سياق مشروع PRINCE2 | سياق مشروع PRINCE2 | سياق مشروع PRINCE2 | تكييف PRINCE2 | تكييف PRINCE2

فهم سياق المشروع
إن سياق المشروع، إلى جانب المبادئ والأشخاص والممارسات والعمليات، هو العنصر الخامس في PRINCE2.
يمكننا التفكير في سياق المشروع بخمس طرق رئيسية:
سوف تستكشف بقية هذه المقالة كل عنصر من هذه العناصر الخمسة وتصف الآثار المترتبة على تصميم طريقة PRINCE2.
السياق التنظيمي
لا تفترض PRINCE2 أي سياق تنظيمي معين. في أي مشروع، سيكون هناك قادة أعمال يقدمون مبررات المشروع ويلتزمون بالموارد اللازمة للمشروع. سيكون هناك مستخدمون يحددون النتائج المتوقعة (المعروفة باسم المنتجات في PRINCE2)، وسيكون هناك موردون يساهمون بالموارد وخبراتهم لتصميم وبناء هذه المنتجات.
لا تفرض PRINCE2 علاقات تنظيمية محددة بين هؤلاء المستخدمين والموردين وقادة الأعمال. فقد ينتمون جميعهم إلى نفس المنظمة أو من منظمات مختلفة، ومن المحتمل أن يكونوا مرتبطين بعقود تجارية.
في إطار عمل PRINCE2، يكون قادة الأعمال من الكيان الذي بدأ المشروع (المنظمة المكلفة أو الشركة). وتتوافق قراراتهم مع استراتيجية المنظمة وأهدافها وسياساتها.
من الممكن أيضًا أن يكون المشروع جزءًا من برنامج أو محفظة داخل المنظمة، أو قد يكون مشروعًا قائمًا بذاته. في جميع هذه الحالات، يمكن تطبيق PRINCE2 بنجاح.
السياق التجاري
قد تنشئ الشركة علاقة تجارية مع أحد الموردين لتوفير منتجات تلبي متطلبات المستخدمين، كما هو موضح في حالة المشروع. يهدف الكيان الذي يقدم المشروع (المورد) إلى تلبية حاجة محددة معترف بها من قبل الشركة (العميل).
قد تقسم الشركة المشروع إلى عناصر مختلفة، حيث يتم تسليم عناصر مختلفة من قبل موردين مختلفين. وفي الوقت نفسه، قد تتم إدارة بعض العناصر داخلياً، على سبيل المثال، من قبل أقسام مثل تكنولوجيا المعلومات أو المرافق.
من من وجهة نظر المورد، قد تكون التسليمات بموجب اتفاقية ملزمة قانونًا نابعة من عملية الشراء. وللوفاء بهذه النواتج، يمكن للمورّد أن يستعين بمقاولين من الباطن، حيث يقوم كل منهم بتسليم نواتج فرعية.
وفي السياق التجاري، قد توجد علاقات تجارية بين الموردين. فبدلاً من علاقة مباشرة بين العميل والمورّد من طرفين، يمكن أن تشمل المشاريع عدة مؤسسات مرتبطة بعقود متعددة. قد يكون لدى عميل واحد علاقة تجارية مع مقاول رئيسي واحد، أو قد يكون هناك العديد من العملاء والموردين، ولكل منهم دوافع متميزة لمشاركتهم في المشروع.
وتصف جميع هذه العقود بين المؤسسات كيفية تنفيذ العميل (العملاء) والمورد (الموردين) للمشروع بشكل مشترك. يجب أن تنعكس الالتزامات والحقوق الموضحة في العقد على كيفية إدارة المشروع والتي بدورها تتطلب تصميم منهجية PRINCE2 وفقاً لذلك.
طريقة التسليم
تصف طريقة التسليم كيفية تنفيذ عمل المشروع. قد يستخدم المشروع طريقة تسليم واحدة، أو عدة طرق، حسب احتياجاته. تشمل الطرق الثلاثة الأكثر شيوعًا ما يلي.
طريقة التسليم المتسلسل
هنا، كل جزء من العمل اللازم لتصميم وبناء المنتج يتبع ترتيباً محدداً. ويظهر المنتج إما أثناء المشروع أو عند انتهائه. ويمثل مشروع البناء مثالاً على ذلك، حيث يتبع التصميم جمع المتطلبات قبل بدء البناء الفعلي.
النهج التكراري التكراري
عادة (ولكن ليس دائماً) يتم استخدام هذا النهج لتطوير المنتج. وتتضمن هذه الطريقة دورات متكررة من جمع المتطلبات والتصميم والتطوير أو الترميز والاختبار طوال عمر المشروع. وغالبًا ما يطلق عليه اسم الطريقة “الرشيقة”.
النهج الهجين
تدمج هذه الطريقة بين النهجين السابقين. قد تتبنى بعض جوانب المشروع أسلوبًا تسلسليًا، بينما تتبنى جوانب أخرى أسلوبًا تكراريًا تدريجيًا. على سبيل المثال، قد يتبع تطوير البنية التحتية لخدمة ما النمط التسلسلي، في حين أن إنشاء بوابة مستخدم للوصول إلى تلك الخدمة قد يكون تكراريًا-تزايديًا.
يؤسس PRINCE2 بيئة منظمة مناسبة لمختلف طرق التسليم. فهي لا تملي أو تفترض مسبقًا أي طريقة محددة. يمكن استخدام أي أسلوب تسليم، شريطة فصل عمل إدارة المشروع عن عمل تسليم المنتجات.
سياق الاستدامة
عادةً ما يكون لدى الشركات أهداف والتزامات الاستدامة التي يجب أن يتماشى معها المشروع أو يدعمها. تشكل اعتبارات الاستدامة هذه أهداف المشروع وإدارته. تلبي طريقة PRINCE2 متطلبات الاستدامة هذه من خلال احتساب الاستدامة ضمن مؤشرات الأداء الرئيسية السبعة لإدارة المشروع. كما تدمج الطريقة أيضاً الاستدامة في أدوارها (تعيين واجبات الاستدامة)، ووثائقها (على سبيل المثال الخطط والتقارير)، وممارساتها (على سبيل المثال حالة العمل)، وعملياتها (على سبيل المثال أنشطة التحقق من متطلبات الاستدامة).
في حين أن “الاستدامة” عادةً ما تُقرن بالاهتمامات البيئية، إلا أن تفسيرها يمكن أن يختلف بين المؤسسات. فبالنسبة للبعض، يتعلق الأمر بالبصمة البيئية للمشروع؛ وبالنسبة للبعض الآخر، فإنه يأخذ في الاعتبار التكاليف الإجمالية لعمر المنتجات التي يقدمها المشروع ومرونتها التشغيلية. قد تركز بعض المشاريع، مثل تركيب الألواح الشمسية، بشكل جوهري على الاستدامة.
في دليل PRINCE2، يشير مصطلح “الاستدامة” إلى أي مجموعة من أهداف التنمية المستدامة السبعة عشر كما حددتها الأمم المتحدة.
النطاق
تتسم منهجية PRINCE2 بالمرونة من حيث إمكانية تكييفها مع المشاريع البسيطة والصغيرة أو المشاريع المعقدة والكبيرة.
من المهم ملاحظة أن الحجم المتصور للمشروع هو أمر ذاتي بالنسبة للمنظمة المضيفة. بالنسبة لشركة عالمية، قد يطغى ما يُعتبر مشروعًا صغيرًا على ما تصنفه مؤسسة أصغر حجمًا على أنه مشروع كبير. وغالباً ما يكون من الأفضل تصنيف المشاريع على أنها “بسيطة” بدلاً من “صغيرة” و”معقدة” بدلاً من “كبيرة”. عادةً ما يتلخص الأمر في تقييم المؤسسة لمخاطر المشروع وأهميته مقارنةً بعملياتها الروتينية.
لتتناسب مع حجم المشروع، تقدم PRINCE2 التصميم من خلال مزيج مما يلي.
هياكل الحوكمة
يتضمن ذلك التفاعل الهرمي بين طبقة الأعمال ومجلس إدارة المشروع ومدير المشروع ومدراء وفرق العمل وفرق العمل.
تعيينات الأدوار
الاختيارات المتعلقة بمسؤوليات المشروع التي يتم تخصيصها للأفراد عبر مجموعات المستخدمين والأعمال والموردين (على سبيل المثال، دمج الأدوار للمشاريع الأبسط وفصلها للمشاريع المعقدة).
وثائق المشروع
درجة الشكلية والتفاصيل في وثائق المشروع (يشار إليها باسم “منتجات الإدارة” في PRINCE2).
ضوابط المشروع
صلابة ضوابط المشروع، مثل عدد مرات إصدار التقارير وإجراء المراجعات.
