هل تستعد للتقدم لامتحان “محترف إدارة المشاريع” (PMP) ®P لتصبح حاصلًا على شهادة “محترف إدارة المشاريع”؟ إذا كان الأمر كذلك، فإنك ستشعر براحة أكبر عند خوض الامتحان عندما تعرف ما يمكن توقعه.
يمكن فهم مجموعات العمليات الخمس على أنها خمس خطوات يمكنك اتخاذها لإدارة المشروع بنجاح. ولا تحمل أي خطوة وزناً أكبر من الأخرى، وتلعب كل واحدة منها دوراً رئيسياً في تنفيذ المشروع بفعالية.
وفيما يلي تفصيل عام لجميع الأقسام التي يغطيها اختبار PMP وما يجب أن تعرفه عن كل قسم منها.
1. البدء
إن أول مجموعة من مجموعات العمليات الخمس التي تحتاج إلى إتقانها لاجتياز اختبار PMP هي بدء المشروع. إن مجموعة عملية البدء في إدارة المشروع هي أساس مشروعك بأكمله. في مجموعة العمليات هذه، تقوم بتطوير الرؤية الخاصة بالمشروع، وهي رؤية كاملة لما تريد إنجازه.
رؤية المشروع هي رؤية عالية المستوى للمشروع، تجيب على بعض الأسئلة الرئيسية حول كيفية تنفيذ المشروع:
ما هي أهداف هذا المشروع؟
هل يتوافق المشروع مع رؤية مؤسستك؟
ما هو نطاق المشروع؟
من هم أصحاب المصلحة في المشروع؟
ما هي المخاطر التي يمكن أن تتسبب في انحراف المشروع عن مساره؟
ما هي الموارد اللازمة لإكمال هذا المشروع بنجاح؟
ما هو الجدول الزمني لإكمال المشروع؟
كم سيكلف هذا المشروع؟
أثناء إجابتك على هذه الأسئلة، لا تقلق بشأن التحديد الشديد. سيأتي تفصيل بقية الأهداف والغايات والنطاق والجوانب الأخرى للمشروع في مجموعات العمليات اللاحقة. في الوقت الحالي، الهدف الرئيسي من مجموعة عملية البدء هو وضع أساس قوي للمشروع وإنشاء رؤية تفيد مؤسستك.
2. التخطيط
المجموعة التالية في اختبار PMP هي مجموعة عملية التخطيط. وتعتمد هذه المجموعة على العمل الذي قمت به في مجموعة عملية البدء، مع إضافة تفاصيل محددة لكل جانب من جوانب المشروع، مثل النطاق والموارد والفرق وما إلى ذلك.
في دليل معهد إدارة المشاريع (PMBOK® Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide، ستجد 24 عملية تخطيط. لن يتم استخدام كل هذه العمليات في كل مشروع. الخطوة الأولى والأكثر أهمية التي يجب عليك اتخاذها خلال مجموعة عمليات التخطيط هي إنشاء خطة إدارة المشروع. هذه هي الوثيقة الرئيسية التي يتم فيها تحديد جميع خططك المحددة للمشروع. اعتبرها بمثابة خارطة الطريق إلى وجهتك. لذلك، إذا خرجت عن مسار مشروعك في أي وقت، يمكنك الرجوع إلى خطة إدارة المشروع وتحديد كيفية العودة إلى المسار الصحيح.
كجزء من الخطة الرئيسية التي تقوم بإنشائها، تحتاج إلى تضمين المواد التالية:
نطاق شامل للمشروع، مع تحديد المعالم الرئيسية والميزانيات والمخاطر وغير ذلك.
تعيينات الفريق وقائد الفريق والمهام الموكلة إليه
جدول زمني مفصل للمشروع باستخدام مخططات جانت لتمثيل الجداول الزمنية بشكل مرئي
خطط التواصل والإجراءات الخاصة بكيفية مشاركة المعلومات
بمجرد الانتهاء من الخطة، يجب تقديمها إلى أصحاب المصلحة والموافقة عليها.
في وقت لاحق من تطوير مشروعك، سيؤتي العمل الشاق الذي قمت به خلال مجموعة عملية التخطيط ثماره. فبدلاً من اتخاذ قرارات اللحظة الأخيرة أو فقدان رؤية المشروع، يمكنك دائماً الرجوع إلى خطة إدارة المشروع.
3. التنفيذ
يميل العديد من حاملي اعتماد PMP إلى القفز مباشرة إلى مجموعة العمليات الثالثة – التنفيذ. ولكن، كما يتضح من مجموعتي العمليات اللتين تأتيان قبل التنفيذ في اختبار PMP، هناك الكثير من العمل الذي يتم القيام به في إدارة المشروع قبل الوصول إلى التنفيذ.
