صنع القرار في المشروع

يعد اتخاذ القرارات الجيدة مهارة بالغة الأهمية في إدارة المشاريع. ويتمثل التحدي في إنشاء عملية عادلة وفعالة وفعالة وشفافة لفرقنا وأصحاب المصلحة. في استطلاع أجرته شركة ماكنزي، ذكر 20% فقط من المشاركين في الاستطلاع أن شركاتهم تفوقت في اتخاذ القرارات. غالبًا ما يكون الطريق إلى الإجابة بنفس أهمية الحل. يتطلب اتخاذ قرارات أفضل فهم المؤسسة وإنشاء عمليات تراعي السياق.
فهم الثقافة
الثقافة هي التي تقود السلوك. لدى المؤسسات ثقافة تؤثر على الثقافة الفرعية لفريق المشروع. ما هي هذه الثقافات ومواقفها؟ كيف يشعرون تجاه المخاطر والتمكين والمساءلة والتسلسل الهرمي والسيطرة؟ تخلق هذه المواقف قيوداً يصعب تغييرها.
يصف تحمل المخاطر الراحة في المخاطرة. وعادة ما تكون الشركات الناشئة أكثر تحملاً للمخاطر من المؤسسات الراسخة. “تحرك بسرعة وحطم الأشياء” كان شعار فيسبوك حتى عام 2014. سيكون من الصعب تخيل شركة خدمات مالية أو شركة تصنيع طائرات تتبنى نفس وجهة النظر.
يصف التمكين الدرجة التي يشعر فيها الأشخاص بأن لديهم السلطة أو القوة لاتخاذ القرارات. كيف يتم اتخاذ القرارات بشكل عام؟ من قبل المديرين؟ فرق العمل؟ اللجان؟
السلامة النفسية هي العلاقة بين تحمل المخاطر والتمكين. هل يتم معاقبة القرارات السيئة أم يتم التعامل معها كفرص للتعلم؟ هل من الأفضل اللعب بأمان أم الجرأة؟
يمكن توثيق التسلسل الهرمية والسيطرة بشكل رسمي من خلال سياسات المؤسسة أو القواعد والممارسات غير المعلنة. قد يتم تحديد قرارات الإنفاق، أو الإذن بالنشر، أو التوقيعات من خلال سياسة المؤسسة. أما التأجيل أو انتظار قرار “الإدارة” فهو مثال على التحكم غير الرسمي.
فهم سياق المشروع
تدعم المشاريع مهمة المنظمة وأهدافها. ويؤدي فهم الأهمية النسبية للمشروع إلى توجيه عملية اتخاذ القرار. تتمتع المبادرات الاستراتيجية برؤية أعلى وتتطلب مشاركة قيادية أكبر من مشروع صيانة صغير. تتطلب المشاريع ذات الترابطات المتعددة مشاركة وتنسيقاً واسعين.
التكامل مع إدارة أصحاب المصلحة والاتصالات
ربط النقاط بين أصحاب المصلحة والاتصالات والقرارات. أصحاب المصلحة هم أولئك المتأثرون (أو الذين يُنظر إليهم على أنهم متأثرون) بنشاط أو قرار أو نتيجة مشروع ما. إدارة أصحاب المصلحة هي العملية المستمرة لتحديد أصحاب المصلحة وتقييمهم وإشراكهم ومراقبتهم. ويشمل ذلك فهم مخاوفهم وقوتهم واهتماماتهم ونفوذهم وتأثيرهم ومستويات المشاركة المطلوبة.
يتم إشراك أصحاب المصلحة من خلال الاتصالات. تضفي خطة إدارة الاتصالات الطابع الرسمي على من وماذا ومتى وأين وأين وكيف. تسترشد عملية صنع القرار بما يلي:
من هم أصحاب المصلحة الذين يجب إشراكهم؟
ما هي اهتماماتهم الأساسية؟ ما الذي يهتمون بمعرفته؟
متى وكيف ينبغي إشراكهم في العملية؟ ما هي أفضل طريقة لإشراكهم؟ ما هو الدور الذي يجب أن يكون لهم؟
هل ينبغي أن يكون لهم أو هل لديهم سلطة رسمية لصنع القرار؟ هل لديهم صلاحيات غير رسمية يجب معالجتها؟
أن يكون لديك عملية
تخلق العملية المباشرة والموثقة الشفافية وتعزز الثقة في أن القرارات يتم اتخاذها بشكل عادل. يعرف أصحاب المصلحة ما يمكن توقعه – كيف ومتى سيتم إشراكهم. تقلل العملية التي تتسم بالكفاءة والفعالية من الاحتكاك والإحباط والتأخير.
يجب أن تكون عمليات صنع القرار مصممة خصيصًا وتحدد الخطوات والمشاركين والأدوار والتوقيت. قد يشمل التدفق من البداية إلى النهاية ما يلي:
تحديد الهوية والاستلام. ما هي عملية تحديد وتوثيق المشكلات التي يتعين حلها والقرارات التي يتعين اتخاذها وتوثيقها؟ ما هي الأدوات التي سيتم استخدامها؟ من يمكنه تقديم العناصر؟
التحليل والمراجعة. من المسؤول عن تحليل المشكلات وتقديم المدخلات في القرارات؟ كيف نضمن مشاركة الأشخاص “المناسبين” في العملية؟ كيف يتم توثيق المعلومات وتوصيلها إلى صانعي القرار؟
اتخاذ القرارات. كيف يتم اتخاذ القرارات؟ من المسؤول؟ ما هي أدوارهم؟ ما هي قواعد التصويت؟
التصعيد. ما هي عملية تصعيد أو استئناف القرار إلى المستوى التالي؟ ما هي معايير الاستئناف؟
التوثيق والتواصل. كيف يتم توثيق القرارات ونتائجها والإبلاغ عنها؟ ما الأدوات المستخدمة لتخزين القرارات السابقة والرجوع إليها؟
المصادقة. كيف نتحقق من صحة تنفيذ القرار؟ من المسؤول؟ ما هي آليات التنفيذ؟
الاتساق. كيف نراجع ونضمن الاتساق في قرارات المشروع؟ هل هناك اتساق مع الماضي؟ هل هناك اتساق عبر البرنامج أو المحفظة أو المؤسسة؟ إذا تم إنشاء سابقة جديدة، كيف يتم الإبلاغ عن ذلك؟
الإيقاع. ما هو توقيت العملية؟ كم مرة تجتمع هيئة صنع القرار وهيئة الاستئناف؟ ما هو الجدول الزمني المتوقع لاتخاذ القرار؟
تحديد كيفية اتخاذ القرار
قرر كيف سيتم اتخاذ القرارات. هناك العديد من الخيارات. تصف النماذج المفاضلة بين الكفاءة والإنصاف:
الديكتاتورية هي عندما يقرر شخص واحد. و”الديكتاتورية” لها دلالات سلبية ولكنها فعالة وشائعة الاستخدام – حيث يقوم قائد الفريق أو المدير أو مدير المشروع باتخاذ القرار. يمكن أيضًا استخدام نموذج تفويض التفويض حيث يتم تصعيد القرارات إلى مستويات أعلى بناءً على الحجم أو التأثير أو التعقيد أو المخاطر.
الإجماع عادل ولكنه غير فعال. قد ينتج عنه عدم وجود حل أو حل دون المستوى الأمثل.
قاعدة الأغلبية فعالة للقرارات الثنائية ولكنها قد تؤدي إلى طغيان الأغلبية.
التعددية (اختيار الخيار الذي يحصل على أكبر عدد من الأصوات) فعالة عندما يتم تقديم خيارات متعددة، ولكنها قد تؤدي أيضًا إلى اختيار الخيار الأقل تفضيلاً.
الإجماع هو حيث يتفق معظم الأشخاص، ولا يعارض أحد بشدة. وهو عادل بشكل عام ولكنه قد لا يكون فعالاً.
يمكن استخدام نموذج اللجنة أو اللجنة المتدرجة للمشاريع ذات أصحاب المصلحة المتعددين والمتنوعين. يجب إضفاء الطابع الرسمي على قواعد التصويت في ميثاق اللجنة. فهم كيف سيتم النظر إلى القواعد ونتائج التصويت. يمكن أن تؤدي الحوافز الضارة والعواقب غير المقصودة إلى عرقلة أفضل الخطط الموضوعة. قد يسود طغيان الأغلبية/الأقلية، أو حلول القاسم المشترك الأدنى، أو استراتيجيات الصدم أو العرقلة.
يمكن استخدام أدوات دعم القرار لتأطير الخيارات وتقييمها. يعمل نموذج عوامل الاختيار المرجحة على جعل القرارات أكثر موضوعية من خلال تحديد الاعتبارات ذات الصلة وتقييمها. يتيح نموذج عوامل الاختيار المرجحة لأصحاب المصلحة الكشف عن قوة تفضيلاتهم. يستخدم نموذج عوامل الاختيار الموزونة الأقصر عملاً أولاً (WSJF) اقتصاديات تكلفة التأخير لتحديد أولويات العمل.
تحديد الأدوار
يؤدي تحديد الأدوار ومهام الأدوار إلى خلق الوضوح وتحديد التوقعات. يفهم أصحاب المصلحة نطاق وحدود دورهم وسلطتهم ومتى يشاركون في عملية صنع القرار.
يمكن تصميم الأدوار المطلوبة لتناسب نطاق الجهد وحجمه وتعقيده. وصف مقال في هارفارد بزنس ريفيو نموذج RAPID، والذي يمكن أن يوفر نقطة انطلاق سليمة:
التوصية. الأشخاص المسؤولون عن تقديم المقترحات ولديهم حق النقض.
يوافق. الأفراد أو المنظمات التي لديها حق النقض ويجب أن توافق.
التنفيذ. المسؤولون عن تنفيذ أو تنفيذ القرار.
المدخلات. الأشخاص الذين يتم استشارتهم وتقديم مدخلات.
اتخاذ القرار. الشخص أو المجموعة التي تملك سلطة اتخاذ القرار.
© 2024، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
النمذجة المتقدمة لأصحاب المصلحة
الاقتصاد 101 لمديري المشاريع
تعرف على أصحاب المصلحة
أطلق العنان لقوة خطة إدارة المشروع
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، قم بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/