سجل الغارات كيف يكون مفيدًا لمدير المشروع

سجل RAID: كيف يكون مفيداً لمدير المشروع؟
يواجه مدير المشروع أو مدير البرنامج سرباً من التحديات. وتشمل هذه التحديات بشكل خاص إدارة القيود ووضع الافتراضات المناسبة. ماذا لو لم تكن الافتراضات الأولية صحيحة للمشروع؟ أو لم يتم التقاط مخاطر المشروع بشكل جيد؟ أو إذا تم التقاط المخاطر، هل ستسمح لها بالانزلاق من أعلى رأسك؟ ماذا سيحدث، إذا كان لديك مشاكل لم يتم حلها لفترة طويلة في المشروع؟ ماذا لو لم يتم استلام الناتج من أي عمل من أعمال المشروع، وهو أمر ضروري لتنفيذ عمل المشروع التالي؟ هل لديك رفاهية تأخير هذا العمل المقرر، لأن العمل الذي بدأ في وقت سابق لم يكتمل بعد؟
هل تهتم بهذه العوائق وتواجهها كثيرًا في مشاريعك. نعم بالطبع! هذه عوائق واضحة جدًا في المشاريع، يواجهها مدراء المشاريع أو مدراء البرامج. إذا لم يتم تحديدها والتعامل معها بشكل جيد مسبقًا، فقد تؤدي إلى فشل المشروع.
قد تعجبك أيضًا: توثيق المشروع: هل يحتاجها المشروع حقًا؟
يجهزك سجل RAID لتحديد وتقييم ومراقبة المخاطر والافتراضات والمشكلات والتبعيات. هذه هي المكونات الأربعة الرئيسية لسجل RAID. إذا كنت ترغب في الاستفادة من هذه الأداة في مشاريعك وتسعى لإزالة العقبات المذكورة أعلاه، فإنني أوصي بقراءة هذه المقالة بدقة. تكشف هذه القطعة الأدبية عن بعض الإجابات الرئيسية على الأسئلة المذكورة أعلاه.
ما هو سجل RAID؟
RAID هو اختصار يتكشف إلى المخاطر والافتراضات والمشكلات والتبعيات. سجل RAID هو أداة واحدة تساعد مدير المشروع أو البرنامج على تتبع ما يلي:
المخاطر
الافتراضات
المشكلات
التبعيات
وبالتالي، يعمل سجل RAID بمثابة مذكرة مساعدة لمدير المشروع المشغول.
تعد المخاطر والافتراضات والمشكلات والتبعيات تحديات لا يمكن تجنبها في أي مشروع، الأمر الذي يتطلب تحديدها مبكراً ووضع خطط عمل أو استراتيجيات للتعامل معها في حال حدوثها. تتم إدارة كل عنصر من عناصر RAID من خلال تحديد وتقييم وخطط العمل مع تحديد المسؤولية وتواريخ الاستحقاق.
يزود سجل RAID مدير المشروع بآلية أو قالب لتسجيل جميع مكونات RAID الأربعة كما ذكرنا. وبهذه الطريقة، يتم تذكيرها بتحديات المشروع وإعداد نفسها وفقًا لذلك.
قد يعجبك أيضًا: كيفية إنشاء خطة مشروع مثالية: دليل خطوة بخطوة
الهدف من سجل RAID
أثناء المشاريع، من الضروري جدًا تسجيل كل عنصر من المكونات الأربعة لـ RAID. يساعدنا تحديدها في وقت مبكر من المشاريع على إعداد الاستراتيجيات وخطط العمل لإصلاحها. قد يكلفنا تجنبها أو حتى قد يعرقل المشروع تمامًا. وبالتالي، لضمان نجاح المشروع، يجب على المرء أن يلتقط هذه الفروق الدقيقة في المشروع وألا يدعها تغيب عن ذهنه. ليس من السهل والممكن تخزين عدد لا يحصى من هذه المعلومات الهائلة في الذهن. لحسن الحظ، يعد سجل RAID مكانًا لالتقاط وتقييم جميع مكونات RAID وتتبع حالتها في الوقت الفعلي.
دعونا نفهم مكونات RAID بالتفصيل:
1. المخاطر: المخاطر هي أي حدث ينطوي على مستوى من عدم اليقين، والذي إذا تحقق، فقد يؤثر على مخرجات المشروع أو نتائجه سلبًا أو إيجابًا. يتم تحديد المخاطر طوال دورة حياة المشروع. ولتحقيق معدلات نجاح أفضل في المشاريع، يجب على مدير المشروع أن يحاول تحديد المخاطر السلبية والإيجابية على حد سواء وتحليلها من حيث الشدة. يجب الاهتمام بالمخاطر الشديدة للغاية لتخفيفها أو الاستفادة منها في أقرب وقت ممكن في المشاريع.
