يحتوي سجل أصحاب المصلحة أو سجل أصحاب المصلحة على بيانات بالغة الأهمية عن أصحاب المصلحة في مشروعك. تعد إدارة أصحاب المصلحة ضرورية للغاية لنجاح المشروع لأنه إذا لم يكن أصحاب المصلحة راضين، فسوف يواجه فريقك مشاكل ولن ينجح مشروعك.
يعتمد نجاح أي مشروع على الإدارة الفعّالة لأصحاب المصلحة. يستخدم مديرو المشاريع الناجحون الانضباط الاستراتيجي لإدارة أصحاب المصلحة للحصول على الدعم والحفاظ عليه لجهودهم من الأشخاص داخل وخارج منظمة المشروع. إذا كنت ترغب في التعرف بشكل متعمق على تسجيل أصحاب المصلحة، فنحن نقترح الحصول على شهادة إدارة المشاريع الاحترافية.
ما هو سجل أصحاب المصلحة؟
تتضمن وثيقة مرتبطة بالمشروع تسمى تسجيل أصحاب المصلحة في المشروع جميع التفاصيل الخاصة بأصحاب المصلحة في المشروع. سيساعدك سجل أصحاب المصلحة في إدارة المشروع على إنشاء مشروع أفضل وإدارته بشكل أفضل. يتم سرد الأشخاص والشركات والمجموعات المهتمة بالمشاريع ومخرجاتها في هذه الوثيقة.
من هو صاحب المصلحة؟
إن صاحب المصلحة هو الفرد الذي لديه مصلحة في شركة ما ولديه القدرة على التأثير عليها أو التأثر بها. ويشكل المستثمرون والموظفون والعملاء والموردون في الشركة أصحاب المصلحة الأساسيين. ومع ذلك، تم توسيع الفكرة لتشمل المجتمعات والمنظمات والمجموعات التجارية بسبب التركيز المتزايد على المسؤولية الاجتماعية للشركات.
- يمتلك صاحب المصلحة علاقة مع شركة ولديه القدرة على التأثير أو التأثر بعملياتها وأدائها.
- المستثمرون، والمجتمعات، والعملاء، والموظفون، والموردون، والحكومات، أو مجموعات التجارة هي أمثلة على أصحاب المصلحة النموذجيين.
- أصحاب المصلحة في الكيان يمكن أن يكونوا داخليين أو خارجيين للشركة.
- أحد أشكال أصحاب المصلحة الذين يجب على المنظمات أن تضعهم في اعتبارها هو المساهمين.
- في بعض الحالات، قد يُنظر إلى عامة الناس باعتبارهم أصحاب مصلحة.
سجلات أصحاب المصلحة الفئات - عنوان
- الأسماء
- الأدوار
- الأدوار
- الضروريات
- الطموحات
- نوع التأثير
من البداية إلى النهاية، يمكن ضمان رضا أصحاب المصلحة طوال المشروع من خلال سجل أصحاب المصلحة. إنه مستند يتضمن إنجازات كل عضو عمل في المشروع من البداية إلى النهاية. يمكن أن يكون للقليل من الوقت المستثمر في تحديد وتقييم وتوثيق اهتمامات وقضايا أصحاب المصلحة تأثير كبير. السجل مفيد عند إدارة المشاريع الكبيرة أو المشاريع التي تعمل بسرعة. يمكننا الاستفادة بشكل أفضل من وقتنا ومواردنا المحدودة من خلال جمع كل الأطراف ذات الصلة في مكان واحد.
عندما يوافق رعاة المشروع على أوراق المشروع، من الضروري إنشاء سجل أصحاب المصلحة. في هذه المرحلة، يمكن دراسة كل صاحب مصلحة بعد تحديده، مما يتيح وضع خطة لإدارته. يمكن لمديري المشاريع إكمال المشاريع بمساعدة هذه الورقة.
