سجل المخاطر في إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

تعتبر المخاطر أمرًا مفروغًا منه في أي مشروع، وكما نحب أن نقول، فإن أكبر خطر هو تجاهل إدارة مخاطر المشروع. تتمثل إحدى الاستراتيجيات التي تساعدك على توقع مخاطر المشروع المحتملة والتخطيط لها في إنشاء سجل للمخاطر وتقرير للمخاطر. يستخدم محترفو إدارة المشاريع (PMP) سجل المخاطر وتقرير المخاطر في المشاريع التي تنطوي على مخاطر أو المشاريع التي تنطوي على مخاطر.
هذه النظرة العامة على سجل المخاطر من قبل خبرائك في أكاديمية إدارة المشاريع هي مصدرك الكامل حول “من وماذا ومتى وأين وأين ولماذا” لسجلات المخاطر في إدارة المشاريع.
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرّف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
تعريف سجل المخاطر في إدارة المخاطر والغرض منه
سجل المخاطر هو مستند يُستخدم لتتبع مخاطر المشروع والفرص المتاحة خلال دورة حياة المشروع والإبلاغ عنها. يمكن أن تساعدك محتويات هذه الأداة على تحديد وتنظيم المعلومات حول المشكلات المحتملة التي يمكن أن تؤثر على عناصر المشروع ونتائجه. فيما يلي بعض الاستخدامات الأخرى لسجل المخاطر:
تحديد المخاطر المحتملة
التنبؤ باحتمالية وقوع حدث خطر ما
وضع ضوابط للتخفيف من المخاطر
وضع خطة استجابة في حالة حدوث خطر ما.
إنشاء تقرير مخاطر لتلخيص مخاطر المشروع الإجمالية والتواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع ودعم إدارة المخاطر بشكل عام
وأكثر من ذلك بكثير!
بالنسبة لبعض المشاريع، تكون سجلات المخاطر مطلوبة لتلبية لوائح الامتثال. ومع ذلك، فإن سجل المخاطر هو أداة أساسية لاختبار PMP لأي مشروع، بغض النظر عن حجمه أو تعقيده أو مجاله. على الرغم من أنه من المستحيل توقع كل المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على مشروعك، إلا أن سجل المخاطر سيساعدك على وضع خطة فعالة لإدارة المخاطر لمنع المخاطر من عرقلة مشروعك.
ما الفرق بين المشكلة والمخاطر؟
في حين أن الخطر هو حدث لم يقع بعد، فإن المشكلة هي حدث قد وقع بالفعل. وتصف كل من المشكلات والمخاطر الأحداث أو الظروف الإشكالية التي يمكن أن تؤثر على عناصر مشروعك أو نتائجه.
بصفتك مدير مشروع، يجب أن تعرف كيفية تخزين وتتبع وتنظيم المعلومات حول كل من المخاطر والمشكلات. يُطلق على المستند الذي تستخدمه لتخزين المحتوى المتعلق بالمخاطر اسم سجل المخاطر، بينما يُطلق على المستند الذي تستخدمه لتخزين المحتوى المتعلق بالمشكلات اسم سجل المشكلات.
متى يتم إنشاء سجل المخاطر؟
يتم إنشاء سجل المخاطر عندما يحمل المشروع العديد من الأجزاء المتحركة أو الكثير من المخاطر. كلما كان المشروع أكثر تعقيدًا، كلما كان إنشاء سجل للمخاطر أكثر أهمية. ومع ذلك، فإن وجود سجل للمخاطر مفيد لأي مشروع. حتى تضمين جدول بيانات بسيط في خطة مشروعك يمكن أن يساعدك على تتبع المخاطر وتخفيفها.
وبالمثل، في حين أن سجل المخاطر يتم إنشاؤه عادةً خلال مرحلة تنفيذ المشروع، إلا أنه ليس من السابق لأوانه أبدًا البدء في التفكير في إدارة المخاطر. يجب أن تبدأ إدارة المخاطر بمجرد البدء في تخطيط المشروع. وكلما أسرعت في إنشاء سجل مخاطر المشروع، كلما كان لديك مستند شامل في متناول اليد لمساعدتك في إدارة المخاطر والإبلاغ عنها.
من يقوم بإنشاء سجل مخاطر المشروع؟
عادةً ما يكون مديرو المشاريع مسؤولين عن إنشاء سجل مخاطر المشروع. ومع ذلك، إذا كان فريق مشروعك يضم محترفًا متخصصًا في إدارة المخاطر، مثل أحد محترفي إدارة المخاطر في معهد إدارة المشاريع (PMI-RMP)®، فإن إنشاء المحتوى في سجل المخاطر والحفاظ عليه سيكون من مهامهم.
على الرغم من ذلك، يجب على كل عضو في فريق المشروع المساهمة بمحتوى في سجل المخاطر إن أمكن. قد يكون شخص واحد على علم بمخاطر لا يعلم بها أي شخص آخر، وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يتأثر أي شخص بأي مخاطر على المشروع. ونتيجة لذلك، يمكن أن يساعد ذلك على التعاون في تحديد المخاطر وخطط الاستجابة للمخاطر المناسبة.
ما الذي يتضمنه سجل المخاطر؟
هناك العديد من الطرق لإنشاء سجل المخاطر، ولا توجد طريقة واحدة صحيحة. قد تحتاج إلى تضمين الكثير من التفاصيل في سجل المخاطر الخاص بك، أو قد تحتاج إلى أداة بسيطة لمساعدتك على البقاء منظماً. يجب أن تحتوي محتويات سجل المخاطر الخاص بك على الأقل على ما يلي:
البيانات النوعية والكمية حول المخاطر المحتملة
التقديرات المتعلقة بالتأثير المحتمل للمخاطر
الخطوط العريضة لخطة الاستجابة الموضوعة
من في فريق المشروع الذي سيتولى مسؤولية المخاطر في المشروع
تعتبر هذه القائمة أيضاً دليلاً عاماً مفيداً للترتيب الذي يجب أن تحصل من خلاله على معلومات المخاطر. إذا كنت ترغب في الحصول على مزيد من التفاصيل، يمكن أن تساعدك المكونات التالية في تقسيم وتنظيم محتوى مخاطر المشروع على مستوى أكثر دقة
تعريف المخاطر: اسم أو رقم تعريف لتحديد المخاطر. يمكن أن يكون هذا العنصر بسيطًا مثل رقم مرجعي أو حرف.
وصف الخطر: شرح موجز لحدث الخطر أو الظروف التي قد تؤدي إلى حدوث الخطر.
تحليل المخاطر: تقدير نوعي أو كمي لاحتمالية وتأثير حدث الخطر.
احتمالية المخاطرة: احتمال وقوع حدث المخاطرة.
تأثير/فئات المخاطر: وصف للفئات التي يمكن أن تؤثر أو تتأثر بحدث الخطر، مثل الجدول الزمني أو الميزانية أو النطاق أو الجودة أو غير ذلك.
أولوية المخاطرة: درجة المخاطر، والتي يمكن تحديدها كمياً (بضرب تأثير المخاطرة واحتمال وقوعها) أو نوعياً (بترتيب المخاطر حسب أعلى تأثير وأعلى احتمال)
خطة الاستجابة للمخاطر: وصف للإجراءات التي ستتخذها للتخفيف من آثار حدث الخطر في حالة وقوعه
ملكية المخاطر: وصف لمن سيصبح مالك المخاطر ويتحمل مسؤولية نشر خطة الاستجابة للمخاطر والإشراف عليها
والآن بعد أن تعرفت على ما يدخل في سجل المخاطر، دعنا نستعرض بعض التوصيات لإنشاء سجل مخاطر PMP الخاص بك.
هل تدرس لامتحان PMP؟
الدليل الإرشادي لإعداد سجل المخاطر PMP
بمرور الوقت، ستتمكن من تحديد المحتوى الذي تحتاجه في سجل المخاطر الخاص بك لتلبية احتياجات مجال عملك وأنواع المشاريع الخاصة بك. عندما تبدأ لأول مرة، حاول استخدام نموذج سجل مخاطر اختبار PMP مثل نموذج أكاديمية إدارة المشاريع.
