يحتاج راعي المشروع أو الراعي التنفيذي إلى مجموعة من مجموعات المهارات ، أو على الأقل الوصول إلى مجموعات المهارات التي تشمل تقدير استراتيجية الشركة ؛ القدرة على إعداد دراسة الجدوى والمعرفة العميقة بعمليات المنظمة. يحتاج راعي المشروع أيضًا إلى معرفة طريقه أو طريقها حول المنظمة وأن يحظى بالاحترام داخلها. فهم البطل الأول للمشاريع.
يجب على راعي المشروع ومدير المشروع تكوين شراكة فعالة مع مدير المشروع بتنسيق جميع اللاعبين المشاركين في تسليم المشروع ، على سبيل المثال. المصممين والموردين والمقاولين ، بينما ينسق راعي المشروع جميع الإدارات داخل المنظمة وأصحاب المصلحة المرتبطين بها لدمج المشروع الذي تم تسليمه في المنظمة وضمان الفوائد الكاملة منه بحيث يتم اكتساب دراسة الجدوى.
نظرًا لأن راعي المشروع هو “ مالك ” المشروع من البداية إلى التشغيل والتشغيل ، فمن المهم بشكل خاص تحقيق استمرارية الراعي طوال المشروع ، ومع ذلك يصعب تحقيقه بسبب طول مدة الرعاية مقارنة بإدارة المشروع .
بالنسبة لمدير المشروع ، تعد علاقته مع راعي المشروع من أكثر العوامل تأثيرًا في نجاح المشروع. لدى راعي المشروع عدة أجزاء مهمة للغاية يلعبها ، من الإذن بالمشروع في المقام الأول ، إلى الاحتفاظ بالميزانية وتوفير الموارد اللازمة. لهذا السبب ، من الضروري الحصول على راعي المشروع جنبًا إلى جنب ، لأن معرفة كيفية الحصول على أفضل ما يمكن أن يجعل المشروع يطير.
لذا ، من الواضح أن راعي المشروع هو جزء لا يقدر بثمن من العملية ، ولكن ما الذي يجب أن يفعله بالضبط؟
حالة العمل:
يبدأ الدور الرسمي لراعي المشروع مباشرة في بداية العملية ، خلال مرحلة بدء المشروع. في هذه المرحلة ، يتعين عليهم تجميع دراسة الجدوى معًا لتفويض المشروع. للقيام بذلك ، سيقومون بإجراء تحليل لمعدلات النجاح أو الفشل المحتملة للمشروع وتبرير سبب تنفيذ المشروع. يجب أن يشمل ذلك عوامل مثل الفوائد والتكاليف والمخاطر والخيارات البديلة التي يمكن اتخاذها.
بمجرد بدء المشروع ، سيحتاج راعي المشروع إلى التحقق من أن المشروع على المسار الصحيح وأن دراسة الجدوى لا تزال سارية. سيحمي راعي المشروع المشروع من زحف النطاق ويساعد على إبقائه على المسار الصحيح. يحتاج راعي المشروع أو الراعي التنفيذي إلى مجموعة من مجموعات المهارات ، أو على الأقل الوصول إلى مجموعات المهارات التي تشمل تقدير استراتيجية الشركة ؛ القدرة على إعداد دراسة الجدوى والمعرفة العميقة بعمليات المنظمة. يحتاج راعي المشروع أيضًا إلى معرفة طريقه حول المنظمة وأن يحظى بالاحترام داخلها. يجب على راعي المشروع ومدير المشروع تكوين شراكة فعالة مع مدير المشروع بتنسيق جميع اللاعبين المشاركين في تسليم المشروع ، على سبيل المثال. المصممين والمصنعين والمقاولين ، في حين أن راعي المشروع ينسق جميع إدارات منظمة العميل وأصحاب المصلحة المرتبطين بها لدمج المشروع الذي تم تسليمه في منظمة العميل والاستفادة الكاملة منه بحيث يتم الوفاء بدراسة الجدوى.
نظرًا لأن راعي المشروع هو “مالك” المشروع من الفكرة إلى التكليف والتشغيل ، فمن المهم بشكل خاص تحقيق استمرارية الراعي طوال المشروع.
في النهاية ، تقع على عاتقهم مسؤولية تحقيق النتائج التي تم توثيقها والاتفاق عليها ، لذا فإن هذا بلا شك جزء أساسي من دورهم.
توقيع المشروع:
ينقسم كل مشروع إلى مراحل مختلفة يجب إكمالها قبل أن يبدأ الآخرون. للتقدم في المشروع بسلاسة خلال المراحل المختلفة ، عادة ما يعود الأمر إلى راعي المشروع لإجراء توقيع رسمي في نهاية كل مرحلة.
ستشمل “مراجعات المرحلة” هذه عادةً اجتماعًا من المرجح أن يرأسه راعي المشروع حيث ينظرون عن كثب إلى أداء المشروع خلال المرحلة الأخيرة ويناقشون خطط الجزء التالي من العمل.
في كل مرحلة من المراجعة ، يكون الغرض هو التأكد من أن المشروع لا يزال قابلاً للتطبيق. باستخدام المعلومات المقدمة أثناء المراجعة ، سيتمكن الراعي بعد ذلك من تحديد ما إذا كان المشروع يجب أن يتقدم.
الحصول على الموارد في مكانها الصحيح:
مهمة تخصيص الموارد تعود إلى مدير المشروع ، ولكن التأكد من توفر الموارد لمدير المشروع لتخصيصها يجب أن يكون دور راعي المشروع. سيتعين على مدير المشروع تحديد ما هو مطلوب بالضبط من حيث الأشخاص والمعدات والمهارات في خطة إدارة المشروع ، وشرح سبب الحاجة إلى هذه الموارد. قد يتدخل راعي المشروع أيضًا في قضايا مثل تعارض الموارد وتحديد أولويات الموارد وأي قضايا أخرى قد تنشأ.
مجلس المشروع / اللجنة التوجيهية:
الدور الآخر الذي يجب على راعي المشروع القيام به هو رئاسة مجلس إدارة المشروع. هذا مجلس يتكون من كبار أصحاب المصلحة في المشروع والمسؤولين عن الإشراف على المشروع. أصحاب المصلحة وراعي المشروع عدم تخصيص الوقت الكافي للمشروع هو فشل شائع.
سيُطلب من مدير المشروع تفصيل تقدم المشروع وتبرير بعض القرارات التي تم اتخاذها حتى الآن.
إن مهمة الراعي هي التأكد من فعالية المجموعة والحفاظ على المحادثات في المسار الصحيح.
كامبيون إيصال الفوائد:
استثمر راعي المشروع الموارد في المشروع والعمالة والمال. تقع على عاتق راعي المشروع مسؤولية ضمان تسليم الفوائد من المشروع بالكامل.
المستندات الرئيسية المستخدمة طوال دورة حياة المشروع والتي تتماشى مع منهجيات PMP و Prince 2.
تحتوي كل حزمة مستندات على نصائح مهمة وإرشادات ونموذج وقائمة تحقق.
