دليل حول كيفية إنشاء جدول زمني للمشروع لتحقيق النجاح

قد يكون من الصعب إدارة مشروع به عدة أجزاء متحركة. ويحتاج الأمر إلى الكثير من العمل الشاق لمواءمة المهام المتنوعة بحيث يتم تجميعها معًا بشكل منظم للتأكد من أن الجميع في المشروع يعمل بنفس الهدف. عندما يحتاج المشروع إلى جدولة المهام بالجملة، يمكن أن يكون الجدول الزمني للمشروع مفيدًا. باستخدام الجدول الزمني للمشروع، سيكون من الممكن لك معرفة ما يجب القيام به في أي وقت. مع هذه الإمكانية، ستتمكن من رؤية الجدول الزمني العام للمشروع. وبدون ذلك، يمكن أن ينحدر المشروع بأكمله ويخرج عن مساره ويمكن أن يتحول إلى فوضى عارمة. نحن هنا لمساعدتك في إنشاء جدول زمني للمشروع. ولكن، من الأفضل أولاً فهم ماهية الجدول الزمني للمشروع.
الجدول الزمني للمشروع – مقدمة:
الجدول الزمني للمشروع هو نقطة مرجعية مرئية تسمح للفرق بفهم الخطوات المطلوبة لإنجاز المشروع في الوقت المناسب. من الجدول الزمني للمشروع، يمكنك من خلال الجدول الزمني للمشروع تقديم نظرة عامة كاملة على المهام المطلوبة مع مراحلها الرئيسية ومستويات أولوياتها ومهامها. باستخدام الجدول الزمني للمشروع، يمكنك ضمان أقصى قدر من إدارة الوقت والكفاءة. باختصار، سيساعدك الجدول الزمني للمشروع في إنجاز مشروعك بسلاسة. حان الوقت لفهم كيفية إنشاء جدول زمني للمشروع الآن.
خطوات إنشاء جدول زمني للمشروع:
لا يصبح أي ميثاق أو خطة مشروع مفيدة بدون إدارة المشروع من خلالها، يمكنك الحصول على تمثيل مرئي بسيط للمشروع من البداية وحتى النهاية. وفي المقابل، يمكن أن يساعد ذلك في زيادة كفاءة العمل بين الفرق. على الرغم من أن النظر إلى الجدول الزمني للمشروع على الورق يمكن أن يكون سهلاً، إلا أن إعداد واحد يمكن أن يكون مهمة شاقة لمديري المشاريع. إذا كنت تقوم بإعداد جدول زمني لإدارة المشروع لأول مرة، فإليك الخطوات المتبعة:
1. ابدأ ببيان نطاق المشروع:
قبل إنشاء جدول زمني للمشروع، يجب عليك أولاً إنشاء بيان نطاق المشروع. الغرض من هذا البيان هو سرد المخرجات التي تخطط لإنتاجها في نهاية المشروع. على سبيل المثال، يمكنك فهم النطاق بمثال. لنفترض أنك ترغب في زراعة حديقة وإنتاج بعض الخضروات. في هذه الحالة، يجب أن يُقرأ بيان النطاق على النحو التالي: ستزرع حديقة خضروات مساحتها 100 قدم مربع ستنتج البرنجال والجزر والبطاطس والطماطم والفلفل الأخضر.
2. إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS):
لإنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)، يجب أن تبدأ ببيان النطاق الخاص بك ويجب أن تقسم مخرجاتك إلى أجزاء أصغر. يمكن تسمية هذا الجزء في العملية قبل إنشاء الجدول الزمني للمشروع باسم آخر مثل خط الأساس للنطاق. أيضًا، يُعرف كل تسليم فرعي قابل للتسليم بحزمة عمل. استمرارًا للمثال أعلاه، يجب أن تكون WBS الخاصة بك على النحو التالي: 20 قدمًا مربعًا للفلفل الأخضر 20 قدمًا مربعًا للطماطم 20 قدمًا مربعًا للبطاطس 20 قدمًا مربعًا للجزر 20 قدمًا مربعًا للجزر 20 قدمًا مربعًا للبرنجال
يمكن أن تختلف هذه الأرقام وفقًا لمتطلباتك. والفكرة هنا هي أن WBS يجب أن تعطي تفاصيل التسليمات المقسمة إلى أجزاء.
