سجل المخاطر في إدارة المشاريع

يتم استخدام أداة لإدارة المخاطر تسمى سجل أو سجل المخاطر للعثور على أي مخاطر قد تتداخل مع قدرة المشروع على المضي قدماً كما هو مخطط له. يجب إعداد سجل المخاطر أثناء مرحلة التخطيط للمشروع، حتى لو تم استخدامه أثناء تنفيذ المشروع. ليس من السابق لأوانه أبدًا البدء في التفكير في تحليل المخاطر لمشروعك، وتتطلب إدارة المخاطر وجود سجل مخاطر المشروع جاهزًا ومتاحًا.
يعد سجل المخاطر عنصرًا أساسيًا في أي نظام لإدارة المخاطر، وهو المرحلة الأولى في إدارة مخاطر المشروع. لضمان معرفة كل عضو من أعضاء فريق المشروع بكيفية التعامل مع مخاطر المشروع، فهو يساعد مديري المشروع في إدراج المخاطر ومستوى أولويتها وتدابير التخفيف من حدتها ومالك المخاطر.
ما هو الغرض من سجل المخاطر في إدارة المشروع؟
في إدارة المشروع، يعتبر سجل المخاطر بمثابة سجل يحتوي على معلومات عن جميع المخاطر المكتشفة وتحليلها وخطط التعامل معها.
ببساطة، هو سجل يسرد المخاطر وخطورتها وإجراءات الحد منها. قاعدة بيانات سجل المخاطر هي أداة إدارية يمكن لمديري المشاريع استخدامها لمراقبة ممارسات إدارة المخاطر المطبقة في مشاريعهم. يجب أن يضمن مدير المشروع تحديث سجل المخاطر حسب الحاجة. وعادةً ما تكون وظيفة مراقبة المشروع مسؤولة عن تحديث سجلات المخاطر.
سيكون من الجيد لأي خطة مشروع معالجة مسألة الاحتفاظ بسجل للمخاطر لمراقبة مخاطر المشروع، سواء من خلال جدول بيانات أساسي أو كجزء من برنامج أكثر تقدماً لإدارة المشروع. أي شيء ينطوي على بعض المخاطر، لكن إدارة مشروع يحتوي على العديد من المكونات المتحركة أمر محفوف بالمخاطر بشكل خاص.
راجع أيضًاأدوات وتقنيات إدارة مخاطر المشروع
ما هي مكونات سجل المخاطر في إدارة المشاريع تحديد المخاطر في إدارة المشاريع تحديد المخاطر
يعد تحديد المصادر والأسباب المحتملة للمخاطر في مشروعك الخطوة الأولى نحو تطوير سجل المخاطر. يمكنك استخدام استراتيجيات مختلفة للحصول على المعلومات من العديد من أصحاب المصلحة ووجهات النظر، بما في ذلك قوائم المراجعة والاستطلاعات والمقابلات وجلسات العصف الذهني والبيانات التاريخية. إن نطاق المشروع والجدول الزمني والميزانية والجودة والجودة والموارد والعقود والقوانين وظروف السوق هي مجرد أمثلة قليلة على العوامل الداخلية والخارجية التي يجب أن تأخذها في الاعتبار، حيث قد يكون لها تأثير. تقييم المخاطر
الخطوة التالية هي تقييم احتمالية كل خطر وتأثيره المحتمل على أهداف مشروعك. يمكن الجمع بين الأساليب النوعية والكمية، اعتمادًا على مدى تعقيد البيانات وتوافرها. يتم ترتيب المخاطر على أساس الاحتمالية والشدة باستخدام المقاييس أو التصنيفات أو المصفوفات في التحليل النوعي. يتضمن التحليل الكمي تقدير القيم العددية للتعرض للمخاطر من خلال تقنيات مثل المحاكاة وتحليل الحساسية والقيمة النقدية المقدرة. التخطيط للاستجابة للمخاطر
المرحلة الثالثة هي تطوير خطط وتدابير إدارة المخاطر لمعالجة المخاطر حسب تأثيرها المحتمل وأولويتها. هناك أربعة خيارات مختلفة للاستجابة للمخاطر: المرحلة الثالثة هي وضع الخطط والتدابير لمعالجة المخاطر حسب تأثيرها المحتمل وأولويتها المحتملة عن طريق نقل الخطر أو مصدره. نقل أي شيء يستلزم نقل الخطر أو مصدره إلى كيان آخر، مثل مزود تأمين أو مقاول من الباطن. التخفيف من المخاطر هو تطبيق تدابير تصحيحية أو وقائية لتقليل احتمالية وقوعها أو تأثيرها. يستلزم القبول وضع أحكام للطوارئ أو وضع خطط احتياطية لقبول المخاطر وآثارها. تحديثات سجل المخاطر
مع ظهور مخاطر جديدة أو تحول المخاطر الحالية أو تحمل استجابات للمخاطر. المرحلة الأخيرة هي التحديث المستمر لسجل المخاطر. باستخدام أدوات مثل تدقيق المخاطر، أو تقارير المخاطر، أو مراجعات المخاطر، يجب تقييم سجل المخاطر بشكل دوري لمراقبة التطورات وردود الفعل على المخاطر. يمكن مناقشة التحديثات أو المشكلات مع سجل المخاطر وتسجيلها باستخدام تقنيات مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات أو الدروس المستفادة.
اقرأ المزيد: إدارة مخاطر المشروع وخطواتها
كيف تنشئ سجل المخاطر؟
إذا قمت بإنشاء سجل للمخاطر، فستعرف ما يجب فعله عند ظهور موقف صعب. لإنشاء هذه الوثيقة واستخدامها بشكل صحيح، اتبع الخطوات الست التالية. تحليل المخاطر
احصل على رؤى جديدة من خلال العصف الذهني للمخاطر كفريق واحد باستخدام نموذج متاح. قم بعمل جرد شامل لجميع المخاطر التي تعتقد أنها يمكن أن تؤثر على مشروعك؛ كل شيء يمكن إدارته خلال مرحلة تخطيط المخاطر هذه. إذا كان من المفيد تحديد كل عنصر لاحقًا، يمكنك أيضًا إعطاؤه رقم تعريف للمخاطر. شرح المخاطر
لمساعدتك في تحديد كيفية التعامل مع كل عنصر، قم بوصف المخاطر التي تنطوي عليها كتابةً بشكل دقيق. يوفر لك عنوان المخاطر مثل “قائمة بريدنا الإلكتروني ينتهي بها المطاف عن طريق الخطأ في أيدي طرف ثالث لأن شخصًا ما اخترقنا” الكثير من المعلومات لإعداد ردك، لكن “خرق البيانات” عام جدًا. هذه التفسيرات ضرورية لفهم الآثار التشغيلية المعقدة لأي خطر. مخاطر المشروع المحتملة
قم بإنشاء خريطة عواقب تتبع المسار الكامل لكل خطر، مع ذكر أشياء مثل “إذا لم تصل شحنة ما، فهذا يعني ضمناً “س” مما يعني ضمناً “ص” وهكذا دواليك. إذا كشفت خريطتك عن مخاطر إضافية غير متوقعة، فقد تحتاج إلى إضافتها إلى قائمة المخاطر. ضع خطة لإدارة المخاطر
تتطلب كتابة خطة شاملة لكل عنصر في القائمة الكثير من العمل في هذه المرحلة. لكن تذكر أن فريق مشروعك يستخدم هذه الوثائق لتجاوز الأوقات الصعبة، لذا اقضِ بعض الوقت في صياغة إجابات مدروسة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ربط كل خطر بخطة عمل مختلفة إذا كنت قلقًا من أن يؤدي ذلك إلى تعقيد العمل الورقي الحالي لسجل المخاطر. تحديد أولويات المخاطر
تهديدات محددة ليست ملحة أو محتملة الحدوث بشكل كبير. حدد التهديدات الأكثر أهمية للمشروع وكن صادقًا بشأن ما يمكنك التعايش معه مؤقتًا. ستساعدك قائمة تحديد الأولويات هذه على تحديد المخاطر التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري إذا اضطررت إلى اتخاذ قرار. تعيين أصحاب المخاطر
سيقوم عضو الفريق المكلف بهذه المخاطر بمراقبة التهديدات وإبلاغ الآخرين إذا بدا لك أن هناك خطراً ما. نظرًا لمعرفته الفريدة بالخطر، سيكون هذا الشخص أيضًا حاسمًا في خطة رد الفعل والتخفيف من المخاطر.
متى يتم إنشاء سجل المخاطر في إدارة المشروع؟
يجب إنشاء سجل المخاطر أثناء مرحلة التخطيط للمشروع، حتى لو تم استخدامه أثناء تنفيذ المشروع. ليس من السابق لأوانه أبدًا البدء في التفكير في تحليل المخاطر في مشروعك، وتتطلب إدارة المخاطر وجود سجل مخاطر المشروع متاحًا وجاهزًا للعمل.
تتمثل المرحلة الأولى في إدارة مخاطر المشروع في إنشاء سجل للمخاطر، وهو عنصر حاسم في أي إطار عمل لإدارة المخاطر. ولضمان نجاح كل عضو من أعضاء فريق المشروع في إدارة مخاطر المشروع، فإنه يساعد مديري المشروع في إدراج المخاطر ومستوى أولويتها وتقنيات التخفيف من حدتها ومالك المخاطر.
أمثلة على سجل المخاطر
تستخدم جميع إدارات الشركات وأقسام الأعمال تقريبًا سجلات المخاطر. فيما يلي بعض الأمثلة على استخدامها وتطبيقها حسب الصناعة:
الإنشاءات
تشتهر شركات الإنشاءات بصيانتها الدقيقة لسجلات المخاطر، حيث إنها جزء من واحدة من أكبر الصناعات وأكثرها خطورة. يجب أن يكون لدى أي مشروع إنشائي سجل مخاطر في مرحلة ما قبل الإنشاء لوضع خطة للبناء الفعلي. إن تقييم المخاطر ووضع الخطط المبكرة يسرع عملية البناء ويساعد على تجنب أي حوادث خطيرة. يمكن أن يساعد استخدام سجل المخاطر أيضًا في وضع خطط طوارئ للكوارث الطبيعية أو غيرها من الحوادث غير المتوقعة التي تحدث للمديرين.
أثناء البناء، يمكن للمرء أيضًا الاستفادة من سجل المخاطر البيئية. ويهدف هذا النوع من سجل المخاطر في المقام الأول إلى المساعدة في تقدير الأثر البيئي المحتمل لمشروع معين.
شركات الشركات
من غير المرجح أن يكون هناك عنف أو إصابات في مكان العمل في الشركات، ولكن لا يزال هناك العديد من المخاطر التي يجب مراعاتها والتي يمكن أن تتداخل مع العمليات اليومية. يمكن أن يؤدي امتلاك سجل للمخاطر إلى زيادة الربحية والإنتاجية.
يسهّل إنشاء سجل للمخاطر تحسين العمليات في الشركات. يمكن للمديرين العثور على المشاكل ومحاولة تصحيحها من خلال وضع سياسات جديدة لمعالجة الصعوبات باستخدام سجل المخاطر. قد تستخدم بعض الشركات أيضاً سجل المخاطر البيئية، اعتماداً على طبيعة عملياتها.
دعم العملاء
العنف في مكان العمل أكثر شيوعاً في الوظائف المتعلقة بخدمة العملاء مقارنةً بالأنواع الأخرى من الوظائف. ونتيجةً لذلك، بدأت بعض الشركات في استخدام سجلات المخاطر لمحاولة تجنب أي أحداث سلبية تتعلق بها وبموظفيها. يمكن أن يكون سجل المخاطر أيضاً بمثابة دليل للإجراءات التي يجب اتخاذها أثناء حالات الطوارئ.
الأمن السيبراني وتكنولوجيا المعلومات
نظرًا لأن الأمن السيبراني وتكنولوجيا المعلومات (IT) يتعاملان مع العديد من المخاطر يوميًا، فإن سجلات المخاطر متكررة في هذه المجالات. يمكن للمتخصصين في مختلف المجالات تحديد المخاطر وقياسها في مكان واحد من خلال سجلات المخاطر، مما يسهل أيضًا تطوير أساليب جديدة لتعزيز الأمن السيبراني.
لإنشاء سجل مخاطر فعال للمشروع
تعتمد الإدارة الفعالة للمشروع على طريقة منهجية لاكتشاف المخاطر المحتملة وتقييمها والحد منها، وهو ما يضمنه سجل المخاطر. يمنحك التدريب على تقنيات إدارة المشاريع من “سبوتو” القدرات الإدارية التي تحتاجها لتحقيق نتائج فعالة للمشروع من خلال دروس تفاعلية يقدمها مدربون مؤهلون ويشرحون عملية سجل المخاطر.
يُعد اعتماد أفضل الممارسات أمراً ضرورياً لتصبح مديراً ناجحاً، وتبقيك دورتنا التدريبية على اطلاع دائم على آخر التطورات في هذا المجال من خلال تقديم تدريب مستمر عبر ندوات عبر الإنترنت والكتب الإلكترونية. مع SPOTO، يمكنك تحسين قدراتك في إدارة المشاريع والتعامل مع العقبات بثقة. لتغيير طريقة تعاملك مع إدارة مخاطر المشاريع، سجّل الآن لتحصل على تجربة تعليمية شاملة.