2. الافتراضات: الافتراضات هي العوامل التي يفترض أنها صحيحة في المشروع. وتستند جميع عمليات التخطيط على هذه الافتراضات باعتبار أنها صحيحة. ومع ذلك، فهي افتراضية تستند إلى أفضل الخبرات وتقديرات المشروع والأوضاع التاريخية أو الحالية. وبالتالي، قد تكون الافتراضات صحيحة وقد لا تكون كذلك. وإذا كانت الافتراضات غير صحيحة، فقد يكون لها تأثير ضار على نتائج المشروع، لأن خطط المشروع توضع على اعتبار أن هذه الافتراضات صحيحة.
3. القضايا: المشكلات هي الأحداث الحالية أو الماضية التي تتطلب إما حلًا سريعًا أو استراتيجية مخططة لحلها في أقرب وقت ممكن. قد تؤدي المشاكل، إذا تُركت دون حل أو لم يتم حلها، إلى عرقلة المشروع وخلق عقبات أمام إنجاز المشروع.
4. التبعيات: وهي المهام أو الأحداث التي تعتمد على نتيجة بعض المهام/الأحداث أو تلك المهام/الأحداث التي تتطلب مخرجات. وقد تكون التبعيات نوعين – داخلية وخارجية. يلزم إيلاء العناية الواجبة لفهم التبعيات والوفاء بمتطلبات تسليم المشروع. قد تكلف التبعية، إذا أهملت، المشروع تكلفة عالية أو قد تؤثر على الجدول الزمني للمشروع.
لماذا يجب أن نراقب المخاطر في المشروع؟
المخاطر هي أحد القيود الرئيسية في المشروع بالنسبة لمدير المشروع. المخاطر هي جزء من أي مشروع وقد تشكل عقبات طوال عمر المشروع. يجب تحديد المخاطر في مرحلة مبكرة من المشروع ومراقبتها بانتظام لمعرفة مدى خطورتها. يتم تحديد شدة أي خطر من خلال الجمع بين احتمالية وقوعه وتأثيره. ولتقليل شدة المخاطر، يحتاج المرء إما إلى تقليل احتمال حدوث الخطر أو تقليل تأثيره أو تقليل هذين العاملين معًا. يمكن أن تؤدي المخاطر، إذا لم يتم رصدها والتخفيف من حدتها، إلى فشل المشروع. من المحتمل أن تشهد المشاريع فشلًا بسبب الإهمال في تحديد المخاطر أو مراقبتها.
كيفية استخدام سجل RAID؟
سجل RAID سهل الاستخدام للغاية. ويكفي نموذج جدول بيانات بسيط لتسجيل تفاصيل RAID لتلبية المتطلبات. ومع ذلك، فإن أصعب جزء من سجل RAID هو تحديد مكونات RAID. يتطلب تجربة وخبرة جيدة لتحديدها. وبمجرد تحديدها، تتمثل الخطوات التالية في تقييم مدى أهميتها وإجراءات تقليل احتمالية حدوثها/ تأثيرها وتعيين المسؤولية مع تحديد تاريخ الاستحقاق. سجل RAID هو وثيقة حية، لذلك يجب مراجعتها بشكل دوري. واعتمادًا على مستوى الأهمية ومدة المشروع ومدى تعقيده، يمكن تحديد فترات المراجعة من أسبوعي إلى كل أسبوعين أو أعلى.
يوصى ببدء استخدام سجل RAID في المشروع من مرحلة أولية للغاية، بحيث يمكن التقاط عناصر RAID منذ المرحلة المبكرة من المشروع. ولكن تذكر أن تحديد RAIDs ليس نشاطًا لمرة واحدة فقط؛ يجب عليك بذل الجهود باستمرار لتحديد جميع RAIDs الممكنة والمحتملة. هناك حاجة إلى قدر كبير من التركيز لتحديد وتقييم RAIDs أثناء بدء المشروع والتخطيط له، بحيث يمكن وضع خطط العمل للحالات المستقبلية.
إلا أن ذلك لا يعني أنه ينبغي تخفيف التركيز أثناء التنفيذ الفعلي للمشاريع. غالبًا ما تتسم المشاريع بالتطوير التدريجي. أي أننا نحصل على المزيد والمزيد من الرؤية، عندما نبحر في المشروع بشكل تدريجي. يتم التعرف على الافتراضات والتبعيات في مرحلة مبكرة جدًا من المشروع إلى جانب المخاطر الأولية. ومع ذلك، تظهر مخاطر ومشكلات أخرى في وقت لاحق من المشروع. ومن ثم، عندما تحدد أي مخاطر أو تصادف أي مشكلة، قم بتسجيلها في سجل RAID مع التفاصيل المناسبة لتخفيفها أو حلها.
قد يعجبك أيضًا: إدارة القيمة المكتسبة: ما هي أهميتها في إدارة المشاريع؟
نماذج نماذج سجلات RAID
كما هو موضح في القسم السابق، لا تحتاج إلى برنامج خاص بتكلفة باهظة لاستخدام سجلات RAID. يمكن لقالب إكسل البسيط أن يفعل المعجزات. يمكن أن تكون سجلات RAID قوالب مخصصة لالتقاط المعلومات التفصيلية المتعلقة ب RAID. يجب أن تحتوي عادةً على حقول لالتقاط التفاصيل التالية:
عنصر RAID
وصفه
الأهمية الحرجة في المشروع
التأثير والاحتمالية، حسب الاقتضاء
ترتيب الترتيب، لتحديد أولويات الإجراءات
خطة العمل، مع الاستراتيجيات والمسؤوليات وتاريخ الاستحقاق
الحالة الحالية لعنصر RAID
قد يحتوي سجل RAID على أربع أوراق عمل بالترتيب – المخاطر والافتراض والمشكلة والتبعية. قد يتم إنشاء أوراق عمل عامة لكل عنصر من عناصر RAID هذه كما هو موضح في الأشكال من 1 إلى 4 أدناه. ومع ذلك، يمكنك تخصيص هذه القوالب حسب احتياجاتك.
ستكون الحقول المشتركة لأوراق العمل الأربعة هذه هنا، اسم المشروع، تاريخ آخر مراجعة (تاريخ آخر مراجعة لهذا السجل)، المعرف (رقم تعريف عنصر RAID هذا) وتاريخ رفعه (تاريخ رفع أو تحديد عنصر RAID هذا). يمكن تصنيف المعرف كـ
R1، R2، R3، R3….. للمخاطر;
A1، A2، A3، A3، …… للافتراضات;
I1، I2، I3، …… للمشكلات؛ و
د1، د2، د3، د3، …… للتبعية.
المخاطر
الشكل 1: نموذج قالب نموذج سجل المخاطر
يحتوي قالب سجل المخاطر على الحقول التالية:
وصف المخاطر: وصف موجز للمخاطر المحددة.
الاحتمالية: تصنيف الاحتمالية على مقياس من 1 – 5 بناءً على احتمالية تحقق الخطر. يتم إعطاء تصنيف أعلى لاحتمالية حدوثه العالية.
التأثير: تصنيف التأثير على مقياس من 1 – 5 بناءً على تأثير المخاطر على نتائج المشروع. كلما زاد التأثير، زاد التصنيف.
الشدة: شدة المخاطرة ليست سوى مضاعفة تصنيفات الاحتمالية والتأثير لتلك المخاطرة. تحدد الخطورة أهمية المخاطر التي يجب تخفيفها حسب الأولوية.
خطة التخفيف: خطة أو استراتيجية للتخفيف من حدة الخطر. قد تشمل الاستراتيجية القبول أو التخفيف أو التحويل أو التجنب. تذكر أن المخاطر يمكن أن تكون سلبية أو إيجابية. لا يكتفي مدير المشروع المتمرس بالتقاط المخاطر السلبية فحسب، بل يحدد المخاطر الإيجابية ويتتبعها أيضًا. يمكن الاستفادة من المخاطر الإيجابية لتعزيز النجاح في المشاريع.
المالك: يتم تعيين المسؤولية أو الملكية لخطة تخفيف المخاطر.
الحالة: يساعد على تتبع الحالة الحالية لأي خطر.
تاريخ الإغلاق: تاريخ الإغلاق أو الحل.
قد يعجبك أيضًا: أفضل قوالب إدارة المشاريع لتيسير عمل مشروعك
الافتراض
الشكل 2: نموذج قالب نموذج سجل الافتراض
يحتوي قالب سجل الافتراض على الحقول التالية:
وصف الافتراض: وصف موجز للافتراض الأولي.
سبب الافتراض: ملاحظة موجزة عن سبب الافتراض الذي تم وضعه.
إجراء للتحقق من صحة الافتراض: قائمة بالإجراءات التي سيتم تنفيذها للتحقق من صحة الافتراضات الأولية والتأكد من صحتها. هذه الإجراءات إذا تم التحقق من صحة هذه الافتراضات في حال التحقق من صحة الافتراضات، ترفع من ثقة مدير المشروع في اتخاذ القرار.
التأثير، إذا كان الافتراض غير صحيح: تقييم ووصف التأثير على المشروع، إذا كان الافتراض الأولي غير صحيح.
الحالة: يساعد على تتبع الحالة الحالية لأي افتراض.