ما هو الغرض من سجل أصحاب المصلحة؟
يمكن أن يكون أصحاب المصلحة داخليين أو خارجيين للمشروع أو الشركة، وقد يكون لهم تأثيرات إيجابية أو سلبية. يشمل أصحاب المصلحة الداخليون رؤساء الأقسام وأعضاء فريق المشروع ومجلس الإدارة والمديرين التنفيذيين ورعاة المشروع، الذين تؤثر أنشطتهم أو تتأثر بالمشروع.
إن إرضاء أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع، سواء كان مشروعًا معقدًا في مجال تكنولوجيا المعلومات أو مشروعًا صغيرًا لتطوير المكاتب. ويُعد سجل أصحاب المصلحة أداة أساسية لمديري المشاريع لإشراك أصحاب المصلحة الداعمين بشكل فعال باستخدام استراتيجيات الاتصال التي تهدف إلى كسب دعمهم.
إن إشراك أصحاب المصلحة عملية مستمرة طوال المشروع. ورغم وجود أدوات مختلفة لإنشاء استراتيجية لأصحاب المصلحة، فإن إدارة أصحاب المصلحة تتطلب نهجًا مخصصًا بناءً على تفاصيل المشروع. ويبدأ تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين مباشرة بعد إصدار ميثاق المشروع، ويجب إدخال معلوماتهم في سجل أصحاب المصلحة. إذا كنت تتطلع إلى فهم فئات أصحاب المصلحة بشكل أفضل، ففكر في دورة إدارة المشروعات الاحترافية التي تركز على سجل أصحاب المصلحة.
المعلومات الواردة في سجل أصحاب المصلحة
المعلومات الأساسية التي يجب أن تكون متاحة في سجل إدارة أصحاب المصلحة الخاص بك هي: - نوع صاحب المصلحة
- اسم الجهة المعنية
- المسمى الوظيفي أو وصف صاحب المصلحة
- نوع صاحب المصلحة، داخلي أو خارجي
- دور المشروع للمنظمة
- طريقة الاتصال المفضلة
- التوقعات من المشروع
- التأثير على المشروع
كيف يمكنك الحفاظ على سجل أصحاب المصلحة؟
يعد تحليل أصحاب المصلحة في بداية المشروع أحد الأمور الأولية التي ينبغي على مدير المشروع القيام بها. تبدأ إدارة أصحاب المصلحة بطرح تلك الأسئلة البسيطة ولكن الأساسية. - من يمكن أن يتأثر بنتائج المشروع؟
- من يمكن أن يكون له تأثير على أهداف المشروع؟
سيكون هذا هو الأساس لعملية إدارة أصحاب المصلحة التي تستخدمها.
يتطلب إنشاء سجل أصحاب المصلحة في المشروع والحفاظ عليه العديد من الخطوات التي يجب تنفيذها. يعد وجود سجل لأصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية. فيما يلي قائمة بالخطوات التي يجب تذكرها عند الاحتفاظ بسجل أصحاب المصلحة الخاص بك.
تحديد أصحاب المصلحة في المشروع
إن راعي المشروع ومدير المشروع وفريق المشروع وعملاؤك هم بعض الأمثلة على أصحاب المصلحة الواضحين. ومع ذلك، قد يكون هناك أصحاب مصلحة غير معروفين أو غير معروفين. ولا نعرف وجودهم ولا تأثيرهم المحتمل. كيف يمكننا زيادة فرصة العثور على أصحاب مصلحة غير معروفين؟ - فحص سجلات أصحاب المصلحة للمشاريع المماثلة الجارية والمكتملة.
- اطلب الدعم من الراعي في تحديد أصحاب المصلحة، وخاصة أولئك الذين يقعون على أعلى المستويات في مؤسستك.
- مناقشة الأفراد والمنظمات داخل المناطق التشغيلية مع فريق المشروع الخاص بك.
- البحث عن المتخصصين في هذا الموضوع
-النظر في المقاولين العاملين في المشروع. - قم أيضًا باستكشاف البائعين الذين يعملون على المشروع.
