PRINCE2 هي منهجية لإدارة المشاريع تحدد سلسلة من مستندات إدارة المشاريع تسمى المنتجات التي تساعد مديري المشاريع في أداء مسؤولياتهم. يتم ربط عمليات وموضوعات دورة شهادة PRINCE2 بالمستندات المستخدمة لإنجاز كل عملية. وتعتبر هذه المستندات بمثابة المكونات الأساسية للمنهجية.
- من يقوم بإنشاء مستندات PRINCE2 ومتى؟
سيساعدنا الرسم البياني أدناه بعنوان “خريطة منتج PRINCE2” في التعامل مع وثائق بدء المشروع PRINCE2.
كما ترى، إذا نظرت إلى الرسم البياني السابق، فإن أعلى مستوى في المشروع هو إدارة الشركة أو البرنامج، أو العميل (CPC). بعد مجلس المشروع الذي يوجه المشروع. بعد ذلك، هناك مدير المشروع، الذي يدير المشروع، ثم هناك الفريق، الذي يقوم بالعمل فعليًا ويطور المنتجات. لذلك، لدينا تسميات مختلفة للمشروع مقسمة إلى طبقات:
- طبقة CPC
- طبقة الاتجاه
- طبقة الإدارة
- طبقة التوصيل
علاوة على ذلك، لدينا عدة مراحل تتكون منها الخطوط العمودية، وهي: - ما قبل المشروع
- مرحلة البدء
- مراحل التسليم
- التحكم في المسرح
- إغلاق مرحلة المشروع
1.1 توثيق مرحلة ما قبل المشروع
قوالب مستندات PRINCE2 التي تم إنشاؤها أثناء مرحلة ما قبل الاقتراح هي أول ما سيتم مناقشته. خلال هذه المرحلة، يمثل الخط الرأسي الأيسر على الرسم التخطيطي المحتويات.
1.2 طبقة CPC لولاية المشروع
يتم إنشاء تفويض المشروع من قبل لجنة البرنامج والتنسيق قبل بدء المشروع، وستلاحظ أن هذا يأتي من خارج المشروع ويتم قبل مرحلة “بدء عملية المشروع”.
1.3 مخطط طبقة لوحة مشروع الحالة التجارية
بعد ذلك، لدينا خطة العمل التفصيلية، والتي تظهر فوق الخط الرمادي بين مدير المشروع ومجلس إدارة المشروع. يجب أن يكون أحد أعضاء مجلس إدارة المشروع مسؤولاً عن كتابة هذه الوثيقة. وبمزيد من التفصيل، فإن المدير التنفيذي هو المسؤول عن هذه الوثيقة.
1.4 طبقة مدير المشروع جميع المستندات الأخرى من عملية SU
في الرسم البياني أدناه، يمكنك أن ترى أن مديري المشاريع مسؤولون عن جميع المستندات الأخرى من عملية بدء المشروع.
ستجد المستندات التالية هنا - وصف منتج المشروع (PPD)
- يقترب
- وثيقة فريق إدارة المشروع (PMT)
- ملخص المشروع (يحتوي على كل ما سبق)
- خطة مرحلة البدء
- سجل الدروس
- السجل اليومي
خلال مرحلة ما قبل المشروع، ستقوم فقط بإنشاء هذه المستندات. بعد ذلك، سنناقش مرحلة البدء، وهي الخطوة الأولى في العملية.
1.4.1 وثائق مرحلة البدء
مدير المشروع الطبقة
أول ما نراه هو دراسة الجدوى، والتي تم نقلها منذ أن قام مدير المشروع بتحديث الوثيقة. قد يبدأ مديرو المشروع العملية في مرحلة ما قبل المشروع ثم يضيفون معلومات إضافية حول التكلفة، وسيقوم المسؤولون التنفيذيون أيضًا بفحصها.
فيما يتعلق بوثائق بدء المشروع (PID)، لدينا المستندات التالية - المستندات المتعلقة بالاتصالات والتحكم في التغيير وما إلى ذلك.
- تتكون خطة المشروع من ثلاثة مكونات: هيكل تقسيم المنتج، وأوصاف المشروع، ومخطط التدفق.
- ضوابط المشروع.
- أدوار فريق إدارة المشروع.
- نهج المشروع.
فيما يلي بعض المستندات التي لا يتم تضمينها في عملية PID - نهج إدارة الفوائد.
- سجل عنصر التكوين.
- سجل لكل فئة من الفئات الثلاث: المخاطر والجودة والإصدار.
هذه هي المرحلة الأخيرة من عملية تحديد حدود المرحلة، والتي سيتم فيها التخطيط للمرحلة التالية.
1.4.2 المستندات المتعلقة بمرحلة التسليم
تتضمن طبقة مدير المشروع
يتم اتخاذ قرار المضي قدمًا في المشروع بناءً على مستندات PID (مجلس المشروع) الموضحة أعلاه. في حالة موافقتهم على المضي قدمًا في المشروع، سيبدأ مدير المشروع بإكمال عملية التحكم في المرحلة. يجب عليه كتابة المستندات التالية: - يتم نشر تقرير الأحداث البارزة كل أسبوعين.
- تقرير القضية.
- تقرير الاستثناءات.
المستندات التالية بحاجة إلى التحديث: - سجل المخاطر.
- سجل القضايا.
- سجل الدروس.
- السجل اليومي.
- سجل عنصر التكوين.
- سجل الجودة.
في النهاية، يجب على مدير المشروع إنشاء مجموعة من حزم العمل ليقوم فريق المشروع بتنفيذها.
تتكون طبقة مدير الفريق من:
عند تسليم جميع حزم العمل إلى مدير الفريق، يجب إنشاء المستندات التالية - تقارير عن نقاط التفتيش (سيتم تسليمها لرئيس الوزراء).
- خطة الفريق.
1.4.3 وثائق حدود المرحلة
طبقة مديري المشاريع
كجزء من عملية تحديد حدود المرحلة، قام مدير المشروع بإنشاء المستندات التالية - تقرير عن نهاية المرحلة
- خطة الاستثناء أو خطة المرحلة التالية
- حساب حالة المنتج
يجب أيضًا تحديث المستندات التالية - تحليل الحالة التجارية
- خطة المشروع
- نهج إدارة الفوائد
1.4.4 وثائق عملية إغلاق المشروع
طبقة مدير المشروع
يجب على مدير المشروع إنشاء المستندات التالية في نهاية المشروع - تقرير عن إنجاز المشروع.
- متابعة الإجراءات.
- تقرير الدرس.
- إشعار إغلاق المسودة.
بعد تحديث هذه الوثائق، ينتقل رئيس الوزراء إلى التالي - نهج إدارة الفوائد.
- دراسة حالة، تبين مقدار تكلفة المشروع.
- خطة المشروع، تبين ما تم إنجازه.
تزودك دورة التدريب الأساسية لـ PRINCE2 بالتفاصيل الدقيقة لمستندات PRINCE2 والمزيد.
- قائمة بجميع وثائق المشروع الـ 26
هذه هي الوثائق التي تشكل وثائق المشروع.
2.1 نهج إدارة الفوائد
يتم تنفيذ المشاريع بسبب الفوائد التي تعود عليها. وتمثل قيمتها ما يحاول المشروع تحقيقه. وبما أن المشاريع تنتج منتجات أو خدمات، فإن هذه المنتجات تهدف إلى أن تكون مفيدة للمنظمة الأم. يجب أن تحدد إدارة الفوائد كيفية تحقيق الفوائد للمنظمة الأم حتى لو كان المنتج رائعًا. لا يزال المشروع فاشلاً إذا لم تتحقق الفوائد. تعد خطة الإدارة ضرورية لتحقيق هذه الفوائد وقياس كيفية قياسها.
