دليل PMBOK: ما هو، والغرض منه، وأهميته

دليل PMBOK: ما هو، والغرض منه، وأهميته
دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK) هو دليل إرشادي شامل نشره معهد إدارة المشاريع (PMI) يحدد أفضل الممارسات والأدوات والتقنيات المستخدمة في إدارة المشاريع. تمت كتابته لتوحيد عملية إدارة المشاريع لاستخدامها بفعالية في مختلف المجالات. والغرض منه هو مساعدة الناس على التحدث بنفس اللغة عند مناقشة إدارة المشاريع وتوفير التوجيهات لإكمال المشاريع بنجاح.
يعتبر دليل PMBOK قيماً لأنه يوفر إرشادات لإكمال المشاريع في الموعد المحدد، وفي حدود الميزانية، ووفقًا للمعايير المقصودة، وكلها أمور ضرورية لمديري المشاريع وفرقهم. يستطيع مديرو المشاريع تقليل المخاطر وتعزيز التواصل وزيادة رضا أصحاب المصلحة طالما أنهم يلتزمون بالأساليب والمنهجيات المحددة في الدليل.
تستخدم المنظمات والحكومات والمؤسسات التعليمية في جميع أنحاء العالم دليل PMBOK كمرجع. كما أنه دليل مفيد للأشخاص الذين يرغبون في الحصول على شهادة اعتماد في إدارة المشاريع، مثل شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) من معهد إدارة المشاريع.
ما هو دليل PMBOK؟
قام معهد إدارة المشاريع (PMI) بتجميع مجموعة قياسية من المصطلحات والمبادئ الخاصة بإدارة المشاريع في دليل PMBOK (دليل هيئة إدارة المشاريع المعرفية). وهو يوفر هيكلاً يستخدمه مديرو المشاريع من أجل إكمال المشاريع بنجاح.
يغطي الدليل بعمق مجالات المعرفة العشرة (التكامل، والنطاق، والوقت، والتكلفة، والجودة، والموارد البشرية، والتواصل، والمخاطر، والمشتريات، وإدارة أصحاب المصلحة) ومجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس (البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق).
إن هيكل تقسيم العمل وطريقة المسار الحرج وإدارة القيمة المكتسبة وإدارة المخاطر ليست سوى عدد قليل من العمليات والأدوات والاستراتيجيات الموضحة في الدليل. كما تم تحديد المعايير الأخلاقية والمعنوية لمديري المشاريع أيضًا. يعتمد مديرو المشاريع وفرق العمل في جميع أنحاء العالم على دليل PMBOK لمساعدتهم على إكمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية والمواصفات. يتم تيسير التواصل وتخفيف المخاطر ورضا أصحاب المصلحة ونجاح المشروع من خلال المفردات المشتركة والمعرفة بأفكار إدارة المشاريع التي يقدمها الإطار.
ويجد الأفراد المهتمون بالحصول على اعتماد في إدارة المشاريع، مثل اعتماد محترف إدارة المشاريع (PMP) الذي يقدمه معهد إدارة المشاريع (PMI)، أن دليل PMBOK هو مورد لا يقدر بثمن. ويُعد الدليل مصدراً لأي شخص يدرس لاختبار محترف إدارة المشاريع (PMP)، والذي يستند إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK).
ما هو الغرض من دليل PMBOK؟
إن الغرض من دليل PMBOK هو توفير مجموعة قياسية من المبادئ التوجيهية وأفضل الممارسات والأدوات لإدارة المشاريع التي يتم تطبيقها في مختلف الصناعات والقطاعات. ويهدف الدليل إلى تعزيز لغة مشتركة وفهم مشترك لمفاهيم إدارة المشاريع وتوفير إرشادات حول كيفية تخطيط وتنفيذ وإغلاق المشاريع بفعالية.
يستخدم مديرو المشاريع دليل PMBOK كدليل لتنظيم وهيكلة ممارسات إدارة المشاريع الخاصة بهم. وهو يشرح بالتفصيل أساليب وأدوات وتقنيات إدارة المشاريع المطلوبة لإتمام المشاريع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية والمواصفات. يستطيع مديرو المشاريع تعزيز رضا أصحاب المصلحة والتواصل وتخفيف المخاطر من خلال اتباع التقنيات الموصى بها في الدليل.
بالإضافة إلى ذلك، يُستخدم دليل PMBOK كمصدر لأولئك الذين يدرسون لامتحانات شهادة إدارة المشاريع، مثل امتحان محترف إدارة المشاريع (PMP) الذي يديره معهد إدارة المشاريع (PMI). ويحظى اختبار PMP بالقبول على نطاق واسع كمعيار لمعرفة ومهارة إدارة المشاريع، ويقدم هذا الدليل مجموعة قياسية من الأفكار والممارسات التي يتم فحصها في الاختبار.
