زحف النطاق – لا تدعه يزحف عليك

لا تدع “زحف النطاق” يتسلل إليك!
يُعرف “زحف النطاق” بأنه التوسيع المستمر والتدريجي لنطاق المشروع بعد توقيع العقد، نتيجة لأوامر التغيير المتعددة والمتتالية التي يصدرها المالك. ولكن دعونا نلقي نظرة على هذه الظاهرة أثناء العمل بمساعدة مثال.
مثال توضيحي لزحف النطاق
تخيل هذا. يخطط جو وزوجته ماري لبناء منزل جديد. وعندما كانا في مكتب المهندس المعماري، شرحا له إرشادات التصميم ومطالبهما. أكد جو أن ميزانيته محدودة بمبلغ 250,000 دولار. أكمل المهندس المعماري التصميم في حدود إرشاداتهم وميزانيتهم.
وفي وقت لاحق، وقّع جو عقداً مع شركة إنشاءات لبناء المنزل بالسعر المتفق عليه وهو 250,000 دولار. وبينما كان المقاول يضع حجر الأساس، قررت ماري إضافة جناح صغير لوالديها اللذين يزوران المنزل من حين لآخر. وافق جو لأن هذه الفكرة تمنحه مزيداً من الخصوصية عند زيارتهما. تطلبت هذه الإضافة من المهندس المعماري إعادة التصميم وإعادة تقديم طلب للحصول على تصريح.
واقترح المقاول نوافذ أكبر في غرفة المعيشة ومكتب جو لأنهما يطلان على مناظر طبيعية جميلة. وفي وقت لاحق، ألحّ الأطفال (مايك: 15 سنة، وكايل: 14 سنة، وبيث: 10 سنوات) على والدهم لتركيب حمام سباحة، ورضخ جو لضغوطهم.
وبينما كانت ماري تعمل مع المقاول على التشطيبات، أعطاها المقاول خيارات للترقية. كانت الترقية ستشمل الأرضيات، وخزائن المطبخ والأجهزة المنزلية، وأسطح العمل، والطلاء، والسباكة، وتركيبات الإضاءة، ونظام الأمان، وغير ذلك. شرح المقاول مزايا هذه الإضافات ولم تستطع رفضها.
وأخيراً، تم الانتهاء من المشروع وأصبح المنزل جميلاً. كانت تلك هي الأخبار الجيدة. لكن الخبر السيئ هو أن جو وماري اضطرا لدفع 384,000 دولار أمريكي. كان جو وماري قد وقّعا على العديد من أوامر التغيير لدرجة أنهما لم يتوقعا أن ترتفع التكلفة إلى هذا الحد.
لماذا تحدث زحف النطاق؟
تحدث زحف النطاق لعدة أسباب منها :
سوء التخطيط,
الفشل في التقييم الدقيق لتأثير التغييرات على التكلفة والجدول الزمني,
التوقعات غير الواقعية واللامركزية في اتخاذ القرارات.
وعادةً ما يؤدي ذلك إلى عواقب سلبية على المالك، وغالباً ما يتضمن ذلك تخفيض قيمة المشروع. ويُستخدم مصطلح “زحف النطاق” ليعكس كيفية “زحف” هذه التوسعات الصغيرة والمتتالية لنطاق المشروع دون إحداث ضجيج كبير.
1. زحف النطاق المباشر وغير المباشر
يمكن تجميع أسباب زحف النطاق في مجموعتين مباشرة وغير مباشرة. تشمل المجموعة الأولى التغييرات التي أجراها المالك بإرادته بسبب تغيير رأيه أثناء مرحلة الإنشاء، سواء كانت ناتجة عن إعادة التفكير أو التأثر بالآخرين. أما المجموعة الثانية فتشمل التغييرات التي فُرضت على المالك لعناصر كان يجب أن تكون قد أُخذت بعين الاعتبار في الأصل.
ومن المرجح أن يكون سبب ذلك سوء التخطيط. في بعض الحالات، هذه التغييرات ليست خطأ المالك. فالتغيير المفاجئ في القوانين واللوائح أو التطورات الجديدة أو ظروف السوق قد تفرض تغييراً في المشروع.
2. زحف النطاق وأوامر التغيير
هناك علاقة بين زحف النطاق وأوامر التغيير (التغيير). عادةً ما ينتج عن زحف النطاق سلسلة من أوامر التغيير، ولكن ليس بالضرورة أن يكون كل أمر تغيير جزءًا من زحف النطاق.
بالإضافة إلى ذلك، قد لا تؤدي أوامر التغيير دائمًا إلى تغيير نطاق المشروع. ويعد العدد الكبير من أوامر التغيير مؤشرًا على سوء تعريف/إدارة نطاق المشروع. ومع ذلك، نحتاج إلى التمييز بين زحف النطاق وأي نتائج لدراسات هندسة القيمة (VE). فعلى عكس زحف النطاق، تتم دراسة التغييرات الناجمة عن هندسة القيمة والتحكم فيها بحيث تكون منطقية أكثر منها عاطفية.