تقييم أصحاب المصلحة في المشروع
لا يتم التعامل مع أصحاب المصلحة على قدم المساواة. يحتاج بعض أصحاب المصلحة إلى مزيد من الاهتمام، في حين يحتاج آخرون إلى قدر أقل. كيف يمكننا معرفة ذلك؟
شبكة القوة/التأثير هي تقنية مباشرة تقوم بتجميع أصحاب المصلحة وفقًا لمستوى قوتهم (عالي/منخفض) وتأثيرهم (عالي/منخفض). يتعين على مديري المشاريع إعداد وتنفيذ اتصالاتهم بعناية مع أصحاب المصلحة الذين يتمتعون بقدر كبير من القوة والتأثير. يقترح نموذج سجل أصحاب المصلحة في الدليل المعرفي لإدارة المشروعات (PMBOK) الطرق التالية التي يمكنك اتباعها: - شبكة التأثير والتأثير
- نموذج الأهمية (تصنيف أصحاب المصلحة حسب الأهمية والقوة والشرعية)
تحليل أصحاب المصلحة وخطة الإدارة
يتم إنشاء استراتيجية أصحاب المصلحة في المشروع باستخدام تصنيف أصحاب المصلحة، مما يساعد مديري المشاريع على إدارة أصحاب المصلحة بناءً على مطالبهم وتأثيرهم ومشاركتهم. يحتاج أصحاب المصلحة الأكثر نفوذاً إلى مناهج مختلفة. قد يكون الوصول إلى سجل أصحاب المصلحة مقيدًا بسبب المعلومات الحساسة ويجب تخزينه بشكل آمن.
مع تطور المشروع، قد تظهر جهات جديدة معنية، وقد تتغير خصائصها، مما يجعل من الضروري الحفاظ على سلامة السجل طوال فترة المشروع. تعد إدارة الجهات المعنية الفعّالة أمرًا حيويًا لنجاح المشروع، حيث يمكن أن تؤدي الإدارة الرديئة، وخاصة لأصحاب المصلحة المؤثرين، إلى فشل المشروع.
نموذج سجل أصحاب المصلحة
يعد سجل أصحاب المصلحة أحد أهم العناصر المطلوبة لتنفيذ المشاريع، حيث يساعد في تصنيف أصحاب المصلحة في المشروع وتحديدهم وتقييمهم. يتم تناول العديد من الأسئلة حول أصحاب المصلحة في نموذج سجل أصحاب المصلحة في المشروع. وفيما يلي بعض منها: - ما هي أسماء أصحاب المصلحة ومعلومات الاتصال بهم؟
- ما هي المطالب والمتطلبات التي لدى أصحاب المصلحة؟
- ما هي الجهات المعنية الأكثر مشاركة؟
- ما هي أفضل الطرق للتواصل مع أصحاب المصلحة؟
- ما هي درجة التأثير التي يمتلكها أصحاب المصلحة؟
سيساعدك نموذج سجل أصحاب المصلحة في إنشاء سجل عملي لأصحاب المصلحة ليس معقدًا جدًا وسهل التعامل معه. إذا كنت تبحث عن بعض أفضل سجلات أصحاب المصلحة PMI، فنحن نقترح شهادة تدريب إدارة المشاريع. توفر الدورة فهمًا صحيحًا لكيفية إنشاء سجل لأصحاب المصلحة والحفاظ عليه. إذا كنت تبحث عن مثال لسجل أصحاب المصلحة، فلدينا أدناه عدد قليل:
سيساعدك سجل أصحاب المصلحة هذا على فهم كيفية إنشاء سجل أصحاب المصلحة.
أمثلة على سجل أصحاب المصلحة
يجب أن تكون أهمية سجل أصحاب المصلحة واضحة الآن بعد أن شاركت الآن معلومات بالغة الأهمية عنه. في الأمثلة التالية، يمكنك أن ترى كيف يتم استخدام سجل أصحاب المصلحة التابع لـ PMI في سيناريوهات العالم الحقيقي:
مثال 1
سجل أصحاب المصلحة البسيط هو وثيقة موجزة تلتقط معلومات أساسية عن أصحاب المصلحة في المشروع. وعادة ما يتضمن الأسماء والأدوار والتوقعات وتفاصيل الاتصال. وهو يوفر مرجعًا سريعًا لفرق المشروع. اطلع على المثال أدناه؛ إنه نموذج بسيط لسجل أصحاب المصلحة في المشروع يسهل التواصل الفعال ويضمن الوعي بأصحاب المصلحة الرئيسيين.
