شرح واضح لما يقوم به مديرو مشاريع تكنولوجيا المعلومات

مديرو المشاريع هم القوة الدافعة لأي مشروع يصبحون جزءًا منه، وفي عالم تكنولوجيا المعلومات، لا يختلف الأمر في ذلك. إن تقييم مهارات الفريق قبل بدء المشروع، والاستعانة بنقاط القوة المناسبة لإنجاز المهمة، والتواصل الفعال، كلها عناصر حاسمة لما يقوم به مدير المشروع. نحن نعتقد أنه مع الخبرة والتدريب المناسبين، يمكن لأي شخص لديه هدف أن يصبح مدير مشروع أن يصبح مدير مشروع.
من خلال معرفة مسؤوليات مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات منذ البداية، يمكنك الحصول على إحساس أكثر تركيزًا بكيفية الاستعداد.
مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات: نظرة عامة
يستخدم حوالي 80% من مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات المنهجية المعروفة باسم Agile. وهو أسلوب إدارة يركز على المرونة والتعديل المستمر والتسليم المبكر للقيمة لحل المشاكل وبناء الحلول.
يعزز أسلوب أجايل التعاون بين العميل وفريق التطوير ويركز على عمليات التسليم الصغيرة والمتكررة للمنتجات أو المخرجات الجاهزة للاستخدام. بالنظر إلى هذا النهج، فلا عجب لماذا أصبح أسلوب أجايل أكثر شعبية من نهج الشلال التقليدي لمشاريع تكنولوجيا المعلومات.
قائد المشروع مقابل مدير المشروع
يتميز نهج أجايل وطريقة الشلال بعقليات مختلفة عندما يتعلق الأمر بكيفية قيادة مدير المشروع للمشروع.
مدير مشروع أجايل هو قائد أكثر من كونه مديراً. ونعني بذلك أن مدير المشروع ليس كيانًا منفصلًا يشرف ببساطة على الفريق، بل إن مدير المشروع هو عضو في الفريق يعمل جنبًا إلى جنب مع أعضاء الفريق الآخرين.
العمل المرن والحفاظ على وتيرة مستدامة أمران مهمان لفرق العمل الرشيقة. يتأكد مدير المشروع الرشيق من أن الفريق يعمل على تحقيق الأهداف المنتظمة بسرعة ثابتة، ويتحقق من ذلك يوميًا لمعرفة ما إذا كانت هناك أي تعديلات إيجابية يمكن إجراؤها.
ما هي مسؤوليات مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات؟
عادةً ما تشمل مسؤوليات مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات تجميع الفريق وقيادته، وتقييم احتياجات العميل، وإنشاء خارطة طريق قابلة للتحقيق. وكما قد تتصور، هناك الكثير من الفروق الدقيقة والتحليلات اللازمة لتنفيذ هذه المسؤوليات.
تجميع وقيادة فريق المشروع
كما هو مكتوب في المبادئ الـ 12 للإدارة الرشيقة، يحتاج مدير المشروع إلى “بناء المشاريع حول أفراد متحمسين. امنحهم البيئة والدعم الذي يحتاجون إليه، وثق بهم لإنجاز المهمة.”
وهذا يعني أن مديري المشاريع بحاجة إلى أن يكونوا على دراية بنقاط قوة وضعف أعضاء فريقهم، وإعدادهم للنجاح.
تحديد النطاق
يحدد نطاق المشروع أهداف المبادرة – الحاجة التي ستتم معالجتها، أو المنتج أو الخدمة التي سيتم إنتاجها.
هناك عدة طرق لتحديد نطاق المشروع بدقة كقائد للمشروع:
احرص على أن يخصص الراعي ممثلًا يستطيع التحدث باسم العميل/الجهة الراعية، ويساعد في تحديد الميزات والوظائف التي سينتجها الفريق وترتيب أولوياتها. في المشاريع الرشيقة، نطلق على هذا الممثل اسم مالك المنتج.
يعمل مالك المنتج مع الفريق لبناء قائمة بالميزات التي سينتجها مشروع تكنولوجيا المعلومات.
يجب أن يكون مالك المنتج على دراية كبيرة بالمنتج أو الخدمة من أجل تحقيق قيمة للفريق.
يقوم قائد المشروع بمراجعة العقد أو SOW أو المستندات الأخرى التي تصف ما يريده الراعي. يقوم القائد والفريق بمراجعة هذا الوصف بالتفصيل مع الراعي أو مالك المنتج لتحديد كل متطلب بشكل كامل. وبمجرد تحديد هذا النطاق، يمكن للفريق التخطيط للعمل.
يعمل قائد المشروع مع الفريق ومالك المنتج لتحديد النطاق. في المشاريع الرشيقة، يتم تسجيل النطاق في خارطة طريق المنتج وخطة الإصدار على مستوى عالٍ. في المستويات الأدنى، يقوم الفريق بكتابة قصص المستخدمين لالتقاط النطاق، ويقوم مالك المنتج بتصنيفها في تراكمات المنتج. يتم تحديث هذه الأعمال المتراكمة بشكل متكرر لتعكس الميزات الجديدة أو المعدلة، مع ظهور احتياجاتهم أو قيمهم.
أما في المشاريع التقليدية أو مشاريع الشلال، يقوم مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات بتسجيل النطاق في الوثائق، مثل بيانات النطاق، وميثاق المشروع، ووثائق المتطلبات، وهيكل تقسيم العمل.
بغض النظر عن النهج المستخدم – رشيق أو انحداري – يجب على مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات تحديد النطاق أولاً لضمان أن جميع عمليات التخطيط الأخرى مبنية على أساس قوي.
الجدولة والتقدير
يقوم قائد المشروع بتوجيه الفريق في تقدير المدة التي سيستغرقها العمل، وجدولة موعد تنفيذ تلك الأنشطة.
في Agile، بمجرد أن يحدد الفريق العمل القادم في قصص المستخدمين، يقوم الفريق بعد ذلك بتقدير الجهد المبذول لإكمال كل منها. يقوم قائد المشروع بتوجيه هذه المحادثة مع الفريق ومالك المنتج لتخطيط العمل.
بعد المداولات، يوافق الفريق بعد ذلك على هدف العمل للسباق أو التكرار التالي (يسمى دورة العمل)، ويشارك قائد المشروع تلك الخطط والتحديثات مع أصحاب المصلحة المهتمين.
تسمى دورات العمل هذه، على المستوى الجزئي، سباقات السرعة أو التكرارات. وعلى المستوى الكلي، تسمى خطط الإصدار والمعالم الرئيسية.
إدارة الموارد
في مشاريع Agile أو Waterfall، يعمل قائد المشروع على ضمان حصول الفريق على التدريب المناسب والمواد والبرامج والأجهزة والدعم الذي يحتاجونه لإنجاز أعمال المشروع.
هذا عنصر حاسم عندما يتعلق الأمر بأي منهجية لإدارة المشاريع، حيث أن الحصول على الموارد الصحيحة يمكن أن يجعل المشروع أو يفسد المشروع.
إدارة أصحاب المصلحة
يشمل أصحاب المصلحة في المشروع أي شخص لديه مصلحة أو تأثير في المشروع. تعتبر إدارة مشاركة أصحاب المصلحة أمرًا حيويًا بشكل خاص لنجاح مشاريع تكنولوجيا المعلومات، ومن الضروري أن يعمل قادة المشروع مع
الإدارات الأخرى حتى يحصل الفريق على الموارد المخصصة (الأشخاص، معدات الاختبار، إلخ) عند الحاجة.
البائعون الآخرون خارج الشركة.
الجهة الراعية والإدارة العليا لإبقائهم على اطلاع دائم ومستعدين للتدخل عند الحاجة إلى تصعيد الأمور.
تؤثر العديد من مشاريع تكنولوجيا المعلومات على مجموعة واسعة من مجموعات المستخدمين، لذلك فإن قائد مشروع تكنولوجيا المعلومات مكلف بإبقاء هؤلاء الأشخاص في الاعتبار، ومطلعين على آخر المستجدات، وإبلاغهم إذا كان انقطاع الخدمة أو سلوكيات تكنولوجيا المعلومات الجديدة ستؤثر عليهم.
إدارة المخاطر
يتضمن جزء كبير من إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات الاستعداد لأي مخاطر قد تظهر أثناء المشروع. من خلال العمل مع الأقسام المختلفة، يجب على قائد المشروع توجيه الفريق لتحديد وتحليل والتخطيط لأحداث المخاطر بشكل فعال.
لا يمكنك أن تقول “فريقنا رشيق” كوسيلة لتخطي إدارة المخاطر! في حين أن “أجايل” تدور حول المرونة، إلا أن هناك حاجة إلى مستوى من التخطيط للأحداث غير المؤكدة حتى يكون فريقك جاهزًا لكل ما يأتي في طريقه.
مراقبة التقدم
كما ذكرنا، يكون قائد المشروع مسؤولاً عن التواصل مع مجموعات متعددة ومختلفة من الأشخاص الذين لديهم مصلحة في المشروع. أثناء عمل الفريق، يقوم قائد المشروع بجمع التقدم المحرز في المشروع من أعضاء الفريق وتقييم الحالة وإبلاغ ذلك إلى أصحاب المصلحة المناسبين. إنه أمر طبيعي – فهم يريدون معرفة كيف تسير الأمور!
إعداد التقارير والتوثيق
اعتماداً على طبيعة المشروع، قد يطلب أصحاب المصلحة أشكالاً مختلفة من الوثائق. على سبيل المثال، سيكون لدى الرعاة بعض مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة بالنسبة لهم. وقد يكون لدى موظفي العمليات وثائق محددة لدعمهم المستمر. وقد تحتاج مجموعات أخرى إلى بيانات معينة لاحتياجات الامتثال.
يوم في حياة مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات
في حين أن كل مدير مشروع سيكون له روتينه الخاص، إلا أن هناك بعض الخطوات التي توجد عادةً في مشاريع تكنولوجيا المعلومات.