2.2 تحليل الحالة التجارية
يتم وصف تحديد الأساسيات التجارية التي يقوم عليها المشروع ضمن دراسة الجدوى. تحدد الوثيقة أسباب تنفيذ المشروع، والعائد المتوقع على الاستثمار، والفوائد المتوقعة. تقدم هذه الوثيقة العديد من سيناريوهات الأعمال وتحليلاتها المالية.
2.3 تحليل التحكم في التغيير
أثناء بدء المشروع، يحدد النهج السياسات والإجراءات المعمول بها. ويمكن اعتبار أي تغيير في خطة المشروع، مثل تغيير الميزانية أو الجدول الزمني أو النطاق، وما إلى ذلك، بمثابة تغيير في النطاق. تقرير يوضح بالتفصيل التقارير التي سيتم إنتاجها في حالة حدوث تغيير في المشروع، بالإضافة إلى من سيكون مسؤولاً عن الموافقة على هذا التقرير.
2.4. تقرير عن نقاط التفتيش
مدير الفريق مسؤول عن إنتاج بعض أو كل مخرجات المشروع، لذا فهو ينشئ هذا التقرير، لكن مدير المشروع هو الجمهور الأساسي لهذا التقرير. حسب الحاجة، يطلع مدير الفريق مدير المشروع على التقدم المحرز في المشروع. قد تتخذ تقارير نقاط التفتيش أي شكل، من التحديثات الشفهية إلى التقارير الرسمية.
2.5. نهج إدارة الاتصالات
يوضح نهج إدارة الاتصالات كيفية تواصل المشروع مع أصحاب المصلحة. سيكون لدى كل صاحب مصلحة احتياجات مختلفة للتواصل، سواء كانت هذه الاحتياجات إيجابية أو سلبية. يحدد نهج إدارة الاتصالات نوع الاتصال، وتكراره، وطريقة تقديمه، والجمهور المستهدف، وأي عناصر أخرى ضرورية لإنشاء أساس متين لإدارة المشروع للتواصل.
2.6. سجل عنصر التكوين
تحتاج المشاريع إلى آلية تتبع عند تطوير منتجات أو خدمات جديدة، وذلك لتجنب الارتباك وتتبع التقدم المحرز. يحتوي سجل عنصر التكوين على معلومات مثل رقم الإصدار والحالة الحالية والموقع والشخص المسؤول.
2.7. السجل اليومي
بالإضافة إلى السجلات الرسمية، يسجل مديرو المشاريع البنود غير الرسمية، وعناصر العمل، وغيرها من القضايا غير المفصلة في السجلات. وهي بمثابة يوميات إلكترونية للمشروع. بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يتم تحديد أي من هذه العناصر، فيمكن أيضًا استخدامها كسجل للقضايا والمخاطر.
2.8. تقرير نهاية المشروع
يوثق هذا التقرير اكتمال المشروع. ويتضمن التقرير النهائي معلومات حول التفاصيل النهائية والتكاليف النهائية.
2.9. تقرير المرحلة النهائية
يتطلب الحصول على الموافقة الرسمية من مجلس إدارة المشروع للانتقال إلى المرحلة التالية إعداد هذا التقرير من قبل مدير المشروع. بالإضافة إلى مراجعة دراسة جدوى المشروع، ومراجعة مرحلة الإنجاز، وأي مخاطر رئيسية، يتضمن التقرير مناقشة أي مشكلات قد تنشأ. يتم إجراء تحليل لمراقبة الجودة على المنتجات النهائية وسجلات الموافقة. بناءً على خبرة المرحلة الحالية، يتوقع مدير المشروع إدارة المرحلة التالية.
2.10. تقرير الاستثناء
تنتج مرحلة الإدارة تقرير استثناء عندما تتجاوز حدودها المسموح بها في منطقة معينة. في التقرير، يُمنح مجلس إدارة المشروع عددًا من الخيارات لمعالجة المشكلة ويُوصى بخيار واحد. كما تتم مناقشة كيفية تأثير القرار على الحالة التجارية. يجب استبدال خطة المرحلة لمرحلة الإدارة هذه بخطة الاستثناء عندما يواجه المشروع استثناءً. بمجرد موافقة مجلس إدارة المشروع، تصبح خطة الاستثناء خطة المرحلة الجديدة.
