شهادة PRINCE2: ما هي الأدوار والمسؤوليات؟

هل تعلم أن PRINCE2 يتم اعتماده على نطاق واسع لنهجه المنظم لإدارة المشاريع، حيث يوفر إطارًا يضمن بيئات مشروع منظمة وخاضعة للرقابة؟ عند تنفيذ PRINCE2، يلعب المستخدم دورًا حيويًا في التعبير عن احتياجاته وتوقعاته، بما يتماشى بشكل وثيق مع الأدوار والمسؤوليات المحددة في PRINCE2 لضمان نجاح المشروع.
بصفتي محترفًا معتمدًا من PRINCE2، أستطيع أن أشهد بأن PRINCE2 أثبت مرارًا وتكرارًا أنه لا غنى عنه في مشاريع تكنولوجيا المعلومات الصعبة. تعطي منهجية PRINCE2 الأولوية للنتائج وتعمل جنبًا إلى جنب مع إدارة المشاريع الرشيقة. وتضع المزيد من التركيز على المنتج النهائي بدلاً من التخطيط التفصيلي للمشروع. تم تطويرها لأول مرة في المملكة المتحدة في ثمانينيات القرن العشرين وهي الآن معترف بها عالميًا كمنهجية بارزة لإدارة المشاريع.
في هذه المدونة، سأطلعك على الفروق الدقيقة في PRINCE2، بما في ذلك الأدوار والمسؤوليات المحددة بوضوح في Prince2، والتركيز على إنشاء بيئات المشروع الخاضعة للرقابة والحفاظ عليها.
نظرة عامة على PRINCE2
PRINCE2 (المشاريع في البيئات الخاضعة للرقابة) هي طريقة وإطار عمل منظم لإدارة المشاريع يوفر التوجيه للمؤسسات والأفراد حول كيفية إدارة المشاريع الناجحة. ويستند إلى سبعة مبادئ وسبعة مواضيع وسبع عمليات. ويستخدم نظام PRINCE2 على نطاق واسع في المملكة المتحدة وعلى الصعيد الدولي وقد تبنته مؤسسات القطاعين العام والخاص.
تم الاعتراف بمعيار PRINCE2 باعتباره أفضل نهج عملي لإدارة المشاريع من قبل منظمات مثل معهد إدارة المشاريع (PMI) والمنظمة الدولية للمعايير (ISO).
موضوع منظمة PRINCE2
يصف موضوع التنظيم في PRINCE2 المبادئ والعمليات اللازمة لإدارة موارد المنظمة، بما في ذلك الأشخاص والأموال والأصول الأخرى. يعد هذا الموضوع ضروريًا لضمان تنظيم المشروع بشكل صحيح وامتلاكه للموارد الكافية لتحقيق أهدافه. يتضمن موضوع التنظيم أربعة موضوعات فرعية رئيسية: الهيكل والثقافة وأساليب الإدارة والمساءلة. يحتوي كل من هذه الموضوعات الفرعية على مجموعة خاصة من العمليات وأفضل الممارسات التي يجب اتباعها من أجل إدارة موارد المنظمة بشكل فعال.
من خلال اتباع موضوع المنظمة PRINCE2، يمكن للمؤسسات التأكد من أن مشاريعها منظمة بشكل جيد ولديها الموارد اللازمة للنجاح.
أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة الأساسيين في PRINCE2
هناك ثلاثة أصحاب مصلحة رئيسيين في أي مشروع PRINCE2: الراعي التجاري، والمستخدمون، والموردون. ولكل من هؤلاء أصحاب المصلحة أدوار ومسؤوليات محددة يجب الوفاء بها حتى ينجح المشروع.
1. الرعاة التجاريون
يتحمل الراعي التجاري مسؤولية ضمان تلبية المشروع للأهداف الاستراتيجية للمنظمة. فهو يوفر التمويل والموارد اللازمة، كما يمنح فريق المشروع السلطة للمضي قدمًا. بالإضافة إلى ذلك، يمثل الراعي التجاري مصالح المنظمة ويضمن تقليل أي مخاطر قد يتعرض لها المشروع.
