رحلة التغيير التنظيمي على الطريق: الرحلة

غالبًا ما تكون جهود التغيير والتحول المؤسسي صعبة. فمعظمها يفشل في تحقيق أهدافها المخطط لها مع فشل 30% منها فشلاً ذريعاً. في مقالي الأخير “رحلة التغيير التنظيمي على الطريق: البداية”، أوصيت باستخدام ممارسات التخطيط المرن التكيفي والتعامل مع الجهد المبذول كرحلة على الطريق:
حدد الاتجاه وليس الوجهة. حدد الأهداف رفيعة المستوى والتوجه الاستراتيجي للتغيير، وحفز “ماذا” و”لماذا”، ولكن لا تملي “كيف”. نريد إطلاق العنان للطاقات الإبداعية لفرقنا وتمكينهم من إيجاد أفضل مسار أو اتجاه;
تحديد مقاييس التقدم. وضع مقاييس نوعية وكمية، مع إدراك أنها قد تحتاج إلى التعديل على طول الطريق;
التخطيط للمحطة التالية وليس للرحلة. توظيف تقنيات التخطيط التدريجي. رسم المسار والتخطيط للمحطات التالية بالتفصيل ووضع خطط عامة لبقية الرحلة. مع المضي قدمًا، خطط تدريجيًا للخطوات التالية. إدراك أن هناك تغيرات ستتغير؛ و
انطلق محلياً وجرّب. عزز التجريب وحلقات التعلم السريع لإثراء الرحلة. استخدم دورة التخطيط-الفعل-التحقق-التصرف لرصد التقدم باستمرار وتعديل النهج بناءً على التقييمات المنتظمة لما ينجح. التعلم من التجربة.
في هذه المقالة، أقدم توصيات إضافية لمواجهة التحديات على طول الطريق. قد تكون الرحلة صعبة، ومن المحتمل أن تكون هناك انتكاسات وكذلك لحظات رائعة غير متوقعة. يتيح لنا إطار العمل التكيفي المرن استغلال الفرص وتقليل التهديدات.
ثق بدليلك، ولكن اطرح الأسئلة
يمكن للمرشد المحلي أن يعزز الرحلة. فهم يتمتعون بالخبرة. فهم يعرفون أفضل المشاهد والأماكن التي يجب تجنبها. ولكن حتى أفضل المرشدين يتبعون أحياناً بشكل ميكانيكي النص المكتوب. فمن الأسهل التوقف في مطعم على طول الطريق السريع بدلاً من الذهاب إلى المدينة لتناول الطعام الأصيل.
وبالمثل، يمكن لمستشار متمرس أن يساعدنا في تحولنا. يجب أن نثق بهم، ولكن يجب أن نثق بهم أيضًا، ولكن يجب أن نطرح الأسئلة أيضًا. من السهل على الاستشاريين اتباع الأنماط القياسية وتفويت الخصائص التي تضيف تعقيدًا إلى وضعنا. وقد تكون لديهم أيضًا نقاط عمياء بناءً على تجاربهم السابقة.
لتجنب المشاكل، شارك بنشاط. اطرح الأسئلة. افهم الآثار والتداعيات المترتبة على نصائحهم. هذه هي رحلتك. يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لتحمل المسؤولية، ولكن ليس المساءلة.
أدرك أن هذه الرحلة قد تكون رحلة وعرة
لا تخلو أي رحلة من بعض المطبات الجوية. لا بد أن يواجه تحولنا بعض المطبات على الطريق أيضاً.
وبالتالي، يجب أن ندمج التخطيط للمخاطر في رحلتنا. افهم أننا نواجه فرصاً وتهديدات على حد سواء. توفر الممارسات القياسية لإدارة مخاطر المشروع إطار عمل صارم لتحديد وتقييم وتطوير استراتيجيات الاستجابة للمخاطر. وتمامًا مثل واقي الشمس، يجب أن نطبق هذه الممارسات بانتظام – فإدارة المخاطر نشاط مستمر.
استمرارًا لمثال التحول الرشيق: يمكننا زيادة احتمالية النجاح (الفرصة) من خلال الشراكة (المشاركة) مع شركة ذات خبرة في قيادة الشركات من خلال التحول الرشيق أو توظيف قادة لديهم خبرة سابقة. يمكننا تعزيز الفرصة من خلال استخدام ممارسات التكيف الرشيقة أو تمكين المؤسسة وتشجيع الناس على القيام بدور نشط في العملية.
يمكننا تجنب مخاطر الفشل (التهديدات) من خلال:
تجنب الآثار السلبية للتغيير المعطل من خلال اتباع خيارات أخرى لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. قد لا يكون التحول الرشيق واسع النطاق ضرورياً لتحقيق أهدافنا. ربما يكفي تحسين العملية الحالية;
تخفيف الأثر من خلال التخطيط للطوارئ. وبدلاً من التخطيط لعملية تحول “كبيرة”، نطرح التغييرات بشكل تدريجي. ربما نقوم بالتجربة مع عدد قليل من الفرق لزعزعة العملية؛ أو
التحويل من خلال إيجاد شريك يمكنه مساعدتنا في تحقيق أهدافنا. ربما نستعين بمصادر خارجية لتطوير تجربة المستخدم (تجربة المستخدم) لشركة متخصصة في التفكير التصميمي.
كن مستعداً للتأخيرات
في رحلة على الطريق، نتوقع حدوث تأخيرات. نحن نعلم أنه على الرغم من أفضل الخطط الموضوعة فإن الأمور تحدث. وتفوتنا بعض الاتصالات. ومن الناحية الإيجابية، قد نتعثر بجوهرة غير متوقعة ونقرر التريث في حديقة جميلة أو موقع تاريخي.
بالنسبة لتغييرنا التنظيمي نتوقع انحرافات عن الجدول الزمني. سيتم تفويت معالم بارزة. لن تتحقق النتائج كما هو مخطط لها. قد نقضي وقتًا إضافيًا في إحدى المراحل في إعادة تصميم وإعادة تنفيذ جزء من العملية. قد يؤدي الفشل في التوقف وفهم السبب الجذري للتأخير والمثابرة دون فحص إلى نتائج وخيمة.
خطط لهذه التأخيرات. قم ببناء فترة تباطؤ في جدولك الزمني. ضع نقاط تفتيش دورية. عندما نتأخر، افهم السبب. قيّم التأثير وراجع الخيارات. عدّل العملية. اضبط الجدول الزمني وتابع. تذكّر أن الهدف هو تحقيق تحول ناجح، ولا يتم منح رصيد إضافي للتسرع. هذا ليس سباقاً مذهلاً.
بالعودة إلى رحلتنا الرشيقة، ربما خططنا في البداية أن نبدأ بـ 10 فرق. ولكننا لم نتمكن من توظيف سوى ثلاثة أساتذة سكروم. تتضمن خياراتنا المستقبلية ما يلي:
تعيين سكرم ماسترز الثلاثة لدعم 10 فرق، مع توزيعهم على عدد قليل جداً,
بدء الفرق التي تم تعيين أساتذة سكروم لها ومراجعة خطتنا، أو
تأجيل المشروع بأكمله حتى يكتمل عدد الموظفين.
قد يكون الخيار الثاني هو المسار الأفضل. نحن نريد أن نضمن أن تبدأ فرقنا بداية قوية، مما يعني تأخير أجزاء من الجدول الزمني لصالح تحقيق نتائج أفضل.
احتفل بالأوقات الجيدة
في رحلتنا تماماً مثل رحلتنا على الطريق، ستكون هناك أوقات جيدة وأخرى سيئة. احتفل بالأوقات الجيدة. من السهل رؤية النصف الفارغ من الكأس. فقدنا محفظتنا. تجارب لم تسر على ما يرام. نحن متأخرون عن الجدول الزمني.
إن الانشغال بالسلبيات لن يؤدي إلا إلى تفاقم الأمور ووضعنا في دوامة هبوطية. الضغط غير المبرر “للنجاح” سيجعل الناس يتجنبون المخاطرة ولا يرغبون في اتخاذ خطوات جريئة. ركّز على الإيجابيات. اخلق بيئة يرغب فيها الناس في تبني التغيير.
احتفل بإعادة التنظيم وتشكيل فرق جديدة. اجعل هذا حدثًا سعيدًا وليس حدثًا مخيفًا. استخدم هذا الأمر كفرصة لتسريع عملية التشكيل – العصف الذهني – التشكيل – التشكيل. اعترف بالإنجازات – حتى الصغيرة منها. احتفل بالمكاسب والتحسينات التدريجية. اذكر الإنجازات. كافئ الفريق وليس الفرد.
قم بتقييم التقدم المحرز بانتظام واستخدم هذه اللحظات كفرصة للاحتفال. اجعل العروض التوضيحية للمنتج/العملية واستعراضات إعادة النظر ممتعة. إقامة حفلات تقدير شهرية أو فصلية للفريق، ومنح جوائز على شكل لوحات ورقية. اطلب من أعضاء الفريق تقدير أحد الأقران. اخلق بيئة تشجع على الابتكار والتعلم من أخطائنا.
مشاركة التجربة
عندما أسافر، أكتب بانتظام مراجعات على موقع TripAdvisor. هذه طريقة ممتعة لمشاركة تجربتي مع الآخرين.
وبالمثل، نريد اتباع مبدأ اللين في تضخيم التعلم من خلال:
خلق بيئة تعلم;
تفكيك الصوامع;
تطوير الاتساق عبر المؤسسة؛ و
مشاركة المعرفة والخبرة.
في رحلتنا الرشيقة، يمكننا تضخيم التعلم من خلال:
إنشاء مساحات مشتركة حيث يشعر الناس بالراحة في التعاون;
وجود ركن للمدربين حيث يمكن للناس طلب المشورة والتوجيه;
استضافة المقاهي المرنة حيث يتشارك الناس المشاكل والحلول المشتركة؛ أو
إقامة “معرض العلوم” حيث تعرض الفرق إنجازاتها.
هل وصلنا إلى هناك بعد؟
كان هناك إعلان إذاعي حيث ظل الأطفال في الجزء الخلفي من السيارة يسألون آباءهم: “هل وصلنا بعد”؟ ثم عندما يصلون إلى الوجهة المقصودة، “متى سنعود إلى المنزل؟ يقدم الإعلان درسين: التحلي بالصبر ومعرفة أن الرحلة قد وصلت إلى نهايتها.
التحلي بالصبر. كقائد، يتطلب التغيير التنظيمي الصبر والمثابرة. سيكون هناك العديد من الملهيات. كن ملتزمًا بالرحلة. أظهر بفاعلية دعمك وتعاطفك ومشاركتك. ستراقب مؤسستك عن كثب تصرفاتك عن كثب بحثًا عن التزام متعثر.
اعرف متى تصل. امتلك رؤية واضحة لما تبدو عليه كلمة “أنجزت”. صف بانتظام نهاية الرحلة للمنظمة بشكل منتظم. يجب أن تكون الوجهة هدفًا واضحًا ومرغوبًا فيه. بالنسبة لرحلة الطريق، يجب أن تكون غروب الشمس الجميل فوق المحيط الهادئ.
يجب أن تكون نهاية التحول هدفًا تحفيزيًا. يجب أن يكون الفريق قادرًا على تصور كيف سيكونون هم شخصيًا أفضل حالًا. في نهاية الرحلة، قم بتوصيل الإنجاز. اعترف بمساهمة الجميع في هذا الجهد.
© 2019، ألان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة بـ Project Management Essentials
إنشاء بيئة تعليمية: استفد من أخطائك
تشكيل فريق عمل؟ التخطيط للنجاح
المطر وتأخير الرحلات الجوية وإدارة المخاطر
رحلة التغيير التنظيمي على الطريق: البداية
الصورة مقدمة من موقع fantasticfotos.com