دليل المبتدئين في إدارة المشاريع خطوة بخطوة

دليل المبتدئين خطوة بخطوة لإدارة المشاريع
سواء كنت موظفاً مستقلاً أو مسوقاً أو محترفاً في مجال تكنولوجيا المعلومات أو مديراً مبدعاً أو شخصاً تولى للتو منصب مدير، فإن إدارة المشاريع مهمة في تحقيق أهداف العمل. فهي تساعد على تعزيز الفعالية التنظيمية وتحسين أداء الفريق والتأثير على النتيجة النهائية.
وعلى الرغم من ذلك، ليس الجميع مديري مشاريع، حتى وإن كانت شائعة في جميع جوانب العمل. ومع ذلك، فإن فهم مصطلحاته ومفاهيمه المعقدة يمكن أن يساعدك في الارتقاء بمهنتك في إدارة المشاريع إلى المستوى التالي.
في مقال اليوم، سنتعرف بالتفصيل على تعريف إدارة المشاريع، وحيويتها، وأدوار ومسؤوليات هؤلاء المدراء، ومراحل المشروع المختلفة، ومنهجيات الإدارة وغيرها الكثير.
يمكن للأشخاص المطلعين على بعض هذه المصطلحات التخطي إلى الجزء الرئيسي؛ حيث تركز هذه المدونة بشكل أساسي على تقديم نظرة ثاقبة للمبتدئين في إدارة المشاريع، مثل العنوان الرئيسي، دليل المبتدئين. لذا، دعنا نبدأ!!!!!
ما هي إدارة المشاريع؟
هي جزء من سير عمل المؤسسة بأكملها، حيث يتم تخطيط المشروع ومراقبته وإدارته والإبلاغ عنه. بدون الموارد والنطاق والمال المناسبين، لن ينجح المشروع. يجب على مديري المشاريع التأكد من معالجة جميع هذه الشروط وحسابها والاستفادة منها عند الضرورة.
لكل مشروع تاريخ محدد لبداية المشروع وتاريخ الانتهاء منه. ولكي يتم إنجاز المشروع بنجاح، تتضمن عمليات الإدارة المثبتة ما يلي: إدارة الخطة والجدول الزمني إدارة الموارد إدارة المخاطر إدارة المخاطر مراقبة المهام ورصدها إعداد التقارير
يتم الاستفادة من تقنيات إدارة المشاريع في جميع أنواع قطاعات الصناعة بغض النظر عن أحجامها، ولكل منها أساليبها الفريدة لإكمال المهام وتحقيق الأهداف. ولتقديم الإنجازات المطلوبة وتلبية طلبات العملاء، يكون مديرو المشاريع وفريق العمل مسؤولين عن تخطيط المشروع وتنفيذه.
لماذا تعتبر إدارة المشاريع مهمة؟
وفقًا لـ PMI.org، لاحظت الشركات التي لا تقدّر إدارة المشاريع أن 67% من حالات فشل المشاريع. علاوة على ذلك، يسلط التقرير الضوء على أن سوء إدارة المشاريع أدى إلى إهدار 11% من الاستثمارات.
تعتبر إدارة المشروع مهمة لأنها تجعل مشروعك خارج نطاقه. دعونا نلقي نظرة على بعض الأسباب التي تجعل إدارة المشروع أمرًا حيويًا للمؤسسة. تقلل من مخاطر تنفيذ المشروع تضع خططًا لتنفيذ المشروع وتلبية أهداف العمل تعزز التخطيط من خلال تقديم مقاييس عمل واقعية تستخلص رؤى من المشاريع السابقة ضمان التوافق بين الفريق والقيمة المسلمة تقدم التوجيه والقيادة للمشروع تضمن التزام المشروع بالجدول الزمني المحدد ضمان التفاعل السلس بين فريق المشروع والمستخدمين النهائيين
ما هي أدوار إدارة المشروع؟
لا يتم تنفيذ المشروع بمعزل عن الآخرين؛ بل يتطلب الأمر وجود محترفين لتنفيذها. فيما يلي بعض الأدوار التقليدية لإدارة المشاريع:
مدير المشروع
هم المسؤولون عن تخطيط المشروع ومراقبته وإدارته. وعلاوة على ذلك، يقود مديرو المشاريع أيضًا فريقهم ويديرون الموردين ويوجهون المشروع نحو التسليم الناجح.
مدير البرنامج
يجب أن يكون مدير المشروع، سواء كان كيانًا واحدًا أو أكثر، مسؤولاً أمام مدير البرنامج، حيث يكون مسؤولاً عن مجموعة من المشاريع ذات الصلة.
مدير حساب
هم كبار المديرين، ويُعرفون أيضاً بأنهم رعاة المشروع، وهم مسؤولون عن مخرجات المشروع. وهم مصدر التواصل مع العميل ونقطة اتصال واحدة بين المستخدمين النهائيين وفريق المشروع.
أعضاء الفريق
هم مهنيون مهرة مسؤولون عن تنفيذ المشروع وإنتاج المخرجات.
الموردون
الفرق الخارجية التي تفوض جزءاً من المشروع في حال عدم توفر المهنيين المهرة.
المساهمون
هؤلاء الأشخاص، سواء بشكل مباشر أو غير مباشر، يتأثرون بالمشروع. يتم السعي للحصول على ملاحظاتهم ومدخلاتهم لتحديد مخرجات المشروع.
مدراء محفظة المشروع
مثل الاسم، هؤلاء المدراء مسؤولون عن إدارة المشاريع التي تخص عميل واحد أو أكثر في الشركة.
ما هي أدوار مدراء المشاريع؟
مديرو المشاريع هم منسقو الخطة الذين يضمنون الاستفادة من الموارد والأعضاء المهمين بأقصى طاقاتهم لتحقيق الهدف في الفترة المثلى.
لقد رأينا أدوار إدارة المشاريع، دعنا الآن نتعرف على ما يقوم به مدير المشروع؟
إدارة التقارير
يعلم مدير المشروع المحتمل أن تقارير ما بعد المشروع أمر حيوي لضمان تسليم جميع المتطلبات الأساسية للمشروع وحول المنهجية المستقبلية وتحسين الخطة.
تنظيم الفريق
يتأكد هؤلاء المديرون من أن لديهم المهارات المناسبة للمهمة، ويستفيدون من أعضاء الفريق حيثما كان ذلك مناسبًا. يقوم مديرو المشاريع بوضع الخطط التي توجه الأفراد نحو إنجاز المهام وتحقيق أهداف العمل وتمكين الفريق من تحقيق قدراتهم.
وضع الميزانية
من الضروري تقديم مشروع يلبي متطلبات العملاء ويتم تسليمه في الوقت المحدد. إذا تجاوزت ميزانية المشروع بالصدفة فسيعتبر مشروعك فاشلاً. يجب أن يعرف مدير المشروع كيفية إعداد الميزانية والتحكم فيها والتأكد من عدم تجاوزها للتكلفة المقدرة.
إدارة الوقت
أحد أكبر التحديات التي يواجهها المدير أو قائد الفريق هو جمع الناس معًا من أجل تحقيق الأهداف، حيث يعمل كل شخص على وتيرته الخاصة. تتمثل مسؤولية مديري المشاريع في تحديد مواعيد نهائية واقعية والتفاعل الدقيق مع الفريق فيما يتعلق بالموعد النهائي. يعرف المدير المحتمل متى يجب تحويل الموارد عندما تكون مهام محددة في خطر.
مراقبة تقدم المشروع
يوفر المخطط الأولي للمشروع الذي أنشأه مديرو المشروع للفريق طريقًا ناجحًا، لكن هذا لا يعني أنك لن تواجه أي عقبات. هذا هو المكان الذي نحتاج فيه إلى مدير المشروع. فهم يبحثون عن التدابير التصحيحية لضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
ما هي مراحل إدارة المشروع؟
من المرحلة الأولية إلى النهائية، يمر كل مشروع بـ 4 مراحل مختلفة تحدد دورة حياة المشروع، وهي
مرحلة البدء
مرحلة البدء هي مرحلة البدء في المشروع حيث يجب أن يكون لدى الأفراد المعنيين نظرة ثاقبة للأهداف والنطاقات والمخاطر وأولويات المشروع.
مرحلة التخطيط
هنا، يتم تحديد برامج المشروع والموارد اللازمة. يقوم المدراء في هذه المرحلة بوضع موعد نهائي تقديري لإنجاز المشروع.
مرحلة التنفيذ
ينضم أعضاء الفريق الأكفاء معًا لتحويل خطة المشروع إلى مخرجات. خلال هذه المرحلة، يقوم مدراء المشروع بمراقبة التقدم المحرز على أساس روتيني.
مرحلة الإغلاق
هذه المرحلة هي المرحلة الأخيرة من دورة حياة المشروع، حيث يقوم الفريق بتسليم المخرجات وتحليل أداء المشروع وإكماله في النهاية.
ما هي نظرية القيود الثلاثية في إدارة المشاريع؟
تُعرّف نظرية القيد الثلاثي بأن نجاح المشروع يتأثر بالتكلفة والنطاق والوقت. أي تعديل في أي عامل واحد سيؤثر بشكل مباشر على بقية العوامل. دعونا نفهمها بشكل أفضل بمثال على ذلك، هلا فعلنا؟ إذا كانت هناك تعديلات غير متوقعة في المشروع وكان عميلك يريد تسليم المشروع في وقت سريع، فسيؤثر ذلك بشكل مباشر على العمليات. يجب عليك تكثيف العمل وربما فرض رسوم أكثر والوفاء بالمواعيد النهائية المتغيرة.
بصفتك مديراً للمشروع، يمكنك الحفاظ على المفهوم من خلال موازنة هذه القيود عن طريق المقايضات وضمان تلبية مطالب الجميع لإنشاء مشروع ناجح. على الرغم من أن الفكرة هي جزء مهم من المشروع، إلا أنها لا تحدد النجاح، حيث أن المشاريع تتكون من عدة وظائف. لهذا السبب قام عدد قليل من المتخصصين في الإدارة بإضافة 3 قيود إضافية إلى النموذج الحالي لتعكس بشكل أفضل مجالات المشروع الهامة. الجودة – سواء كان المشروع عبارة عن مخرج نهائي أو منتج ملموس، فإن لكل مشروع معايير جودة. يحتاج مديرو المشاريع إلى ممارسة محددة لإدارة الجودة للتحكم في جودة المشروع. المخاطر – هذا جانب متأصل في أي مشروع، وهذا أحد الأسباب التي تجعل خبراء المشروع بحاجة إلى وضع خطة لإدارة المخاطر لتحديد كيفية معالجة المخاطر. المنفعة – يتم الحصول على عوائد مختلفة من المشروع؛ ومن ثم يجب على المديرين التأكد من حصول المساهمين في المشروع على أفضل مساعدة مالية.
لماذا القيود الثلاثية في إدارة المشاريع؟
إذا كنت أكثر انفتاحًا على فكرة القيود الثلاثية وبدأت في إيلاء اهتمام أكبر لفكرة القيود الثلاثية وبدأت في إيلاء اهتمام أكبر، يمكنك تغيير الطريقة التي يتفاعل بها أعضاؤك مع المفهوم ومع بقية المشروع على وشك الانتهاء. عندما تكون لديك رؤية أفضل لما يمكن توقعه، يصبح من الأسهل بكثير إكمال المهام.
فهم النطاق
من السهل الوقوع في زحف النطاق؛ وبالتالي، من الأفضل دائمًا التواصل مع الفريق حول متطلبات المشروع. إذا لم تتطرق إلى التفاصيل ولم يكن فريقك على دراية بجوانب المشروع المختلفة بسبب نقص التواصل، فمن المحتمل أن يتجاوز الفريق ما هو متوقع منه لاعتقاده أن شيئًا ما ليس جزءًا من المشروع.
تحديد مواعيد نهائية مناسبة
سواء كان المشروع قصير المدى أو طويل المدى، فإن تحديد أهداف ومواعيد نهائية صغيرة سيساعد فريقك على العمل بسلاسة ويمنحهم الرضا أثناء تجاوزهم لكل هدف. راقب هذه المواعيد النهائية والأهداف للحفاظ على مسار التقدم وحساب الجدول الزمني المخطط له مقابل الجدول الزمني الفعلي لإنجاز الهدف. سيساعد ذلك في المساءلة الفعالة ويوفر وضوحًا للتقدم المحرز.
معرفة الميزانية
عندما تقدم الميزانية إلى عميلك، ستسلط الضوء على كل تفاصيل النفقات، مما سيساعدك على تتبع الميزانية. يجب عليك التأكد من أن فريق العمل على دراية بالميزانية وكيف تقوم بها حيال ذلك، حتى تتمكن من معرفة أين يمكنك تعديل التكلفة للتأكد من أنك تلتزم بالقرب من النفقات الأصلية.
كيف تعمل القيود الثلاثية في المشروع؟
يمكن لمديري المشاريع إما تعظيم أو تقليل التكلفة والنطاق والجدول الزمني للمشروع من خلال المفاضلة بين التكلفة والنطاق والجدول الزمني للمشروع لإبقائه في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. دعنا نرى كيف يعمل ذلك: الوقت والنطاق – إذا كنت متأخرًا عن الجدول الزمني، يمكنك تقليل نطاق المشروع والوقت. وفي الحالة المعاكسة، يمكنك زيادة مدة المشروع إلى أقصى حد إذا توصل المساهمون إلى مخططات إضافية للمشروع. التكلفة والنطاق – من خلال تقليل نطاق المشروع، يمكنك تنفيذ عدد أقل من الممارسات، مما يؤدي إلى انخفاض النفقات. في حالة أخرى، يعني النطاق الضخم نفقات أعلى. التكلفة والوقت – في بعض المشاريع، تعتمد التكلفة والوقت بشكل مباشر مثل تكلفة استئجار المعدات أو العمالة.
في جميع هذه الحالات، يمكننا أن نرى تطبيق القيود الثلاثية لإدارة المشروع؛ ومع ذلك، يمكن أن تحدث العديد من المفاضلات الأخرى أثناء المشروع، مثل المنفعة والجودة والمخاطر.
بمساعدة لوحة معلومات إدارة المشروع، يمكن للمدير مراقبة تقدم المشروع عن كثب. من السهل مراقبة المقاييس مثل النطاق والجدول الزمني والنفقات. يمكن لمدير المشروع تحديد المشاكل وتعديل القيود الثلاثية لمنعها من تطوير مشاكل أكثر أهمية.
يتميز مدير المشروع بلوحة تحكم في الوقت الفعلي تشير إلى جميع البيانات المهمة للمشروع التي تؤثر على القيود الثلاثية.
ما هي طرق إدارة المشاريع المختلفة؟
لقد صادفت في هذه المقالة 4 مراحل مختلفة للمشروع. والآن، يعود تنفيذ هذه المراحل إليك وإلى فريقك بالكامل. وعلى مدار العام، توصل خبراء الإدارة هؤلاء إلى طرق تجريبية تجعل الأمر أسهل. 3 منهجيات شائعة لإدارة المشاريع هي:
الإدارة اللينة للمشاريع
وهي طريقة متكررة تهدف إلى تقليل الهدر إلى الحد الأدنى. تسعى هذه الطريقة إلى تقليل ثلاثة أنواع من الهدر: أعباء العمل الموزعة بشكل غير متساوٍ، والأنشطة غير المرغوب فيها، وأعضاء الفريق المثقلين بالأعباء.
إدارة المشاريع الرشيقة
تتبع هذه الطريقة أيضًا ممارسة متكررة، حيث يتم تحديد كل مرحلة من مراحل المشروع في إطار زمني محدد، ويتم تسليم جوانب المشروع بالكامل بشكل متكرر. تعمل منهجية إدارة المشاريع الرشيقة مع المشاريع التي ترغب في تحقيق نجاح سريع، ويمكن بناؤها على مدى التكرارات.
إدارة المشاريع الانحدارية
تتبع هذه المنهجية طريقة خطية لإدارة المشروع لجمع المتطلبات التفصيلية ووضع الخطط وتطوير الحلول والاختبار والتسليم. تعمل منهجية الشلال بشكل ممتاز عندما تكون الشروط دقيقة ودقيقة.
هل تستحق مهنة إدارة المشاريع العناء؟
إن الطلب المتزايد على إدارة المشاريع في الشركة يعني أنه خيار ممتاز للمتحمسين الذين يرغبون في أن يكونوا جزءًا من دور إدارة المشاريع الهامة لتحقيق أهداف العمل.
وبصفتك مدير مشروع، يمكنك إحداث تأثير حقيقي في مساعدة الشركات على تحقيق أهدافها وتطوير بيئة عمل تزدهر فيها فرق العمل.
ولكن ما هو السبب الحقيقي لاختيار مهنة إدارة المشاريع؟
إذا كنت من الأشخاص الذين يحبون إدارة المشاريع ويمكنك التفوق في العمل مع العديد من المساهمين عبر فرق عمل مختلفة، فهذا هو المجال المناسب لك.
إن مديري المشاريع هم رؤساء أعمال، حيث يساعدون في تحويل القيم والأهداف غير الملموسة إلى نتائج ملموسة. وسواء كان ذلك في جانب البناء أو تطوير البرمجيات، فإن هؤلاء المديرين لديهم خيار رائع لترك بصمتهم على المشروع وتعزيز كيفية إنجاز المهمة.
إذا كنت ترغب في إحداث فرق كبير في فرق العمل، فإن مديري المشاريع يبحثون دائمًا عن تقنيات ومنهجيات جديدة ذات حواف جديدة يمكنها مساعدة الفرق على العمل عن كثب بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية.
ما هي شهادات إدارة المشاريع؟
هناك العديد من شهادات إدارة المشاريع التي يمكن أن تفكر في الحصول عليها، سواء من معهد إدارة المشاريع أو غير ذلك، ومن أشهر هذه الشهادات
محترف إدارة المشاريع (PMP)
شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) هي شهادة مشهورة عالميًا في إدارة المشاريع معتمدة من معهد إدارة المشاريع (PMI)، وهي تشير إلى الخبرة والتعليم والمهارة والكفاءة اللازمة لتوجيه وقيادة المشاريع.
تثبت هذه الشهادة الخبرة في قيادة المشاريع، وتساعد الشركات في توظيف الأفراد للعمل بشكل أذكى وأفضل، وذلك من خلال الأساليب التنبؤية والرشيقة والهجينة، كما أنها تثبت الخبرة في قيادة المشاريع، وتساعد الشركات في توظيف الأفراد للعمل بشكل أذكى وأفضل.
شهادات سكروم
هو مخطط لإدارة المشاريع يدل على التكرار والقدرة على التكيّف، وهو منهجية رشيقة. أن تصبح Scrum Master يعني أنك ستساعد المشاريع لتتناسب مع ممارسة Scrum لتحقيق نتائج أفضل. تشمل الشهادات الشائعة CSM و PSM.
شهادات أجايل
أجايل هو منهج إدارة المشاريع الذي يستهدف القدرة على التكيف والسرعة من خلال التسليم على نطاق صغير وسلس. وقد شهدت شعبية هذه الممارسات في السنوات الأخيرة. شهادات أجايل الشهيرة هي شهادة PMI-ACP وشهادة SAFe.
مساعد معتمد في إدارة المشاريع (CAPM)
شهادة مساعد معتمد في إدارة المشاريع (CAPM) هي شهادة معتمدة يقدمها معهد إدارة المشاريع (PMI) للأفراد الذين يدخلون مهنة إدارة المشاريع أو أولئك الذين يسعون للحصول على أساسيات المعرفة في إدارة المشاريع.
ستساعدهم الشهادة على العمل بشكل جيد في بيئة المشروع والتعرف على التحديات بطريقة أكثر تنظيماً.
نبذة عن الشركة
سبوتو هي حل شامل يقدم دورات تدريبية شاملة تقدم دورات تدريبية معتمدة في مجموعة متنوعة من التقنيات التي ستمنحك السبق في هذا العالم التنافسي.
لمزيد من المعلومات حول كيف يمكن لسبوتو مساعدتك في تحقيق أهدافك في الحصول على شهادة التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي والتعلم العميق، يُرجى زيارة موقعنا الإلكتروني.
نحن نوفر تدريباً في الفصول الدراسية والتدريب عبر الإنترنت بقيادة مدربين في جميع أنحاء العالم، يليه تدريب الشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.