دمج الأجايل في ممارسة الشلال (الجزء 5): أدوات مفيدة في تنفيذ استراتيجيتك الرشيقة – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

(هذا هو الجزء الخامس في سلسلة من خمسة أجزاء حول هذا الموضوع حيث سنناقش كيف يمكن للمؤسسات أن تتعامل مع أساليب التسليم الرشيقة أو تحسينها).
في هذه الصفحة:
قم بتنزيل الدليل النهائي للتعرف على شهادة PMI-ACP.
إن اختيار الأدوات المناسبة لدمج الأجايل يشبه إلى حد كبير اختيار سيارتك. أنت تريد أن تجد الأداة التي تناسب ما تحتاجه وتتناسب مع ميزانيتك، ولكنك تريد أن تجد الأداة التي تناسبك بشكل أفضل مع ما تحتاجه وتتناسب مع ميزانيتك، ولكن أيضًا تبدو جميلة فوق كل ذلك!
إن اختيار الأداة المثالية لمؤسسة بأكملها ليس بالأمر السهل بأي حال من الأحوال، فالأمر أكثر من مجرد اختيار ما يتوافق مع فلسفة أو شعار الشركة. هناك العديد من العوامل التي تلعب دورًا عند محاولة الاختيار بين أدوات إدارة النطاق، ومقدمي برامج إدارة حالات الاختبار، وما إلى ذلك، لذا تأكد من أن كل قرار مهم قبل أن تقفز إلى شيء ما لأن شخصًا آخر قال إنه جيد إذا لم يستخدمه بنفسه!
يعد دمج أجايل في الشركات مهمة ضخمة. ومع ذلك، فإنه ليس صعبًا للغاية إذا خططت مسبقًا بما فيه الكفاية وقمت به خطوة بخطوة مثل تقسيم المتطلبات، ووضع بعض خطط التقدم لتتبع ما يجب التعامل معه بعد ذلك، وما إلى ذلك.
في هذه المقالة، لن نناقش في هذه المقالة أدوات وتوصيات محددة، بل سنناقش بعض الاعتبارات عند البدء في اختيار الأداة. لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتجد أن هناك الكثير من الأدوات المختلفة المتاحة وليس جميعها لنفس الشيء. فبعضها سيكون أفضل في الجدولة أو المتطلبات المحددة، بينما يمكن دمج البعض الآخر في العديد من فئات الأدوات الرشيقة حتى تتمكن من تحديد الأفضل! إن العوامل التي تلعب دورًا عند الاختيار بينها متروك لك لأن ذلك يعتمد على احتياجاتك من حيث التكلفة والجدول الزمني وأشياء أخرى مثل مدى تكاملها مع كل فئة.
عندما نبدأ في استكشاف تكامل هذه الأدوات الرشيقة، ضع في اعتبارك أن الأجايل في جوهرها تتعلق بالبشر والتفاعلات البشرية التعاونية، لذا يجب أن يكون اختيارك للأداة داعمًا لتلك التفاعلات وليس بديلاً عنها.
هناك اعتبار آخر في اختيار الأدوات وهو أن تبدأ ببساطة ثم تبني التعقيد بمجرد أن يكون لديك فهم كامل لمتطلباتك. ركز على القدرات ذات القيمة المضافة أولاً. يبدو الأمر أشبه بمشروع رشيق! في الواقع، قد يكون من الجيد إطلاق أحد مشاريع أجايل الأولى في مؤسستك لفهم أدوات أجايل الخاصة بك، وإعداد التقارير، ومتطلبات الإدارة في مشروع رشيق وإدارة التسليم في مشروع رشيق. سيتأثر هذا إلى حد كبير باستراتيجيتك، سواء كنت تدمج الأجايل كمنهجية تسليم أساسية أو مجرد طريقة تسليم أخرى إما كطريقة تسليم مستقلة أو مختلطة.
إدارة المتطلبات الرشيقة
في منهجية أجايل، تتم إدارة المتطلبات في تراكم المتطلبات. هذا ليس مصطلحًا عامًا لأنه عادةً ما يُعتبر قائمة “مهام” ولكنه يحدد على وجه التحديد الشكل والغرض. تكون المتطلبات في شكل قصة مستخدم، وتصبح جميع خصائص قصة المستخدم مكافئة لمصفوفة تتبع المتطلبات (معايير القبول، والحالة، وما إلى ذلك). ستتضمن الأداة المتراكمة القوية القدرة على إدارة الميزات (النطاق عالي المستوى) التي تخطط لتقديمها، وتكون قادرة على إظهار الربط بين الميزات وقصص المستخدم، وغالبًا ما يتم تقسيمها من الملاحم لإظهار التقدم المحرز مقابل الإنجازات عالية المستوى. بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك كيف ستقوم بتتبع المهام التي يأتي بها الفريق لتقديم تلك القصص. هل ستبقيها مرتبطة بالمهام المتراكمة أم ستنقلها إلى أداة إدارة الجدول الزمني؟
إدارة الجدول الزمني الرشيق
الجدولة في Agile، في أبسط أشكالها، هي تقدير وتتبع سباقات السرعة المطلوبة لتسليم نطاق المشروع بالكامل. هناك طرق مختلفة لحساب العدد التقديري للسباقات السريعة، بما في ذلك الطرق التي يمكنك العثور عليها في دليل الممارسات الرشيقة لمعهد إدارة المشاريع. يمكن أن يكون من السهل تتبع عدد سباقات السرعة وتواريخ الإنجاز المقدرة للمشروع، ولكن هذا يصبح أكثر تعقيدًا عند محاولة إظهار تواريخ الإنجاز للميزات كمثال. نظرًا لأن الفريق يقوم بتحديد القصص في بداية كل سبرنت، فليس من السهل التنبؤ في أي سبرنت سيتم إكمال جميع القصص المرتبطة بهذه الميزة. ولذلك، تصبح أدوات الجدولة المصممة لنهج هيكل تقسيم العمل (WBS) مع التبعيات المرتبطة به أقل فائدة من تلك المصممة خصيصًا لتخطيط وتنفيذ سباقات السرعة.
إدارة التكلفة الرشيقة
لا تحتوي معظم أدوات أجايل المتاحة على عنصر تتبع التكلفة لأن هذا يتم بشكل أساسي من خلال معدل حرق العمالة إلى جانب تقدير وتتبع التكاليف الثابتة. ستحتاج إلى العمل مع فريقك المالي لتحديد كيفية التنبؤ بالتكاليف إلى جانب أي تنبؤات طارئة متعلقة بالمخاطر وإدارتها. في معظم المؤسسات سيكون هذا عادةً في أداة قائمة على برنامج Excel. هناك نموذج لأداة للتنبؤ بمعدل الاحتراق والتتبع موجود في كتاب مايك جريفيث “إجابات رائدة” قد تجده مفيدًا للغاية. إذا كنت تستخدم نموذجًا هجينًا، يمكن تحقيق تتبع التكاليف على مستوى النشاط إذا اعتبرت إجمالي الحرق لسباق سريع مكافئًا لتكلفة النشاط. ملاحظة واحدة حول هذا الأمر – من المهم أن تفهم أن إدارة القيمة المكتسبة تختلف اختلافًا جوهريًا في إدارة المشاريع الرشيقة مقارنةً بإدارة المشاريع التقليدية، لذلك من الأفضل قياسها والإبلاغ عنها بشكل منفصل إذا كانت هذه هي الطريقة التي تتبع بها مؤسستك أداء المشروع.
إعداد تقارير الإدارة الرشيقة
يمكن أن يمثل إعداد التقارير تحدياً في إطلاق استراتيجية أجايل أو حتى أكثر من ذلك في النموذج الهجين. تقيس الأجايل المشاريع بشكل مختلف عن النهج التقليدي وتستخدم مصطلحات مختلفة متعلقة بالأداء أيضاً. إذا حاولت الجمع بين المصطلحات أو الربط بينها لتعني نفس الأشياء، فإنك تخاطر بتآكل أمرين؛ 1) تحول المنظمة إلى العقلية التي ترحب بالتغيير وتركز بشكل أساسي على القيمة المقدمة، و2) يمكن أن يسبب انفصالاً بين ما تقوم بإعداد التقارير عنه والصحة الفعلية للمشروع. أيضًا، إذا بقيت مكافآت الأداء الفردي متعارضة مع أهداف فريق العمل في تنفيذ استراتيجية أجايل الخاصة بك، فمن المحتمل أن ترى اعتمادًا بطيئًا جدًا لمبادئ أجايل الأساسية.
نأمل أن تكون هذه بعض الاعتبارات المفيدة لك عندما تبدأ عملية دمج الأجايل في شركتك. هناك الكثير من العوامل التي تلعب دورًا عند الاختيار بينها، لذا قد يستغرق الأمر بعض الوقت للشركات للعثور على أفضل ما يناسب احتياجاتها. نحن نتطلع إلى مساعدتك في المضي قدمًا في طريقك، لا تتردد في التواصل معنا واستكشاف الطرق التي يمكننا من خلالها خدمتك في مساعيك!
هل تدرس لامتحان PMP؟
الدورات التدريبية القادمة لشهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت