عشر استراتيجيات أساسية لإدارة الوقت

10 استراتيجيات أساسية لإدارة الوقت
إدارة الوقت – كلمة مألوفة لدى معظمنا. ولكن، هل هي حقًا إدارة الوقت التي نتحدث عنها؟ إذا استندنا إلى معناها الحرفي الذي يُقال عن إدارة الوقت – هل هذا ممكن؟
ليس حقًا! لا يمكننا التلاعب بالوقت. المصطلح – “إدارة الوقت” هو مصطلح خاطئ، وهو ما يربكنا. ولكن، نعلم جميعًا أن كل واحد منا لديه 24 ساعة فقط في اليوم أو 1440 دقيقة في اليوم أو بشكل أكثر دقة، 86400 ثانية في اليوم – الآن، يبدو الأمر مريحًا، أليس كذلك؟ نعم، لدينا جميعًا 86400 ثانية – أو بالأحرى 86400 ثانية فقط في اليوم لإكمال مهامنا اليومية. ستندهش من أنه على الرغم من وجود 86400 ثانية في اليوم، إلا أن الناس لا يزالون يبكون من ضيق الوقت – فهم غير قادرين على إدارة هذه ال 86400 ثانية لإكمال حتى 60 70% من الأعمال المستهدفة في اليوم. …لماذا؟
سنتعلم في هذا المقال كيفية تحسين إدارة الوقت، والطرق المختلفة لتحسين أداء العمل. سنرى أمثلة على إدارة الوقت. سنقوم بمناقشة إدارة الوقت مع دراسة سيناريو العمل.
ما هي إدارة الوقت؟
ما هي إدارة الوقت؟ -لا بد أنك تتساءل الآن.
لذا دعونا نحدد ما هي إدارة الوقت أو بشكل أكثر ملاءمة، ماذا تعني إدارة الوقت في الواقع!
“إدارة الوقت” هي تحسين أداء عملك من أجل أن تجعلك قادرًا على إنجاز مهامك في الوقت المناسب.
ما أهمية مهارة إدارة الوقت؟
هل إدارة الوقت مهمة للجميع؟ نعم، إدارة الوقت هي حاجة اليوم. أياً كانت المهنة التي تعمل بها، في أي مستوى أو كادر وظيفي، فإن إدارة الوقت أمر ضروري. حتى إدارة الوقت مهمة في إدارة أنشطتك اليومية في المنزل. لأن لدينا وقت محدود ويتوقع منا أن نبرر استخدام هذا الوقت المحدود في عمل مثمر. صدقني، إدارة الوقت ليست بالأمر السهل. فإذا كنت متوترًا في العمل لأنك كثيرًا ما تغفل عن مهامك المستهدفة، وتشعر بالضيق لأنك لم تستطع إكمال المهام الموكلة إليك، وكثيرًا ما يتشتت انتباهك أو تنحرف عن مهامك وتفشل في إكمالها في الوقت المناسب، فقد تكون ضحية سوء إدارة الوقت. وبالتالي، فإن إدارة الوقت هي أحد أهم مجالات التحسين للمديرين في سيناريو اليوم.
كيف يمكن تحسين إدارة الوقت؟
إذاً، نحن نفهم الآن أن الإدارة الجيدة للوقت مهمة جداً. ولكن، السؤال الذي يطرح نفسه – كيف يمكن تحسين إدارة الوقت إذن؟
دعني أسألك أولاً، كيف هي مهارتك في إدارة الوقت؟
إذا كنت تواجه أيضًا نفس المواقف، أثناء عملك أو تواجه التحديات التي تواجهها، كيف يمكنك تحسين مهاراتك في إدارة الوقت؟ صدقني هذا المقال يستحق القراءة من أجلك. سأسرد لك النصائح المستقاة من تجاربي وتعلُّمي لمساعدتك على تحسين مهاراتك في إدارة الوقت، والتي بدورها تُحسِّن مهاراتك الإدارية. وكلما تدربت عليها عن ظهر قلب، كلما طورت مهاراتك في إدارة الوقت بشكل فعال.