2.11. تسليط الضوء على التقرير
يقوم مدير المشروع بإعداد تقرير موجز لتقديم تحديث عن حالة المشروع لمجلس إدارة المشروع. كجزء من عملية بدء المشروع، يحدد مجلس إدارة المشروع فترات إعداد تقارير موجزة. يتضمن التقرير معلومات مفصلة حول الميزانية والجدول الزمني والنطاق والمخاطر والفوائد. وفي هذا التقرير، يتم تلخيص فترة إعداد التقرير التالية، ويتم تقديم توقعات للفترة القادمة. بالإضافة إلى تسليط الضوء على أي مشكلات نشأت، يحدد التقرير ما سيتم القيام به بشأنها.
2.12. سجل الإصدار
المشكلة هي أي مشكلة تحدث، بغض النظر عما إذا كانت تجعل المشروع خارج نطاق التسامح أم لا. يساعد تسجيل المشكلات وتتبعها في ضمان التعامل معها بسرعة وحسم. كما يسمح للمشروع بتوثيق المشكلات التي واجهها أثناء دورة حياته ويوفر الدروس المستفادة التي يمكن تطبيقها على المشاريع المستقبلية.
2.13. تقرير المشكلة
لا يلزم تقديم تقرير رسمي عن كل القضايا، ولكن عندما تكون هناك حاجة إلى تغييرات رسمية لحل قضية ما، يتم إعداد تقرير رسمي يتضمن وصفًا وتقييمًا للتأثير وتوصيات بالتغيير. يتم تحديث تقرير القضية، باعتباره وثيقة حية، مع اتخاذ التقييم أو القرار بشأن القضية.
2.14. سجل الدروس
يمكن تطبيق الدروس المستفادة من هذا السجل على المشاريع المستقبلية داخل المنظمة، أو على ما تبقى من المشروع.
2.15. تقرير الدروس
تُعد تقارير الدروس مفيدة عندما تكون الدروس المستفادة معقدة، أو تتطلب اتخاذ إجراء في غضون فترة زمنية قصيرة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدامها لإبلاغ أصحاب المصلحة أو المؤسسة الأم أو فريق المشروع بالتحسينات.
2.16. تتضمن الخطط خططًا للمشاريع والمراحل والاستثناءات، وبشكل اختياري، خططًا لفريق، وما إلى ذلك.
يمكن العثور على جميع المعلومات اللازمة للتواصل بشأن كيفية تحقيق المشروع لأهدافه في خطة المشروع. وتتضمن الخطة جدولًا زمنيًا وميزانية وبيان نطاق وتحليل الفوائد وتحليل المخاطر وطريقة التسليم. وبشكل عام، يتم تنظيم خطط المشروع في ثلاث فئات: خطة المشروع الرئيسية وخطة المرحلة وخطة الفريق.
يقوم مدير المشروع بإعداد أول خطتين، بينما يقوم مدير الفريق بإعداد الخطة الثالثة. إن خطة المشروع وخطط المراحل متشابهة إلى حد كبير في المحتوى، لكن خطة المراحل تعالج جزءًا قصيرًا من المشروع. وهي تحدد حزم العمل (هيكل تقسيم العمل) التي يجب إكمالها لتقديم مخرجات المشروع. بعد ذلك، يتم تحديد الجدول الزمني والميزانية للمشروع. كما تتم مناقشة طرق مختلفة للتحكم في المشروع، على سبيل المثال، الإجراءات التي يجب اتباعها من أجل إبقاء المشروع ضمن الميزانية، وفي الموعد المحدد، وضمن التسامحات التي وضعها مجلس إدارة المشروع.
2.17. وصف المنتج
يتم تعيين مالك دائم لجميع المشاريع بعد تسليم المنتج. قد ينتج عن المشروع تقديم خدمة، مثل دورة تدريبية. بالإضافة إلى وصف المنتج، تصف أوصاف المنتج الغرض منه وتكوينه وشكل المنتج ومعايير الجودة وأي عناصر أخرى ذات صلة بتطويره. إن الوصف التفصيلي للمنتج من شأنه أن يجعل فريق المشروع أكثر استعدادًا لإكمال المشروع بنجاح في المحاولة الأولى.
2.18. حساب حالة المنتج
يمكن العثور على معلومات تفصيلية حول الحالة الحالية للمنتج في حساب حالة المنتج. تشمل الاستخدامات النموذجية توصيل معلومات الإنتاج ونتائج الاختبار وحالة التكلفة الحالية.
2.19. ملخص المشروع
في ملخص المشروع، يتم توضيح ما يهدف المشروع إلى تحقيقه. تتكون دراسة الجدوى من معلومات مثل أهداف المشروع ونطاق المشروع واستبعادات النطاق والمسموح به وأي بيانات أخرى ذات صلة. يعد بدء المشروع الخطوة الأولى في عملية تخطيط المشروع، لذا يتم إنتاج هذه الوثيقة أولاً. لكي ينجح المشروع، تستخدم المنظمة الأم هذه الوثيقة.
2.20. توثيق بدء المشروع (PID)
ربما تكون وثيقة PID الخاصة بمشروع PRINCE2 هي الوثيقة الأكثر أهمية. وتتضمن هذه الوثيقة تخطيط المشروع. وتتضمن هذه المكونات معلومات حول مراحل المشروع والجدول الزمني والميزانية ومعايير الجودة، فضلاً عن أي شيء آخر ضروري لنجاحه. وتوفر الوثيقة لمحة عامة عن حالة المشروع الحالية ويتم تحديثها بانتظام. كما يتم عرض خريطة طريق في جميع الأوقات، توضح حالة المشروع الحالية. ومع ذلك، يتم الاحتفاظ بوثيقة PID لأغراض تقييم الأداء العام للمشروع. ومن بين أجزائها:
- تعريف المشروع
- نهج المشروع
- دراسة حالة
- هيكل فريق إدارة المشروع
- وصف الأدوار
- نهج إدارة الجودة
- نهج التحكم في التغيير
- نهج إدارة المخاطر
- نهج إدارة الاتصالات
- خطة المشروع
- ضوابط المشروع
- خياطة PRINCE2
2.21. وصف منتج المشروع
إن أحد المكونات الأساسية لأي مشروع هو وصف المنتجات أو الخدمات التي سيقدمها. هناك أوقات يعرف فيها الجميع ما يتم إنتاجه، ولكن في العديد من المواقف، يعد وصف المنتج جانبًا أساسيًا يجب مراجعته بانتظام لمواصلة الحفاظ على التركيز على الهدف النهائي. إن المناقشة والتحليل التفصيلي لتوقعات الجودة أمر ضروري لضمان جودة المنتج النهائي. لتجنب تغيير الأهداف في منتصف المشروع، يجب مناقشة معايير القبول للمنتج وبيانها في وصف المنتج. قم بالتسجيل في برامج التدريب على إدارة المشاريع والشهادات وابدأ في كتابة أوصاف جذابة للمنتج.
2.22. نهج إدارة الجودة
تناقش هذه الوثيقة معايير الجودة وكذلك كيفية الوصول إليها وقياسها. يهتم كل مشروع تقريبًا بالجودة. يتوقع العملاء والزبائن مستوى معينًا من الجودة من مقدمي الخدمات، حتى لو لم يعبروا عن ذلك. في كثير من الحالات، تختلف توقعات فريق المشروع والعميل عندما يتعلق الأمر بالجودة – عادةً، يتوقع العميل سيارة رينج روفر بينما يتوقع فريق المشروع تسليم سيارة بي إم دبليو.
2.23. سجل الجودة
يتتبع سجل الجودة أنشطة الجودة لضمان جودة المشروع بشكل كافٍ. يعد مراقبة الجودة عنصرًا مهمًا في العديد من المشاريع، حيث يقيس مقدار ما هو خارج المواصفات في نهاية عملية الإنتاج.
