درهم وقاية خير من قنطار علاج

كان بن فرانكلين أبًا أمريكيًا مؤسسًا ومخترعًا ودبلوماسيًا وفيلسوفًا. كما كتب أيضًا كتاب “تقويم بور ريتشارد” الذي احتوى على معلومات للمزارعين وأقوال مأثورة خالدة. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، تتبادر إلى الذهن مقولتان:
“درهم وقاية خير من قنطار علاج”
و
“غرزة في الوقت المناسب تنقذ تسعة.”
توفر هاتان المقولتان لمديري المشاريع إرشادات لا تقدر بثمن عندما يتعلق الأمر بالتخطيط وإدارة الجودة. تحذر عبارة “درهم وقاية” من أنه من الأفضل تجنب المشاكل بدلاً من التعامل مع عواقبها. وتذكّرنا عبارة “غرزة في الوقت المناسب” بأن الإجراءات التصحيحية المبكرة تقلل من إعادة العمل في المستقبل.
في كثير من الأحيان، نفشل في كثير من الأحيان في النظر بشكل كامل في المفاضلة بين السرعة والجودة والتكلفة والمخاطر. تذكّرنا هذه الأقوال بأهمية أن نكون مدروسين في تخطيطنا – وتحديدًا كيف نراعي قيمة الجودة.
أن نكون مدروسين لا يعني المزيد من الوقت أو الجهد. فنحن عمومًا نقضي وقتًا كافيًا في التخطيط للجودة وتنفيذها. ومع ذلك، غالبًا ما تكون الجودة مفككة ولا يُنظر إليها كعملية شاملة. يمكننا تحقيق نتائج أفضل بأن نكون أكثر استراتيجية في تفكيرنا وفعالية في التنفيذ.
سياق استراتيجية الجودة
تتمثل الخطوة الأولى في تقييم وفهم قيود الجودة في المشروع. يتم تنفيذ جميع المشاريع ضمن سياقها الخاص. تحدد العوامل البيئية المؤسسية والعوامل الخاصة بالمشروع معايير الجودة.
التقيت ذات مرة بقائد في القوات الجوية الملكية كان مسؤولاً عن إلكترونيات الطيران في طائرات هارير المقاتلة. كان مشروعه يعمل في سياق مختلف تماماً عن سياقي. فأخطاؤه يمكن أن تكون مميتة – فقد تُفقد طائرته ويصاب طياره. وبالمقارنة، كانت الأخطاء في مشاريعي تافهة.
تتضمن بعض العوامل البيئية للمؤسسة التي يجب مراعاتها ما يلي:
– تحمل المخاطر. تختلف الصناعات والشركات وفئات المشاريع من حيث درجة تحملها للمخاطر باختلاف الصناعات والشركات وفئات المشاريع. فشركات تصنيع الأجهزة الطبية وشركات الطيران لديها قابلية أقل للمخاطرة مقارنة بشركات الألعاب. يجب التحكم في تطبيقات الأعمال الأساسية بعناية أكبر من التطبيقات الداخلية ذات العدد المحدود من المستخدمين. يساعد تحمل المخاطر في تحديد معايير الجودة الشاملة.
– سهولة الاسترداد. سيتضمن فهم المصادر المحتملة لفشل المنتج أو المشروع مناقشة حول قابلية التعافي؛ بما في ذلك: مدى سرعة اكتشاف المشكلة ومعالجتها وإصلاحها. تؤثر هذه العوامل على مستوى الاحتياط والتخطيط. عندما يكون التعافي سهلاً، قد يتم بذل جهد أقل في الوقاية.
– قيود المشروع من حيث الوقت والتكلفة. مدة المشروع والميزانية لها تأثير كبير على تخطيط الجودة. فالمشاريع القصيرة والمنخفضة التكلفة لا تملك ببساطة القدرة على استيعاب جهود كبيرة. كما أن حسابات المردود قد تكون مختلفة للغاية.
يؤدي تقييم هذه العوامل إلى وضع توقعات ومعايير جودة واضحة للمشروع، يتم توثيقها في خطة إدارة المشروع ومعايير القبول. ويضمن تحديد أهداف الجودة في وقت مبكر مواءمة الخطط ومستويات الجهد والتوقعات في جميع أنحاء الفريق.
مراقبة الجودة وإدارة الجودة
تشمل إدارة الجودة كلاً من جودة المنتج وعملية إنشائه. ويُعرف هذان المجالان رسميًا باسم:
– مراقبة الجودة. التأكد من أن المنتج أو الخدمة أو النتيجة تتوافق مع المتطلبات والمواصفات كما هي محددة في المتطلبات؛ و
– إدارة الجودة. ضمان توافق العمليات والتنفيذ مع المبادئ التوجيهية المحددة.
تركز الصناعات وأنواع المشاريع في بعض الأحيان على أحد المجالين على حساب الآخر. غالبًا ما يعتمد هذا التحيز على الأسبقية والخبرة.
يركز البناء والتصنيع الدوائي على الالتزام بالعمليات. تعرض مواقع البناء بفخر عدد الأيام منذ آخر إصابة. تخلق عادات العمل السيئة مواقف خطيرة يمكن أن تسبب إصابات خطيرة. تتبع شركات الأدوية عمليات منظمة بعناية لتطوير واختبار سلامة وفعالية الأدوية الجديدة.
وغالبًا ما يكون لدى المؤسسات التي تتطلب ضوابط قوية للعمليات ضوابط جودة جيدة أيضًا. على سبيل المثال، تتطلب البلديات عمليات تفتيش متعددة لمواقع البناء. والقاعدة العامة هي أنه قبل تغطية أي شيء يجب أن يخضع للتفتيش.
تستند إدارة الجودة إلى فرضية فرانكلين القائلة بأن “غرزة في الوقت المناسب تنقذ تسعة”. إذا كان لدينا عملية جودة ومنع حدوث مشكلة أو اكتشافها مبكرًا، فإن تكلفة إعادة العمل تكون أقل. في جميع الصناعات، تزداد تكلفة إصلاح المشكلة كلما ابتعدنا عن المصدر.
أخبرني أحد بناة المنازل بقصة منزل لم يكن فيه تصريف حوض الاستحمام متصلاً بأنبوب التصريف. تم اكتشاف المشكلة عندما أخذ أصحاب المنزل أول حمام لهم وحدث فيضان في غرفة الطعام. في هذه الحالة، تم تفويت العديد من الفرص لفحص السباكة وتجاوزت تكلفة إصلاح المشكلة بكثير تكلفة القيام بالمهمة بشكل صحيح.
في تطوير البرمجيات، يميل التركيز على جودة المنتج. يتم تنفيذ اختبارات ومستويات متعددة من الاختبارات لتحديد الأخطاء والعيوب قبل إطلاق البرنامج في الإنتاج. على الرغم من أن نموذج نضج القدرات (CMMI) مصمم لتعزيز نضج العمليات، إلا أن اعتماده محدود حيث لم يتم اعتماد سوى بضعة آلاف من الشركات فقط.
ومن واقع خبرتي أنه على الرغم من الجهد الكبير المخصص لاختبار البرمجيات، إلا أننا لسنا فعالين أو كفؤين بشكل عام. هناك العديد من نقاط الفشل المحتملة على طول سلسلة القيمة هذه، مثل:
– عدم توثيق المتطلبات والتوقعات بشكل واضح أو توثيقها بعد بدء التطوير;
– الثقافات التنظيمية حيث يتم تقييم إنجاز الأمور بسرعة على حساب إنجازها بشكل صحيح;
– سوء تخطيط الاختبار حيث لا توجد استراتيجية شاملة، أو تمييز واضح حول ما يجب اختباره في كل مرحلة أو دورة;
– اختبار “المسار السعيد” حيث لا يتم أخذ الظروف المعاكسة بعين الاعتبار؛ و
– عدم وجود تخطيط منهجي للاختبار وتنفيذه.
يمكن التخفيف من حدة هذه الظروف إذا راعينا فرانكلين. فالتخطيط المدروس والتنسيق وتغيير المواقف التقليدية من شأنه أن يضع التركيز على الوقاية أكثر من الإنتاج. وبعبارة أخرى، سيتم تحديد العيوب ومعالجتها بالقرب من المصدر. تعالج منهجيات وممارسات التطوير القائم على الاختبار (TDD) العديد من هذه الثغرات.
تكلفة الجودة
تتضمن تكلفة الجودة ثلاثة مكونات؛ تكلفة:
– تخطيط جهود الاختبار والفحص
– تنفيذ الاختبار، و
– تكلفة الجودة الرديئة أو إعادة العمل.
وتفشل العديد من الشركات في تقدير التوازن والمفاضلة بين التخطيط وعنصري التكلفة الآخرين. ويزخر التاريخ بأمثلة كثيرة لشركات أخطأت في تقدير تكلفة الجودة الرديئة التي تعد مثالاً على عدم التخطيط المدروس.
ففي السبعينيات من القرن الماضي، اشتعلت النيران في سيارات فورد بينتو وانفجرت بعد اصطدام خلفي. وبلغت تكلفة معالجة المشكلة 11 دولاراً لكل سيارة. سيطرت تاكاتا على سوق الوسائد الهوائية للسيارات. أنتجت الشركة وسائد هوائية من عام 2002 إلى عام 2015 يمكن أن تنفجر وتصيب الركاب أو تقتلهم. تم استدعاء أكثر من 35 مليون سيارة. وأفلست الشركة.
كان من الممكن منع الاختراق الأمني لشركة Equifax الذي كشف المعلومات الشخصية لأكثر من 140 مليون عميل. فشلت الشركة في تطبيق تصحيح برمجي متاح.
أجرى كابرز جونز بحثاً قيماً حول تكلفة الجودة الرديئة عندما يتعلق الأمر بتطوير البرمجيات. ووجد أن تكلفة معالجة المشكلة تزداد أضعافاً مضاعفة كلما ابتعدنا عن المصدر.
يمكن أن يؤدي النظر في تكلفة الجودة الرديئة في بداية المشروع إلى إجراء محادثة استراتيجية حاسمة حول ما مدى جودة “جيد بما فيه الكفاية”؟ عند إجراء هذه المحادثات الهامة، من المهم النظر إلى “الصورة الكبيرة”. لقد اتخذت شركتا فورد وتاكاتا قرارات سيئة عند حساب تحليل التكلفة والعائد. يمكن لـ “درهم وقاية” أن يؤثر على قرارات الحياة والموت ويكون له آثار تتجاوز نطاق المشروع.
© 2018، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، يرجى زيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.