صياغة دراسة حالة عمل قوية | دليل خطوة بخطوة

هل تبدأ مؤسستك مشروعًا ضخمًا لتطوير منتج جديد؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فأنت على الصفحة الصحيحة. في بعض الأحيان، تفشل المشاريع في تحقيق نتائج على الرغم من استخدام أفضل ممارسات إدارة المشاريع. قد يكون ذلك بسبب ضعف حالة العمل المكتوبة لإدارة المشروع. إذا كتبت حالة عمل قوية وكاملة، يمكنك التأكد من أن استثمارك يستحق العناء. تدور هذه المقالة حول كيفية كتابة حالة عمل قوية. إذا كنت تريد معرفة المزيد عن حقائق وأهمية حالة العمل لإدارة المشاريع، يمكنك متابعة القراءة أدناه.
ما هي دراسة الجدوى؟
في الوقت الحاضر، يركز مجلس الإدارة والإدارة العليا على الاستثمارات التي تجلب قيمة تجارية حقيقية للمؤسسة. واعتمادًا على قيمتها التجارية، يمكن قبول أو رفض المبادرات المختلفة مثل نقل المصانع والمشاريع التجارية والابتكار واستثمارات تكنولوجيا المعلومات والمنتجات والخدمات. من أجل الحصول على موافقة مجلس الإدارة أو الإدارة على المشروع، من المهم جدًا إنشاء حالة عمل توضح فوائد المشروع ومتطلباته عند الانتهاء منه.
على الرغم من أنك واضح جدًا بشأن فوائد المشروع، إلا أن بعض أصحاب المصلحة وصناع القرار قد لا يكونون واضحين بشأنه لأنهم يتعاملون مع مهام وأهداف عمل مختلفة يجب إنجازها. وحدها دراسة الجدوى المكتوبة بشكل جيد يمكن أن تجعل مشروعك متميزًا عن الأولويات المتنافسة في الشركة وهي الطريقة الوحيدة للحصول على الموافقة على مشروعك. والآن، ما هي حالة العمل في إدارة المشاريع؟ هو إجراء يُستخدم لدراسة مراحل المشروع والبدائل والفرص والاستثمار المالي للتوصية بمسار العمل الصحيح الذي من شأنه أن يشكل قيمة تجارية.
ما هي الحاجة إلى حالة العمل؟
تتضمن دراسة الجدوى تقييم ما يلي: الفوائد والمخاطر مشاكل الأعمال أو الفرص التجارية الحلول التقنية التكاليف إلى جانب تقييم الاستثمار التأثير على العمليات إمكانية المؤسسة لإنتاج نتائج المشروع الجدول الزمني
تعتبر مشاكل المشروع هذه حاسمة في دراسة الجدوى. فهي توضح مزايا رؤية العمل الجديدة من خلال نقل المشاكل مع الوضع الحالي. وقد تم إعداد دراسة الجدوى لعرض التكاليف والعيوب والفوائد والمخاطر للرؤية المستقبلية والوضع الحالي حتى تتمكن الإدارة التنفيذية من تحديد ما إذا كان المشروع قادراً على المضي قدماً.
راجع أيضًا: الغرض من دراسة الجدوى
ما الفرق بين دراسة الجدوى وخطة العمل؟
عندما يتعلق الأمر بدراسة الجدوى، فهي واحدة من أدوات صنع القرار القوية التي يجب أن يستخدمها فريق القيادة في المؤسسة. من خلال أداة اتخاذ القرار هذه، يحصل فريق القيادة على تقييم للفوائد والاستثمارات والمخاطر لمشروع معين. دراسة الجدوى هي إجابة عما سيحدث إذا استمررنا في قرار هذا الاستثمار. وقد تمت كتابتها بعناية في وثيقة لتوصية صانع القرار بالموافقة على الاستثمار. تساعد عملية دراسة الجدوى المؤسسات على تنفيذ المشاريع والتغييرات والابتكارات. إنها خطوة لنجاح المشروع إلى جانب مشاركة كبار المسؤولين. في الواقع، إنها تحدد القيمة التجارية للمشروع لجعل أصحاب المصلحة يتخذون القرارات. هناك بعض الأسئلة الأساسية التي تضاف إلى حالة العمل.