2.24. نهج إدارة المخاطر
يحدد هذا النهج المخاطر وأنشطة إدارة المخاطر التي يتعين القيام بها. ويتم وصف الإجراء الخاص بتحديد وتحليل المخاطر واحتمالاتها ومؤشرات شدتها واستجاباتها للمخاطر بالتفصيل. ويتم تحليل تحمل المخاطر في المنظمة وتحديد المسؤوليات عن خطط إدارة المخاطر.
2.25. سجل المخاطر
يوجد سجل للمخاطر يسرد المخاطر التي قد تؤثر على نجاح المشروع. وهناك عاملان رئيسيان يحددان احتمالية المخاطر وشدتها. ويتم وضع خطة للاستجابة للمخاطر لمعالجة المخاطر الأكثر أهمية عند حدوثها. ويتم تقييم كل مرحلة من مراحل المشروع من قبل فريق إدارة المشروع في خطة تنفيذ المشروع، أو في نهاية كل مرحلة.
2.26. حزمة العمل
يتم تلخيص مهام المشروع في حزم عمل. يمكن تصنيف مهمة المشروع إلى حزم عمل مختلفة. مدير الفريق مسؤول عن التحكم في حزم العمل، وفقًا لمدير المشروع. مرحلة الإدارة هي مجموعة من حزم العمل. لضمان عدم انحراف حزم العمل عن خطة المشروع، يجب قياس حزم العمل مقابل التسامحات، على سبيل المثال، النطاق والميزانية. يجب تسجيل جميع المشكلات التي تحدث في سجل المشكلات، وإذا لزم الأمر، يجب إرسال تقرير مشكلات مجلس المشروع.
تعلم PMP وطور مهاراتك في إدارة المشاريع من خلال الدورة التدريبية الشاملة عبر الإنترنت. سيعمل مدرسونا الخبراء ومواد الدراسة لدينا على إعدادك للنجاح في الاختبار ومساعدتك في تحقيق أهدافك المهنية. سجل الآن لتتخذ الخطوة التالية نحو إتقان إدارة المشاريع.
لتلخيص
اختر المستندات التي يحتاجها مشروعك بناءً على احتياجاته. يمكنك استخدام هذا الدليل للإرشاد فقط. تعامل مع مشروعك جيدًا باستخدام المستندات الورقية المناسبة. حافظ على تركيزك على ما تريده، وليس على ما تحتاجه. يمكنك استخدام القائمة أعلاه كدليل لما تتطلبه معظم المشاريع. تعرف على المزيد حول دورة شهادة SPOTO PRINCE2.
الأسئلة الشائعة حول PID
ما هي الوثائق المطلوبة لبدء مشروع؟
أ. من الضروري إعادة التفكير في تاريخ ومراحل المشروع التفصيلية من أجل وضع الخطة الأولية لتوثيق بدء المشروع. المستندات المطلوبة لبدء المشروع هي – - وصف منتج المشروع (PPD)
- يقترب
- وثيقة فريق إدارة المشروع (PMT)
- ملخص المشروع (يحتوي على كل ما سبق)
- خطة مرحلة البدء
- سجل الدروس
- السجل اليومي
ما هي وثيقة بدء المشروع في PRINCE2؟
أ. يوفر PRINCE2 العديد من وظائف التخطيط المهمة للمشروع من خلال وثيقة بدء المشروع (PID). تساعد هذه الوثائق أصحاب المصلحة على المشاركة وإشراك فرق المشروع مما يوفر سياقًا بالغ الأهمية.
كيف أكتب وثيقة PID؟
أ. فيما يلي سبع خطوات بسيطة لإنشاء مستند بدء المشروع - أعط السياق.
- تحديد معالم المشروع.
- تحديد التفاصيل.
- تحديد خطة الموارد والتقسيم.
- قم بإدراج من هو المسؤول عن ماذا.
- ضع في اعتبارك افتراضاتك، ومخاطرك، ومشاكلك، وتبعياتك.
- شارك وثيقة بدء مشروعك.