مناهج الإدارة
تحديد ودمج مناهج الإدارة، مثل الإدارة التجارية أو نهج إدارة التغيير.
مراحل الإدارة
عدد مراحل الإدارة وحزم العمل التي يتم تقسيم المشروع إليها.
أهداف الأداء
تحديد أهداف أداء المشروع وأهدافه والتفاوتات المسموح بها (التفاوتات المسموح بها).
تكييف PRINCE2
في PRINCE2 يشير مصطلح “التكييف” إلى الخطوات التي يتخذها فريق إدارة المشروع للممارسات والعمليات والأدوار والمنتجات الإدارية لضمان تلبيتها لاحتياجات سياق المشروع.
يعد “التكييف بما يتناسب مع سياق المشروع” أحد المبادئ السبعة لـ PRINCE2. الهدف من التفصيل هو إنشاء عمليات إدارة المشروع والحوكمة بدرجة لا تثقل كاهل فريق المشروع. والهدف من ذلك هو توفير مستوى مناسب من الحوكمة والتخطيط والرقابة التي تتماشى مع مبادئ PRINCE2، مع مستوى من المخاطر يعتبر مقبولاً.
تحديد المسؤولية
مدير المشروع مسؤول عن تحديد وتوثيق درجة التخصيص للمشروع. يؤثر التكييف على إدارة المشروع، لذا يجب إدراجه في وثائق بدء المشروع (PID)، وتقييمه من قبل أصحاب المصلحة المعنيين، وإقراره من قبل مجلس إدارة المشروع. يجب أن يقدم ضمان المشروع المشورة لكل من مجلس إدارة المشروع ومدير المشروع حول درجة التكييف المناسبة للمشروع.
الاتفاق على متطلبات التكييف
أثناء عملية “بدء المشروع”، يقوم مدير المشروع بتوثيق نهج التخصيص للمشروع.
عند القيام بذلك، غالبًا ما يتعين على مدير المشروع تعديل التوجيه والإشراف على المشروع لاستيعاب التأثيرات الداخلية والخارجية التي تؤثر على تنفيذ المشروع. يجب تسجيل أي خروج عن أسلوب إدارة المشروع النموذجي للشركة والاتفاق عليه.
الجوانب التي يجب تكييفها
هناك مجالات رئيسية في PRINCE2 يمكن تكييفها.
يمكن دمج عمليات PRINCE2 أو تعديلها.
يمكن تطبيق ممارسات PRINCE2 باستخدام تقنيات مناسبة للمشروع.
يمكن دمج الأدوار أو تقسيمها، إذا تم دعم المساءلة وتجنب تضارب المصالح.
يمكن دمج منتجات الإدارة أو فصلها إلى منتجات أو مصادر بيانات متعددة.
يمكن تعديل المصطلحات لتتناسب مع المعايير أو السياسات التنظيمية، طالما يتم تطبيقها بشكل متسق.
اعتبارات التكييف
العوامل البيئية وعوامل المشروع
يمكن لكل من العوامل البيئية وعوامل المشروع تقييد وتشكيل كيفية تصميم المشروع. يجب أن تتكامل عمليات المشروع بسهولة مع سياسات مؤسسة الأعمال وعملياتها وأساليبها ومعاييرها. يجب أن يراعي التخصيص أيضًا العوامل الخارجية للمنظمة مثل المعايير أو القوانين أو اللوائح البيئية.
كما يمكن أن تحد كفاءة المشاركين في المشروع (على سبيل المثال، مدى خبرتهم في إدارة المشروع) من درجة التوجيه المطلوب. كما يجب أيضًا مراعاة ما إذا كان هناك سياق تجاري عند التصميم.
كما يمكن أن يلعب تطوير المنتجات المتخصصة دورًا أيضًا لأن المتخصصين عادةً ما يقومون بممارسات العمل (مثل التسليم الرشيق) التي تتناسب مع نوع المنتج الذي يقدمونه. يجب على مدير المشروع توحيد هذه الممارسات لضمان إنتاج مخرجات المشروع ونتائجه وتحقيق الفوائد.
وما إذا كان المشروع جزءًا من برنامج أو محفظة مستمرة أمر مهم أيضًا. في مثل هذه الحالات، قد يتم إعطاء العمليات أو الإجراءات أو التقنيات أو الأساليب أو المناهج لمدير المشروع من قبل مكتب المشروع أو البرنامج أو المحفظة (PMO) لاعتمادها.