3. قسّم كل حزمة عمل إلى مهام:
في هذه الخطوة، يجب عليك عمل قائمة مهام لكل حزمة عمل. هنا، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار الفجوة بين أساس المشروع والهدف منه. بمعنى آخر، يجب أن توضح هذه الخطوة ما يجب القيام به من البداية إلى النهاية. هنا، سيتعين عليك ملاحظة المهام المتشابهة عبر حزمة العمل. باستخدام هذه الخطوة، يمكنك تحديد التبعيات في الخطوات التالية.
على سبيل المثال، في المثال أعلاه، يمكنك تدوين الخطوات المتضمنة. وهي حراثة الأرض، وتسميد التراب، وشراء النباتات المناسبة لإنتاج كل خضروات، وشراء أقفاص لحماية النباتات، وزراعتها، ووضعها في أقفاص، وسقيها، وإزالة الأعشاب الضارة منها. وكما تعلم، تختلف هذه الخطوات باختلاف نوع المشروع.
4. تحديد تبعيات المشروع:
التبعيات هي المهام التي لا يمكن أن تبدأ حتى تكتمل مهمة أخرى. على سبيل المثال، في المثال أعلاه، لا يمكنك زراعة البطاطس حتى يتم حرث الأرض. في هذه الحالة، قد يكون من السهل تحديد تبعيات المشروع. ولكن، في حالة المشاريع المعقدة، سيتعين عليك تحديد التبعيات.
5. حدد الوقت المطلوب لكل مهمة:
الآن، عد إلى قائمة المهام المطلوب تنفيذها للمشروع. حان الوقت للحكم على الوقت المطلوب لكل مهمة. عند الحكم على الوقت، سيكون من الجيد أن نفترض أن الأطراف المسؤولة عن كل مهمة ستعمل بجدية دون أي انقطاع. في حال لم تكن في وضع يسمح لك بتقدير الوقت بدقة، يمكنك إنشاء هذا القسم بمساعدة خبير يمكنه إرشادك في هذا الصدد.
6. تحديد مدى توافر الموارد:
في معظم الحالات، سيكون موردك المقيد هو وجود موظفيك أو أعضائك. هنا، سيتعين عليك أن تحكم على الوقت الذي سيتمكن فيه موظفوك أو أعضاء فريقك من قضاء الوقت في العمل على المهمة المخصصة. لنفترض أنه سيتعين على فريقك التعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد. في هذه الحالة، حتى لو كان من الممكن إكمال مهمة معينة في غضون يوم واحد، فمن الأفضل الاحتفاظ بيومين أو ثلاثة أيام أو حتى أسبوع. في المقابل، ستصبح إدارة الوقت أسهل. من خلال هذه الخطوة، يمكنك إنشاء جدول زمني للمشروع مع الاحتفاظ بعدة أيام احتياطية لكل مهمة.
7. حدد المعالم الحاسمة:
تسمح لك معالم المشروع بمراقبة تقدم المشروع من البداية إلى النهاية. في حال تأخرت عن الموعد النهائي للمشروع، ستبقى متقدماً على الموعد النهائي وستكون في وضع يسمح لك بتغيير توقعاتك أو استراتيجياتك بحيث يمكنك مواكبة الهدف.
8. بناء الجدول الزمني لإدارة المشروع الخاص بك:
الجزء الحاسم من سؤالك حول إعداد جدول زمني للمشروع هو هنا. في هذه المرحلة، سيتعين عليك ترتيب المهام من الألف إلى الياء، وبمجرد ترتيبها، قم بتعديل أطوالها لتعكس الوقت المطلوب. ثم، قم بإضافة مراحل رئيسية لصقل المهام. الآن، الجدول الزمني لمشروعك جاهز. في الوقت الحاضر، يمكنك العثور على أدوات مختلفة متاحة لتسهيل إعداد الجدول الزمني لمشروعك. بالإضافة إلى إنشاء الجداول الزمنية للمشروع، تساعد بعض هذه الأدوات في سهولة الإدارة عندما يتعين عليك إدارة مشاريع متعددة في نفس الوقت.
