيير من أجل متابعة التغيير وتنفيذه بنجاح. وللحصول على أكبر نتيجة تجارية ممكنة، يجب القيام بالأعمال الأساسية الثقافية قبل الدخول في الخدمات اللوجستية.
يركز المدير على مساعدة الموظفين على إدراك وفهم الحاجة إلى التغيير خلال مرحلة الإعداد. فهي تعمل على زيادة الوعي بالعديد من العقبات أو المشاكل التي تواجهها المنظمة، والتي تعمل كمحفزات للتغيير وتعزز السخط على الوضع الحالي. قد يكون من الأسهل التغلب على الاحتكاك والمعارضة لاحقًا إذا تمكنت من الحصول على هذا التأييد المبدئي من الموظفين الذين سيساعدون في تنفيذ التغيير.
وبمجرد وضع الخطة، كل ما هو مطلوب لإحداث التغيير المنشود هو اتباع التعليمات المقدمة. ستحدد طبيعة المسعى ما إذا كان ذلك يستلزم إجراء تعديلات على هيكل المنظمة أو استراتيجيتها أو أنظمتها أو إجراءاتها أو سلوكيات الموظفين أو عناصر أخرى.
يجب أن يركز مديرو التغيير على تحفيز موظفيهم على اتخاذ الإجراءات الأساسية لتنفيذ أهداف المبادرة مع الاعتراف بأي نجاحات فورية. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يحاولوا التنبؤ بالعقبات المحتملة واتخاذ خطوات لتجنبها أو التخلص منها أو التقليل منها بمجرد العثور عليها. ولكي يتذكر أعضاء الفريق سبب السعي إلى التغيير، يجب إعادة التأكيد على هدف المنظمة طوال عملية التنفيذ.
عندما تنتهي مبادرة التغيير، يحتاج مدراء التغيير إلى وقف العودة إلى الوضع السابق أو الوضع الراهن. وهذا أمر بالغ الأهمية بالنسبة للتغيير التنظيمي الذي يشمل العمليات المؤسسية مثل سير العمل والثقافة وتطوير الاستراتيجية. فبدون خطة كافية، يخاطر الموظفون بالعودة إلى “الطريقة القديمة”، خاصة خلال المرحلة الانتقالية.
ويصبح الارتداد أكثر صعوبة من خلال دمج التغييرات في ثقافة الشركة وإجراءاتها. من المهم التفكير في الهياكل التنظيمية الجديدة واللوائح التنظيمية وبرامج المكافآت كأدوات لجعل التغيير ثابتًا.
لا يشير انتهاء مسعى التغيير دائمًا إلى أنه كان ناجحًا. يمكن لقادة الأعمال معرفة ما إذا كان مسعى التغيير ناجحًا أو غير ناجح أو كانت نتائجه متباينة من خلال إجراء التحليل والتقييم، أو “تشريح ما بعد الوفاة للمشروع”. بالإضافة إلى ذلك، قد توفر معلومات ودروس ثاقبة يمكن استخدامها لمبادرات التغيير التالية.
إدارة التغيير هي عملية مستمرة. ستساعدك حلقة التغذية الراجعة حيث يمكنك مراجعة التدابير التي تتخذها نحو التغيير وتحسينها باستمرار على اكتشاف المشكلات وإزالة العوائق وتعديل خارطة الطريق حسب الضرورة. هذا بالإضافة إلى وجود خطة لمعالجة التغييرات داخل عملك.
الخيط الذهبي الذي يمر عبر عملية إدارة التغيير بأكملها هو التواصل المفتوح. تعتمد استراتيجية إدارة التغيير الناجحة على التواصل الفعال الذي يتجاوز مجرد تحديد نواياك للتغيير ويهدف إلى فهم الاحتياجات التي يجب تلبيتها أثناء مرور شركتك بعملية التحول.
تعتبر أوراق اعتماد إدارة التغيير ضرورية للعديد من الأدوار في مجال إدارة التغيير، وهي بالتأكيد تستحق الاستثمار لأن معظمها رخيص إلى حد ما.