شرح التحول الرشيق: عملية التحوّل الرشيق – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

في العقود التي انقضت منذ كتابة بيان أجايل كمجموعة من القيم التي تعزز الثقة والتعاون والاحترام، تطورت إدارة المشاريع بشكل كبير. لا تقتصر قيم بيان أجايل على تطوير البرمجيات أو إدارة المشاريع. بل يمكن تطبيقها أيضًا على مختلف الصناعات حيث أن “التحول الرشيق” جزء من تطويرها التنظيمي. التحول الرشيق هو خفة الحركة التي تسمح للمؤسسة بالتكيف مع التغييرات باستمرار وبسرعة.
في هذه الصفحة:
ما هو التحول الرشيق؟
عملية التحول الرشيق
استراتيجية التحول الرشيق
فوائد التحول الرشيق
تحديات التحول الرشيق
الوجبات الجاهزة
وحدة تطوير المهارات الشخصية للذكاء العاطفي المجانية
طوِّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المهارات الشخصية المجانية هذه!
ما هو التحول الرشيق؟
التحوّل الرشيق هو رحلة عمل طويلة الأجل لاكتساب “… القدرة على إعادة تشكيل الاستراتيجية والهيكل والعمليات والأشخاص والتكنولوجيا بسرعة نحو فرص خلق القيمة وحماية القيمة.” يسمح التحول الرشيق الناجح للمؤسسة بالتفاعل مع تغيرات السوق والتحولات بسرعة.
تعريف التحول الرشيق هو نهج مستدام ومستمر ومرن للتغيير التنظيمي على جميع مستويات الأعمال والعمليات.
يمكن تحديد التحول الرشيق باستخدام قيم بيان أجايل المتمثلة في العمل الجماعي ذي الأولوية والكفاءة ومساهمة العملاء.
كل رحلة تحول رشيق فريدة من نوعها، كما رأينا في أمازون وأبل وفيسبوك وجوجل ومايكروسوفت. يوضح كل مثال من أمثلة التحول الرشيق الناجح أهمية استخدام خارطة طريق للتحول الرشيق بخطوات واضحة واستراتيجية تحول رشيق لتوجيه الرحلة.
عملية التحول الرشيق
ستفحص عملية التحول بشكل منهجي العمليات والتكنولوجيا وعقلية الفريق والمقاييس بحثًا عن فرص التحسين. عملية التحول التنظيمي ليست سريعة، كما أنها ليست سهلة. مع العمل الجاد والالتزام بالعملية، يمكن أن تكون هناك نتائج بعيدة المدى ومبهرة. على سبيل المثال، يمكن لقائد القسم المالي أن ينظر في عملية دفع فواتير البائعين، وتقنية تسجيل فواتير البائعين، وعقلية فريق الشؤون المالية الذي يقوم بأعمال الفواتير، ومقاييس إنتاجية الفريق. يحدد تحليل التحول الرشيق ما هي التغييرات التي ستجعل عملية العمل أقل تعقيدًا وأكثر كفاءة مع تعزيز عقلية الفريق في التعاون مع فريق العقود من أجل أوقات استجابة أسرع. يتبنى الآن فريق الشؤون المالية الذي كان ثابتًا في السابق عقلية أجايل في عمله اليومي مع بعضه البعض ومع الفرق الأخرى في جميع أنحاء الشركة. تتم معالجة الفواتير بشكل أسرع، مما يؤدي إلى ارتفاع معنويات الفريق وإنتاجيته، وإعداد تقارير مالية أكثر دقة، وعلاقات أقوى مع البائعين.
قد يستغرق تحقيق التحول الرشيق، اعتمادًا على نضج وحجم المؤسسة، سنوات. إن تغيير الثقافة هو الأساس والجزء الأكثر تحدياً في عملية التحول. ففي نهاية المطاف، غالباً ما يقاوم الناس التغيير. خلال الرحلة، ستكون هناك خطوات كبيرة إلى الأمام وانزلاقات إلى الوراء. يجب أن يستثمر الفريق والقسم والقسم وقادة المؤسسة بشكل كامل في العملية حتى يظهر التغيير الثقافي المطلوب ويلتزم به.