الخطوة الأولى هي الاجتماعات اليومية أو الاجتماعات الدائمة. الفكرة الرئيسية هي جعل كل عضو في الفريق يقف في دائرة ويجيب بإيجاز على ثلاثة أسئلة بسيطة:
ماذا فعلت منذ اجتماعنا الأخير؟
ماذا ستفعل اليوم؟
ما الذي قد يعترض طريقك؟
تساعد هذه الاجتماعات الفريق على البقاء متزامناً. فالاجتماع اليومي سريع وفعال – حيث يخرج كل عضو بآخر المستجدات حول ما يعمل عليه الجميع، وما هي العقبات التي تقف في طريقنا. بعد هذه الاجتماعات مباشرةً، من الشائع أن يجتمع أعضاء الفريق بشكل غير رسمي لتقديم المساعدة أو المشورة السريعة إلى المجموعة التي تواجه عقبة وتحتاج إلى بعض المساعدة.
وبالإضافة إلى دعم الفريق وتذليل العقبات، يقضي قائد المشروع جزءًا من معظم الأيام في تحديث الخطط وتقييم التقدم المحرز والتواصل. يعتبر حل المشاكل جزءًا كبيرًا من الوظيفة، ويصف العديد من مديري المشاريع التشويق في حل المشاكل المعقدة بأنه أحد أكثر الأجزاء المجزية في دورهم.
لا يمكننا الحديث عن “يوم في الحياة” دون ذكر طلبات التغيير! يتعين على مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات الموازنة بين إيجابيات وسلبيات التغييرات المطلوبة بشكل منتظم. يعمل قائد المشروع مع أعضاء الفريق الآخرين لتحديد ما إذا كان طلب التغيير جيدًا أو سيئًا للمشروع، ومناقشته مع مالك المنتج أو الراعي، ثم الموافقة على طلب التغيير أو رفضه
طلب التغيير هذا أو رفضه. وعادةً ما يتعاون مدير المشروع مع مالك المنتج أو الراعي لتحديد أولويات طلبات التغيير التي تمت الموافقة عليها وجدولة العمل المتعلق بها.
من الذي يوظف مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات؟
يزداد الطلب حاليًا على مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات نظرًا للتطورات التكنولوجية ومعدلات التوسع المتزايدة في شركات التكنولوجيا الكبيرة والصغيرة على حد سواء.
تُعد الشركات القائمة على الحوسبة السحابية ومشاريع تطوير البرمجيات وعمليات تصنيع المعدات الأصلية أماكن رائعة للبدء في البحث عن الشركات التي تقوم بالتوظيف.
يعتمد تحديداً من المسؤول عن توظيف مديري المشاريع على حجم الشركة وهيكلها. في معظم الحالات، سيكون لدى الشركة مسؤول توظيف أو مدير توظيف في قسم الموارد البشرية سيكون من الرائع الاتصال به إذا كنت تبحث عن وظيفة.
كيف تصبح مدير مشروع: التعليم والشهادات
أن تصبح مدير مشروع في مجال تكنولوجيا المعلومات، أو أي مجال آخر في هذا الشأن، يبدأ بالتدريب والخبرة. ولكن، التدريب لا ينتهي أبداً.
يجب على مديري المشاريع أن يتعلموا باستمرار ويطوروا مهاراتهم، والطريقة الرائعة للقيام بذلك هي الحصول على شهادة مدير مشروع محترف في إدارة المشاريع.
اختبار PMP هو اختبار صارم. من خلال اجتيازه والحصول على شهادة PMP، يُثبت مديرو المشاريع لأصحاب العمل أنهم من الدرجة الأولى في مهنتهم. ليس من السهل اجتياز اختبار PMP، ولكن من خلال دوراتنا وموادنا الدراسية عبر الإنترنت، نعلم أن أي شخص يضع عقله في الاختبار يمكنه أن يجتازه من أول محاولة.
تقدم SPOTO مجموعة واسعة من الخيارات التعليمية، بدءًا من الدورات المكثفة التي تستمر أربعة أيام مع أفضل مدربي إدارة المشاريع في العالم، إلى الدورات التي يمكنك استخدامها لتعليم نفسك كل ما تحتاج إلى معرفته عن إدارة المشاريع بالسرعة التي تناسبك.
الخلاصة
في عالم تكنولوجيا المعلومات، يجب على قائد المشروع الناجح أن يكون قائد مشروع ناجحاً في التواصل المدروس ونقطة إلهام لفريقه.
لا يتعلق الأمر بإصدار الأوامر والمطالبة بالمواعيد النهائية. فمدير المشروع الفعال هو جزء من الفريق ويقود بالقدوة الإيجابية. يمكن لقادة المشاريع الذين يتبعون منهجية “أجايل” أن يحققوا الكثير من النجاح في عالم تكنولوجيا المعلومات. إن القدرة على التكيّف والتحقق من الفريق بانتظام سيقطع شوطًا طويلاً في تحقيق أهداف مشروعك.