دليل أساسي لإعداد جدول زمني للمشروع

في إدارة المشاريع، يشمل جدول المشروع سرد الأنشطة وتحديد المعالم الرئيسية وجدولة التسليمات. وهذا يشير إلى أن كل جدول مشروع يجب أن يتضمن تاريخ البدء المخطط وتاريخ الانتهاء المخطط والموارد المقدرة المخصصة لكل نشاط والمدة المقدرة لكل نشاط. يعد الجدول الزمني الفعال للمشروع مكونًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع.
الغرض الرئيسي من جدول المشروع هو تسليم نطاق المشروع خلال فترة زمنية محددة (بداية ثابتة ونهاية ثابتة).
ما هو جدول المشروع في إدارة المشاريع؟
إن جدولة المشروع أمر أساسي للتخطيط والتحكم في إدارة المشروع. يتم حساب جميع الأعمال اللازمة لإكمال المخرجات في جدول المشروع. يشير جدول المشروع إلى الأنشطة التي يتعين القيام بها في كل نشاط، وبأي تسلسل، والموارد التي ستقوم بهذه الأنشطة، والمدة المقدرة لإكمال هذه الأنشطة، والتكلفة المقدرة لكل نشاط، وما إلى ذلك. كما يحدد الموارد البشرية والموارد المادية اللازمة لإكمال الأنشطة. يتضمن الجدول أيضًا جميع التكاليف المرتبطة كما هو موضح في ميزانية المشروع.
غالبًا ما يتم استخدام جدول المشروع جنبًا إلى جنب مع هيكل تقسيم العمل (WBS) لأنه يحدد نطاق المشروع. يجب إنشاء هيكل تقسيم العمل أولاً لأنه يساعد في إنشاء جدول المشروع. وبالتالي، إذا كان هناك أي تغيير يجب تنفيذه في جدول المشروع، فقم أولاً بإجراء التغييرات في هيكل تقسيم العمل ثم قم بإجراء التغييرات المقابلة في جدول المشروع. يجب تحديث جدول المشروع بانتظام للحصول على فهم أفضل لحالة المشروع.
من الواضح أن جدول المشروع يعد أداة أساسية لتسليم المشروع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
يتم إنشاء جداول المشروعات ومتابعتها باستخدام برنامج جدولة المشروعات، والذي يحتوي على ميزات رئيسية تسمح لمديري المشروعات بمراقبة تقدم المهام والموارد والتكاليف في الوقت الفعلي. كما يمكنهم تعيين العمل وربط المهام التابعة وعرض لوحات المعلومات وتخصيص الموارد والمزيد. نحن نقدم دورة احترافية في إدارة المشروعات تشرح المزيد من المفاهيم مثل هذا.
هيكل تقسيم العمل (WBS)
بهذه الطريقة يمكن تمثيل هيكل تقسيم العمل.
في إدارة المشاريع، يُعد هيكل تقسيم العمل (WBS) تقنية تُستخدم لإكمال مشروع معقد أو أكبر من خلال جعله أكثر قابلية للإدارة. هيكل تقسيم العمل (WBS) هو تحلل هرمي لنطاق العمل المطلوب لتحقيق أهداف المشروع وإنشاء المنتجات المطلوبة. وهو يحدد النطاق الإجمالي للعمل المطلوب لإكمال المشروع. يتم تمثيل المنتجات المطلوبة والمنتجات الفرعية المكونة لها على هيكل تقسيم العمل بمستويات مرتبة تنازليًا.
يُطلق على العمل المحدد في أدنى مستوى من هيكل تقسيم العمل، والذي يتم تقدير تكاليفه ومدته وإدارته، اسم حزمة العمل. ويجب أن تصف الحزمة منتجًا يمكن جدولته وميزانيته وتخصيصه لشخص فردي أو مجموعة بشكل مناسب. ومن المهم هنا التمييز بين “العمل” المشار إليه في هيكل تقسيم العمل، وهو في الواقع المنتج أو المنتج الناتج عن حزمة عمل فردية وليس بالضرورة العمل نفسه دائمًا.
يعرّف معهد إدارة المشاريع (PMI) هيكل تقسيم العمل على أنه
تحلل هرمي موجه نحو النتائج التي سيتم تنفيذها من قبل فريق المشروع لتحقيق أهداف المشروع وإنشاء النتائج المطلوبة
يمثل كل مستوى من مستويات هيكل تقسيم العمل تعريفًا جديدًا ومفصلاً بشكل متزايد للعمل المطلوب لإكمال المشروع.
يجب إنشاء هيكل تقسيم العمل بطريقة تجعل كل مستوى جديد في التسلسل الهرمي يتضمن كل العمل المطلوب لإكمال مهمته الأساسية. وهذا يعني أن كل عنصر من عناصر المهمة الأساسية يجب أن يحتوي على أكثر من مهمة فرعية داخله حتى يتم اعتبار عنصر المهمة الأساسية مكتملًا.
كيفية إنشاء هيكل تقسيم العمل؟
قبل إنشاء هيكل تقسيم العمل، من الضروري أولاً تقييم نطاق المشروع من خلال التحدث إلى جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق الرئيسيين المشاركين.
يتم تحديد المنتج النهائي المراد تسليمه في المستوى الأعلى (المستوى 0).
يتم بعد ذلك تحليل المستوى 0 لتحديد جميع المنتجات الرئيسية المطلوبة لإنتاج المنتج النهائي.
يقوم كل مستوى من مستويات هيكل تقسيم العمل بتقسيم العمل إلى طبقات أكثر فأكثر حتى تصل حزمة العمل إلى مستوى يمكن تعيينه وتقديره من حيث التكلفة والمدة ومتابعته بشكل فردي.
الهدف هو في النهاية تجميع كل حزمة عمل في المستوى الأعلى ضمن التسلسل الهرمي لهيكل تقسيم العمل للحصول على متطلبات الوقت والميزانية الإجمالية.
حزمة العمل هي أصغر جزء وتتضمن الأنشطة التي يجب القيام بها، لذلك يمكنك تطبيق المدة والتكلفة التقديرية.
يعتمد مستوى التحلل على احتياجات المشروع المحددة ومستوى التفصيل المطلوب لإدارة المشروع بشكل فعال.
فيما يلي مثال على هيكل تقسيم العمل.
يتم تقسيم كل حزمة عمل إلى الأنشطة أو المهام المطلوبة لإكمال حزمة العمل. وعادة ما يتم ذكر أسماء الأنشطة في هيئة فعل واسم، مثل “إعداد الغداء”.
الفرق بين النشاط وحزمة العمل هو أن حزمة العمل تحتوي على منتج أو نتيجة محددة أو في مصطلحات إدارة المشروع منتج قابل للتسليم يساهم في المشروع، في حين أن النشاط في حد ذاته لا ينتج عنصرًا أو نتيجة نهائية تساعد في تحقيق هدف المشروع.
ماذا يشمل جدول المشروع؟
يتعين نقل هيكل تقسيم العمل بالكامل إلى جدول المشروع.
أثناء التخطيط: تقويم المشروع، تاريخ بدء المشروع، تاريخ انتهاء المشروع، قائمة الأنشطة، تاريخ بدء النشاط، تاريخ انتهاء النشاط، تبعيات النشاط، حزم العمل، مدة النشاط، التكلفة التقديرية لكل نشاط، الموارد المخصصة لكل نشاط.
أثناء التنفيذ: سيقوم مدير المشروع بتحديث المدة الفعلية التي تمثل نسب الإنجاز الفعلية. ويمكن استخدام التقارير مثل إدارة القيمة المكتسبة وتوافر الموارد والعديد من التقارير الأخرى لتتبع المشروع والتحكم فيه.
كيفية عمل جدول زمني للمشروع؟
يستخدم العديد من المحترفين، أثناء إنشاء جدول زمني للمشروع، نموذج جدول زمني للمشروع من مستودعات تنظيمية. لا يعد جدول المشروع مجرد جدول زمني قياسي يناسب كل مشروع. هناك تقنيات مختلفة لجدولة المشروع وأدوات إدارة المشروع المشاركة في عملية الجدولة. أيضًا، يحتوي كل مشروع على موارد مختلفة وجداول زمنية واعتبارات نطاق ومتغيرات فريدة أخرى يجب مراعاتها في خطة إدارة الجدول الزمني.
يمكن دمج برامج إدارة المشاريع في أدوات إدارة المشاريع الأخرى، مثل مخططات جانت ولوحات المعلومات والتقارير لمراقبة تقدم مشروعك.
تتم جدولة المشروع أثناء مرحلة التخطيط لدورة حياة المشروع.
بعد إنشاء خطة الجدول الزمني للمشروع الخاص بك، قم بتعيين تاريخي بداية ونهاية المشروع.
اتبع الخطوات التالية لإنشاء جدول مشروعك الخاص.
تحديد الأنشطة من هيكل تقسيم العمل بعد تحليل حزم العمل: يجب توفير بيان النطاق أثناء التخطيط الأولي. وهو يحتوي على وصف المشروع، والمنتجات النهائية، ومعايير قبول كل منتج نهائي، وما هو داخل النطاق وما هو خارج النطاق، وأي افتراضات وقيود لمشروعك. يتم إنشاء هيكل تقسيم العمل من بيان النطاق هذا. كن دقيقًا عند وضع قائمة الأنشطة معًا، ولا ينبغي لك، ولا تريد، أن تترك أي شيء. باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS)، يمكنك تنظيم هذه الأنشطة ووضعها حسب ترتيب الإنجاز.
تحديد التبعيات بين المهام ثم ترتيب الأنشطة: الأنشطة هي المهام الصغيرة التي تؤدي إلى المنتج النهائي، ومن الضروري رسم تسلسل هذه المهام قبل الانخراط فيها. في أغلب الأحيان، يعتمد النشاط على نشاط آخر للبدء أو الانتهاء. لا تريد أن تصل إلى منتصف النشاط قبل أن تدرك أنك لا تستطيع إكماله بسبب عدم وضوح الأهداف.
قم بتقدير الموارد الواقعية لكل نشاط باستخدام توفر كل الموارد.
تقدير المدة الواقعية لكل نشاط.
إنشاء جدول زمني للمشروع: المسار الحرج هو طريقة لجدولة الأنشطة في المشروع للعثور على الأنشطة التي تعتبر حاسمة لإكمال المشروع في الوقت المحدد. سيتيح لك هذا اتخاذ خيارات بشأن الأنشطة التي يمكن تجاهلها إذا أصبح الوقت والتكاليف قيودًا.
مراقبة ومراقبة جداول المشروع طوال دورة حياة المشروع.
كن خبيرًا في إدارة المشاريع مع شهادة PRINCE2 Foundation and Practitioner. ارتق بحياتك المهنية إلى آفاق جديدة!
ما هي تقنيات تقدير المشاريع؟
إن تقدير مدة أنشطة المشروع بأكبر قدر ممكن من الواقعية هو مفتاح إنشاء جدول زمني واقعي. هناك تقنيات مختلفة معروفة لتقدير المشروعات والتي يستخدمها مديرو المشروعات على نطاق واسع.
التقدير التناظري: في هذه التقنية، يقوم مديرو المشاريع بمقابلة فريقهم وأصحاب المصلحة الآخرين للحصول على وجهة نظرهم حول المدة التي قد تستغرقها مهام معينة. تعتمد هذه التقنية على المدة الفعلية للمشاريع السابقة المماثلة كأساس لتقدير مدة المشروع الحالي، والتي تتم في المراحل المبكرة من المشروع عندما تكون تكلفة التقدير منخفضة. على سبيل المثال، المدة والميزانية والحجم والوزن والتعقيد كأساس لتقدير نفس المعلمة أو المقياس لمشروع مستقبلي.
التقدير البارامتري: تستخدم هذه التقنية خوارزمية أو نموذجًا رياضيًا لحساب التكلفة أو المدة بناءً على البيانات التاريخية ومعايير المشروع، ويتم ذلك في مراحل لاحقة من المشروع عندما تكون تكلفة التقدير مرتفعة. على سبيل المثال، يتم تقدير المدة في مشروع التصميم بعدد الرسومات مضروبًا في عدد ساعات العمل لكل رسم.
تقدير النقاط الثلاث (التوزيع المثلث): في هذه التقنية يتم تحديد الأرجح (tM) بناءً على مدة النشاط، مع الأخذ في الاعتبار الموارد التي من المرجح تخصيص إنتاجيتها لها، والتوقعات الواقعية لتوافر النشاط، والاعتماد على المشاركين الآخرين والمقاطعات، والمتفائل (tO) بناءً على تحليل أفضل سيناريو للنشاط والمتشائم (tP) بناءً على تحليل أسوأ سيناريو للنشاط. بناءً على التوزيع المفترض للقيم ضمن نطاق التقديرات الثلاثة، يمكن حساب المدة المتوقعة، tE، على النحو التالي:
tE = (tO + tM + tP) / 3
هناك تقنية أخرى مستخدمة على نطاق واسع تستخدم نفس التقديرات الثلاثية لكل نشاط، وتسمى تقنية تقييم البرنامج ومراجعته (PERT). وهي تستخدم توزيع بيتا.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
ما هي تقنيات جدولة المشاريع؟
يمكن لمديري المشاريع الاستفادة من تقنيات جدولة المشاريع لزيادة دقة تقديراتهم للوقت لتقليل مخاطر الجدولة. فيما يلي بعض تقنيات جدولة المشاريع المستخدمة بشكل شائع:
طريقة المسار الحرج (CPM): طريقة المسار الحرج (CPM) هي تقنية تحسب المسار الحرج وهو تسلسل الأنشطة الذي يمثل أطول مسار خلال المشروع، ويحدد أقصر مدة ممكنة للمشروع (بأي سرعة؟). المسار الأطول له أقل إجمالي تعويم، وعادة ما يكون صفرًا.