لماذا تعتبر الجداول الزمنية للمشروع مفيدة؟
ستفهم أهمية تعلم كيفية إنشاء جدول زمني لإدارة المشروع فقط عندما تجد إجابات عن سبب إنشاء الجداول الزمنية للمشروع.
بصرف النظر عن طبيعة المشروع وبغض النظر عن المنهجية التي يتبعها ومجال العمل، فإن الجدول الزمني للمشروع مهم. باستخدام الجدول الزمني، سيكون من الممكن الحفاظ على جميع المشاريع معًا وسيعطيك نظرة ثاقبة على تقدم جميع المشاريع في مكان واحد. باستخدامه، يمكنك فهم ما تحاول تحقيقه بوضوح. هنا، يمكنك فهم كيف يمكن أن تساعدك الجداول الزمنية للمشروع:
1. يحسن التواصل:
سيساعد وجود جدول زمني للمشروع على تحسين التواصل. سيكون كل عضو من أعضاء الفريق في وضع يسمح له بمعرفة ما يمكن توقعه والوضع الحالي للمشروع. وبالإضافة إلى مساعدة الأعضاء الجدد على فهم ما يحدث، فإنه يضمن أيضًا بقاء الجميع على اطلاع دائم.
2. مساعدة كبيرة خلال مراحل المراقبة والتحكم:
سيكون لكل مشروع مراحل للمراقبة والتحكم بمجرد إعداد كل شيء والبدء في المضي قدمًا. من خلال الجدول الزمني للمشروع، يمكن لمديري المشروع معرفة أين يقف المشروع ويمكنهم التصرف على الفور بناءً على الموقف.
3. يضمن سير كل شيء وفقًا للخطة:
يمكن أن تكون إدارة المشروع حافزًا ممتازًا لفريقك. فمع سير كل شيء بسلاسة، سيتعامل فريقك مع مهامه بالسلوك الصحيح وستبدأ الأمور تلقائيًا في التحرك بسلاسة.
4. رؤية رائعة:
يمكن أن تكون الجداول الزمنية للمشروع أداة رؤية رائعة لمؤسستك. سيمنحك الكثير من البيانات في لمحة سريعة. مع الجدول الزمني للمشروع، سيكون من الممكن الحصول على فكرة واضحة عن التبعيات في إدارة المشروع. يمكنك التعرف على كيفية إعطاء المهام الأولوية. نظرًا لأن التبعيات يتم تضمينها تلقائيًا في الجدول الزمني للمشروع، فستكون في وضع يسمح لك بمعرفة كيف يؤثر التأخير في مهمة معينة على المشروع ككل.
5. تعرّف على عبء العمل:
توضح الجداول الزمنية للمشروع أيضًا مقدار عبء العمل الذي سيتحمله عضو معين في الفريق في فترة معينة. وبصفتك مدير مشروع، يمكنك استخدام هذه المعلومات لضمان توزيع المهام بشكل متساوٍ ومنع إثقال كاهل الفريق. لطالما كان إرهاق العمل الزائد أحد أكبر أسباب إرهاق المشروع.
الخلاصة:
يعد إنشاء جدول زمني للمشروع أمرًا ضروريًا لإدارة المشاريع المعقدة ذات المهام والتبعيات المتعددة. فالجدول الزمني المُعدّ بشكل جيد يحسن التواصل، ويعزز المراقبة والتحكم، ويضمن الالتزام بالخطط، ويوفر رؤية كبيرة لتقدم المشروع. من خلال تحديد النطاق، وتقسيم المهام، وتحديد التبعيات، وتقدير الوقت والموارد، يمكنك بناء جدول زمني فعال يحافظ على توافق فريقك وتحفيزه. تعمل الجداول الزمنية الفعالة للمشروع على منع الفوضى وإدارة أعباء العمل والمساعدة في تحقيق أهداف المشروع بسلاسة. تقدم سبوتو دورة تدريبية في إدارة المشاريع لتعزيز مهاراتك في إدارة المشاريع، مما يضمن لك التجهيز الجيد للتعامل مع أي مشروع بثقة