الوجبات الجاهزة إذا كنت بارعاً في إدارة الوقت في مكان العمل، فأنت مدير جيد في مكان عملك. لأنه مع مهارات إدارة الوقت الجيدة، ستتمكن من إدارة جميع أنشطتك بفعالية وكفاءة. هناك علاقة سلبية مباشرة بين الإجهاد وإدارة الوقت. وبالتالي، إذا قمت بتحسين مهاراتك في إدارة الوقت، يمكنك خفض مستوى التوتر لديك بشكل كبير.
يعد وضع أهداف يومية في مكان عملك استراتيجية جيدة لإدارة الوقت:
a). حدد أهدافك اليومية، والتي يجب أن تكون محددة وذات صلة بملفك الوظيفي. تذكّر! يجب أن تكون هذه الأهداف ممتدة ولكن قابلة للتحقيق في نفس الوقت. والطريقة الأفضل هي تقسيم هذه الأهداف اليومية إلى أجزاء من الأنشطة الصغيرة التي يمكن التحكم فيها لأهداف زمنية أقصر، لنقل مثلاً 30 دقيقة أو ساعة واحدة، لأن تحقيق هذه الأهداف القصيرة الأجل سيحفزك أكثر لتحقيق أهدافك اليومية الإجمالية.
b). تتبّع أداءك مقابل هذه الأهداف في نهاية اليوم باستخدام أدوات مثل حاسبة ساعة الوقت. سيساعدك هذا على مراقبة تقدمك نحو تحسين أداء العمل. للحصول على نتائج أفضل، يمكنك أيضًا تتبع أداء الأجزاء قصيرة الأجل من خلال ضبط ساعة الإيقاف على هاتفك المحمول لكل ساعة. أترك الأمر لك في اتخاذ القرار بشأن طريقة تتبع أدائك اليومي، ولكن عليك القيام بذلك بشكل أساسي.
c). اتخذ إجراءات فورية، عندما تلاحظ أنك بعيد عن الهدف أو لا تلتزم بالمواعيد النهائية. نصيحة مهمة: حاول تفويض المهام لإنجاز المزيد من المهام في وقت أقصر.
ما هي الطرق الأخرى لتحسين إدارة الوقت؟
نظرًا لأن إدارة الوقت مهمة جدًا في حياة كل شخص وهي أحد مجالات التحسين المهمة للمديرين، فقد حان الوقت الآن لمعرفة الطرق المختلفة لتحسين إدارة الوقت مع أمثلة على مهارات إدارة الوقت:
1). لا تماطل تقلل المماطلة من إنتاجيتك وتزيد من مستوى التوتر، خاصةً عندما تقترب من المواعيد النهائية. وبالتالي، تجنبها.
2). ضع جدولاً زمنيًا لنفسك: كما سبق وناقشنا أهمية تحديد الأهداف اليومية، فإن الجدولة اليومية لمهامك ستبقيك على المسار الصحيح وتحسن من ممارسات إدارة الوقت.
3). قم بإعداد قائمة ما يجب القيام به بدلاً من قائمة المهام: غالبًا ما يسود اعتقاد خاطئ بين المديرين بأن إدارة الوقت هي إدارة الكثير من الأنشطة وتعدد المهام. دعني أوضح لك أن الإدارة الجيدة للوقت لا علاقة لها بتعدد المهام، بل إن الأمر كله يتعلق بإنجاز مهامك المهمة ضمن الإطار الزمني المحدد. لذا لا تتباطأ في إنجاز المهام غير المهمة. حدد المهام المهمة في ذلك الإطار الزمني المحدد وركز عليها فقط.
4). ابتعد عن المشتتات: احجب جميع المشتتات عن مكان عملك أثناء تواجدك في العمل. هذا سيبقيك مركزًا على إنجاز مهامك. معظم المديرين لديهم عادة التحقق من الرسائل أو إشعارات البريد الإلكتروني بشكل متكرر أثناء عملهم، مما يقلل من إنتاجيتهم المحتملة. خصص دائمًا إطارًا زمنيًا أقصر من وقتك اليومي للتحقق من هذه الإشعارات وإرسال الردود. لا ينبغي أن يعيق هذا الوقت إنتاجيتك بأي ثمن، أثناء قيامك بالمهمة. لا تتحقق من الإشعارات بشكل متكرر، حتى أو ما لم يكن عملك هو القيام بذلك.
5). حدد أولويات مهامك: اعتد دائمًا على تحديد أولويات مهامك، كما ناقشنا سابقًا، فالمهام غير المهمة تستنزف طاقتك وتستهلك وقتك الذي يجب أن تخصصه للمهام العاجلة والمهمة.
6). فوّض بعض المهام: لا تحاول القيام بكل شيء بمفردك. كمدير، عليك أن تنجز عملك، ولكن هذا لا يعني أن تقوم بكل أعمالك بنفسك. قم بتفويض بعض المهام إلى زملائك أو مرؤوسيك. اجعل مرؤوسيك يشعرون بالتمكين. سيساعدك هذا على إكمال جميع مهامك المستهدفة بكفاءة. قد تحتاج بعض المهام إلى خبرة خاصة. لا تتردد في الاستعانة بزملائك أو زملائك الخبراء في هذا المجال. قد تتطلب بعض المهام الإشراف فقط من جانبك، فلا تنخرط بشكل كامل في إنجاز هذه المهام.
7). التدبير المنزلي الجيد: إن ممارسة منهجية التدبير المنزلي الجيد مثل 5S ستبقيك منظمًا وستساعدك على توفير الوقت الثمين في مكان عملك. 5S، وهي منهجية يابانية تتكون من 5 خطوات بالترتيب تبدأ كل منها بحرف “S”، “سيري”، “سيتون”، “سيسو”، “سيكيتسو”، “سيكيتسو” و”شيتسوكي”، وهو ما يعني، في مكان عملك:
ضع كل شيء بالترتيب
تحديد و وضع علامات على كل شيء
حافظوا على نظافة كل شيء
ممارسة ما سبق كل يوم
توحيد ما سبق كروتينك اليومي بطريقة منضبطة.
إن الحفاظ على كل شيء منظم ونظيف سيوفر وقتك للوصول إلى الموارد، كلما احتجت إليها بشكل عاجل. وبالتالي لن تضيع وقتك في البحث عن الأشياء المطلوبة. مثال جيد على ممارسة “5S” هو السوبر ماركت.
8). حافظ على نفسك خاليًا من التوتر: تجنب التعرض للتوتر في مكان عملك. يقلل التوتر في نهاية المطاف من إنتاجيتك ويؤثر بشكل كبير على صحتك. يُنصح دائمًا بأخذ استراحة قصيرة من 5 إلى 10 دقائق، كلما كنت في مهمة لمدة أطول. استمتع بكل لحظة مع زملائك وعائلتك عندما تكون خارج العمل. استرخِ وأعد تنشيط نفسك.
9). تحلى بالشجاعة لقول لا: معظم المديرين لا يملكون الشجاعة لقول لا عندما يتم تكليفهم بأعمال تفوق قدراتهم أو حدودهم. وينتهي بهم الأمر في نهاية المطاف إلى التعرض لضغوطات شديدة، عندما لا يتمكنون من إكمال المهام في الوقت المناسب. ومن ثم، فإن الطريقة الذكية هي أن تقول “لا” بأدب للمزيد من المهام التي يتم تكليفك بها، عندما تكون مثقلًا بالفعل بالعمل. لا تقدم التزامًا زائفًا.
10). مراجعة التقدم اليومي: إن تتبع أدائك اليومي كما هو مقرر أمر مهم للغاية لصقل مهارات إدارة الوقت بشكل جيد. يمكنك أيضًا تسجيل أنشطتك في أوقات مختلفة في اليوم باستخدام مخطط إدارة الوقت. هذه واحدة من أكثر استراتيجيات إدارة الوقت فعالية. في هذا المخطط، يمكنك تسجيل أنشطتك اليومية مع الوقت الذي تستغرقه هذه الأنشطة. سيساعدك هذا على تحديد وقتك المنتج وغير المنتج. عندما تبدأ في تتبع وقتك غير المنتج، ستتاح لك الفرصة للعمل على تقليصه أو التخلص منه. بعد ذلك قم بمراجعة أهداف إدارة وقتك لتحسين كفاءتك. يرجى الرجوع إلى نموذج مخطط إدارة الوقت لفهم أفضل.
الشكل 1: نموذج لمخطط إدارة الوقت
الإدارة الجيدة للوقت مقابل الإدارة السيئة للوقت
دائمًا ما تكون الإدارة الجيدة للوقت مجزية لك – مهنيًا أو شخصيًا، بينما الإدارة السيئة للوقت تكلفك دائمًا: لقد شاهدنا الكثير من الأمثلة والنصائح المتعلقة بإدارة الوقت أعلاه لدعم كلامي.
فكر في حالة لفهم ما هي إدارة الوقت في سيناريو العمل:
لنفترض أنك مدير مشروع في شركة ناشئة، وهي في مرحلة مبكرة جدًا من طرح منتجاتها في السوق. السوق تنافسي وديناميكي للغاية بالنسبة لنوع المنتج الذي تقدمه شركتك، أي أن الشركة التي تطلق المنتج في وقت مبكر تجني جميع الفوائد. والآن، لديك ضغط هائل من إدارتك لطرح هذا المنتج في السوق في أسرع وقت ممكن. لقد تم منحك مهلة شهر لإطلاق المنتج. والآن، أنت تعمل على استراتيجيات لطرح هذا المنتج في السوق خلال الإطار الزمني المحدد.
دعني أسألك، إذا كان عليك أن تجعل هذا المشروع ناجحًا، فما الذي يجب أن توليه الاعتبار الواجب؟
من الواضح أن إجابتك ستكون “الإدارة الجيدة للوقت”، أليس كذلك؟
هناك أيضًا بعض الأدوات لمدير المشروع لمساعدته في التخطيط والحفاظ على حسن إدارة الوقت في مشروعه. تُعرف هذه الأدوات باسم أدوات الجدولة. مخطط جانت ومخطط بيرت هي بعض الأدوات من بين أدوات أخرى. يمكن إنشاء هذه المخططات بسهولة بمساعدة بعض برامج الجدولة المتوفرة في السوق مثل MS Project. فيما يلي عينة من مخطط جانت لفهم أفضل:
الشكل 2: الجدولة في المشروع
مصدر الصورة: https://d33wubrfki0l68.cloudfront.net
في مخطط جانت أعلاه، يمثل المحور الرأسي مهام المشروع المختلفة، ويمثل المحور الأفقي الفترات الزمنية وتمثل الأشرطة الملونة الوقت المقترح الذي تستغرقه كل مهمة مع تواريخ محددة للبدء والانتهاء.
تساعد أداة الجدولة هذه مدير المشروع على تنفيذ المهام المختلفة ضمن الإطار الزمني المحدد من أجل إطلاق منتجه في السوق في الوقت المحدد.
ومع ذلك، لاحظ أن هذه الأداة ليست سوى أداة مرجعية لمدير المشروع لمساعدته في تخطيط إدارة الوقت وتتبعه. ولكن إلى جانب ذلك، يحتاج إلى النظر في جميع نصائح إدارة الوقت المذكورة أعلاه من أجل تجسيد تخطيطه للتنفيذ.
لذا، فإن الإدارة الجيدة للوقت مهمة جدًا في سيناريو اليوم الذي يتطلب منك نهجًا ديناميكيًا ورشيقًا.