2. المستخدمون
يتعين على المستخدمين تحديد المتطلبات الخاصة بمخرجات المشروع. وكجزء من اختبار قبول المستخدم، يعملون عن كثب مع فريق المشروع لتلبية هذه المتطلبات. وبعد الانتهاء من المشروع، يخضع المستخدمون عادةً للتدريب والدعم.
3. الموردين
يتعين على المورد توفير جميع المواد والموارد اللازمة لإكمال المشروع. ويشمل ذلك الموارد المادية (مثل المعدات) والموارد البشرية (مثل المعرفة المتخصصة). كما يجوز للموردين توفير مواد تدريبية لفريق المشروع.
مصفوفة الأدوار والمسؤوليات في PRINCE2
تم تحديد أدوار ومسؤوليات PRINCE2 بوضوح في مصفوفة أدوار ومسؤوليات PRINCE2. يساعد هذا في ضمان أن كل شخص مشارك في أدوار مشروع PRINCE2 على دراية جيدة بعمله وما هو متوقع منه. الأدوار والمسؤوليات هي كما يلي:
1. مجلس مشروع PRINCE2
يحدد هذا ثلاثة أدوار مميزة لمجلس مشروع PRINCE2 والتي تكون مسؤولة عن جوانب مختلفة من المشروع:
أ. PRINCE2 التنفيذي
تضمن الأدوار والمسؤوليات التنفيذية أن المشاريع تقدم قيمة للمؤسسات من خلال ضمان تحقيقها لأهدافها. كما أنها تفوض القرارات والمعالم.
ب. مستخدم PRINCE2 كبير
يقوم مستخدمو PRINCE2 الكبار بتحديد متطلبات المشروع والتأكد من تلبيتها. علاوة على ذلك، يقومون بالموافقة على مخرجات المشروع.
ج. المورد الرئيسي لـ PRINCE2
تتضمن أدوار ومسؤوليات كبار الموردين في PRINCE2 تسليم مخرجات المشروع ومنتجاته. كما يتولى هؤلاء المسؤولون إدارة المخاطر والقضايا طوال فترة المشروع.
تتحمل هذه الأدوار الثلاثة في PRINCE2 مسؤولية اتخاذ القرارات بشأن المشروع، ومراقبة التقدم، وضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
2. مدير المشروع
تتضمن أدوار ومسؤوليات مدير مشروع PRINCE2 إدارة المشروع والتأكد من إكماله في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. كما يتعين عليهم التأكد من أن جميع أعضاء الفريق على دراية بأدوارهم ومسؤولياتهم.
3. مدير الفريق
تتطلب إدارة فريق المشروع اهتمام مدير الفريق. ولإتمام المشروع، يتعين على مدير الفريق التأكد من أن الجميع على دراية بأدوارهم ومسؤولياتهم.
4. تغيير السلطة
توافق هيئة التغيير على تغييرات المشروع أو ترفضها. وكجزء من عملية إدارة المشروع، يتعين على الهيئة التأكد من أن جميع التغييرات تتوافق مع خطة المشروع ولن تتداخل مع الجودة الشاملة أو الجدول الزمني للمشروع.
5. ضمان المشروع
يقدم هذا المشورة المستقلة لمدير المشروع ومجلس إدارة المشروع حول ما إذا كان المشروع يحقق أهدافه. علاوة على ذلك، يساعد دور ضمان المشروع PRINCE2 في مراجعة التقدم المحرز في خطة المشروع وتقديم توصيات للتحسينات عند الضرورة.
6. دعم المشروع
يساعد فريق دعم المشروع مدير المشروع والفريق في الجوانب الفنية والإدارية واللوجستية للمشروع. ومن الضروري أن يوفروا لجميع أعضاء الفريق الموارد التي يحتاجون إليها لإنجاز مهامهم.
مع وجود مثل هذه التفاصيل المعروفة حول أدوار ومسؤوليات PRINCE2، فهذا هو الوقت المثالي للحصول على هذه الفرصة المثالية مع دورة PRINCE2 Foundation والشهادة وتحضير أنفسكم لهذا التحدي الجديد.
إدارة مراحل مشروع PRINCE2
هناك سبع مراحل مميزة في أدوار إدارة المشاريع ومنهجيات المسؤولية في PRINCE2. وهي مرحلة ما قبل المشروع، وبدء المشروع، والبدء، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، وإغلاق المشروع، وما بعد المشروع. وتهدف كل مرحلة إلى تحقيق أهداف محددة ومخرجات محددة. وفيما يلي نظرة عامة موجزة على المهام والمسؤوليات الرئيسية التي تنطوي عليها كل مرحلة:
مرحلة ما قبل المشروع: تتضمن هذه المرحلة إجراء دراسات الجدوى وتطوير دراسة الجدوى التجارية. والهدف هو تقييم جدوى المشروع وتحديد أي مخاطر قد تؤثر على نجاحه.
بدء المشروع: خلال هذه المرحلة، يتم تجميع فريق المشروع، ووضع خطة المشروع. يجب تحديد أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة بشكل واضح لضمان نجاح المشروع.
تتضمن عملية البدء تحديد نطاق المشروع، ووضع الأهداف، وتحديد النتائج الرئيسية. ويجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة قادرين على فهم ما يجب إنجازه بوضوح.
التنفيذ: تحدد خطة المشروع الأنشطة التي يتم تنفيذها في هذه المرحلة. الهدف هو تقديم المنتجات والخدمات ضمن الجداول الزمنية والميزانية المتفق عليها.
المراقبة والتحكم: في هذه المرحلة يتم متابعة التقدم المحرز في تحقيق الأهداف، واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة. تهدف هذه المرحلة إلى إبقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق أهدافه.
إغلاق المشروع: خلال هذه المرحلة، يجب استكمال جميع الوثائق اللازمة، وتحرير الأموال والموارد، وأرشفة سجلات المشروع. ولضمان إتمام المشروع بنجاح، يجب الانتهاء من جميع الأمور العالقة.
مرحلة ما بعد المشروع: خلال هذه المرحلة، يتم إجراء مراجعة للمشروع لتحديد الدروس المستفادة. تهدف هذه المرحلة النهائية إلى تحسين المشاريع المستقبلية من خلال دمج أفضل الممارسات المستفادة.
للحصول على خبرة عملية في مراحل إدارة المشاريع PRINCE2، سيكون من المثالي الالتحاق بدورة تدريبية لإدارة المشاريع عبر الإنترنت والبدء اليوم.
تعرف على دورات إدارة المشاريع الأكثر شهرة في SPOTO
ما الذي يجعل من حامل شهادة PRINCE2 حاملاً جيداً؟
سيتمتع الفرد الذي يحمل شهادة PRINCE2 بمجموعة من القدرات والخصائص والمعرفة التي تتوافق مع قيم وإرشادات منهجية إدارة المشاريع PRINCE2. وبصفتي محترفًا معتمدًا في PRINCE2، يمكنني أن أؤكد لك أن هذه الشهادة تساهم بشكل كبير في تزويد الأفراد بالمهارات والمنهجيات الضرورية لإدارة المشاريع بشكل فعال، مما يساهم بشكل كبير في النمو المهني ونجاح المشروع.
فهم مبادئ PRINCE2:
إن حامل شهادة PRINCE2 يفهم بشكل شامل المبادئ السبعة لـ PRINCE2. تشكل هذه المبادئ الأساس للمنهجية وتتضمن مبادئ مثل تبرير الأعمال المستمر، والإدارة على مراحل، والتركيز على المنتجات، والتعلم من الخبرة.
الالتزام بمواضيع PRINCE2:
الكفاءة في دمج وتطبيق مواضيع PRINCE2 السبعة، بما في ذلك دراسة الجدوى، والتنظيم، والجودة، والخطط، والمخاطر، والتغيير، والتقدم. توفر هذه المواضيع نهجًا شاملاً لإدارة الجوانب المختلفة للمشروع.
قيادة المشروع:
إظهار صفات القيادة لتوجيه فرق المشروع وأصحاب المصلحة بما يتماشى مع مبادئ PRINCE2. يتحمل مسؤولية نجاح المشروع ويضمن التعاون الفعال بين أعضاء الفريق.
مهارات إدارة المخاطر:
إظهار الكفاءة في تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها طوال دورة حياة المشروع. استخدام نهج إدارة المخاطر PRINCE2 للتخفيف من مشكلات المشروع المحتملة.
التركيز على قيمة الأعمال:
الحفاظ على فكرة تبرير الأعمال المستمرة، والتأكد من أن المبادرات تستمر في إنتاج قيمة قابلة للقياس وتتماشى مع أهداف المنظمة.
المهارات المطلوبة
في إدارة المشاريع، تعد مجموعة واسعة من القدرات ضرورية لإتمام المشروع بنجاح. تركز منهجية إدارة المشاريع المعروفة PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) على المهارات الصلبة والناعمة للتخطيط والتنفيذ والإشراف على المشاريع بكفاءة. توفر برامج التدريب مثل دورة SPOTO PRINCE2 التدريبية تجربة تعليمية شاملة وتفاعلية، وتزود المشاركين بالمهارات والمعرفة اللازمة لتطبيق منهجية PRINCE2 بفعالية في سيناريوهات إدارة المشاريع.
المهارات الشخصية:
التواصل الفعال: للتواصل بشكل واضح مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة وغيرهم من المشاركين في المشروع، فإن التواصل الفعال أمر ضروري.
القيادة: طوال المشروع، يجب على مديري المشاريع اتخاذ القرارات، وتحفيز وإلهام فريقهم، والتغلب على العقبات.
التعاون الجماعي: القدرة على التعاون مع مجموعة متنوعة من أعضاء الفريق أثناء تنمية بيئة فريق إيجابية وترحيبية.
تعتبر القدرة على التفكير النقدي وحل المشكلات أمرًا ضروريًا لمواجهة العقبات والتوصل إلى الخيارات والتوصل إلى إجابات إبداعية للمشكلات التي تنشأ في المشاريع.
القدرة على التكيف: أصبحت إدارة التغييرات وعدم اليقين ومتطلبات المشروع المتغيرة أسهل بالنسبة لمديري المشاريع في بيئات المشاريع الديناميكية.
إدارة الوقت: إن تحديد الأولويات، والالتزام بالمواعيد النهائية، والحفاظ على توقيت المشروع، كل ذلك يعتمد على وجود قدرات فعالة لإدارة الوقت.
المهارات الصعبة
تخطيط المشروع: القدرة على إنشاء خطط مفصلة مع المواعيد النهائية والمنتجات النهائية والموارد والمعالم.
إدارة المخاطر: القدرة على التعرف على المخاطر وتقييمها والسيطرة عليها في كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع وفقًا لمنهجية إدارة المخاطر في PRINCE2.
إدارة التغيير: القدرة على إدارة وتطبيق التغييرات بطريقة تحافظ على أهداف المشروع في الاعتبار ولا تعرض نجاحه للخطر.
معايير الجودة: تُعرف الكفاءة في وضع معايير الجودة والحفاظ عليها لمنتجات المشروع والإجراءات بإدارة الجودة.
إدارة التكوين: النهج المنهجي لإدارة التغييرات في منتجات المشروع من خلال فهم وتطبيق ممارسات إدارة التكوين.
التحكم في المشروع: القدرة على إعداد أنشطة المشروع ومتابعتها، والتأكد من بقاء المشروع في الموعد المحدد وضمن التسامحات المحددة مسبقًا.
التوثيق والتقارير: القدرة على صياغة وإدارة خطط المشروع والتقارير وغيرها من سجلات المشروع الهامة.
إدارة الموارد: القدرة على إدارة موارد المشروع بشكل فعال، مثل التمويل والموظفين والمعدات.
إغلاق المشروع: فهم الخطوات والمهام اللازمة لإنهاء المشروع، مثل تقييم نجاحه، وتوثيق الدروس المستفادة، والحصول على موافقة المشروع.
تخصيص PRINCE2 للمبادرات: يمكن تخصيص منهجية PRINCE2 لتلبية المتطلبات والظروف الفريدة لمختلف المشاريع أو القطاعات أو الإعدادات التنظيمية.
استخدام برامج وأدوات PRINCE2: معرفة أدوات وبرامج إدارة المشاريع التي تساعد في وضع عمليات ومبادئ PRINCE2 موضع التنفيذ.
كن خبيرًا في إدارة المشاريع من خلال دورات PMP المعتمدة لدينا. عزز مسيرتك المهنية وقُد مشاريع ناجحة بثقة.
خاتمة
في هذا المنشور، قمنا بتحديد الأدوار والمسؤوليات المختلفة في PRINCE2. كما نظرنا في كيفية تقسيم هذه الأدوار إلى أدوار رئيسية وثانوية. إذا كنت ترغب في البدء في PRINCE2 أو ترغب في تجديد معرفتك بالأدوار المختلفة، نأمل أن تكون جميع شكوكك قد تلاشت. بعد فهم جميع الأدوار الرئيسية والثانوية وإذا كنت تشعر بالرغبة في أن تكون جزءًا من مثل هذه المسؤوليات العظيمة، فهذا هو الوقت المناسب لمتابعة دورة SPOTO PRINCE2 والشهادات الضرورية الأخرى. استعد لتحقيق أهدافك بمعرفة رفيعة المستوى وتنفيذ مثالي.
الأسئلة الشائعة
1. ما هي المسؤوليات التنفيذية لـ PRINCE2؟
يمثل المدير التنفيذي مشاركة الشركة الإجمالية في المشروع، وهو يشغل منصبًا بالغ الأهمية في مجلس إدارة المشروع في PRINCE2. وتتضمن مسؤولياته ما يلي:
التأكد من أن المشروع ينتج منتجًا يتوافق مع متطلبات العمل، ويضمن الفوائد المتوقعة، ويقدم قيمة مقابل المال.
اتخاذ القرارات النهائية، وقبول المسؤولية النهائية عن نتائج المشروع، وتحقيق التوازن بين احتياجات الشركة والمستخدمين والموردين.
يتولى المدير التنفيذي مسؤولية تعيين الأعضاء المتبقين في فريق إدارة المشروع، بما في ذلك المستخدم الرئيسي والمورد الرئيسي.
2. ما هو دور مدير تغيير الأعمال في PRINCE2؟
يتركز دور مدير تغيير الأعمال في PRINCE2 بشكل أساسي على الفوائد. بصفته يتصرف نيابة عن المالك المسؤول الأول، يكون هذا الدور مسؤولاً عن تحديد الفوائد وتقييم التقدم نحو تحقيقها وتحقيق التحسينات المقاسة. من الضروري أن يكون مدير تغيير الأعمال في “الجانب التجاري” ليكون بمثابة جسر بين البرنامج والعمليات التجارية. في الحالات التي يؤثر فيها البرنامج على عمليات تجارية مختلفة، قد يحدث تعيين العديد من مديري تغيير الأعمال، مع التركيز على كل منهم على منطقة معينة من العمل.
3. ما هي الأدوار التي لا يمكن دمجها في PRINCE2؟
في PRINCE2، لا يمكن الجمع بين أدوار مدير المشروع ومدير الفريق. فهذه أدوار منفصلة بمسؤوليات منفصلة. يشرف مدير المشروع على المشروع بأكمله وهو مسؤول عن التخطيط الشامل له وتنفيذه ونجاحه. ومع ذلك، يدير مدير الفريق فريقًا محددًا داخل المشروع، مما يضمن أن يقدم الفريق مخرجات عالية الجودة.