مثال 2
من ناحية أخرى، يعد سجل أصحاب المصلحة التفصيلي وثيقة شاملة تقدم رؤى متعمقة حول أصحاب المصلحة في المشروع. فهو لا يشمل الأسماء وتفاصيل الاتصال فحسب، بل يحلل أيضًا أدوارهم واهتماماتهم وتوقعاتهم وتأثيرهم. في المثال التالي لسجل أصحاب المصلحة، يُظهر معلومات مفصلة حول إدارة أصحاب المصلحة الاستراتيجية. وكما يتضح من المعلومات، يمكنك أن ترى كيف يوفر اتصالاً دقيقًا ومواءمة مع أهداف المشروع.
نموذج سجل أصحاب المصلحة 1
يتميز قالب سجل أصحاب المصلحة المفصل هذا بعشر سمات للحصول على معلومات شاملة عن أصحاب المصلحة. تحتوي السمات على مساحة كافية لإخبارك بدقة بالدور الذي يلعبه أصحاب المصلحة. يعد قالب أصحاب المصلحة الشامل مثل هذا ضروريًا للمنظمات الأكبر حجمًا. رابط PDF للقالب
نموذج سجل أصحاب المصلحة 2
يمكن للمنظمات الصغيرة استخدام سجلات أصحاب المصلحة الأكثر بساطة. يحتوي نموذج سجل أصحاب المصلحة المجاني في المثال التالي على سمات أقل ومعلومات كافية فقط عن أصحاب المصلحة. رابط PDF إلى النموذج
ما هي أنواع أصحاب المصلحة؟
يؤثر أصحاب المصلحة بشكل متكرر على قرارات الشركة ونجاحها في تحقيق الأهداف. فهم يوفرون البصيرة والإلهام والتنظيم، مما يجعل من الضروري فهمهم لضمان توافق أهداف العمل مع احتياجاتهم وأهدافهم وتوقعاتهم. إن معرفة الأنواع المختلفة من أصحاب المصلحة يمكن أن تساعد شركتك في تلبية احتياجاتهم بشكل فعال. فيما يلي الأنواع الأربعة لأصحاب المصلحة في المشروع:
- المستثمرون
يهتم المستثمرون بشدة بنجاح الشركة لأن استثماراتهم المالية تعتمد على ذلك. يسعى معظم المستثمرين إلى تحقيق عوائد مالية ولا يستثمرون إلا عندما يثقون في تلقي العائد في غضون فترة زمنية محددة. ويتوقعون نمو رأس مالهم وقد يحصلون على نسبة من ملكية الشركة في مقابل مساهماتهم المالية، مما يجعلهم مساهمين.
هناك نوع آخر من المستثمرين وهو المقرض، الذي قد يوفر الأموال لعمليات الشركة أو توسعها. وقد يكون تأثير المستثمرين على الشركة كبيراً، حيث يتوقعون الربحية والنمو. - الموظفين
إن الموظفين هم أصحاب مصلحة لأنهم يعتمدون على القرارات التجارية التي يتخذها الفريق التنفيذي فيما يتعلق بالأمان الوظيفي والأجور العادلة والمزايا القيمة وبيئة العمل الآمنة. ويؤثر نجاح الشركة بشكل مباشر على ولائهم وإبداعهم ومشاعرهم العامة تجاه صاحب العمل. وكثيراً ما يتخذ كبار المديرين التنفيذيين، الذين هم أيضاً موظفون، قرارات تجارية حاسمة تؤثر على نمو الشركة وعملياتها المستقبلية. ولا تؤثر فعاليتهم في إدارة الشركة على نجاحها فحسب، بل تؤثر أيضاً على سمعتهم وقدرتهم على تأمين الفرص المستقبلية. - العملاء
يشتري العملاء السلع والخدمات من الشركات، ويتوقعون الحصول على منتجات عالية الجودة بأسعار معقولة. وبدون العملاء، لا تستطيع الشركة البقاء. وباعتبارهم أصحاب مصلحة، يهتم العملاء بأداء الشركة ويتوقعون من الشركات تلبية مطالبهم. ويتعين على الشركات التعامل مع العملاء لتلبية احتياجاتهم وتقديم سلع وخدمات فائقة الجودة. والعملاء الداخليون، مثل الموظفين الذين يعملون في مشاريع محددة، هم أيضًا أصحاب مصلحة.