المشكلة
الشكل 3: نموذج نموذج سجل المشكلة
يحتوي قالب سجل المشكلة على الحقول التالية:
وصف المشكلة: وصف موجز للمشكلة الحالية.
وصف التأثير: وصف موجز للتأثير على المشروع بسبب المشكلة الحالية.
التأثير: تصنيف التأثير على مقياس من 1 – 5 بناءً على تأثير المشكلة على نتائج المشروع. كلما زاد التأثير زاد التصنيف.
الأولوية: بناءً على تصنيف التأثير، يتم تحديد الأولوية. يحدد تصنيف الأولوية أهمية المشكلة المراد حلها بالترتيب.
خطة التخفيف: خطة أو استراتيجية للتخفيف من تأثير المشكلة أو حلها. تذكر أن المشكلات تختلف عن المخاطر. تستند المخاطر إلى افتراضات، بينما المشكلات هي أحداث وقعت بالفعل وتتطلب الاهتمام.
المالك: يتم تعيين المسؤولية أو الملكية.
الحالة: يساعد على تتبع الحالة الحالية.
التبعية
الشكل 4: نموذج قالب نموذج سجل التبعية
يحتوي قالب سجل التبعية على الحقول التالية:
وصف التبعية: وصف للمهمة أو تبعية العمل.
الموقع: يشير الموقع، سواء كانت تبعية واردة أو صادرة.
النواتج: ذكر النواتج التي سيتم إنتاجها أو المطلوبة.
تاريخ التسليم: التاريخ المتوقع لإنتاج النواتج.
الأهمية: تصنيف الأهمية على مقياس عالي أو متوسط أو منخفض لعنصر مهمة التبعية.
الحالة: يساعد على تتبع الحالة الحالية.
إيجابيات وسلبيات استخدام سجل RAID
على الرغم من أن سجل RAID له العديد من الإيجابيات والمساعدات في عمل مدير المشروع. ومع ذلك، فإن له بعض السلبيات أيضًا. دعونا نناقش إيجابيات وسلبيات سجل RAID بالتفصيل:
الإيجابيات المتعلقة بـ RAID
الآن بعد أن فهمت الآن العديد من مزايا استخدام سجل RAID، فأنت تعرف الإيجابيات المختلفة. يساعد مدير المشروع على تسجيل العوامل الأساسية والجديرة بالملاحظة في أي مشروع. كما أنه يوفر واجهة لجمع المخاطر والافتراضات والمشكلات والتبعيات في مكان واحد ويوفر سهولة في مراقبة حالتها. التتبع ليس بهذه السهولة إذا كان كل شيء في ذهنك فقط. ولكن، مع سجل RAID، سيكون لديك سجل مكتوب لهذه الأحداث المهمة، ومن ثم لن يفوتك أي منها من خلال المراقبة المنتظمة لتقرير السجل.
قد يعجبك أيضًا: ترتيب مهام المشروع حسب الأولوية: عملية من 6 خطوات لتجنب الوقوع في الإرهاق
السلبيات المتعلقة بـ RAID
على الرغم من أن إيجابيات سجل RAID تفوق السلبيات، إلا أنه لا تزال هناك بعض العيوب المتعلقة باستخدام سجل RAID. قد يستهلك الاعتماد المفرط على استخدام سجل RAID معظم وقتك، وهو أمر مطلوب لعمل المشروع الفعلي. قد يطغى تفصيل عناصر سجل RAID على قيود المشروع الأخرى، مما قد يخلق عقبات مستقبلية. أحد الأمثلة على ذلك هو تجاوز الجدول الزمني للمشروع، وذلك بسبب انخراطك في التخفيف من كل مشكلة من المشاكل والمخاطر. عليك أن تحلل مسبقًا، ما هي المعلومات التي تحتاجها وإلى أي مدى تحتاجها من سجل RAID. إن تكرار مراجعة سجل RAID هو مرة أخرى قرار حكيم عليك اتخاذه حتى لا يؤثر على أداء مشروعك في حد ذاته.
الخاتمة
في الختام، يوفر سجل RAID واجهة لالتقاط وتسجيل مكونات RAID. يساعد المتخصصين في إدارة المشاريع على تتبع المخاطر والافتراضات والمشكلات وتبعيات المهام في المشاريع. وبالتالي، فإنه يقدم مساعدة لمدير المشروع لمراجعة قيود المشروع ومشكلاته بانتظام. في الواقع، يعمل سجل RAID كإشارة مرور أثناء المشاريع. تمامًا مثل إشارة المرور، يشير هذا السجل إلى حالة عناصر RAID ويحدد الاتجاهات والإجراءات المستقبلية.
خفف من المخاطر والمشكلات والتبعيات | احصل على شهادة PMP!