دور إدارة مخاطر المشروع – خطوات النجاح!

إن مهنة مدير المشروع مهمة صعبة إلى حد ما في البداية! يحتاج المرء إلى معرفة كيفية التعامل مع إدارة مخاطر المشروع كجزء من برنامج إدارة المخاطر PMP.
إدارة المخاطر هي جانب أساسي من جوانب كل مشروع، وبالتالي فهي إحدى المسؤوليات الأساسية لمدير المشروع. إن عدم اليقين المتأصل في إدارة المشروع يمكن أن يجعل إدارة المخاطر مهارة صعبة لإتقانها. في هذا المنشور، سنناقش أهمية خطط إدارة المخاطر والخطوات التي يمكنك أنت وفريقك اتخاذها لإدارة المشاريع بشكل أفضل في المستقبل.
ما هي إدارة المخاطر في إدارة المشاريع؟
المخاطر في حد ذاتها لا يمكن السيطرة عليها. قد تكون كلمة “إدارة المخاطر” خادعة لأن كلمة “المخاطرة” تشير إلى شيء غير واضح أو محتمل أو لا يمكن التنبؤ به. لا يمكن التحكم في أي شيء يحدث أثناء المشروع بأي درجة من اليقين. لكي تكون إدارة المخاطر فعالة، يجب النظر إلى إدارة المخاطر على أنها استباقية وليست تفاعلية.
لا يمكنك تغيير ما يحدث، لذلك عليك أن تدير كيفية التعامل معه. لذلك، يمكننا تعريف إدارة المخاطر على أنها الإجراء الموحد الذي يتم بموجبه التعرف على التهديدات المحتملة وتقييمها ومواجهتها. وبالتالي، فإن إدارة مخاطر المشروع تأخذ في الاعتبار الأساليب التي تؤدي إلى رد فعل أكثر صلابة تجاه الأخطار. ومن الأمثلة على ذلك التخطيط للطوارئ، والتخفيف من حدة المخاطر، والتخطيط للتصدي لها، والتخطيط للاستجابة.
ما هي مخاطر المشروع؟
يقترح معهد إدارة المشاريع (PMI) التفكير في مخاطر المشروع على أنها احتمالية حدوث نتائج سيئة، ومدى تعرض المشروع لمثل هذه النتائج، والآثار المحتملة لأي من هذه النتائج.
لذلك، هناك ثلاثة عناصر للمخاطر تميز مخاطر المشروع:
وقوع الخطر أو تحديده (ما قد يحدث من خطأ ويسبب ضرراً للمشروع).
احتمال وقوع الضرر (مدى احتمال حدوث شيء سيء).
المخاطر، أو ما هو معرض لخطر الضياع.
يشير مصطلح “إدارة المخاطر” في إدارة مخاطر المشروع إلى عملية تحديد التهديدات المحتملة لنجاح المشروع طوال دورة حياته وتقييمها والاستجابة لها.
عامل الخطر هو شيء يمكن أن يسبب مشاكل للمشروع. فهو يثير احتمال حدوث أي شيء من شأنه أن يعرقل أهداف المشروع. يجب أن تأخذ استراتيجية إدارة المخاطر في الحسبان العواقب المحتملة لكل عنصر من عناصر المخاطر. يمكن أن تظهر تهديدات جديدة في أي مرحلة من دورة حياة المشروع.
ما هي أنواع المخاطر الثلاثة في إطار إدارة مخاطر المشروع؟
يجب أن تكون هناك خطة منفصلة لإدارة مخاطر المشروع لكل مشروع لأن كل مشروع يواجه مخاطر فريدة من نوعها بناءً على سياقه الفريد. تسمح لنا هذه المعلومات بتصنيف التهديدات المحتملة إما خارجية أو داخلية. تعد المخاطر السياسية والاقتصادية والكوارث الطبيعية أمثلة على المخاطر الخارجية التي لا يمكن تجنبها والتي يجب على الشركة الاستعداد لها. ومع ذلك، يمكن لمدير المشروع أو فريق إدارة المخاطر التعامل مع المخاطر الأكثر شيوعًا المرتبطة بالمشروع.
الخطر 1: التكلفة
الزيادة غير المتوقعة في ميزانية المشروع هي مثال على مخاطر التكلفة. ببساطة، هو احتمال أن تتجاوز التكاليف النهائية للمشروع التقديرات الأولية. يساهم في هذه المخاطر عدم كفاية الميزانية، والاستخدام غير الفعال للموارد المتاحة، والتقديرات غير الصحيحة للتكاليف، ونمو النطاق غير المنضبط، وهي من بين أكثر المخاطر شيوعًا في كل مشروع. وغالبًا ما يكون النوعان الآخران النموذجيّان الآخران من مخاطر المشروع، وهما مخاطر الجدول الزمني ومخاطر الأداء، نتيجة مباشرة لهذه المخاطر.
الخطر 2: الجدول الزمني
يُعرف احتمال أن تستغرق المهام وقتًا أطول من المتوقع بمخاطر الجدول الزمني. وعادة ما يكون الإعداد غير الكافي هو السبب الجذري لهذا الخطر. نظرًا لأن الجدول الزمني المخطط له بشكل غير صحيح يؤدي في كثير من الأحيان إلى تجاوزات في التكلفة، فإن هذا الخطر يرتبط ارتباطًا وثيقًا بمخاطر التكلفة. يجب تخصيص المزيد من الأموال للمبادرات التي تستغرق وقتًا أطول لإكمالها. كما أن فوات المواعيد النهائية وفقدان الميزة التنافسية المحتملة هي نتائج إضافية لمخاطر الجدول الزمني التي تساهم في التأخير. أما مخاطر الأداء، أو الفشل في إكمال المهمة بحلول الموعد النهائي، فهي نتيجة محتملة أخرى لمخاطر الجدول الزمني.
المخاطرة 3: الأداء
تُعرف مخاطر عدم تحقيق المشروع للنتائج المتوقعة بمخاطر الأداء. وبسبب تعقيد العوامل المساهمة المحتملة، فإن تحديد مصدر هذه المخاطرة أمر صعب.
يمكن لفريق المشروع أن يفي بجميع مراحل المشروع ويغلق المشروع دون تحقيق النتائج والفوائد المرجوة. ومع ذلك، إذا تسبب أداء الفريق أو التكنولوجيا في زيادة تكلفة المشروع أو مدته في زيادة تكلفة المشروع أو مدته، فإن مخاطر الأداء تكون قد ساهمت في تلك المخاطر. ونتيجة لذلك، تكون الشركة قد أهدرت مواردها في مشروع فاشل.
المراحل المهمة لإدارة المخاطر
تحتاج إلى استراتيجية قوية لإدارة المخاطر للتعامل مع أي مخاطر في مشروعك. وعادةً ما تكون هناك ست مراحل في إنشائها:
1. تحديد موقع الخطر
نظرًا لأنك لا تستطيع التخفيف من الخطر إذا لم تكن تعرف ماهيته، فهذه هي المرحلة الأولى في عملية إدارة المخاطر. يمكن تحديد مخاطر المشروع بالعديد من الطرق، ولكن أحد أكثرها شيوعًا هو من خلال العصف الذهني الجماعي الذي يشمل جميع الأطراف ذات الصلة. للحصول على مزيد من المعلومات حول مشروعك، يمكنك أيضًا إجراء مقابلات مع مدير المشروع مع الأشخاص الذين لديهم خبرة ذات صلة.
قم بإعداد قائمة بجميع النتائج السلبية المحتملة بعد النظر فيها. قم بإعداد قائمة بجميع السيناريوهات المحتملة التي تزيد فيها مخاطر المشروع، واستخدم البيانات التاريخية إن أمكن. للتعلم من أخطاء الماضي ووضع خطط أفضل للمستقبل، من المهم تسجيل جميع المعلومات التي تم جمعها في سجل المخاطر.
2. دراسة الاحتمالات
قد يبدأ تحليل المخاطر بعد التعرف عليها. يمكن أن يساعد اتخاذ الإجراءات مسبقًا في تجنب التشابكات القانونية المحتملة، والتغلب على العقبات التنظيمية، والامتثال للوائح الجديدة، والحد من مخاطر المشروع، والتخفيف من تأثير المشروع. يمكن أن تساعد التقييمات النوعية والكمية للمخاطر في هذا التحديد. يتم الكشف عن المشكلات المحتملة التي يمكن أن تعرقل المشروع وتقييمها من خلال هذا الإجراء المعروف باسم “تحليل المخاطر”.
والمرحلة التالية هي فحص احتمالية كل خطر محدد وتأثيره واستراتيجية التخفيف من حدته. عند تقييم مدى خطورة الخطر، من الضروري التفكير في كيفية تأثيره على أهداف المشروع، وما إذا كان من الممكن أن يبطئ التقدم أو يستنزف الموارد، وما إلى ذلك. لهذا السبب من الضروري الحصول على مدخلات من فريق المشروع أو الأطراف الأخرى ذات الصلة في هذه المرحلة. سيكون لكل خطر خطة رد الفعل الخاصة به والتي سيتم استخدامها من قبل فريق المشروع في حال تحقق الخطر.
3. حل المخاطر
تتفاوت المخاطر في المشاريع من حيث الخطورة، مما يجعل من المهم للمدراء ترتيبها قبل تخصيص الموارد اللازمة للتخفيف من حدتها. ويمكنك تحديد أولويات المخاطر التي تحتاج إلى مزيد من البحث وأيها لا تحتاج إلى الكثير من البحث إذا قسمتها إلى ثلاثة مستويات من الخطورة. ومن خلال هذا النوع من الرؤية، يمكنك البدء في وضع خطط لوقت وكيفية التعامل مع هذه التهديدات. فبعض المخاطر تتطلب اهتمامًا فوريًا لأنها تعرض المشروع بأكمله للخطر، في حين أن البعض الآخر ليس غير منطقي ولكنه لا يشكل تهديدًا فوريًا لإنجاز المشروع بنجاح.
4. تعيين فرد مسؤول عن كل خطر
هذا جزء أساسي من عملية إدارة المخاطر. فبدون تفويض المسؤولية عن مراقبة التقدم المحرز، سيضيع كل الوقت والجهد المبذول في تحديد المخاطر وتحليلها وتحديد أولوياتها. يمكن لأي شخص أن يكون مالكًا للمخاطر؛ وفي كثير من الحالات، يكون الشخص الأكثر تجهيزًا لمراقبة الأمور هو أحد أعضاء الفريق. بعد ذلك، الأمر متروك لهذا الشخص لاكتشاف المخاطر المحتملة وتوجيه جهود الفريق نحو الحل. يجب أن يكون هناك شخص مسؤول عن كل خطر محتمل. وبهذه الطريقة، يمكن القضاء على أي خطر يهدد إنجاز المشروع.
5. التعامل مع التهديد
هنا حيث يؤتي كل عملك الشاق حتى هذه النقطة ثماره. ولكن عليك أولاً معرفة ما إذا كان الخطر يستحق المخاطرة أم لا. في كثير من الأحيان، سيعتبر الناس كل حادث يمكن تصوره تهديدًا، وهو أمر سيكون له تأثير سيء على المشروع. لكن العكس هو الصحيح في كثير من الأحيان. من المحتمل أن تكون الحوادث مفيدة لعملك في بعض الأحيان. تُعرف مثل هذه الاحتمالات باسم “المخاطر الإيجابية”، ويجب عليك الاستفادة منها كلما كان ذلك ممكنًا.
يجب وضع خطة للتعامل مع كل تهديد محتمل والحد منه. بعد صياغة استراتيجية (خطة وقائية أو خطة طوارئ)، تتمثل المرحلة التالية في تحديد أولويات إدارة المخاطر. يتشاور المدير مع الشخص المسؤول عن الخطر ويضعان معًا استراتيجية لمعالجة المشكلة.
6. احرص على مراقبة الخطر بعناية
هنا، سوف تراقب المبادرة التي اخترتها لمعالجة الخطر. يكون الشخص المسؤول عن التخفيف من حدة الخطر مسؤولاً أيضًا عن إبقاء الجميع على اطلاع على آخر المستجدات حول الوضع. للقيام بعملهم بفعالية، يجب على مديري المشاريع مراقبة حالة المشروع وتقييمها باستمرار. وهذا يمكّنهم من تحديد المخاطر الجديدة ومراقبتها. يتم جدولة اجتماعات إدارة المخاطر لضمان إطلاع الجميع على آخر المستجدات.
الحفاظ على التواصل المفتوح أمر بالغ الأهمية للتعامل مع المخاطر. يحتاج جميع العاملين في المشروع إلى أن يكونوا على اطلاع دائم في جميع الأوقات حتى يتمكنوا من توقع المشاكل المحتملة والعمل معًا للتخفيف من حدتها.
ما أهمية إدارة المخاطر في المشروع؟
يمكن أن يؤدي اتخاذ الاحتياطات المناسبة إلى زيادة احتمالية نجاح المشروع بأضعاف مضاعفة. تتمثل مزايا إنشاء خطة إدارة مخاطر المشروع واتباعها فيما يلي:
يساعدك على تجنب الأحداث الكارثية.
يساعدك على كسب المزيد من المال مع إنفاق أقل.
يضمن لك إنجاز العمل بشكل جيد.
يمنحك أفضلية على المنافسين.
يعزز الشعور بالمسؤولية والمساءلة.
يساعدك على رؤية الفرص التي لم تكن موجودة من قبل.
يعتمد كل من الجدول الزمني للمشروع والميزانية وجودة المخرجات على إدارة المخاطر. لذلك، يجب أن تلعب دورًا مهمًا في إدارة المشاريع.
خمسة مؤشرات لإدارة المشاريع بأمان
على الرغم من أننا لا نستطيع إزالة جميع المخاطر، إلا أنه يمكنك استخدام الإرشادات الخمسة التالية لتقليل تأثيرها بشكل كبير.
1. وضع استراتيجية للتعامل مع عدم اليقين
لضمان نجاح المشروع، من المهم وضع استراتيجية مدروسة لإدارة المخاطر لضمان نجاح المشروع. يجب أن توضح خطة إدارة المخاطر مدى تحمل المخاطر، وكيف سيستجيب أعضاء الفريق للمخاطر، وكيفية نقل المخاطر، وما إلى ذلك.
يمكنك أنت وفريقك استخدامها كخارطة طريق أثناء تنفيذ المشروع. إن الوقت والطاقة التي يتم إنفاقها على تطويرها تستحق العناء، وفي بعض الحالات تكون ضرورية لنجاح المشروع بأكمله.
2. الاحتفاظ بسجل دقيق للمخاطر
سجل المخاطر هو جرد شامل لجميع التهديدات المحتملة لنجاح المشروع. قد تكون استراتيجية إدارة المخاطر وسجل المخاطر المصاحب لها نفس الوثيقة. وينبغي على مديري المشروع أن يسجلوا فيه المخاطر التي تحققت، والإجراءات التي اتخذها الفريق استجابةً لها، وما إذا كانت هناك أي مخاطر جديدة قد ظهرت أم لا.
ولكي يتمكن مدراء المشروع من إدارة المخاطر بفعالية، يجب أن يعكس سجل المخاطر دائماً أحدث المعلومات المتاحة. وهذا يضمن حصول مديري المشروع وأعضاء الفريق والأطراف الأخرى ذات الصلة على رؤية كاملة للمشروع في جميع الأوقات.
3. إدراك المخاطر المحتملة
في سياق إدارة المخاطر، من الشائع النظر في النتائج المحتملة المرتبطة بالمخاطر أكثر من النظر في حدوث المخاطر نفسها. ومن المفيد فهم المخاطر على أنها “شيء ما قد يحدث لسبب ما وسيؤثر على شيء ما”. هذه “الأشياء” هي تلك التي تتطلب اهتمامك. المخاطر ليست سلبية بالضرورة، بل إنها في بعض الأحيان تمثل فرصًا مفيدة. وهذا يساعد في إدارة المخاطر لأنه يوضح طبيعة حدث الخطر وأصوله والحلول المحتملة.
4. الانخراط في العمل الاستباقي
من المهم الحفاظ على المرونة والاستجابة السريعة في مواجهة التحديات غير المتوقعة. ولذلك، فإن تولي زمام الأمور في مواجهة الظرف هو أكثر أهمية بكثير من مجرد الاستجابة لحادث ما. من المفضل استثمار الوقت في كل مرحلة من مراحل عملية إدارة المخاطر للاستعداد بشكل أفضل واتخاذ تدابير وقائية لتقليل احتمالية وقوع الحدث الخطر، بدلاً من الاستجابة له بعد وقوعه بالفعل.
5. اكتساب الخبرة في إدارة المشاريع
لذا، أولاً وقبل كل شيء، أنت بحاجة إلى مهارات جيدة في إدارة المشاريع للتعامل بشكل صحيح مع المشاريع والمخاطر التي تصاحبها. يعد الحصول على شهادة في إدارة المشاريع طريقة رائعة لصقل مهاراتك في هذا المجال. وبالتالي، فإن الربحية الأفضل، والمزيد من العملاء الراضين، والمزيد من فرص التوسع كلها نتائج محتملة للمبادرات المدارة بشكل جيد.
الخاتمة
في هذه المقالة، يمكننا أن نرى كيف أن إدارة مخاطر المشروع هي مهارة مهمة لمدير المشروع في ترسانته. بمساعدة إدارة مخاطر المشروع الاستفزازية، يمكن لمديري المشاريع التخفيف من المخاطر المحتملة وبالتالي إكمال المشاريع الموكلة إليهم ضمن الإطار الزمني المحدد.