ما أهمية دليل PMBOK في شهادة PMP؟
تستند شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) التي يمنحها معهد إدارة المشاريع (PMI) إلى حد كبير على دليل PMBOK. يتم التحقق من معرفة الشخص وقدراته في إدارة المشاريع من خلال الحصول على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)، وهي شهادة معترف بها في جميع أنحاء العالم. يجب على الشخص اجتياز الامتحان، الذي يستند إلى المبادئ والممارسات التي بدأها دليل PMBOK لإثبات أن لديه فهمًا شاملاً للتقنيات والمنهجيات المقبولة المستخدمة في إدارة المشاريع.
يعد دليل PMBOK دليلاً لا غنى عنه لأي شخص يطمح لأن يصبح محترفاً في إدارة المشاريع. يتم توفير معلومات شاملة عن إجراءات إدارة المشاريع والأدوات والاستراتيجيات ومجالات المعرفة طوال فترة المشروع بأكملها، بدءًا من البداية وحتى الإغلاق.
يعد دليل PMBOK مورداً شاملاً لأي شخص يستعد لإجراء اختبار PMP. وتتعزز قدرة الفريق على التواصل والعمل معًا عندما يتشارك أعضاؤه لغة وفهمًا متشابهين لأفكار إدارة المشروع. يلعب الدليل دورًا حاسمًا في عملية الحصول على شهادة PMP، كما أن مجالات المعرفة والعمليات التي يتضمنها بمثابة الأساس للامتحان.
هل لدليل PMBOK تأثير على اجتياز امتحان شهادة PMP؟
نعم، يلعب دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK) دورًا مهمًا في الحصول على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP). ومن الضروري أن يدرس المرشحون للحصول على شهادة PMP دليل PMBOK من أجل النجاح في اختبار PMP، والذي يعتمد على المبادئ والممارسات المحددة في الدليل.
دليل PMBOK هو مرجع شامل لجميع جوانب إدارة المشاريع. ويحدد الدليل المجالات المعرفية العشرة (التكامل، والنطاق، والوقت، والتكلفة، والجودة، والموارد البشرية، والتواصل، والمخاطر، والمشتريات، وإدارة أصحاب المصلحة) ومجموعات العمليات الخمس (البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق) التي تعتبر أساسية لإدارة المشروع.
يستعد المرشحون لشهادة PMP للاختبار من خلال قراءة دليل PMBOK الذي يغطي النظريات والنماذج والتقنيات الأساسية لإدارة المشاريع. وينتج تحسين التواصل والعمل الجماعي بين أعضاء فريق المشروع من خلال المفردات المشتركة وفهم مفاهيم إدارة المشاريع، وكلاهما يوفره الدليل. يجب أن يكونوا على دراية بكل من دليل إدارة المشاريع PMBOK وخبايا إدارة المشاريع في العالم الحقيقي. يجب على المرء أن يكون لديه فهم كامل للدليل، والذي يعد بمثابة أساس متين للاختبار ليكون ناجحاً في اختبار شهادة PMP.
ما هي مجالات المعرفة في دليل PMBOK؟
يحدد دليل PMBOK (دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع) عشرة مجالات معرفية ضرورية لإدارة المشاريع بفعالية. ومجالات المعرفة العشرة هي
–
إدارة مخاطر المشروع: مجال المعرفة الذي يغطي العمليات والأنشطة المطلوبة لتحديد مخاطر المشروع وتقييمها وإدارتها. ويشمل وضع خطة لإدارة المخاطر، وتحديد مخاطر المشروع، وتطوير استراتيجيات الاستجابة للمخاطر.
–
إدارة تكامل المشروع: مجال المعرفة الذي يشمل العمليات والأنشطة المطلوبة لتنسيق جميع جوانب المشروع. ويتضمن وضع خطة شاملة للمشروع تدمج جميع مكونات المشروع وتوائمها مع أهداف المشروع.
–
إدارة الموارد البشرية للمشروع: المجال المعرفي الذي يغطي العمليات والأنشطة المطلوبة لإدارة فريق المشروع. ويشمل تحديد الأدوار والمسؤوليات وتطوير فريق المشروع وإدارة أداء الفريق.
–
إدارة تكاليف المشروع: المجال المعرفي الذي يغطي العمليات والأنشطة المطلوبة لتقدير تكاليف المشروع وميزانيته والتحكم فيه. ويشمل تطوير خطة إدارة التكاليف وتقدير تكاليف المشروع ومراقبة وضبط إنفاق المشروع.
–
إدارة مشتريات المشروع: المجال المعرفي الذي يشمل العمليات والأنشطة المطلوبة للحصول على السلع والخدمات من خارج فريق المشروع. ويشمل تطوير خطة إدارة المشتريات وتحديد احتياجات المشتريات وإدارة العلاقات مع البائعين.
–
إدارة أصحاب المصلحة في المشروع: المجال المعرفي الذي يغطي العمليات والأنشطة المطلوبة لإدارة احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة في المشروع بفعالية. ويشمل تحديد أصحاب المصلحة في المشروع، ووضع خطة لإدارة أصحاب المصلحة، ومراقبة مشاركة أصحاب المصلحة.
