ضمان دقة التحقق من صحة النطاق في إدارة المشاريع

للتحضير للحصول على شهادة PMP أو لصقل أفضل ممارسات إدارة المشاريع، استخدم هذه الخطوات للتحقق من صحة النطاق بحيث تلبي مخرجات المشروع المتطلبات وتوقعات أصحاب المصلحة.
في هذه الصفحة:
ضمان دقة التحقق من صحة النطاق في إدارة المشاريع
قد لا يكون مدير المشروع قد حصل بعد على شهادة معهد إدارة المشاريع (PMI) ®PMI® Project Management Professional (PMP) ® من معهد إدارة المشاريع (PMP) ® ليدرك أهمية إدارة النطاق في إدارة المشاريع. التحقق من صحة النطاق هو جزء من عمل إدارة النطاق المستخدم لتحقيق رضا أصحاب المصلحة والحفاظ على جودة مخرجات المشروع. إن تحقيق التحقق الدقيق من صحة النطاق في إدارة المشروع يمكن أن:
ضمان تلبية مخرجات المشروع لتوقعات أصحاب المصلحة
ضمان تلبية مخرجات المشروع للمتطلبات المحددة
تعزيز رضا أصحاب المصلحة
تحديد المنجزات المعيبة للسماح بتفعيل عملية التحكم في التغيير
الحد من زحف النطاق والمخاطر الناتجة عن ذلك
ضمان دقة وثائق المشروع من أجل المساءلة
الحد من سوء الفهم بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة
الحفاظ على المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية
بناء ثقة أصحاب المصلحة
تشير القائمة الطويلة للقيمة التي تجلبها عملية التحقق من صحة نطاق المشروع المدارة بشكل جيد إلى أهميتها وإمكاناتها.
نطاق المشروع ضمن اختبار معهد إدارة المشاريع (PMI) واختبار محترفي إدارة المشاريع (PMP)
يصف دليل معهد إدارة المشاريع إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) الإصدار السادس [MR1] مجالات المعرفة العشرة، والتي يعد نطاق المشروع أحدها.
يتضمن المجال المعرفي لنطاق المشروع عملية التحقق من صحة النطاق التي يتم تفعيلها لإضفاء الطابع الرسمي على قبول المخرجات المكتملة. خطة إدارة المشروع هي المدخلات الأساسية للعملية مع مخرجات المشروع المكتملة (التي تم التحقق من صحتها والتحقق منها) هي المخرجات الأساسية.
مصطلحات التحقق من صحة النطاق
لفهم عملية التحقق من صحة النطاق ضمن مجال معرفة نطاق المشروع، هناك حاجة إلى عدة مصطلحات رئيسية (لاحظ أن هذه المصطلحات هي عناصر محتملة في اختبار شهادة PMP).
نطاق المنتج |التركيز على النواتج نفسها |ميزات ووظائف المنتج أو الخدمة أو النتيجة؛ يغطي نطاق المشروع “كيفية” العمل، بينما يغطي نطاق المنتج “ما” النواتج.
نطاق المشروع |العمل المطلوب لتسليم منتج أو خدمة أو نتيجة مع الميزات والوظائف المحددة؛ ويتضمن تحديد وتوثيق أهداف المشروع المحددة والمخرجات والمهام والتكاليف والمواعيد النهائية؛ ويضمن فهم الجميع لما يجب القيام به ويضع حدودًا لما سيتم تسليمه.
خط الأساس للنطاق |نسخة معتمدة من بيان نطاق المشروع وهيكل تقسيم العمل (WBS) وقاموس WBS المرتبط به؛ يعمل كنقطة مرجعية طوال المشروع لتتبع التقدم المحرز وإدارة التغييرات؛ يتضمن بيان نطاق المشروع وهيكل تقسيم العمل وقاموس WBS.
التحقق من صحة النطاق |ضمن المجال المعرفي لإدارة نطاق المشروع المستخدم في إدارة المشاريع الانحدارية؛ ويتضمن التحقق من أن المخرجات المنجزة تفي بالمتطلبات المحددة أصلاً وضمان قبول أصحاب المصلحة لها رسميًا؛ ويستخدم لتأكيد توافق مخرجات المشروع مع الأهداف والمواصفات المتفق عليها.
التحقق من صحة النطاق |عملية داخلية يقوم بها فريق المشروع للتأكد من أن المخرجات تفي بالمتطلبات المحددة على عكس عملية التحقق الخارجية التي يقوم فيها أصحاب المصلحة بتقييم المخرجات بالمتطلبات المحددة.
خطوات في عملية التحقق من صحة النطاق
ضمن المجال المعرفي لإدارة المشاريع في إدارة المشاريع في نطاق المشروع توجد عملية التحقق من صحة النطاق، والتي يتم فيها تحديد ما إذا كانت مخرجات المشروع تفي بمتطلبات المشروع. تضمن عملية التحقق من صحة النطاق معالجة مراقبة الجودة ورضا أصحاب المصلحة ونجاح المشروع باستمرار من خلال جمع نواتج المشروع وإجراء عمليات الفحص والمراجعات والحصول على قبول رسمي من أصحاب المصلحة وتوثيق طلبات التغيير والتعامل معها.
جمع مخرجات المشروع
مخرجات المشروع هي جميع المخرجات التي أنتجها المشروع حتى ذلك الوقت. ستكون المخرجات خاصة بالمشروع وقد تتضمن وثائق أو تقارير أو منتجات أو برمجيات. كل ناتج مدرج في خطة المشروع هو ناتج يجب جمعه كجزء من عملية التحقق من الصحة لضمان توافقه مع متطلبات المشروع. هناك حاجة إلى جمع النواتج بشكل متسق ومنتظم لضمان ملاحظة المخرجات وتلبية المتطلبات.
إجراء عمليات التفتيش والمراجعات
يتم التقدم بالناتج الذي تم جمعه إلى نشاط الفحص والمراجعة ضمن عملية التحقق من صحة النطاق. يتم إجراء فحص متعمق للتحقق من استيفاء معايير القبول ومتطلبات المشروع. يتم استخدام أدوات مختلفة لتحديد ما إذا كانت نواتج المشروع تفي بالمتطلبات، مثل مراجعات الأقران أو عمليات التدقيق الرسمية أو عمليات الفحص أو الاختبار. يجب على فريق المشروع دائمًا مقارنة النواتج بمعايير القبول وتحديد التناقضات وتوثيق النتائج. إذا كانت النواتج لا تفي بالمتطلبات أو معايير القبول، فلا ينبغي تقديمها للقبول الرسمي.
الحصول على قبول رسمي من أصحاب المصلحة
بعد اجتياز الفحص، ينتقل الناتج إلى أصحاب المصلحة للحصول على قبول رسمي. يجب أن يكون مدير المشروع قد تواصل مع أصحاب المصلحة في كل خطوة من خطوات العملية. مع العرض التقديمي للناتج، يجب على مدير المشروع:
تضمين نتائج الفحص
الإجابة على أسئلة أصحاب المصلحة
معالجة مخاوف أصحاب المصلحة
الحصول على وثائق القبول الرسمي
ينتج عن إضفاء الطابع الرسمي على القبول الرسمي للناتج المكتمل في وثائق الموافقة. يُظهر قبول المشروع المكتمل التقدم الذي أحرزه فريق المشروع وينشئ سجلاً يمكن من خلاله معالجة سوء الفهم المحتمل لاحقاً.
توثيق ومعالجة طلبات التغيير
أثناء عمليات فحص عملية التحقق من صحة النطاق، قد لا يتم قبول أحد المخرجات. في تلك الحالات، يتم توثيق طلب التغيير، ويتم تفعيل عملية التحكم في التغيير في المشروع. يقوم مدير المشروع وفريق المشروع بتقييم التغيير المطلوب فيما يتعلق بالتأثير المحتمل على ميزانية المشروع وجدوله الزمني ونطاقه. تتم الموافقة على التغيير فقط من خلال عملية التغيير. يتم تحديث وثائق المشروع وفقاً لذلك. وبهذه الطريقة، يبقى المشروع متوافقاً مع توقعات أصحاب المصلحة والراعي، ويتم إجراء التغييرات مع الحفاظ على جودة التحكم.
تتضمن أفضل ممارسات إدارة المشروع عملية التحقق من صحة النطاق، والتي تسمح لمدير المشروع بالتأكد من أن مخرجات المشروع تفي بالأهداف المحددة، وتفي بمتطلبات المشروع، وتحصل على موافقة أصحاب المصلحة. تساهم هذه الخطوات في نجاح المشروع.
تقنيات التحقق الفعال من صحة النطاق
استخدم مجموعة من تقنيات التحقق من صحة النطاق التي تناسب احتياجات المشروع ونوعه وحجمه.
تتتبع وثائق مصفوفة تتبع المتطلبات (RTM) كل نواتج قابلة للتسليم إلى متطلباتها الأصلية للتحقق من صحة النطاق بشكل أكثر شمولاً.
يتم استخدام عمليات الفحص والتدقيق والمراجعات لتقييم جودة مخرجات المشروع واكتمالها مقابل معايير محددة مسبقًا.
تولد النماذج الأولية إصدارات مبكرة من المنتجات التي يتم جمع تعليقات أصحاب المصلحة عليها ثم استخدامها لإثراء الإصدارات التكرارية حتى يتم استيفاء المتطلبات.
اختبار قبول المستخدم (UAT) يجعل المستخدمين النهائيين يتحققون من صحة المخرجات من خلال استخدام سيناريو واقعي.
وبفضل النهج المنظم الذي تجلبه هذه التقنيات للتحقق من صحة المخرجات وجمع الملاحظات والحصول على القبول الرسمي، يصبح المشروع في وضع أفضل لإنجازه بنجاح.
أفضل الممارسات للتحقق من صحة النطاق
لضمان الحصول على مخرجات تفي بالمتطلبات، يجب على مدير المشروع أن يضع في اعتباره أفضل الممارسات التالية لعملية التحقق من صحة النطاق:
يجب مراجعة خط الأساس للنطاق باستمرار وتحديثه حسب الحاجة.
يجب أن يكون التواصل مع أصحاب المصلحة منتظمًا وواضحًا ومتكررًا.
يجب أن تكون وثائق المتطلبات محددة وواضحة.
يجب أن تكون عمليات الفحص والمراجعات شاملة ومتسقة وموثقة.
يجب أن تكون عملية إدارة التغيير متسقة، وأن تكون طلبات التغيير موثقة.
فوائد التحقق من صحة النطاق
يعود الوقت المستثمر في عملية التحقق من صحة النطاق المتسقة بالفائدة على مدير المشروع والمشروع نفسه.
إدارة التغيير: للمساعدة في التحكم في الجودة، تتطلب عملية التحقق من صحة النطاق توثيق طلبات التغيير وإدارتها بشكل متسق من خلال عملية طلب التغيير.
التواصل والتوثيق: للحد من سوء الفهم، شجعت عملية التحقق من صحة النطاق على إنشاء وثائق مفصلة لكل نتيجة، بما في ذلك طلبات التغيير ذات الصلة والتحقق من صحة القبول.
مراقبة الجودة: لتحقيق التحديد المبكر للتباينات، وبالتالي زيادة التغييرات في التصحيحات التي يجب إجراؤها قبل التسليم النهائي، تتطلب عملية التحقق من صحة النطاق إجراء تقييمات شاملة.
الحد من زحف النطاق: لمنع زحف النطاق، تتضمن عملية التحقق من صحة النطاق عملية قبول رسمية تطبق على جميع مخرجات المشروع وبالتالي منع التغييرات بعد التسليم النهائي.
إرضاء أصحاب المصلحة: لتعزيز إرضاء أصحاب المصلحة، تستند عملية التحقق من صحة النطاق إلى متطلبات أصحاب المصلحة المعتمدة وتتم إدارتها من خلال معايير إدارة المشروع. يصبح الناتج أحد المخرجات المقبولة مع التوافق مع متطلبات أصحاب المصلحة.
التحديات الشائعة في عملية التحقق من صحة النطاق
لا تزيل إدارة المشروع جميع التحديات، لكنها توفر وسيلة لتقليل احتمالية حدوث المشاكل والتخفيف من تلك التي تحدث. في إطار عملية التحقق من صحة النطاق، التحديات الشائعة هي:
المتطلبات الغامضة
منع المتطلبات الغامضة في وثائق المتطلبات من خلال المشاركة مع أصحاب المصلحة لتأكيد متطلباتهم. يمكن أن تؤدي المتطلبات غير الواضحة أو غير المحددة إلى إهدار العمل وتجاوز التكاليف وفقدان المواعيد النهائية وسوء التفاهم مع أصحاب المصلحة.
زحف النطاق
يُطلق على التغييرات غير المنضبطة أو النمو المستمر في نطاق المشروع اسم “زحف النطاق”. وغالبًا ما يحدث ذلك عندما تتم إضافة ميزات أو مهام جديدة دون تقييم أو موافقة مناسبة، مما يؤدي إلى تأخيرات محتملة وزيادة التكاليف وإجهاد الموارد. تنطوي إدارة زحف النطاق على توثيق واضح ومراجعات منتظمة للنطاق والتواصل مع أصحاب المصلحة وعملية قوية للتحكم في التغيير لتقييم أي تغييرات في نطاق المشروع والموافقة عليها.
عدم مواءمة أصحاب المصلحة
تساعد المشاركة المستمرة مع أصحاب المصلحة، بما في ذلك الاتصالات والاجتماعات، في إدارة العلاقة. إجراء مراجعات رسمية للنواتج والحصول على موافقات مكتوبة للحفاظ على توافق التوقعات.
طلبات التغيير غير المُدارة
يمكن أن تؤدي طلبات التغيير غير الخاضعة للرقابة إلى زحف النطاق ومشكلات أخرى بدون عملية قوية لإدارة التغيير. يجب توثيق كل طلب تغيير وتقييم تأثيره المحتمل والموافقة عليه رسميًا قبل التنفيذ.
الخاتمة
تعتبر عملية التحقق من صحة النطاق أساسية في إدارة المشاريع التقليدية وموضوعاً محتملاً لامتحان شهادة PMP. يجب أن تمر مخرجات المشروع بخطوات التحقق من الصحة لتصبح مخرجات تم التحقق منها. غالبًا ما يتم استخدام التحقق من صحة النطاق والتحقق من النطاق بالتبادل، ولكن هناك اختلافات دقيقة بينهما: يتم التحقق من صحة النطاق من قبل فريق المشروع الداخلي، ويتم التحقق من قبل أصحاب المصلحة الخارجيين. باستخدام عملية التحقق من صحة النطاق، يمكن لمدير المشروع الحفاظ على نطاق المشروع، والمساهمة في مراقبة الجودة، وتعزيز مشاركة أصحاب المصلحة.