في جميع الحالات عندما يتطلب تصميم الحوكمة الفعالة الحفاظ على تسلسل واضح للمساءلة من المستويات العليا إلى مستوى المشروع.
المصطلحات
تلعب المصطلحات المتسقة دورًا مهمًا أيضًا لأن الاستخدام الموحد للغة والمصطلحات يساعد على التواصل والفهم. يجب أن تعكس طريقة إدارة المشروع، قدر الإمكان، اللغة المستخدمة داخل المنظمة.
تصميم العمليات والموضوعات وتوصيف الأدوار
يرتبط تصميم العمليات والأدوار وتوصيف الأدوار والمنتجات ارتباطاً جوهرياً. يتم تنفيذ جميع الأنشطة داخل عمليات PRINCE2 من قبل واحد أو أكثر من أدوار فريق إدارة المشروع وتولد واحد أو أكثر من منتجات إدارة PRINCE2.
من الجيد البدء بتعديل عمليات PRINCE2، وتحديثها بأي مصطلحات جديدة، ومراجعة نموذج العملية والأنشطة، لتعكس الأساليب التشغيلية للمؤسسة. يمكن بعد ذلك تصميم التوصيف التفصيلي للأدوار والأدوار لتتماشى مع العمليات.
يتم تطبيق ممارسات PRINCE2 ضمن أنشطة العمليات. يجب أن تقرر المنظمة كيفية استخدام كل ممارسة ضمن طريقة إدارة المشروع الخاصة بها. إن وجود عمليات تنظيمية محددة جيدًا لجوانب إدارة المشروع مثل المخاطر والمشكلات والجودة والتواصل يضمن معالجة هذه الجوانب باستمرار. ويساعد ذلك أيضًا على تخفيف العبء عن كل مدير مشروع في تحديد عملياته الخاصة.
إدارة الطريقة
على الرغم من أن كل مشروع من مشاريع PRINCE2 يجب أن يكون مصممًا خصيصًا، إلا أن العديد من المشاريع المتشابهة داخل نفس المنظمة قد تشترك في العديد من أحكام التصميم المتشابهة. في هذه الحالة، يمكن أن تستفيد المنظمة من وجود نهج قياسي للتخصيص عبر مشاريع متعددة.
إذا شرعت المنظمة في مسار اعتماد نسخة مخصصة من PRINCE2 في جميع أنحاء المنظمة، فإن الطريقة لا تزال تتطلب الإدارة والصيانة. لذلك يجب أن تتضمن الطريقة أدلة أو إجراءات أو عمليات لشرح كيفية إدارتها، إلى جانب الأدوار وتوصيفات الأدوار المقابلة.
وينبغي أن تتضمن الأدوار دورًا لإدارة بنية الطريقة الشاملة، مع ضمان عمل نموذج العملية وعناصرها بشكل جماعي. وسيشمل دور آخر لإدارة كل عنصر من عناصر الأسلوب، مما سيمكن مهندس الأسلوب من تفويض أفراد مختلفين لإدارة كل عنصر.
تصميم القواعد والمبادئ التوجيهية
يجب أن تتضمن أي طريقة مشتقة من PRINCE2 مبادئها السبعة، بما في ذلك مبدأ “التكييف بما يتناسب مع المشروع”. ويعني ذلك أن الطريقة يجب أن تحتوي على إرشادات للتخصيص.
يمكن للمنظمات أن تنظر في تصنيف مشاريعها حسب درجة تعقيدها وتقديم إرشادات حول كيفية تصميم كل فئة. والهدف من ذلك هو توجيه ممارسي المشروع في تحديد ما يشكل إدارة المشروع “بما يكفي” لضمان نجاح المشروع.
بالنسبة لجميع المشاريع، يجب أن يضمن مدير المشروع وجود طريقة فعالة وآمنة لتخزين المعلومات وتوزيعها. بالنسبة للمشاريع الأكثر بساطة، قد يكون السجل والعرض الحائطي كافيًا، ولكن بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا، يجب تطوير نظم المعلومات وتنفيذها.
تضمين الطريقة المصممة خصيصاً
هناك فوائد يمكن الحصول عليها للمنظمة من النظر في نماذج النضج مثل P3M3 والسعي إلى تضمين PRINCE2 داخل المنظمة. سيتطلب تضمين PRINCE2 نهجاً لإدارة التغيير لتمكين جميع الممارسين من تطبيق الطريقة بطريقة متسقة في جميع المشاريع.