طرق التواصل في إدارة المشاريع |إدارة المشاريع | إدارة المشاريع

طرق التواصل في إدارة المشاريع
طرق التواصل في إدارة المشاريع
التواصل عامل حاسم في إدارة المشاريع. هناك حالات فشلت فيها المشاريع بسبب سوء التواصل وفجوات التواصل. يقوم مديرو المشاريع بسد هذه الفجوة من خلال ابتكار آلية تواصل جيدة تساعده على التواصل مع أعضاء الفريق وكذلك أصحاب المصلحة والجهات الراعية والإدارة العليا وجميع الأشخاص المرتبطين بالمشروع.
إذا لم يتم اتباع منهجية تواصل فعالة من قبل مدير المشروع فقد يؤدي ذلك إلى العديد من التناقضات وقد يؤدي في النهاية أيضًا إلى فشل المشروع، وهو أمر غير مناسب للمؤسسة. من المهم أيضًا أن يتم تسليم المعلومات الصحيحة إلى الشخص المناسب. على سبيل المثال، قد لا تكون المعلومات الموجهة لأصحاب المصلحة مناسبة أو مفيدة لأعضاء فريق المشروع وبالمثل قد لا تكون معلومات أعضاء الفريق مفيدة لمسؤولي الإدارة العليا أو أصحاب المصلحة. وقد يحدث أنه إذا تم إرسال معلومات غير مناسبة إلى المتلقي غير المناسب فقد يتجاهلون أيضًا بعض الرسائل أو المعلومات المهمة.
لذلك، تقع على عاتق مدراء المشاريع مسؤولية توجيه عملية التواصل بشكل صحيح، بحيث يتلقى الأشخاص المناسبون المعلومات الصحيحة. هناك نقطة مهمة أخرى يجب على مديري المشاريع الانتباه إليها وهي أن المعلومات المرسلة يجب أن تكون واضحة وموجزة وغنية بالمعلومات. في بعض الأحيان قد تؤدي المعلومات غير الصحيحة إلى سوء التواصل أو يتم تفسيرها من قبل المتلقي، مما قد يؤدي إلى سوء جودة العمل.
كما يمكن لمدراء المشاريع الاستفادة من ثلاثة أنواع من التواصل مصنفة من قبل هيئة المعرفة لإدارة البرامج [PMBOK] وهي
التواصل التفاعلي
التواصل التفاعلي هو تواصل فعال يسمح لجميع أصحاب المصلحة بالتفاعل المباشر مع جميع الأشخاص المرتبطين بالمشروع. بعض أفضل الأمثلة على طرق التواصل التفاعلي هي مؤتمرات الفيديو والدردشة المباشرة والمكالمات الهاتفية. تعتبر عملية التواصل التفاعلي أكثر ملاءمة لأصحاب المصلحة الموجودين في مناطق مختلفة. وفقًا للخبراء، تعتبر مؤتمرات الفيديو الأكثر فعالية مقارنةً بوسائل الاتصال التفاعلية الأخرى. يتعين على مديري المشاريع اختيار وسيلة الاتصال التي يرغبون في استخدامها للتواصل مع أصحاب المصلحة.
وعادةً ما يفضل مديرو المشاريع طريقة التواصل وجهاً لوجه، حيث تتاح لهم فرصة أفضل لشرح حالة المشروع مع الرسوم البيانية والتحليلات ويمكنهم الحصول على ملاحظاتهم الفورية، مما يساعدهم على تغيير خطط المشروع وفقاً للمدخلات التي يقدمها أصحاب المصلحة. في بعض الأحيان لا يكون من الممكن أن يحضر أحد أصحاب المصلحة مؤتمرات الفيديو، وفي هذه الحالة، يمكن لمديري المشروع إجراء مكالمة معهم وتمرير المعلومات.
التواصل عن طريق الدفع
في هذا النوع من التواصل، يتم تمرير المعلومات إلى المتلقين وحيث لا تكون التغذية الراجعة مطلوبة على الفور. يمكن لمديري المشاريع استخدام وسيلة الاتصال هذه لإرسال ملاحظات الاجتماعات، وغيرها من المعلومات. كما يمكنهم استخدام هذه الآلية لتمرير المعلومات إلى أصحاب المصلحة من خلال بيان صحفي. يمكن لمديري المشاريع أيضًا إرسال الفاكسات والرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات وتقارير الحالة باستخدام آلية الإشعارات الفورية. إحدى العوائق التي تواجه هذا النوع من الاتصالات هي أن مديري المشاريع ليسوا متأكدين حقًا من أن المعلومات المرسلة إلى المستلم مفهومة من قبل المستلم أم لا. فهم يحصلون فقط على إقرار بأن الرسالة قد أُرسلت إلى المستلم.
التواصل بالسحب
كما يوحي الاسم نفسه، فإن طريقة الاتصال هذه مناسبة للجمهور الواسع النطاق، الذين يحبون الوصول إلى المعلومات في الوقت الذي يناسبهم. يقوم مديرو المشروع بتخزين هذه المعلومات في مستودع البيانات على خادم الشركة أو في مكان يمكن لأعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة الوصول إليها فيه. يمكن أن تكون المعلومات أي شيء يتراوح بين عروض الشرائح أو المواد الدراسية أو الدورات التدريبية.
يمكن لمدراء المشاريع الاستفادة من أي من طرق التواصل المذكورة أعلاه. قبل اختيار وسيلة التواصل، يجب على مديري المشروع التحقق من جميع الخيارات المتاحة لهم وعدد الجمهور ومواقعهم. هذه بعض العوامل التي يجب على مديري المشاريع الاهتمام بها قبل اختيار نوع التواصل.
الخاتمة
بصرف النظر عن طرق الاتصال المحددة أعلاه، هناك أيضًا طرق اتصال أخرى يمكن أن يختارها مدير المشروع والتي تخدم متطلباته. الشيء الوحيد الذي يجب أن يتأكدوا منه هو أن المعلومات يتم تمريرها إلى جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة المرتبطين بالمشروع.