أحد الأسئلة العملية هو “هل يمكن اعتماد مقترح العمل كما هو مخطط له وميزانيته وتسليمه في الوقت المحدد، وإعطاء النتائج المتوقعة؟ يتم إعداد دراسة الجدوى لدراسة المخاطر والفوائد في الاستمرار في البدائل، والتوصية، ومخاطر عدم المضي قدمًا، وإيجابيات التوصية. لا شك أن دراسة الجدوى القوية ستخلق توصية جذابة لاعتمادها. من ناحية أخرى، فإن خطة العمل هي مجموعة موثقة من الأهداف والغايات والاستراتيجيات التجارية التي ترغب الشركة في تحقيقها في السنوات الثلاث إلى الخمس القادمة. وعلاوة على ذلك، تغطي خطة العمل توقعات المبيعات وتقديرات التكلفة، وتجزئة العملاء، ومعلومات السوق، والمنتجات والخدمات، والتوقعات المالية.
كيف يمكنك كتابة حالة العمل؟
التواصل هو السبب الفعلي لكتابة حالة العمل. ومن ثم، يجب على المرء أن يكون حذرًا للغاية أثناء كتابة كل قسم من دراسة الجدوى حيث يجب أن تكون مكتوبة بلغة الجمهور المستهدف. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون هناك فقط البيانات الأساسية في دراسة الجدوى التي تساعد في اتخاذ القرار. يجب أن تضع بعض الأمور في اعتبارك أثناء كتابة دراسة الجدوى وهي كالتالي: اجعلها واضحة وموجزة ومثيرة للاهتمام كن قصيرًا وانقل المعلومات الأساسية فقط اشرح رؤيتك المستقبلية قلل من المصطلحات وتخلص من التخمينات تأكد من اتساق القراءة والأسلوب وصف المزايا والقيمة التي يجلبها المشروع إلى العمل
تجدر الإشارة إلى أن راعي المشروع هو من يقوم بإعداد دراسة الجدوى. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يشارك كل عضو من أعضاء الفريق في تطوير المشروع وأيضًا، ويمكن للخبراء المتخصصين من مختلف الوظائف مثل تقديم الخدمات وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والمالية وما إلى ذلك تقديم بيانات خاصة. يجب أن يمتلك كاتب حالة العمل فهماً أفضل لأهداف المشروع وأن يكون لديه القدرة على مزج الخطط المعقدة والمتنوعة في وثيقة واحدة باستخدام قوالب مختلفة لحالة العمل. تتكون القوالب عادةً مما يلي: وصف العمل/بيان المهمة ملخص تنفيذي تحليل المنافسين تحليل المنافسين استراتيجية التسويق نظرة عامة على المنتج أو الخدمة نظرة عامة على العمليات SWOT: نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات الخطة المالية
نظرًا لأن أفكار “ظهر المنديل” التي تعزز الشركات الناشئة التي تبلغ قيمتها ملايين الدولارات، فإنها تميل إلى التغاضي عن توثيق الأعمال التجارية القديمة. تعتمد بعض الشركات الرشيقة أو الرشيقة بشكل كبير على التوثيق لتشجيع التعاون وكذلك الابتكار.