على سبيل المثال، يمكن لفريق التسويق الذي يعمل على حملة لجذب عملاء قروض الإسكان أن يؤثر على أهداف قسم الإقراض. قد يهتم الموظفون في قسم الإقراض، الذين لديهم أهدافهم الخاصة، بأنشطة فريق التسويق فيما يتعلق بالمشروع. - الموردين
يقدم الموردون السلع إلى الشركة ويعتمدون عليها في تحقيق الإيرادات. تؤثر منتجاتهم بشكل مباشر على كيفية عمل الشركة، وغالبًا ما يعطون الأولوية للسلامة والربحية. الموردون، مثل المقاولين والبائعين، هم أصحاب مصلحة لأن نجاحهم كشركات مستقلة قد يعتمد على علاقتهم بالشركة.
تتحمل هذه الأطراف مسؤوليات مالية، مثل النفقات التشغيلية، ورواتب الموظفين، وقروض الأعمال. وللحفاظ على الأعمال التجارية، غالبًا ما يشكل الموردون شراكات مع شركات أخرى ويفضلون التأكد من استقرار عمليات الشركة قبل الالتزام بعلاقة طويلة الأمد. إن فهم وإدارة علاقات أصحاب المصلحة هذه أمر بالغ الأهمية لنجاح الشركة، حيث تتمتع كل مجموعة بمصلحة راسخة في أداء الشركة ويمكن أن تؤثر بشكل كبير على عملياتها وقراراتها الاستراتيجية.
حملة نشطة
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
أطلق العنان لإمكاناتك من خلال الحصول على شهادة Agile وحوّل نهجك الإداري. احتضن التغيير وكن قائدًا رشيقًا!
محتوى سجل أصحاب المصلحة
يحتوي سجل أصحاب المصلحة على معلومات أساسية حول أصحاب المصلحة المختلفين في المنظمة. في الشركات الصغيرة، يكفي السجل لحفظ المعلومات، بينما تمتلك الشركات الأكبر حجمًا مستندًا منفصلاً. في هذا المنشور، سأشارك مثالاً لسجل أصحاب المصلحة ومحتوياته. وسأساعدك أيضًا على فهم كيفية استخدامه والاستفادة من المعلومات التي يحتويها لاتخاذ القرارات الصحيحة.
تحديد أصحاب المصلحة
في كل مشروع أو تعهد، هناك أصحاب مصلحة مختلفون. وفي كثير من الأحيان، قد يحدث أنك قد لا تتفاعل مع جميعهم، وقد لا يكون بعضهم على دراية بعملك أو فريقك. لقد رأيت أن معلومات التعريف في هذه السجلات مفيدة عند التواصل مع أصحاب المصلحة. يحتوي القسم على المعلومات الأساسية التالية:
- اسم الجهة المعنية
- عنوان
- معلومات الاتصال
- الدور في المنظمة/المشروع
تقييم أصحاب المصلحة
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع الناجحة، يتعين علينا الالتزام بالأساسيات. يجب أن تكون الأسئلة التي يجب طرحها متعلقة بما إذا كانت احتياجات أصحاب المصلحة قد تم تلبيتها وما إذا كنت تفهم متطلباتهم وتوقعاتهم واحتياجاتهم في التواصل وتأثيرهم على المشروع. لمعرفة كل ذلك، ستحتاج إلى معايير التقييم التالية لتقييم كل صاحب مصلحة: - تردد اتصالاتهم
- احتياجاتهم التواصلية
- التوقعات
- تأثير المشروع
- المصلحة والسلطة
تصنيف أصحاب المصلحة
في قسم تصنيف أصحاب المصلحة، يتعين عليك تصنيف أصحاب المصلحة بشكل منهجي باستخدام معايير متنوعة. يجب أن يبدأ التصنيف عادةً حول قوتهم واهتمامهم بالمشروع، مما يؤكد على الحاجة إلى التمييز بين أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية وأصحاب المصلحة ذوي النفوذ الأقل. علاوة على ذلك، يمكنك إضافة سمات مثل أصحاب المصلحة الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين والتأثير الإيجابي والمؤيد والمقاوم أو المحايد، والتي يمكن تخصيصها لفهم أكثر دقة.
وهنا، تشكل هذه المعلومات الحاسمة الأساس لصياغة استراتيجية قوية لإدارة أصحاب المصلحة. كما أنها ستمكن من اتباع نهج أكثر ملاءمة وفعالية للتعامل مع مجموعات أصحاب المصلحة المختلفة. ويشكل هذا التصنيف الاستراتيجي أهمية كبيرة لفهم شامل لمشهد المشروع وتعزيز نجاح المشروع بشكل عام. وقد ساعدني هذا القسم من السجل أثناء تنفيذ المشروع في عدة مناسبات، وأنا أوصي بشدة بتحديثه في جميع الأوقات.
فئات أصحاب المصلحة
هناك ثلاث فئات رئيسية من أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع، وهي: - أصحاب المصلحة الداخليون: كما يوحي الاسم، فإن أصحاب المصلحة الداخليين موجودون داخل الشركة. ويتأثر أصحاب المصلحة في المشروع، بما في ذلك هؤلاء الأفراد، بشكل مباشر بالمشروع.
- أصحاب المصلحة الخارجيون: أولئك المهتمون بنجاح الشركة ولكنهم غير مرتبطين بشكل مباشر بمشاريعها يعتبرون أصحاب مصلحة خارجيين. ومن الأمثلة على أصحاب المصلحة الخارجيين المورد.
- أصحاب المصلحة الأساسيون: أصحاب المصلحة الأساسيون، الذين يشار إليهم غالبًا باسم أصحاب المصلحة الرئيسيين، لديهم مصلحة أكبر في نجاح المشروع لأنه سيؤثر عليهم بشكل مباشر. إنهم يدعمون المشروع بشكل استباقي. والعملاء وقادة الفريق هم أمثلة على أصحاب المصلحة هؤلاء.
- أصحاب المصلحة الثانويون: يلعب أصحاب المصلحة الثانويون دورًا أقل أهمية وأكثر عمومية في إكمال المشروع. ويساعد هؤلاء أصحاب المصلحة في القضايا القانونية والمالية والقانونية.
- أصحاب المصلحة المباشرون: يشارك أصحاب المصلحة المباشرون في العمليات المستمرة للمشروع. ونظرًا لأن مبادرات الشركة ضرورية للعمل اليومي لموظفيها، فقد يتم اعتبارهم أصحاب مصلحة مباشرين.
- أصحاب المصلحة غير المباشرين: يهتم أصحاب المصلحة غير المباشرين بنتائج المشروع أكثر من اهتمامهم بعملية تنفيذه. وتشمل قضايا أصحاب المصلحة غير المباشرين التوافر والتعبئة والتغليف والتكلفة. ومن بين أنواع أصحاب المصلحة غير المباشرين العميل.
اكتشف الدورات التدريبية الرائدة في إدارة المشاريع من SPOTO
مدخلات لسجل أصحاب المصلحة
للتحقق من صحة سجل أصحاب المصلحة في إدارة المشروع، ستحتاج إلى عدة مدخلات تحتوي على معلومات أساسية. وفيما يلي أربعة من أهمها:
ميثاق المشروع
ميثاق المشروع هو وثيقة أساسية تساهم في توفير معلومات بالغة الأهمية لسجل أصحاب المصلحة. فهو يحدد أهداف المشروع وأصحاب المصلحة والتفاصيل المهمة حول نطاقه. ويساعد هذا المدخل الأساسي في تحديد أصحاب المصلحة وإشراكهم بشكل فعال ويضمن التوافق مع أهداف المشروع.
وثيقة العقد
إن إدراج التفاصيل من وثيقة العقد في سجل أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية. حيث تحدد هذه المدخلات الالتزامات التعاقدية وأصحاب المصلحة الرئيسيين والتوقعات. ويعزز فهم هذه الجوانب التواصل وإدارة العلاقات طوال دورة حياة المشروع.
مدخلات الدروس المستفادة القديمة
إن الاستفادة من الخبرات السابقة في العمل مع أصحاب المصلحة أمر ضروري لتجنب المفاجآت غير المتوقعة. ومن ثم، فإن إدراج الدروس القديمة المستفادة أمر بالغ الأهمية في سجل أصحاب المصلحة. وستوفر لك الأفكار المستمدة من المشاريع السابقة سياقًا قيمًا يمكن أن يساعدك في توقع سلوكيات وتفضيلات أصحاب المصلحة. كما أن الاستفادة من المعرفة التاريخية أمر ضروري أيضًا لإدارة أصحاب المصلحة بشكل استباقي.
أصول العملية التنظيمية
إن دمج أصول العمليات التنظيمية في سجل أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية حيث يتم استخدامها لتوجيه إدارة المشاريع والعمليات. وتشمل هذه الأصول أشياء مثل القوالب والمبادئ التوجيهية والمعلومات التاريخية. إن الاستفادة من هذه الموارد تعزز كفاءة تحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم وإدارتهم وهي مفيدة في نهاية المطاف لتبسيط عمليات المشروع وتعزيز النتائج الناجحة.
خاتمة
إن صاحب المصلحة هو شخص أو فريق أو مؤسسة مهتمة بمشروعك. تحتوي وثيقة المشروع التي تسمى سجل أصحاب المصلحة على معلومات حول أصحاب المصلحة. عندما تصادف أحد أصحاب المصلحة الجدد، يجب عليك تحديث السجل. يجب الاحتفاظ بصفات صاحب المصلحة في السجل عندما يتغير. العنصر الأساسي الذي تحتاجه لإجراء تحليل ناجح لأصحاب المصلحة هو تسجيل أصحاب المصلحة. نقترح عليك تدريبًا على شهادة SPOTO PMP للحصول على بداية جيدة في عملية التعلم الخاصة بك.
الأسئلة الشائعة
- ما هو الغرض من سجل أصحاب المصلحة؟
الغرض من سجل أصحاب المصلحة هو تتبع من يتأثر بالبرنامج أو المشروع وتأثيرهم عليه. - في أي عملية يتم إنشاء سجل أصحاب المصلحة؟
تدور خطة المشروع بأكملها حول سجل أصحاب المصلحة. ويجب إنشاؤه في وقت مبكر من عملية التخطيط وتعديله مع مراعاة المشروع في خطتك. - ما هي فوائد وجود سجل لأصحاب المصلحة؟
ستكون هذه الوثائق ضرورية لإدارة المشروع/البرنامج، وتطوير الفريق، وتحديد معيار النجاح، والتسويق، والحوكمة، والمهام والمسؤوليات. - ما هي المعلومات التي ينبغي إظهارها في سجل أصحاب المصلحة؟
المعلومات الأكثر أهمية التي يجب أن تكون موجودة في سجل أصحاب المصلحة الخاص بك هي:
- اسم الجهة المعنية
- فئة أصحاب المصلحة
- التأثير على المشروع
- التوقعات من المشروع
- ما هو الفرق بين سجل أصحاب المصلحة وخطة إشراك أصحاب المصلحة؟
يحتوي سجل أصحاب المصلحة على جميع التفاصيل الضرورية حول أصحاب المصلحة، مثل أسمائهم وألقابهم ودورهم الوظيفي. وعلى النقيض من ذلك، تحتوي خطة إشراك أصحاب المصلحة على تقييم لمصالح أصحاب المصلحة، مما يساعد في سير عمل المشروع.