–
إدارة جودة المشروع: المجال المعرفي الذي يشمل العمليات والأنشطة المطلوبة لضمان تلبية المشروع لمعايير وأهداف الجودة المحددة. ويشمل وضع خطة لإدارة الجودة وتحديد متطلبات الجودة ومراقبة جودة المشروع.
–
إدارة الجدول الزمني للمشروع: المجال المعرفي الذي يتضمن العمليات والأنشطة المطلوبة لإدارة الجدول الزمني للمشروع. ويشمل وضع جدول زمني للمشروع وتحديد معالم المشروع وتحديد تسلسل الأنشطة اللازمة لإكمال المشروع في الوقت المحدد.
–
إدارة نطاق المشروع: المجال المعرفي الذي يغطي العمليات والأنشطة المطلوبة لتحديد نطاق المشروع والتحقق من صحته والتحكم فيه. ويشمل تحديد وتوثيق جميع الأعمال التي يجب القيام بها لإكمال المشروع بنجاح وضمان بقاء المشروع ضمن نطاقه المحدد.
–
إدارة اتصالات المشروع: مجال المعرفة الذي يشمل العمليات والأنشطة المطلوبة لضمان حصول أصحاب المصلحة في المشروع على معلومات المشروع المناسبة وفي الوقت المناسب. ويشمل وضع خطة لإدارة الاتصالات، وتحديد قنوات الاتصال، ومراقبة اتصالات المشروع.
يعد كل مجال من هذه المجالات المعرفية أمرًا بالغ الأهمية لإدارة المشاريع بفعالية، وتساعد العمليات والأنشطة الموضحة في دليل إدارة المشاريع PMBOK مديري المشاريع على تخطيط المشاريع وتنفيذها وإغلاقها بنجاح.
1. إدارة مخاطر المشروع
يشير مصطلح “إدارة مخاطر المشروع” إلى الخطوات المستخدمة لتحديد وتقييم والتحكم في المخاطر التي تهدد إنجاز المشروع. الأخطار المالية والتكنولوجية والبيئية والقانونية، من بين أمور أخرى، ليست سوى بعض أنواع الأشياء التي يجب أخذها في الاعتبار. يتمثل الهدف من إدارة مخاطر المشروع في الحد من الآثار السلبية للمخاطر على المشروع وتعزيز فرص إتمامه بنجاح.
تخطيط إدارة المخاطر، وتحديد المخاطر، وتقييم المخاطر، وتخطيط الاستجابة للمخاطر، ومراقبة المخاطر والتحكم فيها هي الأركان الخمسة للإدارة الفعلية لمخاطر المشروع. يستطيع مديرو المشاريع الاستعداد بشكل أفضل للتهديدات المحتملة واكتشافها والاستجابة لها من خلال اتباع الخطوات الموضحة في كل مرحلة.
إدارة المشاريع، بما في ذلك إدارة المخاطر، مبينة بالتفصيل في دليل إدارة المشاريع (PMBOK). ويوضح الدليل بالتفصيل الأدوات والإجراءات الفعالة لإدارة المخاطر، بالإضافة إلى أفضل الممارسات لكل عملية من العمليات الخمس الرئيسية في إدارة مخاطر المشروع. يتم تسهيل إدارة المخاطر وضمان نجاح المشروع من خلال الفهم الشامل والالتزام بتوصيات دليل PMBOK وتوصيات دليل PMBOK.
ويتمتع مديرو المشاريع بالقدرة على تحديد المخاطر وتقييم احتمالية وقوعها وتأثيرها ووضع خطط فعالة للتخفيف من حدتها باتباع إطار عمل إدارة المخاطر الخاص بدليل PMBOK. ويساعدهم ذلك في اتخاذ قرارات أفضل لتخصيص الموارد، مما يمكنهم من تقليل الانتكاسات المحتملة وتعزيز فرص النجاح النهائي للمشروع.
2. إدارة تكامل المشروع
يجب أن تقوم إدارة تكامل المشروع بتنسيق جميع العمليات والأنشطة وأصحاب المصلحة المشاركين في المشروع لتلبية أهداف المشروع المتمثلة في إنجازه في الوقت المناسب في حدود الميزانية وبمستوى الجودة المطلوب. إن النطاق والوقت والمال والجودة والموارد البشرية والتواصل وإدارة المخاطر ليست سوى عدد قليل من جوانب المشروع التي يجب توحيدها في استراتيجية إدارة واحدة.
يجب وضع الأساليب والأدوار والواجبات، بالإضافة إلى استراتيجية مالية، بالتفصيل من أجل تنفيذ إدارة تكامل المشروع بنجاح. تعد خطة إدارة المشروع بمثابة خارطة طريق لأنها تساعد الفريق على البقاء على المسار الصحيح واتخاذ القرارات الصحيحة في كل مرحلة من مراحل المشروع. يعد تطوير ميثاق المشروع، والتخطيط لتنفيذ المشروع، ومراقبة وإدارة تقدمه، وإغلاق المشروع في نهاية المطاف، كلها أجزاء أساسية من إدارة تكامل المشروع، ويوفر دليل PMBOK إطار عمل للقيام بذلك.
يستطيع مديرو المشاريع ضمان إنهاء المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وتلبية متطلبات الجودة من خلال الالتزام بهذه القواعد وضمان تكامل وتنسيق جميع مكونات المشروع. يعد دليل PMBOK لإدارة تكامل المشاريع مفيدًا لأنه يوفر طريقة موحدة ومقبولة في المجال لإدارة المشاريع. فهو يساعد مديري المشاريع على التفاعل بشكل أفضل مع أصحاب المصلحة في المشروع وتحسين خططهم وتسريع تسليم مشاريعهم.
3. إدارة موارد المشروع
إدارة موارد المشروع هي عملية استخدام موارد المشروع وإدارتها بفعالية وكفاءة، بما في ذلك الأشخاص والمعدات والمواد والمرافق، لتحقيق أهداف المشروع. ويتطلب ضمان توافر موارد المشروع واستخدامها بكفاءة تخطيطاً دقيقاً وشراءها وتطويرها وإدارتها على امتداد دورة حياة المشروع بأكملها.
إن تخطيط الموارد والحصول عليها وتطويرها، بالإضافة إلى مراقبة تلك الموارد والتحكم فيها، كلها أجزاء أساسية من إدارة موارد المشروع التي تدار بشكل جيد. الموارد البشرية والمادية والمالية ليست سوى عدد قليل من أنواع الموارد التي يجب أخذها في الاعتبار خلال مرحلة تخطيط الموارد للمشروع.
الحصول على الموارد يعني الحصول على أشياء مثل الوقت والمال والأشخاص. يشير مصطلح “تطوير الفريق” إلى عملية تشكيل مجموعة وظيفية لمشروع معين وصقل مواهبها الجماعية. ويتم عادةً إجراء التعديلات بناءً على البيانات التي يتم جمعها من مراقبة الموارد والتحكم فيها.
وترد أفضل الممارسات لكل إجراء من الإجراءات الأساسية التي تشكل إدارة موارد المشروع بالتفصيل في دليل PMBOK. من المرجح أن يتمكن المديرون من التحكم في التكاليف بشكل أفضل، والتأكد من توفر الأشخاص المناسبين عند الحاجة إليهم، وتعزيز مخرجات المشروع باتباع النصائح الواردة في دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK).
يعد دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK) لإدارة الموارد مفيدًا لأنه يوفر إطارًا متسقًا لإدارة موارد المشروع. فهو يمكّن من تحسين التواصل والعمل الجماعي من خلال منح مديري المشاريع وأعضاء الفريق لغة مشتركة ومجموعة من أفضل الممارسات للعمل بها. علاوة على ذلك، يمكن لمديري المشاريع زيادة تخصيص الموارد واستخدامها إلى أقصى حد من خلال الالتزام بأفضل ممارسات دليل PMBOK لإدارة موارد المشروع مما يؤدي إلى توفير التكاليف وزيادة الإنتاجية وتحسين نتائج المشروع.
4. إدارة تكاليف المشروع
التخطيط والتقدير والميزنة والتحكم في التكاليف كلها جوانب من إدارة تكاليف المشروع، والتي تهدف إلى منع المشروع من تجاوز حد الإنفاق المخصص له. ويستلزم ذلك معرفة تكلفة كل شيء، ووضع خطة لكيفية إنفاق تلك الأموال، والالتزام بها مع تقدم المشروع.
التقدير والميزانية والرقابة هي ثلاثة من أهم الإجراءات في إدارة تكاليف المشروع. يتعلق تقدير التكلفة بحساب مقدار الموارد مثل العمالة والمواد والمعدات. تضيف ميزانية التكلفة الأسعار المرتبطة بأجزائه العديدة لإنشاء خطة مالية واقعية للمشروع. من المهم مراقبة كل شيء بدءًا من التقدير الأول وحتى الفاتورة النهائية من أجل إبقاء النفقات تحت السيطرة.
يضع دليل PMBOK مخططًا لإدارة تكاليف المشروع، ويحدد أفضل الممارسات لكل إجراء من الإجراءات الأساسية. يتم التحكم في التكاليف وإنجاز المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، ويتم تحسين الأداء العام إذا التزم مديرو المشاريع بالممارسات الموضحة في دليل إدارة المشاريع (PMBOK).
يعد دليل PMBOK لإدارة تكاليف المشروع مفيدًا لأنه يوفر طريقة موحدة لإدارة تكاليف المشروع التي يتم استخدامها لمجموعة متنوعة من المشاريع المختلفة. يتوفر لمديري المشاريع وأعضاء الفريق لغة مشتركة ومجموعة من أفضل الممارسات للعمل من خلالها، مما يساعد على تعزيز التواصل والعمل الجماعي. وعلاوة على ذلك، من خلال الالتزام بأفضل ممارسات دليل PMBOK لإدارة تكاليف المشاريع، يعزز مديرو المشاريع دقة تقدير التكاليف ويمنعون تجاوز التكاليف ويزيدون من تخصيص الموارد، وكل ذلك قادر على تعزيز نتائج المشروع وزيادة رضا أصحاب المصلحة.
5. إدارة مشتريات المشروع
إدارة مشتريات المشروع هي عملية تخطيط وإدارة ومراقبة عملية الحصول على السلع أو الخدمات أو الأعمال من مصادر خارجية للوفاء بمتطلبات المشروع. وتشمل تحديد احتياجات المشروع من المشتريات واختيار أساليب الشراء المناسبة وإدارة أنشطة المشتريات لضمان تحقيق أهداف المشروع.
تخطيط المشتريات، وتخطيط طلب تقديم العروض، واختيار الموردين، وإدارة العقود، وإغلاقها كلها أجزاء لا تتجزأ من إدارة مشتريات المشروع في الممارسة العملية. ما الذي يجب شراؤه ومتى وكيف، كلها جزء من عملية تخطيط المشتريات. يشمل التخطيط لالتماس العطاءات صياغة وثائق المشتريات مثل طلبات تقديم العروض وعروض الشراء الدولية لدعوة البائعين المحتملين لتقديم العطاءات.
يعثر مديرو المشروع على أكثرها فعالية من حيث التكلفة للمشروع من خلال مقارنة العروض المقدمة من البائعين المحتملين. إن إدارة العقد والاتصال بالمورّد لضمان تسليم السلع أو الخدمات أو الأعمال المتعاقد عليها هو ما تدور حوله إدارة العقود. يستلزم إغلاق العقد القيام بكل شيء بدءًا من إنهاء المدفوعات إلى ملاحظة أي دروس مكتسبة.
يتم وضع أفضل الممارسات لكل خطوة من الخطوات الأساسية في إدارة مشتريات المشروع بالتفصيل في دليل PMBOK. إن الإدارة الفعالة لأنشطة مشتريات المشروع والحصول على السلع أو الخدمات أو الأعمال المناسبة في الوقت والتكلفة المناسبين وتحسين أداء المشروع كلها أمور من المرجح أن تحدث عندما يتبع مديرو المشاريع التوصيات الواردة في دليل إدارة المشتريات PMBOK.
هناك العديد من المزايا لاستخدام دليل PMBOK لإدارة مشتريات المشاريع، ولكن من أهمها أنه يوفر طريقة موحدة للمشتريات تُستخدم في العديد من أنواع المشاريع المختلفة. كما أنه قادر على تسهيل التواصل والعمل الجماعي بشكل أفضل من خلال منح مديري المشاريع وأعضاء الفريق لغة مشتركة ومجموعة من أفضل الممارسات للعمل بها. يستطيع المديرون تحسين كفاءة جهود المشتريات وتقليل احتمالات النتائج السلبية المتعلقة بالمشتريات وتعزيز فرص نجاح المشروع من خلال الالتزام بأفضل الممارسات الواردة في دليل PMBOK لإدارة مشتريات المشاريع.
6. إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
إدارة أصحاب المصلحة في المشروع هي عملية تحديد وتحليل وإدارة مصالح واحتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة لضمان معالجة مخاوفهم بشكل مناسب طوال دورة حياة المشروع. وهي تتضمن تحديد أصحاب المصلحة في المشروع، وتحديد متطلباتهم وتوقعاتهم ومستويات تأثيرهم، ووضع استراتيجيات لإشراك وإدارة علاقات أصحاب المصلحة.
ينطوي تحديد أصحاب المصلحة على تحديد جميع الأفراد أو المجموعات أو المنظمات التي من المحتمل أن تتأثر بالمشروع أو يكون لها مصلحة في المشروع. ويتمثل الهدف من تحليل أصحاب المصلحة في مساعدة الشركات على إشراك أصحاب المصلحة وإدارتهم بشكل أفضل من خلال اكتساب نظرة ثاقبة لاحتياجاتهم وتوقعاتهم وتأثيرهم. إن إشراك أصحاب المصلحة هو عملية إشراك والتماس المدخلات من أولئك الأكثر تأثراً بنتائج المشروع.
وتُعد مراقبة أنشطة إشراك أصحاب المصلحة وتقييم فعالية مبادرات إدارة أصحاب المصلحة وإجراء التعديلات حسب الضرورة جزءًا من إدارة أصحاب المصلحة.
ويضع دليل PMBOK أفضل الممارسات لكل من الإجراءات الأساسية في إدارة أصحاب المصلحة في المشروع ويوفر إطار عمل للقيام بذلك. يستطيع مديرو المشاريع تعزيز العلاقات مع أصحاب المصلحة، وحل مشكلات أصحاب المصلحة، وتعزيز نجاح المشروع باتباع النصائح الواردة في دليل PMBOK. وهو مفيد لأنه يوفر إطار عمل لإدارة أصحاب المصلحة في مجموعة متنوعة من السياقات والمشاريع.
وعلاوة على ذلك، يسهل دليل PMBOK دليل PMBOK التواصل والعمل الجماعي بشكل أفضل من خلال منح مديري المشاريع وأعضاء الفريق لغة مشتركة ومجموعة من أفضل الممارسات للعمل بها. يعزز مديرو المشاريع أداء المشروع من خلال زيادة مشاركة أصحاب المصلحة، وتقليل مقاومة أصحاب المصلحة، وزيادة رضا أصحاب المصلحة من خلال الالتزام بأفضل الممارسات لإدارة أصحاب المصلحة في المشروع الموضحة في دليل إدارة المشاريع (PMBOK).
7. إدارة جودة المشروع
إدارة جودة المشروع هي الإجراء المتبع طوال دورة حياة المشروع لتحديد متطلبات الجودة التي يجب تلبيتها وكيفية تلبية هذه الاحتياجات. يجب على مديري المشروع وضع خطة لإدارة الجودة، وتنفيذ إجراءات ضمان الجودة ومراقبة الجودة، ومراقبة جودة المشروع في جميع الأوقات من أجل تحقيقها.
تخطيط الجودة، وضمان الجودة، ومراقبة الجودة ليست سوى بعض الأنشطة الأساسية التي تشكل إدارة جودة المشروع من الناحية العملية. يستلزم التخطيط للجودة تحديد العمليات والموارد والأساليب اللازمة لتحقيق أهداف جودة المشروع.
وتخضع المشاريع للمراقبة والتقييم المنتظمين لضمان الوفاء بمتطلبات الجودة، وهو ما يعنيه ضمان الجودة. الهدف من مراقبة الجودة هو ضمان تحقيق النتائج المتوقعة من المشروع.
تم تحديد بعض أفضل الممارسات لإدارة جودة المشروع في دليل PMBOK، والذي يعد بمثابة إطار عمل لهذا التخصص. وغالبًا ما يلجأ مديرو المشاريع إلى دليل PMBOK للحصول على إرشادات حول أفضل السبل لتخطيط أنشطة إدارة الجودة وتنفيذها ومراقبتها لضمان أن تكون المنتجات النهائية لمشاريعهم مطابقة لمعايير الجودة المحددة مسبقًا.
يعد دليل PMBOK لإدارة جودة المشروع مفيدًا لأنه يوفر إطارًا لإدارة الجودة المنهجية القابلة للتطبيق على مجموعة واسعة من المشاريع. يتوفر لمديري المشاريع وأعضاء الفريق لغة مشتركة ومجموعة من أفضل الممارسات للعمل من خلالها، مما يساعد على تعزيز التواصل والعمل الجماعي. وتتيح أفضل ممارساتها لإدارة جودة المشروع لمديري المشاريع تحسين نتائج المشروع ونجاحه من خلال تحديد ومعالجة مشاكل الجودة في وقت مبكر من دورة حياة المشروع، وتقليل إعادة العمل والهدر، وزيادة رضا العملاء.
8. إدارة نطاق المشروع
إدارة النطاق هي عملية تحديد وتخطيط وتنفيذ وتنظيم نطاق المشروع لضمان تضمين جميع المهام الضرورية وتحقيق النتائج المرجوة. إدارة النطاق هي عملية تحديد ما يحتاجه المشروع، وكتابة بيان بالنطاق، وتوضيح هذا النطاق، وتتبع التعديلات على هذا البيان مع تقدم المشروع خلال دورة حياته.
تخطيط النطاق وتعريف النطاق والتحقق من النطاق والتحكم في تغيير النطاق كلها أجزاء لا تتجزأ من إدارة نطاق المشروع. ويتطلب تخطيط نطاق المشروع تحديد كيفية تحديده وتسجيله وإدارته على مدار المشروع.
إن بيان نطاق المشروع التفصيلي، وقائمة بالمخرجات الضرورية، وخطة لكيفية إنجاز العمل كلها مكونات لتعريف النطاق. الغرض من التحقق من النطاق هو فحص مخرجات المشروع وتحديد ما إذا كانت تتماشى مع الأهداف المعلنة للمشروع. يجب إدارة التغييرات التي يتم إدخالها على نطاق المشروع لضمان تسجيلها ومراجعتها واعتمادها.
يوفر دليل PMBOK أساسًا لإدارة نطاق المشروع من خلال تحديد أفضل الممارسات لكل نشاط من الأنشطة الرئيسية المعنية. ويستخدم مديرو المشاريع الناجحون توصيات دليل PMBOK لتصميم نطاق المشروع وإدارته والتحكم فيه، مما يضمن أن المنتجات التي يتم تسليمها تتوافق مع التوقعات.
يقدم دليل PMBOK لإدارة نطاق المشروع طريقة منهجية لإدارة نطاق المشروع يمكن استخدامها لمجموعة واسعة من المشاريع. من المرجح أن يعمل مديرو المشاريع وأعضاء الفريق معًا بشكل أكثر فعالية إذا كانوا يتشاركون لغة مشتركة ومجموعة من أفضل الممارسات. إن الالتزام بأفضل ممارسات دليل PMBOK لإدارة نطاق المشروع يمنح مديري المشاريع القدرة على تقليل احتمالية حدوث زحف في النطاق، وضمان أن مخرجات المشروع تلبي توقعات أصحاب المصلحة، وفي النهاية تعزيز فرص نجاح المشروع.
9. إدارة الجدول الزمني للمشروع
تنطوي إدارة الجدول الزمني للمشروع على إنشاء وتحديث ونشر خطة للوقت الذي يجب فيه إكمال مهام ونواتج محددة. يستلزم وضع جدول زمني للمشروع معرفة متى يجب إنجاز المهام، والمدة التي ستستغرقها، وما هي الإجراءات التي تعتمد على بعضها البعض. إن تخطيط الجداول الزمنية وتطويرها والتحكم فيها ومراقبتها هي العمليات الأساسية لإدارة الجدول الزمني للمشروع.
إن وضع استراتيجية لتطوير وإدارة الجدول الزمني للمشروع على مدار دورة حياة المشروع هو ما يستلزمه تخطيط الجدول الزمني. يتطلب وضع جدول زمني تحديد جميع المهام وتبعياتها والأوقات المقدرة لإنجازها. يتطلب إبقاء المشروع على المسار الصحيح اهتمامًا مستمرًا بالجدول الزمني للمشروع والقدرة على إجراء التعديلات حسب الحاجة. تعني مراقبة الجدول الزمني للمشروع التحقق منه بشكل متكرر للبحث عن المشاكل وإصلاحها حتى يستمر المشروع في الوقت المحدد.
يحدد دليل PMBOK أفضل الممارسات لكل إجراء من الإجراءات الأساسية في إدارة الجدول الزمني للمشروع، مما يوفر إطارًا للمسعى بأكمله. يتم تطوير الجداول الزمنية وإدارتها بكفاءة من قبل مديري المشاريع عندما يلتزمون بالمعايير المنصوص عليها في دليل PMBOK. فهو يوفر طريقة متسقة لإدارة الجداول الزمنية للمشروع تتسم بالمرونة الكافية لاستخدامها في مجموعة متنوعة من المشاريع. يمتلك مديرو المشاريع وأعضاء الفريق لغة مشتركة ومجموعة من أفضل الممارسات للعمل من خلالها، مما يساعد على تعزيز التواصل والعمل الجماعي.
10. إدارة اتصالات المشروع
تُعرف إدارة تدفق المعلومات أثناء المشروع لضمان وصول جميع الأطراف المعنية إلى التفاصيل الصحيحة والمحدثة باسم “إدارة اتصالات المشروع”. يجب تحديد طرق تحديد من يحتاج إلى المعلومات ومتى يجب تحديدها وتنفيذها. إن تخطيط الاتصالات وتقديم المعلومات وإعداد تقارير الأداء وإدارة مشاركة أصحاب المصلحة كلها أجزاء لا تتجزأ من إدارة اتصالات المشروع. يجب على مديري المشاريع أولاً وضع خطة لإدارة اتصالات المشروع بفعالية عبر دورة حياة المشروع.
الهدف من توزيع المعلومات هو توفير البيانات الصحيحة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. والغرض من إعداد تقارير الأداء هو إبقاء أصحاب المصلحة على علم بحالة المشروع والمشاكل المحتملة والحلول. إدارة مشاركة أصحاب المصلحة هي عملية التعرف على مشاكل أصحاب المصلحة والاستجابة لها، بالإضافة إلى تلبية متطلباتهم وتوقعاتهم.
يوفر دليل PMBOK هيكلاً لإدارة اتصالات المشروع من خلال تحديد الإجراءات الموصى بها لكل مهمة من المهام الأساسية. يمكن لمديري المشاريع ضمان إطلاع جميع أصحاب المصلحة على آخر المستجدات بمعلومات موثوقة من خلال اتباع الخطوات الموضحة في دليل PMBOK لتخطيط اتصالات المشروع وتنفيذها ومراقبتها والتحكم فيها بشكل أفضل.
يساعد دليل PMBOK لإدارة اتصالات المشروع مديري المشاريع في التعرف على توقعات أصحاب المصلحة والاستجابة لها. تزداد مشاركة أصحاب المصلحة، وتقل احتمالية سوء التواصل إذا كان مديرو المشاريع واضحين بشأن من يحتاج إلى معلومات ومتى. يعزز مديرو المشاريع العمل الجماعي والتواصل، ويقللون من المخاطر، ويعززون فرص النجاح من خلال اتباع أفضل الممارسات لإدارة اتصالات المشروع الموضحة في الدليل الإرشادي.
ما هي إرشادات PMBOK؟
إرشادات مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK) هي منهجية موصى بها لتنفيذ المشاريع بنجاح. وتتناول هذه القواعد النطاق والوقت والتكلفة والجودة والجودة والمخاطر والمشتريات والتواصل وإدارة أصحاب المصلحة في المشاريع.
أنشأ معهد إدارة المشاريع (PMI) المبادئ التوجيهية لمجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK) لمساعدة مديري المشاريع على تخطيط مشاريعهم وتنفيذها ومراقبتها والتحكم فيها بنجاح. وهي معترف بها على نطاق واسع باعتبارها المعيار الفعلي لإدارة المشاريع الفعالة. تضمن المراجعات المنتظمة أن تمثل القواعد دائمًا المعايير الحالية لإدارة المشاريع وأفضل الممارسات الحالية بدقة.
يعتمد مديرو المشاريع في مجموعة واسعة من المجالات والبلدان على إرشادات PMBOK. فهي تساعد مديري المشاريع في التواصل وتبادل المعلومات والخبرات بنجاح من خلال توفير لغة وإطار عمل معياري لإدارة المشروع. بالإضافة إلى ذلك، تُستخدم هذه المعايير كأساس لشهادات إدارة المشاريع المعترف بها عالميًا والتي تحظى بتقدير كبير مثل شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP).
ما هي مجموعات العمليات الخمس في دليل PMBOK؟
مجموعات العمليات الخمس في دليل PMBOK هي:
–
البدء: يتم هنا تضمين الخطوات اللازمة لتحديد مشروع جديد أو توسيع مشروع قائم والحصول على الموافقة عليه. وينصب التركيز الأساسي لمجموعة العمليات هذه على ضمان جدوى المشروع وتوافقه مع أهداف الشركة وقبول أصحاب المصلحة.
–
التخطيط: تعد مهام مثل تحديد نطاق المشروع وأهدافه، ووضع خطة مشروع قابلة للتطبيق، وتحديد كيفية تنفيذ تلك الخطة جزءًا من هذه العملية. وينصب التركيز الأساسي هنا على إنشاء استراتيجية لإدارة المشروع تكون بمثابة خارطة طريق لمدة المشروع.
–
التنفيذ: تشمل إدارة المشروع الأنشطة اللازمة لتنفيذ خطة إدارة المشروع وإدارة موارد المشروع وتوجيه أنشطة المشروع. ينصب التركيز الأساسي لفريق العملية على التأكد من تنفيذ المشروع كما هو مخطط له وإنجاز المخرجات.
–
المراقبة والتحكم: العمليات التي تنطوي على مراقبة حالة المشروع، وتحليل أدائه، وتحديد التعديلات والتعامل معها، والحفاظ على المشروع في الموعد المحدد، كلها جزء من هذه العملية. وينصب التركيز على تحقيق أهداف المشروع ضمن تلك القيود.
–
الإغلاق: يستلزم إغلاق المشروع أو مرحلة ما إكمال الخطوات اللازمة لتسليم المنجزات رسميًا إلى أصحاب المصلحة وإعلان انتهاء المشروع. والهدف الرئيسي هو ضمان إنهاء المشروع بشكل سلس وفعال.
ترتبط مجموعات العمليات هذه بعلاقات وثيقة مع بعضها البعض. تتم مشاركة مدخلات ومخرجات إحدى مجموعات العمليات في جميع مجموعات العمليات الأخرى. على سبيل المثال، يتم تغذية مخرجات مجموعة البدء في عمل مجموعة التخطيط. توفر نتائج المرحلة السابقة، التخطيط، نقطة الانطلاق للمرحلة التالية، التنفيذ، وهكذا دواليك.
تعتبر مجموعة عملية المراقبة والتحكم مهمة للغاية لأنها تستلزم التحقق من حالة المشروع وأدائه في كثير من الأحيان وإجراء أي تغييرات ضرورية على الجدول الزمني أو الموارد. يتم تغذية مخرجات هذه العملية بشكل متكرر إلى مجموعة عمليات التخطيط من أجل الحفاظ على تحديث خطة المشروع وملاءمتها طوال دورة حياته. الهدف النهائي لمجموعات عمليات المشروع الخمس هو تحقيق النتائج المرجوة لجميع الأطراف المعنية.
كم عدد إصدارات دليل PMBOK دليل PMBOK؟
خضع دليل PMBOK لتكرارات متعددة منذ نشره لأول مرة في عام 1996 من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI). كانت الطبعة الأصلية لعام 1996 مكونة من 176 صفحة فقط وتضمنت خمسة مجالات متميزة. وكان يركز في المقام الأول على توفير إطار عمل لإدارة المشاريع يمكن تطبيقه في مختلف الصناعات.
وصدرت الطبعة الثانية من دليل PMBOK في عام 2000، وكانت أكثر إرشادية في لهجتها وتضمنت تسع فئات معرفية إضافية. وصدرت طبعة ثالثة محدثة في عام 2004 مع نصائح موسعة حول تخطيط المشروع وإدارة المخاطر وضمان الجودة.
أما الإصدار الرابع، الذي نُشر في عام 2008، فقد توسّع في دور التواصل في إدارة المشاريع وأضاف مجالاً معرفيًا عاشرًا هو إدارة أصحاب المصلحة في المشروع. وأضاف الإصدار الخامس من الكتاب الذي نُشر عام 2013 فصولاً جديدة حول إدارة المشاريع الرشيقة والتحكم الموحد في التغيير.
وكان نشر الإصدار السادس من دليل PMBOK في عام 2017 بمثابة إصلاح شامل أدخل عدداً من التحسينات الجديرة بالملاحظة. إن دليل PMBOK ودليل الممارسة الرشيقة هما