ما الذي يجب عليك تضمينه في دراسة الجدوى؟
يجب أن تتضمن وثيقة دراسة الجدوى ما يلي: الحاجة إلى العمل قرار الاستثمار الأهداف الرئيسية للمشروع الأهداف الرئيسية للمشروع فوائد العمل تشكل تقديرًا للفوائد غير المالية إظهار مستوى عدم اليقين حول المقترح شرح الخيارات المختلفة وسبب التوصية بتلك الخيارات عرض الخيارات على الإدارة ومجلس الإدارة للنظر فيها أثناء اتخاذ القرارات كيفية جعل الاستدامة جوهر النتائج والتوصية وصف المواءمة بين الاستثمار والخطة الاستراتيجية التنظيمية تقديم ميزانية قوية حساب تكاليف الاستثمار، والبيانات المالية المتوقعة، والمزايا المالية شرح النهج المتبع مثل الموارد، والجداول الزمنية، وحوكمة المشروع، واستراتيجية المشتريات، وتضمين ممارسات الاستدامة تقديم المعلومات الداعمة والخلفية الأساسية لتنفيذ الاستثمار بالطريقة الصحيحة تقييم السيناريوهات المختلفة والمخاطر الكامنة والحساسيات بعناية، بما في ذلك كيفية تأثيرها على الاستثمار، وتحديد طرق التخفيف منها
ما الذي يجب وضعه في الاعتبار أثناء إعداد دراسة الجدوى؟
يعد وجود قائمة مراجعة لحالة العمل إحدى الخطوات الرئيسية في إعداد دراسة الجدوى. فيما يلي الخطوط العريضة الأساسية التي ستساعدك على البدء في إعداد دراسة الجدوى.
خطة المشروع
تلعب خطة المشروع دورًا حيويًا أثناء إعداد دراسة الجدوى. عليك التفكير في المهام التي تحتاج إلى إنجازها في المشروع. ومع ذلك، يمكنك استخدام قالب هيكل تقسيم العمل لتكون واثقًا. بمجرد تجميع جميع المهام، عليك حساب المدة التي ستستغرقها لإكمال كل منها.
الأهداف والغايات والرؤية
يمكنك أن تأخذ هذه النقطة كأول نقطة لأنها توضح ما تحاول القيام به والمشكلة التي تريد حلها، وبالتالي ينتج عنها مخرجات مشروعك.
المتطلبات والمواصفات
تختلف المتطلبات والمواصفات حسب نوع المشروع الذي تعمل عليه. ومع ذلك، فهي رقابية لنجاح المشروع. من خلال تجميعها جميعًا، عليك التفكير في ما ستقرره إذا كنت قد أنجزتها بنجاح، وذلك لذكر النتائج.
أصحاب المصلحة
يجب أن تلتقي بأصحاب المصلحة، بغض النظر عما إذا كانوا من الإدارة العليا أو البائعين أو قادة الأقسام أو العملاء أو غيرهم من المساهمين في المشروع. افهم توقعاتهم ووجهة نظرهم لأنهم جميعًا ساهموا في المشروع.
كلمات أخيرة
تعتبر دراسة الجدوى ضرورية لأي مشروع لأنها تبرر الاستثمار. علاوة على ذلك، فهي توضح الحاجة إلى المشروع للمنظمة إلى جانب التنبؤ بنتائج الاستثمار. إنها وثيقة مهمة حيث لا توجد أموال غير محدودة في أي منظمة للإنفاق على العديد من المشاريع. في ذلك الوقت، توفر حالة العمل المعدة جيدًا الثقة لكبار المديرين عندما يتطلعون إلى الاستثمار في مشروع واحد. تدور هذه المقالة حول أهمية دراسة الجدوى في المشروع والتي تساعدك على اتخاذ القرارات التجارية الحاسمة في الاستثمار الصحيح. ليس من الضروري أن تكون دراسة الجدوى مطوّلة ولكن موجزة وبسيطة مع البيانات الأساسية. يمكنك حتى إرسال بعض الملاحظات عبر البريد الإلكتروني، ولكن عليك فقط أن تتذكر أنها ستساعد شركتك على اتخاذ القرارات الصحيحة فيما يتعلق باستثمار المال والوقت والموارد في المشروع.
تقدم “سبوتو” تدريباً على كتابة حالات الأعمال لمساعدتك على تطوير المهارات اللازمة لإنشاء حالات أعمال مقنعة تدفعك إلى اتخاذ قرارات مستنيرة وتأمين استثمارات المشروع. انضم إلينا لتعزيز خبراتك والمساهمة بفعالية في نجاح مؤسستك.