في مجموعة عملية التنفيذ، يبدأ أعضاء الفريق في العمل على مهامهم الفردية، وستبدأ في رؤية ثمار عملهم في شكل مخرجات أو مهام مكتملة. كما يتم إكمال المهام المترابطة بالترتيب الصحيح. على سبيل المثال، إذا كنت تشرف على مشروع تطوير موقع إلكتروني، فأنت تعلم أنه يجب كتابة محتوى الموقع الإلكتروني قبل إطلاق الصفحات الجديدة. الجدول الزمني الذي أنشأته هو المفتاح لضمان إنجاز المهام بالترتيب الصحيح.
4. المراقبة والتحكم
مجموعة العمليات التالية التي ستغطيها في اختبار PMP هي المراقبة والتحكم. بمجرد أن يبدأ المشروع، يجب على مديري المشاريع مراقبة المشروع في كل مرحلة من مراحله، والتأكد من اكتماله في حدود الميزانية وضمن الإطار الزمني المستهدف.
يمكن أن ينحرف المشروع عن مساره بسرعة مع ظهور المشاكل أو تغير الظروف. وهذا يجعل المراقبة المستمرة للمشروع أمرًا ضروريًا. يمكن أن يوضح تتبع التقدم الذي تحرزه أين يجب إجراء التعديلات.
من المهارات الأساسية التي ستحتاجها لإتقان هذه المجموعة العملية من اختبار PMP هي القدرة على تحديد المخاطر أو المشاكل المحتملة. لا بد أن تواجه المشاريع بعض المشاكل، لذا من الضروري أن تصبح بارعاً في المراقبة والتحكم. إذا كان بإمكانك التنبؤ بالمشكلة قبل حدوثها، يمكنك اتخاذ الإجراءات اللازمة لتقليل تأثيرها والحفاظ على سير مشروعك بسلاسة.
إذن، كيف يبدو هذا في الحياة الواقعية؟ لنفترض أنك تدير مشروعًا إنشائيًا، لكن سعر الفولاذ ارتفع بشكل غير متوقع. هذا يعني أنه عندما يحين وقت شراء العوارض الفولاذية، لن تتمكن من شراء العدد الذي كنت تتوقعه في الأصل. قبل حدوث المشكلة، يمكنك إعادة توجيه الأموال من منطقة أخرى من ميزانيتك لتغطية التكاليف المتزايدة لعوارض الصلب.
تتطلب مجموعة عمليات المراقبة والتحكم في مجموعة عمليات المراقبة والتحكم يدًا خبيرة في إدارة المشروع. تأكد دائمًا من وضع نطاق مشروعك في الاعتبار، واثقًا من أنك على المسار الصحيح.
5. الإغلاق
إن مجرد تنفيذ المشروع لا يعني أن عملك قد انتهى. فالمجموعة الخامسة من العمليات – الإغلاق – لا تقل أهمية عن مجموعات العمليات الأربع الأخرى التي تمت تغطيتها في اختبار PMP. فبمجرد تنفيذ المهام الفردية، يجب إكمال المشروع رسمياً.
إن كيفية إنهاء المشروع لا تقل أهمية عن كيفية بدء المشروع. كجزء من مجموعة عملية الإغلاق، ستقوم ببعض الخطوات:
إنشاء تقرير المشروع. سيحدد هذا التقرير كيفية توافق المشروع النهائي مع الأهداف الأصلية والميزانية والنطاق. بمجرد اكتمال التقرير، ستقدمه إلى أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع.
أكمل الأعمال الورقية النهائية. إذا كنت قد عقدت شراكة مع مقاولين أو بائعين خارجيين، فيجب إجراء الدفعات النهائية وإتمام العقود.
قم بإجراء جلسة ملاحظات. يمكن اكتساب الكثير من الأفكار من خلال طلب التعليقات من أعضاء الفريق المشاركين في المشروع. اطلب ملاحظات حول ما الذي نجح بشكل جيد، وما هي التحديات التي واجهها أعضاء الفريق، وكيف يمكن تحسين عملية إدارة المشروع للمستقبل.
أرشفة جميع الوثائق. لجعل إدارة المشروع أسهل في المستقبل، يجب عليك أرشفة جميع المستندات القابلة للتطبيق، بحيث يمكن الرجوع إليها لاحقًا إذا لزم الأمر.
من خلال المعرفة الشاملة بكيفية تنفيذ مجموعات العمليات الخمس هذه، ستكون مجهزاً لاجتياز اختبار PMP والحصول على شهادة PMP. خصص وقتًا لاستكشاف كل عملية من هذه العمليات، وفهم كيفية عملها معًا للحفاظ على المشاريع ضمن الميزانية والوقت المحدد وضمن النطاق.
هل تريد معرفة المزيد عن كيفية اجتياز اختبار PMP؟ قم بتنزيل الدليل الكامل لشهادة PMP الآن.
هل تدرس لامتحان PMP؟
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
شرح 5 أقسام لامتحان PMP® – موارد أكاديمية إدارة المشاريع
About the Author