مجالات التحسين المشتركة للمدراء:
بصرف النظر عن مهارات إدارة الوقت، هناك بعض الطرق الأخرى لتحسين أداء العمل، والتي يمكن للمديرين العمل عليها لزيادة إنتاجيتهم:
إدارة العلاقات: كوّن علاقات جيدة مع زملائك ومرؤوسيك. حاول أن تكون متفاعلاً اجتماعياً معهم. العلاقات الجيدة مع المرؤوسين تحفزهم دائمًا على العمل معك. كما أن بعض الدردشة في ركن القهوة مع الزملاء والمرؤوسين ستساعدك على التخلص من ضغوط العمل أيضًا.
التواصل: يساعدك التواصل الجيد والسليم على إيصال وجهات نظرك وآرائك بفعالية. التواصل لا يعني التواصل الشفهي فقط. فتعبيراتك ولغة جسدك تعبر عن الكثير أيضاً. امتلك مهارات تواصل جيدة من خلال التدرب على “المشي في الحديث”.
طوّر مهاراتك: في عصرنا الحالي، أنت بحاجة إلى العمل بانتظام على ترقية مجموعة مهاراتك. لا يوجد عمر ثابت للتعلم. حدّد نقاط ضعفك ودرّب نفسك عليها. في الوقت الحاضر، هناك الكثير من منصات التعلم والتدريب للمهنيين العاملين، مثل برامج التدريب عبر الإنترنت، وغرف الدردشة الافتراضية، والتعلم من خلال مؤتمرات الفيديو، وبرامج التدريب في عطلة نهاية الأسبوع لمساعدتهم على التزود بمهارات جديدة أو تحسين مهاراتهم الحالية.
شارك تجاربك: شارك دائماً تجاربك الجيدة أو السيئة مع مرؤوسيك. سيساعدهم ذلك على إعداد أنفسهم لمواقف مماثلة في المستقبل. سيساعدك هذا أيضًا على تحديث ما تعلمته من خبراتك السابقة.
إدارة الوقت في مكان العمل:
الآن فهمت كيف تكون مديرًا جيدًا للوقت. الإدارة الجيدة للوقت هي مهارة كلما تدربت عليها أكثر، كلما أتقنتها أكثر.
سيكون العمل ممتعًا، إذا كنت تمتلك مهارات جيدة في إدارة الوقت. الإدارة الجيدة للوقت تجعلك منظماً وجديراً بالثقة.
الخلاصة
تذكر الخطوات التالية لتحسين إدارة الوقت
حدد أهدافك اليومية وضع الخطط لتحقيقها، في بداية كل يوم
امتلك مهارات جيدة في إدارة الوقت لتحقيق أهدافك في الموعد المحدد
تدرب على نصائح الإدارة الجيدة للوقت في العمل
كافئ نفسك بعد تحقيق أهدافك
تعرفنا أيضاً على هذه الطرق الثلاث لتحسين أداء العمل في مكان العمل:
الإدارة الجيدة للوقت
الحفاظ على علاقة ودية مع الزملاء والمرؤوسين
استمر في تطوير مهاراتك
باختصار، لكي تكون مديراً جيداً في مكان عملك، مارس مهارات إدارة الوقت بشكل جيد يوماً بعد يوم. آمل أن تساعدك هذه المقالة على فهم ما هي مهارات إدارة الوقت الجيدة وأمثلتها وكيفية تحسين إدارة الوقت.
ونحن متحمسون لاستقبال العام الجديد. يرجى التأكد من تحسين إدارة الوقت وتحسين المهارات الإدارية كقرار للعام القادم وبدء رحلة النجاح في حياتك الشخصية والعملية مع فوائد مهارات إدارة الوقت الجيدة.
أتمنى لكم عاماً جديداً سعيداً ونجاحاً باهراً في المستقبل!
قراءة سعيدة وتعلم سعيد!