هناك أيضًا اختلافان مهمان بين تغييرات هندسة القيمة وزحف النطاق. تؤدي تغييرات هندسة القيمة في الغالب إلى زيادة القيمة على الرغم من أنها قد تزيد من التكلفة الأولية. تؤدي تغييرات زحف النطاق دائمًا إلى زيادة التكلفة مع انخفاض القيمة.
تكون دراسة هندسة القيمة في المشروع واضحة وعادة ما يتم تجميع نتائجها في تقرير، على الرغم من إمكانية وصول الاقتراحات بشكل فردي. على الجانب الآخر، يحدث زحف النطاق بشكل تدريجي وغير واضح.
قد يعجبك أيضًا: مخرجات المشروع: ما هي ولماذا هي مهمة؟
تحليل الأسباب الجذرية لزحف النطاق
هناك العديد من أسباب زحف النطاق، والعديد منها مرتبط ببعضه البعض. لذا يمكننا تجميعها على النحو التالي:
1- عدم كفاية/ضعف التخطيط
ربما يكون هذا هو السبب الأول حتى الآن. يتخطى العديد من المالكين التخطيط لاعتقادهم أنه مضيعة للوقت والمال. وفي بعض الأحيان، يتسرعون في التنفيذ لأنهم متلهفون جداً لرؤية المشروع منتهياً. هناك عدة أعراض أو أنواع لهذا السبب:
– الفشل في التوفيق بين “قائمة الأمنيات” و”قائمة الممكنات”
مثل الرغبة في شراء سيارة بنتلي بميزانية تويوتا كورولا. من الجيد الترقية وإضافة الميزات ولكن يجب أن نتأكد دائمًا هل أحتاج حقًا إلى هذه الترقية/الإضافة؟ وهل يمكنني تحمل تكلفتها؟
في الواقع، يجب أن تكون المقارنة ثلاثية الأبعاد: “قائمة الأمنيات”، و”قائمة الإمكانيات”، و”قائمة الاحتياجات”. إذا كنت تبني فيلا سكنية مكونة من 3 طوابق وتفكر في تركيب مصعد. هناك أربعة احتمالات
i. أنت بحاجة إليه ويمكنك تحمل تكلفته.
ب. أنت بحاجة إليه ولكنك لا تستطيع تحمل تكلفته.
iii. لا تحتاجها ولكنك تستطيع تحمل تكلفتها.
رابعاً. أنت لست بحاجة إليها ولا يمكنك تحمل تكلفتها.
القرار في الحالتين الأولى والرابعة سهل. الحالة الثانية هي قضية مالية يجب حلها. أما الحالة الثالثة فتعتبر مثالاً كلاسيكيًا على زحف النطاق للتحديثات غير الضرورية التي قد لا تضيف قيمة إلا إذا كنت تعتقد أن هذا الأمر جيد لإعادة البيع. وهذا هو السبب في ضرورة إجراء تحليل التكلفة والعائد أثناء مرحلة التصميم مع التركيز على القيمة.
– عدم الوضوح والعمق في التصميم الأصلي
قد لا يقوم المصممون بعمل مناسب؛ مما يترك مستندات التصميم مع وجود أخطاء أو سهو أو غموض. قد لا يدرك المالك المشكلة حتى يبدأ البناء. بحلول ذلك الوقت، يبدأ المقاول في اكتشاف هذه المشكلات وإصدار أوامر التغيير.
– الفشل في فهم جميع متطلبات المشروع
يمكن أن يكون هذا خطأ المالك أو المصمم أو كليهما. يمكن أن يحدث عندما تتسرع في التنفيذ قبل أن تقوم “بالعناية الواجبة”. يمكنك تصميم مبنى تجاري دون الانتباه إلى ما قد يحتاجه المستأجرون في المستقبل. وفي وقت لاحق، تبدأ المشاكل في الظهور وتفرض تغييرات.
– عدم إشراك المهنيين وأصحاب المصلحة في وقت مبكر بما فيه الكفاية
يمكن أن يكون هذا مهمًا بشكل خاص بالنسبة للمسائل الفنية. قد يكون المالك هو صانع القرار ولكنه يحتاج إلى التشاور مع الخبراء التقنيين والمستخدمين النهائيين.
– نوع العقد الخاطئ
إن اختيار نوع العقد (المبلغ المقطوع أو سعر الوحدة أو التكلفة زائد الرسوم) مهم للغاية للتحكم في التكلفة والمخاطر. قد يخلق عقد التكلفة زائد الرسوم، إذا تم اختياره بشكل غير مناسب، سلسلة من المشاكل للمالك. ومن المهم أيضًا اختيار نموذج العقد وطريقة التسليم.