سيساعدك استخدام نموذج سجل المخاطر كمرجع في التعرف على عملية جمع وحساب وتوثيق جميع المعلومات الضرورية. وكلما أصبحت أكثر دراية بسجلات المخاطر، يمكنك تكييف هذه الممارسات مع احتياجاتك.
اتبع هذه الخطوات لإضافة محتوى إلى سجل المخاطر الخاص بك باستخدام قالب سجل المخاطر الخاص بأكاديمية إدارة المشاريع PMP كدليل لك.
1. حدد جميع المخاطر المحتملة
خطوتك الأولى في إنشاء سجل المخاطر هي تحديد المخاطر. هذه الخطوة ضرورية في الإدارة الفعالة للمخاطر. قد يكون من الصعب تحديد كل المخاطر المحتملة، ولكن إليك بعض النصائح لمساعدتك في إضافة محتوى إلى سجل المخاطر الخاص بك:
مراجعة البيانات التاريخية. إذا كانت مؤسستك قد أدارت مشروعًا مشابهًا في الماضي، فقد تكون هناك مخاطر شائعة يمكن إضافتها إلى سجلك.
تحقق مع أصحاب المصلحة. قد يكون أعضاء فريق مشروعك والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين على دراية بالمخاطر المحتملة التي لا تعرفها، لذا احرص على طلب مدخلاتهم.
قم ببعض أبحاث السوق. ستساعدك بحوث السوق على اكتشاف المخاطر الخارجية المحتملة، مثل العرض والطلب، أو مشاكل إدارة المشروع الشائعة، أو معلومات المشروع السابقة التي شاركتها منظمات ومديري مشاريع آخرين.
بمجرد أن تحدد جميع المخاطر المحتملة، يمكنك تنظيم المحتوى الخاص بك في هيكل تقسيم المخاطر.
2. تخطيط هيكل توزيع المخاطر الخاص بك
هيكل توزيع المخاطر هو أداة تساعدك على تنظيم سجل المخاطر الخاص بك. يمكنك استخدام هيكل توزيع المخاطر لتصنيف المخاطر وتتبع البيانات ومقارنة المعلومات حول المخاطر المختلفة. ومن أمثلة هياكل توزيع المخاطر المخططات أو جداول البيانات المنظمة لتصنيف وتقسيم محتوى مخاطر المشروع بشكل منطقي.
إن الاحتفاظ بهيكل منظم لتقسيم المخاطر أمر بالغ الأهمية لإعداد تقارير المخاطر. سجل المخاطر الخاص بك هو الأداة الأساسية التي ستستخدمها لتتبع مخاطر المشروع وإعداد تقارير عنها لأصحاب المصلحة.
3. اجمع البيانات النوعية حول كل خطر في سجل المخاطر الخاص بك
يمكن أن تتضمن البيانات النوعية لمخاطر المشروع تحديد المخاطر ووصف المخاطر وبعض أو كل عناصر تحليل المخاطر الخاصة بك. على سبيل المثال، يمكن صياغة وصف المخاطر أو بيان المخاطر بالطرق التالية:
قد يحدث الحدث، مما يتسبب في حدوث تأثير
إذا كانت الحالة موجودة، فقد يحدث الحدث، مما يؤدي إلى التأثير
في هذا النموذج من المحتوى، تمثل الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة متغيرات على الخطر المحدد الذي تصفه.
يمكن إجراء تحليل المخاطر إما نوعياً أو كمياً. فيما يلي بعض الأمثلة على التحليل النوعي للمخاطر:
احتمالية المخاطرة: هل فرصة وقوع حدث الخطر منخفضة أم متوسطة أم عالية؟
تأثير/فئات المخاطر: هل ستؤثر أو ستتأثر فئة ما بحدث خطر، وهل من المحتمل أن يكون التأثير منخفضًا أو متوسطًا أو مرتفعًا؟
أولوية المخاطر: كيف تصف درجة احتمال وقوع كل خطر ودرجة تأثيره مجتمعة؟ على سبيل المثال، إذا كانت احتمالية الخطر منخفضة وتأثيره المحتمل متوسط، فإن أولويته متوسطة إلى منخفضة.
