رؤى استراتيجية: كيفية القيام بتخطيط القدرات في Agile & Scrum

استخدمت العديد من المؤسسات منهجية أجايل على نطاق واسع في السنوات القليلة الماضية. قد تفترض العديد من الشركات أن منهجية أجايل لا تخطط وتعمل بشكل عفوي، حيث أن الكثير من الشركات قد تفترض أن أساليب أجايل لا تخطط وتعمل بشكل عفوي، حيث يتم التخطيط بشكل كبير لتطوير وتقديم المنتج المطلوب. يركز تخطيط المشروع وإدارة المشروع على فهم متطلبات المنتج ووضع الجداول الزمنية والمواعيد النهائية لتحقيق ميزات المنتج. ومع ذلك، يجب على قادة المؤسسة أن يدركوا أن وضع الجداول الزمنية والمواعيد النهائية ليست هي الأشياء الوحيدة التي يجب أن يهتموا بها أثناء التخطيط لسباق السرعة أو أثناء تطوير المنتج. عليهم أن يدركوا أن الأشخاص يقومون بالعمل وكيفية تنفيذهم له هو ما يهم أثناء تطوير المنتج.
إذا كان هناك مجموعة من الأشخاص في فريق أجايل، يجب على قائد الأجايل أن يعرف مقدار ما يمكن أن يساهم به كل واحد منهم خلال تكرار معين. وهذا يساعدهم على تقدير نطاق التسليم في جدول زمني معين. تتضمن الطريقة الشائعة لجدولة المشاريع التي تعتمد على الخطة تحديد المهام، وتحديد مدى توفر كل شخص، وتسوية الموارد، مما يساعد على صياغة جدول زمني مخصص. تركز أجايل على وضع الجدول الزمني للفريق بأكمله بدلاً من التركيز على الأفراد. تؤمن أجايل بأن الفريق هو مجموعة مستمرة تتكون من جميع المهارات اللازمة لأداء عمل المشروع. يقوم فريق أجايل بالتنظيم الذاتي وتحديد المهام وتعيين أعضاء الفريق للقيام بعملهم في أسرع وقت ممكن. تؤكد أجايل على مقدار ما يمكن أن ينجزه الفريق بأكمله بدلاً من مقدار ما يمكن للفرد القيام به.
ما هو تخطيط السعة الرشيقة؟
التخطيط الرشيق القائم على السعة، والمعروف أيضًا باسم التخطيط السريع القائم على الالتزام، هو طريقة للتخطيط السريع القائم على مدى توفر الفريق (بالساعات). تتضمن هذه الطريقة حساب سعة أعضاء الفريق بالساعات وجمعها لإعطاء سعة إجمالية. تهدف هذه الطريقة إلى منع إثقال كاهل أعضاء الفريق أو التقليل من التزاماتهم. هناك ثلاثة أسباب رئيسية تجعل التخطيط الرشيق القائم على السعة المستندة إلى سبرينت سبرينت هو الطريقة الأفضل. وهي تخطيط سبرينت القائم على السعة الرشيقة يأخذ بعين الاعتبار عطلات الفريق وإجازاته والتزاماته الأخرى، لذا فإن سعة كل سبرينت مختلفة. ومن ثم، لا يمكن اعتبار كل سبرينت سبرينت متوسط سبرينت. نقاط القصة والسرعة هما مقياسان مهمان في تخطيط سبرينت القائم على السرعة. لكن نقاط القصة هي نقاط خشنة، حيث يتم التخطيط لتفاصيل سبرينت لمدة أسبوعين. وبالتالي، يمكن تقليل دقة استخدامها أثناء التخطيط. ومع ذلك، في سبرينت رشيقة قائمة على السعة، يأخذ الفريق في الاعتبار الساعات، وهي دقيقة ومفيدة جدًا لتقدير المهام الملموسة. أخيرًا، في تخطيط سبرينت القائم على السعة، تساعد قصص المستخدم مالك المنتج والمطورين على فهم كل قصة بالتفصيل، مما يمكنهم من تطوير فهم مشترك للمنتج النهائي.
ومن ثم، في تخطيط سبرينت القائم على السعة، يتم اختيار تراكم منتج معين ويتم تقدير كل الوقت اللازم لإكمال المهام المتضمنة في هذا المنتج المتراكم. أثناء التخطيط لـ “سبرينت” الرشيق القائم على السعة، من المهم معرفة أن التزام الفريق لا يعتبر ضمانة. يجب أن تترك بعض المساحة للفريق لارتكاب الأخطاء أو عدم توقع إنجاز جميع المهام المحددة للسباق السريع بنسبة 100%. يمكن للفرق أن تؤدي بأعلى مستوياتها بنسبة 80% من الوقت. لذلك، يجب أن تكون الفرق مطمئنة إلى أن عليهم إكمال 80% من سبرينت حتى لا يشعروا بالضغط المستمر أثناء عملهم. وبهذه الطريقة، تكتسب الشركات الثقة بشأن التسليم في الوقت المحدد الذي يمكنهم توقعه وكيف يمكنهم تقديم المنتجات الموعودة.
كيفية القيام بتخطيط القدرات الرشيقة في أجايل؟
يقوم كل من مالك المنتج وسكروم ماستر والمطورين بتخطيط السعة على أساس السعة في سبرينت. يتم اختيار ميزات المنتجات ذات الأولوية القصوى من قائمة المنتجات المتراكمة وتقديمها للفريق. الوحدة الأساسية لتقدير سعة الفريق هي ساعة الفرد، وهي عبارة عن ساعة عمل لشخص واحد. وهي لا ترتبط مباشرة بالمدة الزمنية، على سبيل المثال، إذا قضى شخصان ثلاث ساعات في القيام بمهمة معينة، فإن إجمالي جهد الشخص الواحد سيكون ست ساعات. لا يهم ما إذا كانوا قد أنجزوا هذا العمل في يوم واحد أو عدة ساعات على مدار عدة أيام. في تخطيط سبرينت القائم على السعة في مشروع أجايل (Agile Sprint Planning)، نفترض أنه على الرغم من أن فرق أجايل لديها أنواع مختلفة من العمل، إلا أنه يتم تقدير ساعات عملهم بشكل متكافئ لتقدير السعة الإجمالية للفريق. المشاريع الرشيقة معقدة حيث يتطلب منتج واحد العديد من الميزات التي يجب تكرارها على مدار الوقت بناءً على الملاحظات التي يقدمها المستخدمون. يتم تقسيم عمل تنفيذ المتطلبات والتحقق من صحة المتطلبات إلى مهام مرتبطة بكل مواصفات متطلب تسمى قصة المستخدم. يهدف تخطيط السعة الرشيقة إلى تقدير عدد ساعات العمل التي يمكن أن يؤديها الفريق في فترة معينة، مثل سبرينت.
كيف يتم تخطيط السعة الرشيقة في سكروم؟
علينا أن نعرف الساعات التي سيعمل فيها كل شخص في يوم العمل على تنفيذ المتطلبات والتحقق من صحتها، طوال فترة الاهتمام، ثم نجمع هذه الساعات لجميع الأشخاص في الفريق. علينا مراعاة هذه العوامل في هذا النموذج القائم على السعة: عدد أيام العمل في الفترة المحددة. (خمسة أيام في الأسبوع) عدد أعضاء الفريق مدة الاجتماعات والأنشطة المخطط لها مسبقًا، حيث لا يقوم أي من أعضاء الفريق بأي عمل عملي في المشروع. أي إجازة مخططة لكل شخص في الفترة المحددة. التوافر الجزئي لكل شخص للعمل عند عدم حضور الاجتماعات.
استخدم جدول بيانات لحساب السعة الرشيقة بالطريقة التالية: اضرب عدد أيام العمل في الفترة المحددة في عدد ساعات العمل في اليوم الواحد (عادةً 8 ساعات في اليوم الواحد) اطرح جميع ساعات العمل المستخدمة لاجتماعات الفريق بأكمله من إجمالي ساعات العمل. هذا يجعل ساعات التواصل أقل من إجمالي ساعات العمل. اجمع بيانات عن مدى توفر كل شخص ووقت إجازته. اطرح وقت الإجازة من ساعات عمل الشبكة واضرب الناتج في وقت التواجد للحصول على سعته. اجمع السعة الفردية واحصل على سعة الفريق بساعات العمل الفردية. يجب قسمة هذه السعة الإجمالية للفريق على ثمانية للحصول على السعة بالأيام الشخصية. يجب قسمة ساعات سعة الفريق على ساعات العمل للحصول على صافي موارد الفريق، وهو العدد الفعلي للأشخاص المتفرغين في الفريق.
مثال لحساب السعة الرشيقة
لنفترض أن الفريق يتكون من 6 أعضاء يعملون 7 ساعات عمل لمدة 4 أسابيع سبرينت (20 يومًا). هذا يعني أن سعة الفريق ستكون:
سعة الفريق = الوقت بالساعات* عدد أعضاء الفريق* الأيام
= 7*6*20
= 840 ساعة
840 ساعة ستكون السعة الإجمالية للفريق.
ومع ذلك، قد يكون التخطيط للسباق بهذه الطريقة ممكناً، ولكن استخدام الـ 840 ساعة كلها أمر مستحيل. قد يكون هناك العديد من الاجتماعات والأحداث الأخرى. قد يكون عدد قليل من أعضاء الفريق في إجازة أو يمكن أن يأخذوا إجازة بين السبرينت. قد يؤدي ذلك أيضًا إلى شعور الفريق بالإرهاق من المهام التي لم يتمكنوا من إكمالها. يمكن أن تقلل هذه الطريقة أيضًا من جودة المنتج المصمم لأنها تخلق اندفاعًا لإكمال العمل في الموعد النهائي. كما يمكن أن تقلل من معنوياتهم وحماسهم للعمل على المشروع. ثم يبرز السؤال، كيف نقرر السعة الإجمالية للفريق التي يمكن للفريق الالتزام بها وإكمالها بالفعل؟ إحدى الطرق الفعالة هي استخدام “عامل التركيز” للحصول على السعة في الوقت الفعلي.
راجع أيضًا:كيفية القيام بتخطيط السعة الرشيقة بفعالية
عامل التركيز
يستغرق تنفيذ المشروع بشكل عام من 6 إلى 6.5 ساعات يوميًا وفقًا للعديد من مديري المشاريع. عامل التركيز هو مقدار الوقت الذي يمكن لأعضاء الفريق الحفاظ على تركيزهم أو تركيزهم على مهمة معينة دون أي تشتيت أو عوائق. يتراوح نطاق عامل التركيز من 0.6 إلى 0.8. يمكنك الحصول على السعة الحقيقية للفريق بضرب عامل التركيز في السعة الإجمالية للفريق. على سبيل المثال، ستكون السعة الفعلية للفريق في المثال أعلاه 840*0.6*0.6=504 ساعة. وبالتالي، يمكن للفريق استخدام هذا الرقم للتخطيط للسباق الحالي. يختار فريق Scrum العنصر المتراكم للمنتج الذي له الأولوية القصوى ويقسمه إلى قصص ومهام أصغر. ويقومون بتقدير الساعات المستغرقة لكل مهمة بالساعات حتى يتمكن الفريق من اختيار القصص والمهام لإكمال المدة الزمنية البالغة 504 ساعات حسب هذا المثال.
استخدم دائمًا عامل تركيز أقل، بحيث إذا كان الفريق قد أكمل مهامه في سبرنتهم الحالية، يمكنهم تقدير الوقت المتبقي وإضافة المزيد من المهام وفقًا لذلك. ومع ذلك، إذا كان عامل التركيز مرتفعًا، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل مماثلة من الإرهاق وزيادة الضغط وانخفاض معنويات الفريق. يمكن للفرق مناقشة عامل التركيز في اجتماعاتهم الاستطلاعية في سبرينت ويمكنهم الاتفاق بالإجماع على عامل التركيز المحدد لتحقيق أهداف سبرينت الخاصة بهم. تعتبر عوامل التركيز التي تزيد عن 0.8 محفوفة بالمخاطر وتجعل الفريق أقل إنتاجية بشكل عام.
في المنظمات الجديدة، حيث تكون المشاريع جديدة والفريق يطبق سكرم لأول مرة، من الأفضل أن يكون عامل التركيز أقل من 0.6 أو أقل حتى يتمكنوا من فهم كيفية عمله ولا يتعرضوا للضغط في البداية. أيضًا، إذا كانت المنظمة فوضوية، يظل عامل التركيز إلى اليسار المطلق مثل 0.5 لأن هذه الأنواع من المنظمات لا تظهر أي تدفق أو عمل مناسب ولديها اجتماعات غير مخطط لها، وظهور ما قبل المبيعات، وعدم وجود ساعات عمل محددة، وأقل تحديدًا لعناصر Sprint Backlog.
عوامل أخرى يجب مراعاتها أثناء تحديد السعة الإجمالية للفريق عطلات الفريق: اطرح جميع عطلات الفريق مثل العطلات الوطنية وما إلى ذلك أثناء حساب السعة الفردية قبل جمع سعة الفريق. حساب أيام الإجازات الفردية إذا كان أي عضو قد خطط بالفعل لأخذ إجازة في أيام معينة.