دليل المبتدئين لإدارة المشاريع – الجزء الأول

PMP، Prince، PMBoK، القوالب، المواعيد النهائية، الاتصالات، الميثاق، كتب المراجعة، الاجتماعات وما إلى ذلك! إدارة المشاريع هي تمرين شاق يتطلب الكثير من المشاركة من الشخص ومع ذلك في معظم الأحيان يكون عملاً غير مجزٍ [من تجربتي الشخصية]. وذلك لأن التميز في هذا المجال يعتبر كما هو متوقع. وبالتالي فإن احتمالات فشلك أو خذلان شخص ما عالية جدًا.
في هذه التدوينة، دعني أشاركك بعض النصائح والحيل التي تجعل إدارة المشاريع أسهل بالنسبة لك بناءً على خبرتي التي امتدت 11 عامًا في هذا المجال. لقد تعرضت للحروق مرات عديدة وتعرضت للأذى مرات عديدة. وتفوقت مرات عديدة. بالإضافة إلى ذلك، أوصيك بأخذ دورة تدريبية احترافية في إدارة المشاريع ودورة PRINCE2 من أجل تعزيز حياتك المهنية.
المشكلة الأساسية مع مديري المشاريع
تكمن المشكلة الأساسية التي يواجهها مديرو المشاريع في أنهم يشكلون مصدر إزعاج لفريقهم. فهم يزعجون أعضاء فريقهم وقادتهم باستمرار بشأن التكلفة والجدول الزمني، وغالبًا ما يطلبون منهم العمل لساعات إضافية أو في عطلات نهاية الأسبوع.
أليست هذه هي الأسباب التي جعلتنا نكره مديري المشاريع عندما كنا مهندسين؟
وثق بي، هذه هي الأسباب التي جعلت فريقك لا يحبك الآن.
بعد أن كنت على جانبي السياج في مسيرتي المهنية، أستطيع الآن أن أفهم تمامًا الألم والضغط الذي يمر به مديرو المشاريع.
نحن بشر أيضًا ولا نريد مضايقة فريقنا من خلال مطالبتهم باستمرار بتوفير بيانات التتبع وحجج التحقق وتكاليف الفحص. ولكن نظرًا لظروفنا، ليس لدينا خيار.
فلماذا نفعل هذا؟ لأننا لا نملك طريقة أفضل للقيام بذلك.
ولكن ليس بعد الآن. دعني أخبرك ببعض النصائح التي ستساعدك.
خطوات IPECC
من أجل المساعدة في مواءمة أفكارك مع نصائح وحيل الإدارة، دعني أتناولها بالترتيب حسب مجالات IPECC [البدء والتخطيط والتنفيذ والتحكم والإغلاق].
8 تحديات تؤثر على إدارة المشاريع البرمجية | CIO #PMOT #ProjectManagement https://t.co/r1rG9oeL5n
— Project Insight (@ProjectInsight) 5 مايو 2016
كيفية توفير الوقت وتجنب المشاكل في بدء المشروع؟
قد يظن الكثيرون أن مرحلة بدء المشروع بسيطة للغاية وصغيرة الحجم بحيث لا تزعج أحدًا. أنت على حق.
لكن الخطر الحقيقي في هذه المرحلة يحدث أثناء مرحلة التحكم حيث تحاول التحكم في التكاليف المتصاعدة والجدول الزمني الخارج عن المسار الصحيح وفجأة تكتشف أن الأشخاص الذين وجهوا التهمة قد انتقلوا ولا يمكن مساءلتهم، أو أنك لا تتمتع بنفس القدر من التحكم الذي كنت تعتقد أنك تتمتع به.
هل حدث لك هذا؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فاقرأ المزيد.
إذا لم يحدث لك هذا من قبل، فاحتفظ بالملاحظات في متناول يدك، فقد تكون أنت التالي!
ثق بي! لن ينجو أحد!
النصيحة رقم 1: تولى السيطرة على المشروع رسميًا.
بعد تكليفك بمشروع معين، استلم تأكيدًا كتابيًا من رعاة المشروع. يجب أن يتضمن التأكيد الكتابي ما يلي بوضوح:

• مدة مشاركتك في المشروع
• بند التجديد
• معايير نجاح المشروع
• ما هو المسموح لك بفعله
• الأشياء التي لا يحق لك القيام بها
  ويجب أن يتم توقيع هذا التأكيد الكتابي من قبل رعاة المشروع مع التواريخ.
  ولا يلزم أن يكون هذا التأكيد في وثيقة واحدة، على الرغم من أنه أفضل.
  النصيحة رقم 2: تعرف على الأشخاص الذين يمكنهم التأثير على مشروعك
  رسميًا، يُعرف هذا باسم سجل أصحاب المصلحة. لكنني لا أتحدث عن هذا السجل. بل أتحدث عن شيء أكثر شرًا، وهو مؤامرة خفية لعرقلة عملك تتكشف بينما تركز على مشروعك.
  انا امزح!
  ولكنني أعني ما أقول عندما أقول إنك لابد أن تكون على علم بكل القوى التي قد تؤثر على مشروعك سواء على المستوى الشخصي أو المهني. وقد يكون هؤلاء هم أصدقاؤك أو أعداؤك أو زملاؤك أو أفراد أسرتك.
  احتفظ دائمًا بخريطة جاهزة في ذهنك تخبرك من يمكنه أن يعزز نقاط قوتك ومن قد يكون سبب سقوطك.
  وسوف يساعدك هذا أيضًا على التمييز بين التوبيخ حسن النية والتقدير المضلِّل.
  النصيحة رقم 3: خطط على أجزاء، فكلما كانت الأجزاء أصغر كان ذلك أفضل
  إذا قمت على الفور بإنشاء خطة تغطي جميع الجوانب وجميع السيناريوهات من البداية إلى النهاية، فإن هذا سيسعد رؤسائك بالتأكيد. لكنه سيضر بفريقك حيث ستصبح الخطط قديمة قريبًا.
  إذا اخترت اتباع نهج التخطيط في الوقت المناسب، فقد تكون سببًا في حدوث عنق زجاجة لفريقك.
  إذن، إليك ما عليك فعله:
• قم بإعداد مخطط عام لجميع الأشياء التي تحتاج إلى تغطيتها
• جنبًا إلى جنب مع الخطة التفصيلية للمرحلة التالية التي يحتاج فريقك إلى القيام بها
• قم بمناقشة هذين العنصرين مع كبار السن لديك للحصول على موافقتهم، كتابيًا بالطبع.
  ثم قم بمشاركة هذه الخطط مع فريقك مع التأكد من أن العملاء المحتملين لديك متوافقون تمامًا مع خططك.
  بهذه الطريقة، ستكون خطتك دائمًا متقدمة بخطوة واحدة عن تقدم الفريق ولن تكون قديمة في نفس الوقت.
  النصيحة رقم 4: أشرك فريقك في التخطيط
  أود أن أقول أن الفرق التي تخطط معًا تبحر معًا.
  وإلا فإنك تتحمل عبء عقد اجتماعات متعددة للمشروع، والحصول على الموافقات وقضايا الالتزام من الفريق.
  من خلال إشراك الفريق في التخطيط الخاص بك، يمكنك تحقيق الأمور التالية:
• صورة كاملة وحقيقية للواقع على الأرض مما يسمح لخطتك بأن تكون قريبة من الواقع قدر الإمكان
• يمكنك التعرف على التفاح الفاسد والتفاح الجيد في الفريق بشكل مباشر من خلال تفاعلهم أثناء التخطيط
• تكتسب معرفة مباشرة بالديناميكيات داخل الفريق
• يشترك الفريق في الخطة لأنهم ساعدوا في إنشائها
  بهذه الطريقة سوف توفر الكثير من الوقت من الاجتماعات المتكررة، والمراجعة، ودفع الأشخاص لإنجاز الأمور وإدارة النزاعات.
  النصيحة رقم 5: احصل على مراجعين خارجيين في وقت مبكر من اللعبة
  من خلال الاستعانة بمراجعين خارجيين في وقت مبكر من اللعبة، يمكنك حماية مصالحك ومصالح الفريق بطرق متعددة. دعني أوضح الأمر:
• إن وجهات نظر المراجع الخارجي سوف تسمح لك بمراجعة المشروع والمنتجات النهائية بشكل غير عاطفي وبالتالي إنشاء منتجات ذات جودة أعلى.
• يدرك الفريق تمامًا أن أي قدر من السياسة أو الحصول على امتيازات من الإدارة لن يسمح له بالهروب من المراجعة الخارجية المستقلة وبالتالي مراقبة الجودة الذاتية.
• في الأوقات الصعبة، عندما تكون قراراتك ونهجك مع الفريق موضع تساؤل من قبل أصحاب المصلحة، فإن سجلات التحقق الخارجي هذه سوف تساعدك على عرض قضيتك على قدم قوية.
• ستساعدك المراجعة الخارجية على توقع الاتجاهات والتحديات القادمة في وقت مبكر من اللعبة.
• إذا لم نختار القيام بذلك في وقت أبكر من أوقات التصعيد، فإن الوكالات الخارجية ستكون محاطة على أي حال بلجان التحقيق، وفي ذلك الوقت، ليس لديك رأي في الأمر ولا يمكنك منع المصالح الخاصة من جلب المراجعين الخارجيين من اختيارهم.
  لذا، اتخذ خطوة جريئة وأشرك المراجعين الخارجيين في وقت مبكر من اللعبة وقم بتوثيق كل مراجعة مع النتائج والإجراءات التي اتخذها الأشخاص المعنيون.
  هذه مجرد 5 نصائح للتعامل مع جوانب البدء والتخطيط لإدارة المشاريع بطريقة أكثر ذكاءً تساعدك في تحقيق هدفك وتقلل من عدد الانتقادات التي تتلقاها من الفرق.
  ترقبوا المزيد من هذه النصائح والحيل في المنشورات القادمة تحت عنوان “دليل المبتدئين لإدارة المشاريع”.
  أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
  وسّع معرفتك بإدارة المشاريع وكن خبيرًا في الصناعة من خلال دوراتنا التدريبية PRINCE2 Practitioner. تم تصميم برنامجنا الشامل لمساعدتك على تحقيق الإتقان والارتقاء بمسيرتك المهنية. سجل اليوم واتخذ الخطوة الأولى نحو النجاح!