استراتيجية التحول الرشيق
لدعم العملية الطويلة لتغيير كيفية إنجاز العمل وتغيير العقلية تجاه العمل، استخدم استراتيجية التحول الرشيق.
الخطوة 1: فهم السبب “لماذا” تحتاج إلى الأجايل
القيم وتغيير الثقافة هما أساس التحول الرشيق. وهذا يعني أن كل شخص في المؤسسة يحتاج إلى فهم سبب حدوث التغييرات. يجب أن يكون الدافع للتحول مدفوعًا بالأعمال ومبررًا بالاستثمار المالي في التغييرات.
ومن الأمثلة على ذلك:
القدرة على تغيير الخدمات أو المنتجات في الوقت المناسب لتلبية احتياجات العملاء.
تقليل البنية التحتية أو التكاليف الإدارية المرتبطة بطبقات البيروقراطية.
العمل على الابتكار والتغيير للحفاظ على الميزة التنافسية أو اكتسابها.
إذا كان “سبب” التغيير هو مجرد القول: “نحن الآن نطبق نظام أجايل”، فإن المؤسسة ليست جاهزة. قم بتوصيل “السبب” للجميع بشكل متكرر ومستمر حتى يكون معروفًا ومفهومًا. سيؤدي فهم سبب تطبيق الأجايل إلى بناء الثقة في العملية.
الخطوة 2: تطوير خارطة طريق للتحول الرشيق
التغيير ليس سهلاً دائماً. تساعد خارطة الطريق ذات الأهداف الواضحة الفريق على الاستمرار في التركيز على المعالم الرئيسية والاستمتاع برؤية التقدم المحرز في الرحلة. يجب أن تتضمن خارطة طريق التحول الرشيق ما يلي:
الأطر الزمنية
معالم تغيير العملية
معالم تغيير المقاييس
المعالم الرئيسية للعقلية والثقافة
سيحدد حجم المنظمة ومدى تعقيدها عدد ونطاق خرائط الطريق اللازمة للتحول الرشيق الكامل. ويوفر معهد إدارة المشاريع (PMI) ®Disiplined Agile (DA) ® لمعهد إدارة المشاريع (PMI) مجموعة أدوات وأفضل الممارسات لضمان تلبية خارطة الطريق للاحتياجات الخاصة بالمؤسسة.
الخطوة 3: تبني أساليب أجايل وتقييم الفريق
يجب الترويج لقيم بيان أجايل في جميع أنحاء المؤسسة أثناء عملية التحوّل وإدراجها في كل عملية أجايل يتم تنفيذها. لا يقتصر التحول الرشيق على منهجية رشيقة محددة، مثل كانبان أو سكروم، لأن القيم هي نفسها لكل منهما. يجب على المؤسسات تبني قيم الأجايل في كل شيء واختيار المنهجية التي تناسب العمل على أفضل وجه.
لتعزيز تنفيذ الأجايل ضمن جهود التحوّل، قم بتقييم الفريق من حيث ملاءمة الثقافة والمواءمة مع قيم بيان أجايل. قم بإقران عملية التقييم بمبادرات أخرى لبناء الفريق، مثل تمكين الفرق من التنظيم الذاتي، وتشجيع التعاون بين الفرق، وتقدير أولئك الذين يمثلون قيم بيان أجايل.
الخطوة 4: التدريب والتوجيه للانتقال إلى أجايل
يجب أن يتم التدريب والتوجيه بالتزامن مع التقييمات لمعالجة الثغرات في المهارات ودعم عقلية النمو اللازمة للتحول المستدام والفعال.
يعد التدريب الرشيق للقادة أداة قوية في رحلة التحول. يمكن للقائد الذي يجسد قيم الأجايل ويدافع عن أسباب التحول أن يكون شريكاً مؤثراً في التحول داخل الفريق وعبر المؤسسة.
يمكن لتدريب الفريق أن يحدد مستوى المهارات ويضمن فهماً مشتركاً للعمليات ضمن إطار عمل أجايل. كما أنه بمثابة تجربة بناء الفريق التي يمكن أن تنتقل إلى تعاون أقوى في العمل.
الخطوة 5: إنشاء مقاييس الأداء الرشيق
يجب تحديد المقاييس في وقت مبكر من عملية التحول ومراقبتها طوال الوقت. يمكن تتبع التقدم والتأخير حتى يتم اتخاذ الإجراءات المناسبة. مثال على مقاييس التحول الرشيق هي
سرعة الوصول إلى السوق
درجات رضا العملاء
مقاييس الجودة
درجات ثقافة الموظفين
ستكون هناك أيضًا أوقات قد تحتاج فيها المقاييس إلى التغيير لتتماشى بشكل أفضل مع تقدم التغيير أو تتناسب مع نضج جهود التحول. وبهذه الطريقة، تكون المقاييس وسيلة لتتبع التقدم المحرز وتطبيق التفكير الرشيق على مستوى المؤسسة.
هل تدرس لامتحان PMP؟
فوائد التحول الرشيق
يعود التحول الرشيق بالفائدة على الأعمال من خلال زيادة الإنتاجية، وزيادة كفاءة العمليات، والروح المعنوية القوية للفريق عند تنفيذه بخارطة طريق قوية وقادة ملتزمين. أصبحت المرونة في مواجهة التحديات هي القاعدة في جميع أنحاء الأعمال. تتمتع ثقافة التحول الرشيق بالتنظيم الذاتي وتمكين الموظفين المدفوعين بالقيم المشتركة. كما أن الثقة والاحترام، وهما من قيم بيان أجايل، جزء لا يتجزأ من العمل الجماعي، مما يؤدي إلى مزيد من الفرص للتكيف مع التغيير وتفعيل الأفكار المبتكرة.
تحديات التحول الرشيق
في مقال “هارفارد بيزنس ريفيو” بعنوان “من أجل تحول رشيق، اختر الأشخاص المناسبين”، يشارك الباحثون أنه في استطلاع شمل 112 شركة، “… أفاد ما يقرب من 90% من الشركات أنها واجهت صعوبات في تطبيق التحولات الرشيقة على مستوى المؤسسة، حتى بعد النجاح في المشاريع الأولية الصغيرة النطاق.” فالفرق التي تستخدم أدوات أجايل لا تساوي المؤسسات الرشيقة.
فالعديد من تحولات أجايل لا تصل إلى أبعد من ذلك بسبب الافتقار إلى التخطيط، والثقافة السامة، والفشل في معرفة أسباب بدء الرحلة. يمكن أن يرتبط عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، وإرهاق الموظفين، وعدم رضا العملاء، والتدريب المكلف بالتحول الرشيق.
الوجبات الجاهزة
يعد التحول الرشيق هدفاً أكبر وأكثر طموحاً من مجرد استخدام عدد قليل من الفرق لأساليب أجايل. يتم تحقيقه على أفضل وجه عندما يجلب الجميع في المؤسسة المرونة إلى نهجهم في العمل ويعزز ثقافة مبنية على قيم الأجايل.
وعلى الرغم من أن العملية فريدة من نوعها لكل شركة، إلا أن هناك استراتيجيات معروفة تزيد من احتمالية نجاح التحول الرشيق. إن استخدام موارد معهد إدارة المشاريع (PMI)، مثل خارطة طريق التحول الرشيق المنضبط (DA)®Agile، جنبًا إلى جنب مع التدريب والتوجيه الرشيق المستهدف، يضع شركتك في وضع أفضل لرحلة تحول فعالة وناجحة.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت