كقائد فعال ، التواصل غير اللفظي هو المفتاح. يجب أن يحاول القادة استخدام أصواتهم بطريقة تثير الناس وتخلق الحالة المزاجية المناسبة لهم وللآخرين من حولهم.
اليوم ، تركز إدارة المشروع بشكل أكبر على العنصر البشري لإدارة التغيير التنظيمي. بشكل أساسي ، يركز معهد إدارة المشاريع بشكل أكبر على القيادة والتواصل. في الواقع ، تعد القيادة أحد المكونات الثلاثة التي تشكل نموذج كفاءة مدير المشروع لدى PMI والمعروف باسم PMI Talent Triangle®. في الواقع ، بدأت كلمة “مدير” في تطوير دلالة سلبية. لهذا السبب ، أعتقد أنه في غضون 10 سنوات ، سوف يطلق علينا قادة المشروع وليس مديري المشاريع.
التواصل غير اللفظي هو المفتاح
أعتقد أنه من الآمن القول أن الاتصال جزء أساسي من القيادة. واعتمادًا على الدراسة ، يشكل الجانب غير اللفظي للتواصل ما يصل إلى 93٪ من كيفية فهم الرسالة. يشير هذا إلى أن الكلمات الفعلية نفسها تشكل مجرد 7٪ من فهمنا! لذلك ، لقد أثبتنا الآن مدى أهمية التواصل غير اللفظي ، فلنتحدث عن تقاربات التقارب. ترتبط Proxemics بسلوكيات الأفراد التي تسببها محيطهم المباشر وهي عنصر حاسم في عملية الاتصال غير اللفظي. وينطبق هذا بشكل خاص على العلاقات بين الرئيس (مدير المشروع) والمرؤوس (عضو الفريق).
لذا ، الآن أصبحت كل الأشياء العلمية الجامبو بعيدة عن الطريق ، دعنا نفهم كيف يمكن أن تؤثر العوامل الوهمية عن غير قصد على علاقاتك التجارية. قبل أن نبدأ ، اسأل نفسك هذا السؤال. كم مرة تفكر حقًا في الجوانب المكانية للسلوك غير اللفظي؟ عادة ، الجواب “ليس جدا”. لذلك ، لا شعوريا أو عن غير قصد ؛ ربما يكون لدينا قوة أكبر مما يجب أن نمتلكه في العديد من المواقف. هذا ، بدوره ، قد ينتج عنه عواقب غير مقصودة وحتى يؤثر على علاقاتنا مع أعضاء الفريق.
من المهم أن تتذكر أن الاتصال غير اللفظي هو المفتاح عند القيادة. تعتبر الإشارات غير اللفظية في التواصل أمرًا حيويًا في التواصل وتحليل الحالة المزاجية للآخرين ، والتي يمكن أن تساعدك على قيادتهم بشكل أكثر سلاسة أو تحديد ما إذا كان هناك شيء خاطئ في بيئتهم يحتاج إلى المعالجة بسرعة.
القوة المتصورة لمدير المشروع
تأمل في الاختلاف في المساحة المادية بين معظم مديري المشاريع وفريق المشروع. في حين أن معظم مديري المشاريع الذين أستشيرهم لديهم مكاتبهم الخاصة ، فإن العديد من أعضاء فريقهم ليسوا كذلك. بدلاً من ذلك ، يقيم زملاؤهم عادةً في حجرة.
غالبًا ما يمتلئ مكتب مدير المشروع بالممتلكات والصور والحلي والشاشات التي تم إعدادها حسب رغبتهم. الكراسي الإضافية في مكتبهم لأعضاء الفريق ليست بالضرورة هي نفسها كرسي الأعمال الذي يجلس فيه رئيس الوزراء. بالإضافة إلى ذلك ، فإن المساحة الشخصية لرئيس الوزراء (حوالي 4 أقدام) محمية بمكتب يعمل كحاجز بينك وبين ضيوفك. مع وضع ذلك في الاعتبار ، من السهل فهم السبب في أن مجرد وجود مكتب يوفر مزيدًا من القوة والحماية المتصورة لرئيس الوزراء.
الآن فكر في هذا. إذا احتاج أحد أعضاء الفريق إلى الدخول إلى مكتب رئيس الوزراء (حتى لو اتصلوا هاتفياً أو أرسلوا بريدًا إلكترونيًا في وقت مبكر) ، فعادةً ما يطلبون الإذن للدخول فعليًا إلى مكتبك (ربما بضربة خافتة على جانب المدخل المفتوح). سينتظرون بصبر رئيس الوزراء لمنحهم حق الوصول. لا شعوريًا ، يشعر مدير المشروع بالأمان لأنه يمكنه رفض الإذن بناءً على مجموعة متنوعة من العوامل ويشعر ببعض الإحساس بالسيطرة ، بينما يشعر عضو الفريق بأنه أقل أهمية وأكثر ضعفًا. هذا يمكن أن يخلق رد فعل مثير للاهتمام ، ولكن غير موات.