قد تكون هناك مكونات نوعية أخرى لكل خطر، لكن عناصر المحتوى هذه توفر نقطة بداية رائعة لمساعدتك في تحليل كل خطر بمزيد من التفصيل.
4. احسب البيانات الكمية حول كل خطر في سجل المخاطر لديك
إذا كنت تجري تحليلًا كميًا للمخاطر، إليك بعض الأمثلة على كيفية تعديل نهجك
احتمال الخطر: احسب احتمال وقوع حدث أو حالة الخطر وعبّر عنه كنسبة أو نسبة مئوية.
تأثير/فئات المخاطر: قم بتسجيل التأثير المحتمل للمخاطر على كل هدف من أهداف أو فئات مشروعك باستخدام نظام أرقام موحد.
أولوية المخاطر: اضرب الاحتمالية في درجة التأثير لحساب مستوى أولوية المخاطر.
يمكن أن يساعدك التحديد الكمي للمخاطر على تقييم المخاطر التي تم تحديدها وتطوير البيانات لدعم عمليات اتخاذ القرار.
5. تحديد ترتيب الأولوية لسجل المخاطر لديك
بمجرد أن تحدد مستوى أولوية المخاطر لكل حدث أو حالة مخاطر في سجل المخاطر الخاص بك، يجب عليك ترتيبها داخل هيكل تقسيم المخاطر حسب مستوى الأولوية. سيمنحك ترتيب محتوى سجل المخاطر الخاص بك حسب ترتيب الأولوية صورة أفضل للمخاطر ذات الأولوية القصوى وأي أحداث مخاطر ذات صلة وغير ذلك.
6. حدد خطة استجابتك للمخاطر
إن فهم مستوى أولوية كل حدث من أحداث المخاطر سيساعدك أيضًا على تحديد مدى إلحاح خطط الاستجابة للمخاطر ذات الصلة. يجب أن تتوصل إلى توافق في الآراء مع أصحاب المصلحة في مشروعك حول الاستجابة الملائمة للمخاطر لكل عنصر في سجل المخاطر الخاص بك، بما في ذلك تحديد مالك المخاطر الذي سيشرف على تنفيذ خطة الاستجابة للمخاطر إذا أصبح الخطر مشكلة.
من الناحية المثالية، ستعمل خطة الاستجابة للمخاطر الخاصة بك على تقليل احتمالية حدوث الخطر، أو تقليل تأثير كل خطر على فئات مشروعك، أو القضاء على الخطر. تأكد من التفكير في كيفية تأثير خطة الاستجابة للمخاطر على ميزانية المشروع والجدول الزمني والفئات الأخرى أيضًا.
الخاتمة
إن وجود سجل مخاطر لتسجيل وتتبع جميع مخاطر المشروع المحددة أمر ضروري لنجاح مشروعك. يمكن أن تساعدك هذه الأداة المهمة في عملية إدارة المخاطر على تجنب المشاكل أو التخفيف من آثارها على نتائج مشروعك.
هل تريد معرفة المزيد عن إدارة المخاطر في اختبار PMP وإدارة المشاريع؟ اقرأ مواردنا حول تدقيق المخاطر في إدارة المشاريع أو كيفية تطبيق إدارة المخاطر في مشاريعك.
إدارة المخاطر أمر بالغ الأهمية في إدارة المشاريع. ولهذا السبب تركز كل من شهادة محترف إدارة المشاريع وشهادة محترف إدارة المخاطر من معهد إدارة المشاريع (PMI-RMP) على المهارات العملية لإدارة المخاطر. تواصل مع خبراء أكاديمية إدارة المشاريع لتتعلم كيفية صقل مهاراتك في إدارة المخاطر.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت