دليل المبتدئين في وضع أهداف وغايات المشاريع الذكية والقابلة للقياس (SMART)

كانت هناك خبيرة في إدارة المشاريع تدعى أليسيا لديها خبرة كبيرة في العمل على أنواع مختلفة من المشاريع. وفي أحد الأيام، طُلب منها في أحد الأيام أن تقود مشروعًا بملايين الدولارات كان مهمًا جدًا في المبادرات الاستراتيجية للشركة لهذا العام.
ونظراً لكونها حاصلة على شهادة PMP ومعرفتها بأهمية وجود أهداف وغايات واضحة ومحددة جيداً، قررت أليسيا استخدام إطار عمل SMART لتحديد أهداف المشروع وغاياته. بدأت بجمع مدخلات من أصحاب المصلحة للتأكد من توافق الأهداف والغايات مع رؤية الشركة ورسالتها.
بعد ذلك، حرصت أليسيا على أن تكون الأهداف والغايات محددة. فقد حددت ماهية المشروع، وما الذي يهدف إلى تحقيقه، ومن يشارك فيه. وتأكدت من أن كل فرد في الفريق كان لديه فهم واضح لما كان يدور حوله المشروع وما يحتاجون إلى القيام به.
ثم حرصت أليسيا على أن تكون الأهداف والغايات قابلة للقياس. ووضعت مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) تسمح لها بتتبع التقدم المحرز وقياس النجاح. وقد ساعدها ذلك على تحديد العوائق المحتملة في وقت مبكر وإجراء التعديلات اللازمة. كما حرصت أليسيا على أن تكون الأهداف والغايات قابلة للتحقيق. فقد قامت بتقييم الموارد المتاحة، بما في ذلك مهارات الفريق وخبراته وميزانيته وجدوله الزمني، وتأكدت من أنها كافية لتحقيق أهداف المشروع وغاياته.
علاوة على ذلك، تأكدت أليسيا من أن الأهداف والغايات كانت ذات صلة بالموضوع. وتأكدت من أن المشروع يتماشى مع استراتيجية الشركة وأهدافها وأنه يستحق المتابعة. كما حرصت أيضًا على أن يحقق المشروع قيمة للشركة وأصحاب المصلحة فيها.
وأخيرًا، حرصت أليسيا على أن تكون الأهداف والغايات محددة زمنيًا. فقد حددت مواعيد نهائية لكل هدف وغاية ووضعت جدولاً زمنياً واضحاً للمشروع. وساعد ذلك في الحفاظ على تركيز الفريق وتحفيزه وضمنت اكتمال المشروع في الوقت المحدد. وفي النهاية، حرصت خبرة أليسيا على التأكد من انتهاء المشروع في الوقت المحدد والميزانية المخصصة له.
ولذلك، فإن نجاح أي مشروع أو هدف يعتمد بشكل كبير على وجود أهداف وغايات واضحة ومحددة بشكل جيد. دعنا الآن نستكشف تحديد أهداف وغايات مشروع SMART بالتفصيل
أهمية تحديد أهداف وغايات SMART:
الوضوح والخصوصية: عندما تكون أهداف وغايات المشروع محددة، فهذا يعني أنها واضحة المعالم وتركز على نتيجة معينة. ويساعد هذا الوضوح الفريق أو الفرد على فهم ما هو متوقع منهم بالضبط، مما يقلل من الالتباس أو سوء الفهم. كما تساعد الخصوصية أيضًا على خلق فهم مشترك لما يبدو عليه النجاح، مما يضمن أن الجميع يعمل على تحقيق الهدف نفسه. هذا الوضوح والتركيز الذي توفره الأهداف والغايات المحددة يمكّن الفريق أو الفرد من تحديد أولويات جهوده وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية.
قابلية القياس: يعد قياس التقدم المحرز نحو الأهداف والغايات أمرًا بالغ الأهمية لتتبع الأداء وتقييم الفعالية. فهو يمكّن الفريق أو الفرد من تحديد ما إذا كان الفريق أو الفرد على المسار الصحيح لتحقيق أهدافه أو ما إذا كان بحاجة إلى تعديل استراتيجياته أو نهجه. كما أن وجود أهداف وغايات قابلة للقياس يمكّن الفريق أو الفرد من الاحتفال بالتقدم المحرز والمراحل الرئيسية على طول الطريق، مما يعزز الحافز والروح المعنوية.