حدود المساحة والخصوصية لأعضاء الفريق
الآن ، دعونا نلقي نظرة على الجانب الآخر من هذه العملة. يكون معظم أعضاء الفريق المقيمين في المقصورات محظوظين إذا كان لديهم 25 قدمًا مربعًا من المساحة للاتصال بهم. بالإضافة إلى ذلك ، لا مفر من الجيران الصاخبين الذين يقيمون أيضًا بالقرب منهم بشكل غير مريح من جميع الجوانب الأربعة. عادة ، ليس لديهم مساحة كافية لإنشاء مساحة عمل مريحة. إذا كانوا يستخدمون شاشتين أو أكثر ، فإنهم يستهلكون قدرًا كبيرًا من العقارات. للديكور ، قد يكون لديهم صورتان لأحبائهم أو ربما بعض الرسومات ذات الأشكال اللاصقة من أطفالهم. في كثير من الأحيان ، لديهم واحدة أو اثنتين من خزانات الملفات التي يقومون أحيانًا بضرب ركبهم عليها لأنهم قريبون جدًا من الراحة. وربما الأهم من ذلك ، أنهم يتمتعون بخصوصية محدودة للغاية ولا يوجد ما يحمي ظهورهم.
لنفترض أن رئيس الوزراء يحتاج إلى التحدث مع أحد أعضاء الفريق ، بشكل خاص ، في الوقت الحالي. بينما يمشي رئيس الوزراء إلى حجرة زميله في الفريق دون سابق إنذار ، لا يحتاجون إلى إذن للوصول إلى المقصورة. بدلاً من ذلك ، في كثير من الأحيان ، ليس لدى زميله أي فكرة عن وصول رئيس الوزراء إلى أن يقف خلفه مباشرة ، بعد أن غزا بالفعل مساحته الشخصية ، وعلى مرأى ومسمع من أعمالهم. حتى إذا اتصل رئيس الوزراء في وقت مبكر ، فإنه يكون في المقصورة عند وصولهم بشكل افتراضي. بالإضافة إلى ذلك ، يقف رئيس الوزراء فوق الشخص وقد يلمسه جسديًا دون إذن يمكن أن يفرضه. علاوة على ذلك ، قد يضع رئيس الوزراء أيديهم على جدران المقصورة ، ويضعهم في الملاكمة. يمكن أن تؤدي هذه الإجراءات إلى شعور زميله بالضعف ، والتوتر ، والحصار ، والقلق ، وحتى الغضب.
كيفية تسوية الملعب
إذن ما الذي يمكننا القيام به للتخفيف من القوة غير المرغوب فيها أحيانًا التي يمارسها رئيس الوزراء مع البروكسيات؟
أولاً ، يمكنك محاولة جعل مكتبك أكثر سهولة. ابدأ بإخبار فريقك بأنهم مرحب بهم لدخول مكتبك دون سابق إنذار إذا كان الباب مفتوحًا. هناك إستراتيجية مفيدة أخرى وهي الانتقال من خلف مكتبك إلى جانبه للانخراط في محادثة. إذا أمكن ، اجلس على كرسي مشابه لتعزيز المحادثة الصحية. هذا يقلل من الوجود الطبيعي الموثوق الذي تحبه وأنت جالس خلف مكتبك. أخيرًا ، إذا أمكن ، لا تشغل مكتبك بمرفقيك أو ذراعيك أو رجليك الممدودتين. قد ينظر الناس إلى هذه الأفعال المكانية على أنها مخيفة ، حتى لو لم يكن هذا هو نيتك.
ثانيًا ، يجب أن نكون أكثر حساسية عند الاقتراب من زملائنا في الفريق الذين يقيمون في مقصورات. عند الوصول ، حاول البقاء على بعد 4 أقدام على الأقل إن أمكن (امنحهم مساحة شخصية تبلغ 4 أقدام حتى تتم دعوتك). بمجرد أن يعترفوا بك ، اسألهم عما إذا كان الوقت مناسبًا للحضور والتحدث. هذا يمنح زملائك في الفريق بعض مظاهر التحكم. إذا أمكن ، اسحب كرسيًا (تذكر أنك تقف فوقه) لإجراء المحادثة. تجنب النظر على الفور إلى شاشة الكمبيوتر أو ما يعملون عليه. احترم خصوصيتهم. بالإضافة إلى ذلك ، متى وإذا كنت بحاجة إلى رؤية عملهم ، بعد دعوتهم ، اعترف واعتذر لوجودهم في مساحتهم الشخصية. غالبًا ما يؤدي هذا الاعتراف إلى زيادة الراحة والثقة لأن زميلك يعتقد أنك تهتم. يمكن أن يكون هذا ضروريًا لأن الثقة هي الأساس لبناء علاقات متينة ، وتحسين القيادة ، وإنشاء فرق عالية الأداء.
