رشيق ما بعد تكنولوجيا المعلومات: التفكير المرن

أجايل هي عقلية توصف بمجموعة من القيم والمبادئ. وتعود جذورها إلى نهج اللين، والذي يعد أيضًا أساسًا لنظريات الإدارة الحديثة الأخرى. ينصب تركيز اللين الأساسي على تقديم القيمة بسرعة والتخلص من الهدر.
كانت تويوتا رائدة في مجال اللين. وبدافع الضرورة، كانت بحاجة إلى أن تكون فعالة للغاية للمنافسة. وخفضت بشكل كبير تكلفة إعادة العمل من خلال بناء الجودة في كل خطوة من خطوات العملية. وطورت نموذج التسليم في الوقت المحدد، مما أدى إلى تحرير رأس المال العامل. هذه الممارسات أصبحت الآن عالمية.
اللين هو مجموعة من المبادئ. وغالبًا ما يستخدم “بيت اللين” كاستعارة. السقف هو القيمة. والقاعدة هي القيادة والتفكير المنهجي ونزاهة العمليات. أما الركائز فهي احترام الناس والشفافية والتدفق والتحسين المستمر.
اللين لا يعتمد على الصناعة ويقدم نظرة ثاقبة في خفة الحركة. في هذه المقالة، أستكشف هذه المبادئ لإثبات أن أي مؤسسة يمكنها تطبيقها لتحسين “طريقة عملها”.
القيمة
القيمة هي سقف بيت اللين. يستهلك العملاء المنتجات والخدمات التي تبتكرها المؤسسة. يجب أن تسعى جميع المؤسسات إلى تقديم القيمة لعملائها الداخليين والخارجيين.
إذن، ما هي القيمة؟ يحدد عملاؤنا القيمة.
ما الذي يجعلهم سعداء؟ ما الذي يرغبون في دفع ثمنه؟ ما الذي يميزنا عن منافسينا أو البدائل؟
تقوم الشركات بابتكار وتطوير منتجات جديدة. لكن العملاء يصادقون على تلك الابتكارات من خلال “التصويت بمحافظهم”.
فالشركات العظيمة تقوم بالتمحور دون رحمة أو شعور بالذنب. فهم يتعلمون من عملائهم ويبتكرون باستمرار. تتخلى بسرعة عن الأفكار “السيئة” وتتابع الأفكار القيّمة.
القيادة
يلعب القادة دورًا حاسمًا ويظهرون على كل مستوى في المؤسسة. فهم يحددون الثقافة والرؤية والاستراتيجيات. وهم يضمنون المواءمة بين ما تقدره المنظمة وما تفعله.
دور القيادة الأساسي في تحديد رؤية المؤسسة واستراتيجيتها. يضمن تحقيق المواءمة بين الاستراتيجية والعمل المنجز تحسين الموارد لدعم الأهداف المشتركة والمشتركة.
الثقافة هي نتيجة لسلوكيات القادة. يُظهر القادة العظماء الأصالة والنزاهة في تصرفاتهم. ويعكس الناس هذه السلوكيات.
الذكاء العاطفي والتعاطف هما مؤشرا تنبؤ بالأداء التنظيمي. تُظهر البيانات أن القادة الواعين ذاتيًا يخلقون بيئات إيجابية. ففرقهم أكثر إنتاجية وإبداعًا وابتكارًا.
التفكير المنظومي
يدرك التفكير المنظومي أن كل ما نقوم به هو جزء من كل أكبر. إذا أردنا التحسين، يجب علينا إصلاح العملية بأكملها بدلاً من تحسين الأجزاء المكونة لها.
تخيل سلسلة من الساعات الرملية المتصلة بساعات رملية ذات أعناق مختلفة الأحجام. يحدد أضيق عنق مدى سرعة انتقال الرمال من الأعلى إلى الأسفل. وينطبق الشيء نفسه على العمل – فأبطأ خطوة في العملية هي التي تملي وتيرة التسليم.
تصف تدفقات القيمة كيفية تسليم المنتجات والخدمات. فهي تبدأ بطلبات العملاء وتنتهي بتلبية احتياجاتهم. تتدفق القيمة من خلال نقاط الاتصال. الانتظار والتسليمات والعمل غير الضروري كلها أشكال من الهدر.
تذكر مكالمة حديثة لخدمة العملاء. كم مرة تم تحويلك؟ كم من الوقت انتظرت؟ كم مرة قمت بتكرار مشكلتك؟ ربما كانت الإجابة على هذه الأسئلة: “كثير جداً، وطويل جداً، وكثيراً جداً”. للأسف، قليل من المؤسسات للأسف تستخدم التفكير المنظومي.
تكامل العمليات
تكامل العمليات هو تقديم منتجات بأعلى جودة ممكنة. يتم إنشاء الجودة من خلال العمليات والأنظمة، والأهم من ذلك، الثقافة.
يؤدي وضع معايير الجودة وتطبيقها في كل خطوة في العملية إلى جودة أعلى بتكلفة إجمالية أقل. لا يهم إذا كنت تقوم ببناء سيارة أو تشييد مبنى أو كتابة تقرير. فكلما استغرق الأمر وقتًا أطول للعثور على مشكلة ما وإصلاحها، زادت التكلفة.
“شبرًا بشبر، الأمر سهل. أما ياردة بساحة، فالأمر صعب.” ينطبق هذا القول المأثور على كل ما نقوم به. من الأسهل إثبات صفحة واحدة أكثر من إثبات فصل، ناهيك عن كتاب كامل.
إن الطريقة التي نقيس بها الأداء هي التي تخلق الحوافز وتحرك الإجراءات. وكما يقول دراكر، “ما يتم قياسه، يتم إنجازه”. تقوم المؤسسات الرائدة بمواءمة قيمها مع أفعالها. يشتهر كل من زابوس ونوردسترومز وفنادق ريتز كارلتون بخلق ثقافات ملحمية تتمحور حول العملاء. لا يتتبع زابوس مدة المكالمة – وقد استمرت مكالمة مشهورة لأكثر من 10 ساعات. تقبل نوردسترومز بشكل أسطوري إعادة الإطارات التي لا تبيعها حتى.
إن السعي الدؤوب لتحقيق الجودة يعني تمكين الناس من “إيقاف الخط”. خلقت تويوتا ثقافة يمكن فيها للموظفين العاديين إيقاف خط الإنتاج لإصلاح مشكلة ما. وهذا التزام جريء.
احترام الناس
البشر وحدهم هم القادرون على التنظيم لتحقيق إنجازات ضخمة. طريقة إدارتنا وقيادتنا هي التي تحدد المنظمة. الثقافة هي التي تقود نجاحنا. وكما قال دراكر “الثقافة تأكل الاستراتيجية على الإفطار”.
نحن نحقق العظمة من خلال خلق بيئة يشعر فيها الناس بأنهم مهمون. أفكارهم وآراؤهم مهمة. هناك تنوع. أصواتهم مسموعة.
في المؤسسات عالية الأداء، يتم تمكين الجميع. فهم يبتكرون ويبدعون. يفخرون بعملهم. وتستفيد المنظمة.
المنظمات المختلة وظيفياً هي عكس ذلك. فالناس يفعلون ما يُطلب منهم. ويتم تثبيط الفكر المستقل والابتكار والإبداع.
ونريد أيضًا أن ندرك أن موظفينا وشركاءنا وعملاءنا ضروريون لنجاحنا. نحن بحاجة إلى بناء علاقات طويلة الأمد وقائمة على الثقة. هذه العلاقات تسمح لنا بتركيز اهتمامنا على تقديم القيمة.
الشفافية
الشفافية هي مبدأ أساسي من مبادئ المرونة والرشاقة. تستخدم فرق العمل الرشيقة مشعاعات المعلومات لإنتاج رؤية جذرية للأعمال المتراكمة والمخاطر والحالة من خلال لوحات كانبان. تخلق الشفافية المساءلة وتتيح الفرصة للتعاون.
تعد لوحة كانبان أداة أساسية لخلق الشفافية. تم تصميمها في البداية لإدارة تدفق الأجزاء والمخزون في المصانع. وقد تم اعتمادها بنجاح في العمل المعرفي. تدخل كانبان أيضًا إلى الفصول الدراسية لمساعدة الطلاب على التركيز على مهامهم.
Gemba هو شكل آخر من أشكال الشفافية. وتعني Gemba “اخرج وانظر”. إذا أردنا أن نفهم ما يحدث، نحتاج إلى الذهاب إلى مكان أداء العمل والمراقبة والتحدث إلى الأشخاص الذين يقومون بالعمل. هذا الأمر دائمًا ما يكون منيرًا للغاية.
التدفق
يوفر التدفق القيمة بشكل ثابت وسريع ومتوقع. لتحقيق التدفق، نقوم بـ
تقليل حجم الدفعات. يتم إنهاء دفعات أصغر من العمل بشكل أسرع.
تصغير حجم العمل. يمكننا تقليل التباين وزيادة القدرة على التنبؤ من خلال تقديم زيادات أصغر.
تقليل العمل الجاري (WIP). كلما قل عدد الأعمال التي نعمل عليها في وقت واحد، كلما تم إنجاز الأعمال بشكل أسرع. نفقد 20-80% من الكفاءة عندما نقوم بتبديل المهام.
التحسين المستمر
التحسين المستمر هو أساس جميع أطر الإدارة الحديثة. كايزن هي كلمة يابانية تعني “التغيير الصغير من أجل الخير” وتجسد هذا المبدأ.
المبدأ الثاني عشر من مبادئ أجايل يتبنى التحسين المستمر. تقوم الفرق على فترات منتظمة بمراجعة أدائها وتحديد طرق التحسين. وتُضاف هذه الأفكار إلى الأعمال المتراكمة لضمان تنفيذها.
يتم تمكين الأشخاص الأقرب إلى العمل لحل مشاكلهم. يجب أن تضمن الإدارة حصول الأشخاص على التدريب والأدوات اللازمة لتحليل العملية وتحديد الأسباب الجذرية وتنفيذ الحلول.
لمعرفة المزيد عن Agile Beyond IT…
لقد عقدت شراكة مع شركة SPOTO لإنشاء دورة تدريبية عبر الإنترنت مدتها 4 ساعات حول تطبيق ممارسات أجايل على جميع التحديات التنظيمية. استخدم الرمز الترويجي: Alan20.
© 2022، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
كن منتجًا من خلال التركيز على القيمة
إنشاء القيمة: رسم خريطة لتيار القيمة
كانبان 101: تحسين كيفية عملنا
المطعم الليّن
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.