يمكن لتقنيات جدولة المشروعات الأخرى المستخدمة بشكل شائع، مثل ضغط الجدول الزمني، مثل تعطل الجدول الزمني والتتبع السريع، أن تقلل من مدة الجدول الزمني دون التأثير على نطاق المشروع. ولكن لاحظ أيضًا أن هناك مخاطر وتكاليف مرتبطة بتقنيات ضغط الجدول الزمني والتي يجب إدارتها بعناية.
المحاكاة وتسوية الموارد وتنعيم الموارد هي أدوات أخرى يمكن أن تساعد في جدولة المشروع.
كيفية إدارة جدول مشروعك والحفاظ عليه أثناء التنفيذ
بمجرد حصولك على كل جزء من جدولك الزمني معًا، فإن آخر شيء تريد القيام به هو إنشاء مستند يدويًا لتتبع الأنشطة وتحديث حالة اكتمال المشروع.
ما هي أدوات جدولة المشاريع؟
تُستخدم أدوات جدولة المشروعات لمساعدة المديرين على تنظيم وتنفيذ مهام وموارد مشروعاتهم ضمن ميزانية معينة. تتراوح عروض البرامج من البدائية إلى المتطورة وتوفر للمستخدمين مجموعة واسعة من الميزات التي تسهل جدولة مشروعهم.
تتوفر العديد من أدوات جدولة المشاريع في السوق مثل MS Project وPrimavera وOpen Project وProject Server وما إلى ذلك، والتي يمكن أن تكون مفيدة للمشاريع البسيطة والمعقدة أو الكبيرة.
أفضل الممارسات لعملية جدولة المشروع
يجب على كل مدير مشروع استخدام أداة جدولة المشروع لتتبع المشاريع، والتقدير بشكل واقعي، والنظر في 6:30 ساعة في اليوم لإنشاء جدول، وإشراك أعضاء فريق المشروع في التقدير بعد انضمامهم إلى الفريق وما إلى ذلك.
جدول المشروع مقابل خطة المشروع
الجدول الزمني للمشروع هو جدول زمني. فهو يخبرك بموعد بدء كل نشاط وموعد انتهائه، والموارد التي تعمل على الأنشطة، ومدة كل نشاط، وتبعيات كل نشاط، والتكلفة التقديرية لكل نشاط، وما إلى ذلك. إنه ليس خطة.
خطة المشروع هي نهج يخبرك بكيفية إدارة مشروعك، وكيفية إعادة التخطيط، وكيفية التنفيذ، وكيفية المراقبة والتحكم وكيفية إغلاق المشروع.
خاتمة:
يعد جدولة المشروع أمرا أساسيا للتخطيط والتحكم في إدارة المشاريع.
الغرض الرئيسي من جدول المشروع هو تسليم نطاق المشروع خلال فترة زمنية محددة (بداية ثابتة ونهاية ثابتة). إنها أداة أساسية لتسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
غالبًا ما يتم استخدام جدول المشروع مع هيكل تقسيم العمل (WBS) لأنه يحدد نطاق المشروع. يجب إنشاء هيكل تقسيم العمل أولاً لأنه يساعد في إنشاء جدول المشروع.
اتبع الخطوات التالية لإنشاء جدول مشروع خاص بك:
تحديد الأنشطة من هيكل تقسيم العمل بعد تفكيك حزم العمل
تحديد تبعيات المهام ثم ترتيب الأنشطة
تقدير الموارد الواقعية لكل نشاط باستخدام توفر كل الموارد
تقدير المدة الواقعية لكل نشاط
إنشاء جدول زمني للمشروع وملاحظة المسارات الحرجة
مراقبة ومراقبة جدول المشروع طوال دورة حياة المشروع.
يمكن استخدام أدوات جدولة المشاريع المختلفة لإنشاء جداول المشاريع وتتبعها مثل MS Project وPrimavera وOpen Project وProject Server وما إلى ذلك.
تحتوي هذه الأدوات على مجموعة كبيرة من الميزات والوظائف التي يمكن لمدير المشروع استخدامها لإنشاء جداول زمنية فعالة وقيادة المشاريع إلى النجاح.