قابلية الإنجاز: يساعد وضع أهداف وغايات قابلة للتحقيق على ضمان أن تكون واقعية وقابلة للتحقيق. وهذا أمر مهم لأن الأهداف والغايات غير الواقعية يمكن أن تؤدي إلى الإحباط والإحباط والإرهاق. عندما تكون الغايات والأهداف قابلة للتحقيق، من المرجح أن يظل الفريق أو الفرد متحمسًا وملتزمًا بتحقيقها. يزيد هذا الدافع والالتزام من فرص النجاح، مما يزيد من احتمالية تحقيق المشروع أو الفرد لأهدافه وغاياته.
الملاءمة: يضمن تحديد الأهداف والغايات ذات الصلة بأهداف المشروع أو أهداف الفرد بشكل عام أن تكون متوائمة مع الصورة الأكبر. تساعد هذه المواءمة على ضمان استثمار الوقت والموارد والجهد في الأنشطة التي تساهم في نجاح الأهداف العامة للمشروع أو الفرد. عندما تكون الغايات والأهداف ذات صلة، فمن المرجح أن يُنظر إليها على أنها ذات قيمة ومجدية وجديرة بالاهتمام، مما يشجع الفريق أو الفرد على العمل على تحقيقها.
التحديد الزمني: يساعد تحديد مواعيد نهائية لتحقيق أهداف وغايات المشروع على خلق شعور بالإلحاح، مما يشجع الفريق أو الفرد على تحديد الأولويات والتركيز على ما يجب القيام به. يخلق هذا الموعد النهائي نقطة نهاية واضحة، مما يوفر هدفًا للعمل من أجل تحقيقه. بدون موعد نهائي، هناك خطر أن تُترك الأهداف والغايات دون تحديد موعد نهائي، مما يقلل من الحافز والشعور بالإلحاح. من خلال تحديد إطار زمني محدد، يمكن للفريق أو الفرد التخطيط وتخصيص الموارد بشكل أفضل، والعمل بكفاءة، ومراقبة التقدم المحرز نحو تحقيق أهدافه وغاياته
ما هي أهداف SMART القابلة للقياس؟
أهداف SMART القابلة للقياس هي أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا. ولكي تعتبر الأهداف “قابلة للقياس”، يجب أن يكون للهدف مقاييس أو مؤشرات محددة بوضوح يمكن استخدامها لتتبع التقدم المحرز وتحديد ما إذا كان الهدف قد تحقق. وهذا يعني أن الهدف القابل للقياس القابل للقياس يجب أن يكون
أن يكون محددًا: يجب أن يكون الهدف محددًا ومحددًا بوضوح، مع فهم واضح لما يجب تحقيقه.
أن يكون قابلاً للقياس: يجب أن يكون للهدف مقاييس أو مؤشرات محددة يمكن استخدامها لتتبع التقدم المحرز وقياس النجاح.
أن يكون قابلاً للتحقيق: يجب أن يكون الهدف واقعياً وقابلاً للتحقيق في ضوء الموارد والقيود المتاحة.
أن يكون ذا صلة بالموضوع: يجب أن يكون الهدف وثيق الصلة بالأهداف والمهمة الأوسع للمنظمة أو المشروع.
أن يكون محددًا زمنيًا: يجب أن يكون للهدف موعد نهائي أو إطار زمني محدد لتحقيقه.
على سبيل المثال، يمكن أن يكون الهدف القابل للقياس لحملة تسويقية محددة وقابلة للقياس هو زيادة عدد الزيارات للموقع الإلكتروني بنسبة 20% خلال الأشهر الستة المقبلة. هذا الهدف محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وملائم ومحدد زمنيًا، مع وجود مقياس واضح (عدد زيارات الموقع الإلكتروني) وموعد نهائي (6 أشهر) لتحقيقه. من خلال تحديد أهداف SMART القابلة للقياس، يمكن للمؤسسات والأفراد التأكد من أنهم يعملون على تحقيق نتائج محددة وقابلة للتحقيق، ويمكنهم تتبع التقدم المحرز وتعديل الخطط حسب الحاجة لتحقيق النجاح.
أمثلة على أهداف وغايات SMART:
قد تتساءل ما هي أهداف المشروع. هنا في هذا القسم سوف تتعرف عليها.
الأهداف غير الذكية
قبل الغوص في الأهداف والغايات الذكية SMART، من المهم أن تفهم الفرق بين الأهداف الذكية SMART وتلك التي ليست كذلك. تميل الأهداف غير الذكية إلى أن تكون غامضة أو غير واضحة أو تفتقر إلى تفاصيل محددة
تتضمن أمثلة الأهداف غير الذكية ما يلي
زيادة إيرادات المبيعات
تحسين رضا العملاء
تعزيز مشاركة الموظفين
زيادة عدد زيارات الموقع الإلكتروني
في حين أن هذه الأهداف قد توفر اتجاهاً عاماً، إلا أنها تفتقر إلى التفاصيل المحددة اللازمة لضمان أنها قابلة للتحقيق وقابلة للقياس وذات صلة ومحددة زمنياً.
أمثلة على الأهداف الذكية
أهداف إدارة مشروع الأهداف الذكية SMART واضحة ومحددة وتوفر نتائج قابلة للقياس. ومن الأمثلة على أهداف SMART ما يلي:
زيادة إيرادات المبيعات بنسبة 10% في الربع القادم من خلال إطلاق حملة تسويقية مستهدفة تركز على منتجاتنا الأكثر مبيعاً.
تحسين نتائج رضا العملاء بنسبة 15% من خلال تطبيق نظام جديد للتغذية الراجعة يسمح للعملاء بتقييم تجربتهم وتقديم ملاحظاتهم.
تعزيز مشاركة الموظفين بنسبة 20% من خلال تقديم برنامج تقدير جديد يكافئ الموظفين على الأداء الاستثنائي.
زيادة عدد زيارات الموقع الإلكتروني بنسبة 25% في الأشهر الستة المقبلة من خلال تحسين موقعنا الإلكتروني لمحركات البحث وإنشاء محتوى جذاب.
توفر هذه الأهداف SMART تفاصيل محددة، مما يوضح ما يجب تحقيقه وكيفية قياسه. كما أنها قابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا، مما يوفر هدفًا واضحًا للعمل على تحقيقه
الأهداف المتعلقة بالعمل
تُستخدم أهداف SMART بشكل شائع في عالم الأعمال لتحديد الأهداف وتحقيق الغايات. ومن الأمثلة على أهداف SMART في سياق الأعمال التجارية ما يلي:
زيادة إيرادات المبيعات بنسبة 10% في الربع القادم من خلال التوسع في أسواق جديدة.
خفض تكاليف التشغيل بنسبة 5% من خلال تنفيذ تدابير جديدة لتوفير التكاليف.
إطلاق خط إنتاج جديد في غضون الأشهر الستة المقبلة، وتحقيق إيرادات لا تقل عن 100,000 دولار أمريكي في السنة الأولى.
توفر هذه الأهداف أهدافًا محددة للعمل على تحقيقها، مما يسهل تخصيص الموارد وتحديد أولويات الأنشطة.
الأهداف الشخصية
يمكن تطبيق أهداف SMART أيضاً على الأهداف الشخصية، مثل التطوير الوظيفي والصحة والعافية. ومن الأمثلة على أهداف SMART للأهداف الشخصية ما يلي:
الجري لنصف ماراثون في غضون ستة أشهر باتباع خطة تدريب منظمة وزيادة المسافة المقطوعة تدريجيًا.
توفير 5,000 دولار أمريكي كدفعة أولى لشراء منزل في العام القادم عن طريق خفض النفقات غير الضرورية وزيادة دخلي.
تعلّم لغة جديدة بحلول نهاية العام من خلال تخصيص 30 دقيقة على الأقل كل يوم لممارسة اللغة والالتحاق بدورة لغوية
من خلال تحديد أهداف SMART للأهداف الشخصية، يمكن للأفراد وضع خارطة طريق نحو تحقيق أهدافهم وزيادة الحافز وإحراز تقدم نحو تحقيق تطلعاتهم.
خطوات وضع أهداف وغايات SMART
الخطوة 1: تحديد المشروع أو الهدف: تتمثل الخطوة الأولى لتحديد أهداف وغايات SMART في تحديد المشروع أو الهدف الذي تريد تحقيقه. من المهم أن تكون محددًا وواضحًا بشأن ما تريد تحقيقه، حيث سيوجه ذلك بقية عملية تحديد الأهداف.
الخطوة 2: تحديد الهدف أو الغاية المحددة: بمجرد تحديد المشروع أو الهدف، فإن الخطوة التالية هي تحديد الهدف أو الغاية المحددة التي تريد تحقيقها. يجب أن يكون هذا الهدف محددًا وقابلًا للقياس، ويجب أن يحدد بوضوح ما تريد تحقيقه.
الخطوة 3: تحديد كيفية قياس التقدم المحرز نحو تحقيق الهدف أو الغاية: لضمان أن يكون هدفك قابلاً للقياس، من المهم تحديد كيفية قياس التقدم المحرز نحو تحقيقه. يمكن أن يشمل ذلك وضع مقاييس أو معالم محددة سيتم استخدامها لتتبع التقدم المحرز نحو تحقيق الهدف.
الخطوة 4: حدد ما إذا كان الهدف أو الغاية قابلة للتحقيق: عند تحديد الأهداف والغايات، من المهم تحديد ما إذا كانت قابلة للتحقيق في ضوء الموارد والقيود المتاحة. وهذا يعني تقييم ما إذا كان الهدف واقعيًا ويمكن تحقيقه ضمن الإطار الزمني المحدد.
الخطوة 5: تحديد ما إذا كان هدف المشروع أو غايته ذات صلة: من الاعتبارات المهمة الأخرى عند تحديد الأهداف والغايات تحديد ما إذا كانت ذات صلة بالأهداف العامة للمنظمة أو المشروع. وهذا يعني تقييم ما إذا كان الهدف يتماشى مع المهمة والغرض الأوسع للمشروع.
الخطوة 6: تحديد موعد نهائي لتحقيق الهدف أو الغاية: أخيرًا، من المهم تحديد موعد نهائي لتحقيق الهدف أو الغاية. وينبغي أن يكون هذا الموعد محددًا ومحددًا زمنيًا، مما يوفر هدفًا واضحًا للعمل على تحقيقه وإحساسًا بالحاجة الملحة لتحقيق الهدف.
فوائد تحديد أهداف وغايات SMART
1. تحسين التركيز والتوجيه: يساعد تحديد أهداف وغايات SMART على توفير تركيز واتجاه واضحين، مما يضمن أن الجهود تتماشى مع تحقيق نتيجة محددة. ويساعد ذلك على تقليل التشتت ويضمن توجيه الموارد نحو الأنشطة التي من المرجح أن تدفع التقدم نحو النتيجة المرجوة.
2. زيادة التحفيز: توفر الغايات والأهداف المحددة والقابلة للقياس (SMART) هدفًا واضحًا للعمل من أجل تحقيقه، مما يساعد على زيادة التحفيز والمشاركة. ويرجع ذلك إلى أن الأفراد والفرق لديهم فهم واضح لما يعملون من أجل تحقيقه وسبب أهميته، مما يساعد على زيادة الالتزام والمساءلة.
3. تخصيص أفضل للموارد: يمكن أن تساعد الأهداف والغايات المحددة والقابلة للقياس (SMART) أيضًا في ضمان تخصيص الموارد بفعالية وكفاءة. ومن خلال تركيز الجهود على الأنشطة التي من المرجح أن تؤدي على الأرجح إلى إحراز تقدم نحو تحقيق النتائج المرجوة، يمكن استخدام الموارد بشكل استراتيجي وفعال أكثر، مما يزيد من أثر الاستثمارات.
4. تحسين التواصل والتعاون: يمكن أن يساعد وضع أهداف وغايات محددة وقابلة للقياس وذات أهداف محددة وقابلة للقياس وذات أهداف محددة وذات أهداف محددة وذات أهداف محددة على تحسين التواصل والتعاون داخل الفرق والمؤسسات. فمن خلال توفير هدف واضح وفهم مشترك لما يجب تحقيقه، يمكن للفرق العمل معًا بشكل أكثر فعالية، ومشاركة الموارد والمعرفة لتحقيق النتيجة المرجوة. كما أن الأهداف الذكية تسهّل أيضًا تتبع التقدم المحرز وتحديد التحديات وتعديل الخطط حسب الحاجة، مما يضمن توافق الجميع نحو تحقيق النتيجة المرجوة.
الخاتمة
في الختام، إن وضع أهداف وغايات SMART أمر ضروري لتحقيق النجاح في أي مشروع أو مسعى. من خلال ضمان أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا، يمكن للأفراد والمؤسسات تركيز جهودهم على الأنشطة التي من المرجح أن تدفع التقدم نحو النتائج المرجوة. لا يساعد هذا النهج على تحسين التركيز والتوجيه فحسب، بل يزيد أيضًا من التحفيز ويعزز تخصيص الموارد بشكل أفضل ويحسن التواصل والتعاون داخل الفرق والمؤسسات.
من خلال اتباع الخطوات الموضحة في هذا الدليل ووضع أهداف وغايات SMART باستمرار، يمكن للأفراد والمؤسسات تحقيق النتائج المرجوة ودفع عجلة التقدم نحو النجاح.