بصفتي مستشارًا لإدارة المشروع ، أعمل كثيرًا مع كبار المديرين على مستوى المدير وما فوق. حاليًا ، أقدم تقارير إلى اثنين من المديرين التنفيذيين من المستوى C. ثالثًا ، في الواقع ، إذا احتسبت نائب الرئيس الذي أتبعه في مشروع سحابي معين. بمرور الوقت ، أدركت أن هناك مجموعة معينة من السلوكيات التي أحتاجها لإتقانها من أجل التواصل بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
تحدث باستخدام مصطلحات الإدارة العليا ، وليس مصطلحاتك
عندما يتواصل مديرو المشاريع ، فإننا نميل إلى التحدث من حيث مخططات جانت أو التبعيات ، واستخدام المصطلحات مثل النهاية إلى البداية ، والتعويم ، والتأخير. (أو في Agile ، سباقات السرعة والسرعة.)
في حين أن كل هذه المصطلحات جيدة وضرورية بالنسبة لنا للتواصل مع بعضنا البعض ، إلا أنها ليست بالضرورة ما تريد الإدارة العليا سماعه. بينما نركز على مشروعنا أو مشاريعنا ، تركز الإدارة العليا على مجموعة المشاريع والبرامج ، وخلق مزايا استراتيجية ، و “صنع الأرقام” ، والابتكار ، وتنمية السوق ، واستغلال المزايا التنافسية على سبيل المثال لا الحصر. خلاصة القول – لاستخدام مصطلح الإدارة – هو أنك بحاجة إلى التواصل مع الإدارة العليا باستخدام شروطهم ، وليس شروطك.
إتقان السلوكيات عند التواصل مع الإدارة العليا
فيما يلي قائمة بالسلوكيات التي تعلمت أن علينا إتقانها عند التواصل مع الإدارة العليا:
التواصل بوضوح وفعالية. إنه ليس مجرد شعار تضعه على صفحتك على LinkedIn. تحتاج الإدارة إلى الوضوح. إذا كنت تكتب تقريرًا للإدارة ، ففكر في عدة مستويات للأعلى. آخر شيء تريدهم أن يقولوه هو “لا أفهم ما يشير إليه هذا”. أو حتى الأسوأ من ذلك ، “هذا به أخطاء نحوية وإملائية سيئة.” لديك مدققات إملائية – استخدمها. و / أو احصل على شخص تثق برأيه لمراجعة تقاريرك قبل مشاركتها.
ضع نفسك مكانهم. فكر في الأشياء التي تهمهم وعندما تقترب منهم ، افهم أنهم لا يريدون أن يسمعوا عن السطر 140 في مخطط جانت الخاص بك. ليس إلا إذا كان هناك سبب للسير في هذا الطريق ، على سبيل المثال ، هناك بعض المخاطر أو الفوائد التي ينطوي عليها الأمر.
اجعل اجتماعاتك موجزة. نادرًا ما أحصل على أكثر من 30 دقيقة مع أحد كبار المديرين ، إن حدث ذلك. وحتى ذلك الحين ، في أحسن الأحوال مرة واحدة في الأسبوع. لذا ، تأكد من أنك مستعد لما تريد قوله أو عرضه. لديهم القليل من الوقت للكلمات الإضافية أو لتوضيح المشكلة التي يفهمونها بالفعل. أخبرهم بما ستفعله حيال ذلك. إنهم مشغولون للغاية وإذا كان بإمكانك جعل اجتماعهم الذي يستغرق 30 دقيقة في اجتماع مدته 15 دقيقة ، فهذا أفضل بكثير.
اعرف بالضبط ما يريدون – وقم بتسليمه. كجزء من دوري ، يجب أن أقدم المحفظة في جدول بيانات كل أسبوعين. نعم ، إنه موجود أيضًا في لوحة تحكم إلكترونية. لكن الإدارة الحالية تحب Excel ، لأنها تحب الجداول المحورية والفرز. كما أنهم يفضلون ألا يكون لجدول البيانات أي اختلاف في الخط والتمرير وما إلى ذلك من فترة إعداد التقارير إلى فترة إعداد التقارير. لذلك ، أتأكد أثناء التحقق من المحتوى ، يقوم المشرف بإجراء تدقيق مزدوج بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية وما إلى ذلك. هذه الأشياء مهمة.
المقاييس. تحب الإدارة الأشياء التي يمكنها قياسها. “كيف أفعل الآن مقارنة بما كنت أفعله بالأمس؟” “هل المشروع في الموعد المحدد والميزانية؟” لا تقلها فقط – اثبت ذلك.
الاقل هو الاكثر. لقد فقدت عدد المرات التي تم فيها تقليص عروض الباوربوينت الفخورة الخاصة بي من 8 شرائح إلى 4 شرائح ، وفي النهاية من 2 إلى بالكاد 1. اجعلها موجزة. قد يكون التقرير الذي ترسله جزءًا من تقرير أكبر يتم توحيده وقد يكون لدى مديرك وقت أقل لإبلاغه عند الشك ، انظر النقطة الثالثة.
لا مزاح. لا يتمتع المديرون بشكل جماعي بروح الدعابة. بشكل فردي يمكنهم ذلك. لكنهم قلقون بشأن ألف شيء ومشروعك مجرد واحد منهم. وما لم تكن كبيرًا جدًا ، فلا داعي للقلق بشأن المشروع.
تقبل ردود الفعل السلبية بلطف. بعض هؤلاء الرؤساء أقوياء حقًا. ولكن إذا قدموا لك ملاحظات حول أدائك أو كيف تتعامل مع نفسك مع أحد العملاء ، فاستمع إليها دون أن تكون دفاعيًا.
اجعلها تبدو جيدة. سواء كنت تعمل بدوام كامل أو كمستشار ، فإنهم يقومون بتعيينك لسبب واحد – النتائج. عندما يمكنهم الذهاب أمام رؤسائهم والقول ، “لقد انتهى هذا المشروع” ، أو “نحن نعلم أين توجد المخاطر وقد خففناها” ، فهم سعداء جدًا.
لا تتوقع حبًا غير مشروط. سمعت استشاري يقول ذلك مرة واحدة لمجموعة. اسمه Alan Weiss وهو يعرف شيئًا أو اثنين عن الاستشارات وينجز المهمة. إذا كنت تعمل في منظمة تحتفل بالنجاح ، فهذا جيد لك. إذا لم تفعل ذلك ، فستحتاج إلى العثور على مكافأتك في شيك راتبك وفي وظيفة أحسنت القيام بها.
قف على أرض الواقع. الإدارة – الإدارة الجيدة – لا تبحث عن نعم الرجال / النساء أو الشخص الذي يرتجف. أنت بحاجة إلى توضيح قضيتك بوضوح ، وتحمل المسؤولية عندما ترتكب خطأ ودعم حججك بشكل احترافي.
ملخص
في الختام ، أنا لا أقول أنه يجب عليك التخلي عن مخططات جانت وسجلات المخاطر. استخدمها للتواصل مع زملائك ، وإذا كانوا يريدون رؤيتهم ، الإدارة العليا. لكن فهم أن الإدارة العليا تفكر في الأشياء من منظور مختلف عما أنت عليه عادة. وكلما فهمت هذا المنظور بشكل أفضل وما يحتاجون إليه ، زادت نجاحك على المدى الطويل.