2. “العقلية الرخيصة”
يرغب بعض المالكين في خفض التكاليف دون النظر بعناية إلى جودة المحترف المستأجر (التصميم والبناء). قد يعطون العمل لمحترفين زائفين، أو يختارون القيام به بأنفسهم، أو يختارون المقاول الأرخص ثمناً. وفي معظم الحالات، ينتهي بهم الأمر إلى إنفاق المزيد من المال والحصول على المزيد من المشاكل. هناك أيضًا اتجاه لدى بعض المالكين للضغط على المقاول قدر الإمكان. على المالكين أن يدركوا أن العمل مع مقاول سعيد وراضٍ أفضل للجميع.
3. الاستخدام غير الضروري للمسار السريع
التتبع السريع للمشروع يعني تداخل التصميم مع البناء. تُستخدم هذه الطريقة عندما يكون الوقت ضيقًا ويجب البدء في البناء في أسرع وقت ممكن. لكنها تأتي مع عيوب مثل بدء المشروع بنطاق غير محدد بشكل كامل. إنه يشبه البدء في وضع أساس مبنى دون معرفة شكل المبنى بالضبط. وأوصي بعدم استخدام التتبع السريع إلا عند الحاجة فقط، مع اتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة لتقليل زحف النطاق وأوامر التغيير.
قد يعجبك أيضًا: نطاق المشروع: لماذا هو مهم؟
4. عملية صنع القرار غير الفعالة:
يمكن أن يحدث هذا لكل من الأفراد والمؤسسات على حد سواء. بعض الأسباب هي:
– كثرة عدد أصحاب المصلحة / صناع القرار الذين يقومون بالتغييرات أو يؤثرون عليها.
– التردد وعدم القدرة على اتخاذ القرارات. المبالغة في رد فعل بعض المالكين تجاه الأحداث والحوادث التي تتطلب “تصحيحًا” معاكسًا لاحقًا.
– افتقار المالك للكفاءة الفنية وبدلاً من ذلك، اتخاذ قرارات متهورة.
– التأثر بالآخرين ذوي الآراء المختلفة. يشير هذا على الأرجح إلى التفكير العاطفي (نقص الذكاء العاطفي).
– دوران المؤسسة. هناك احتمال كبير في أن يقوم الأشخاص الذين يتولون مناصب قيادية بعكس أو تغيير قرارات من سبقهم إما بسبب اختلاف حقيقي في الرأي أو بسبب الغرور المطلق.
5. سوء التواصل بين المالك والمصمم:
قد ينشأ سوء الفهم بسبب اختلاف اللغات والثقافات، والتغاضي عن المشاكل بسبب ضيق الوقت، وعدم كفاءة تبادل المعلومات، وعدم فعالية بروتوكول الاتصالات.
قد تكون هناك مشكلة في السماح بالاتصال المباشر وغير المدار بين المالك وطواقم المقاول والمقاولين من الباطن. وينطبق الأمر نفسه بين الأشخاص في مؤسسة المالك والمقاول.
سبب آخر هو غياب “الديمقراطية المهنية”. يحدث هذا عندما يتخذ شخص في منصب رفيع في المنظمة قرارات لها آثار فنية دون التشاور مع الموظفين الفنيين. وفي الوقت نفسه، لا يشعر المرؤوسون بالحرية في التحدث علنًا لنقد هذه القرارات أو تصحيحها. فهم يأخذون اقتراحات الرئيس على أنها توجيهات لا يجوز مناقشتها!
التوثيق عنصر مهم آخر. هناك العديد من الأسباب للإصرار على عملية التوثيق الصارمة. يمكن أن يحسم جدالاً مثل “لا، ليس هذا ما قلته” أو “لم أقصد ما كنت تعتقده”. يمكن أن ينعش ذاكرة الناس في هذا الوقت المزدحم. يمكن أن ينشئ مرجعًا يمكن الرجوع إليه، خاصة عندما يترك الناس مناصبهم.
6. ضعف سياسة “التحكم في التغيير/الإدارة”
من المحتمل جدًا حدوث تغييرات في أي مشروع ولكن التحدي يكمن في كيفية التحكم بها وإدارتها. يجب وضع عملية واضحة وفعالة واتباعها. ويجب أن تشمل من يبدأ أمر التغيير، ومن يوافق عليه، ومدة عملية الموافقة، وما هي المستندات المطلوبة، وغيرها من البنود الأخرى. يجب أن تساعد سياسة إدارة التغيير هذه على تقليل عدد التغييرات وتأثيرها على أهداف المشروع.
يرتبط زحف النطاق أيضًا بطول المشروع لأنه يرتبط بشكل مباشر بعدم اليقين الذي يؤدي على الأرجح إلى المزيد من التغييرات. قد تتغير ظروف السوق والقواعد واللوائح الحكومية. قد تحدث كوارث طبيعية وكوارث من صنع الإنسان. قد يتغير وضع المالك نفسه؛ إلى الأفضل أو الأسوأ. كل هذا يمكن أن يؤدي إلى تغييرات في نطاق المشروع ولكن إدارة هذه التغييرات عامل رئيسي.
ألقِ نظرة على دورات شهادة إدارة المشاريع لدينا.