دراسة مجموعات عمليات إدارة المشاريع والمجالات المعرفية

دراسة مجموعات عمليات إدارة المشاريع والمجالات المعرفية
واحدة من أكثر الجداول التي نوقشت في معهد إدارة المشاريع (PMI)®، دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK® Guide) هي مصفوفة “مجموعات عمليات إدارة المشاريع ومجالات المعرفة”، الموجودة في الجدول 3-1 في الصفحة 61. يقوم هذا الجدول بتعيين عمليات إدارة المشروع البالغ عددها 47 عملية بمجال المعرفة المقابل لها، وكذلك بمجموعة العمليات المقابلة لها.
للوهلة الأولى، يبدو الجدول معقدًا للغاية، لذا دعنا نفصله ونكشف لماذا يعد الفهم القوي للعلاقات بين العمليات ومجموعات العمليات ومجالات المعرفة أمرًا مهمًا لأي شخص يستعد لإجراء اختبار محترف إدارة المشاريع (PMP) ®. في الواقع، إن الأمر مهم جدًا لدرجة أننا نقترح عليك حفظ هذه المصفوفة والعلاقات التي تشير إليها.
العملية كما هي محددة في الدليل
لنبدأ باللبنات الأساسية للمصفوفة – ما هي العملية؟ في أبسط مستوياتها الأساسية، العملية هي ببساطة طريقة لتحويل المدخلات إلى مخرجات باستخدام أدوات وتقنيات مجربة. يُعرّف دليل PMBOK® Guide العملية بأنها “مجموعة من الإجراءات والأنشطة المترابطة التي يتم تنفيذها لتحقيق مجموعة محددة من المنتجات أو النتائج أو الخدمات.” تعتبر العمليات الجيدة القائمة على مبادئ سليمة وممارسات مجربة مهمة للغاية لنجاح المشروع. فالعمليات، مثل خارطة الطريق، تحافظ على سير المشروع في الاتجاه الصحيح؛ كما يمكن أن تساعد في تقليل الارتباك وعدم اليقين بين مدير المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع ويمكن أن تساعد في دفع عجلة التقدم من البداية إلى النهاية. يحدد دليل إدارة المشاريع PMBOK® دليل PMBOK 47 عملية مفيدة لنجاح المشروع.
المجالات المعرفية لإدارة المشاريع
الجزء الشامل في مصفوفتنا هو مجالات المعرفة. يتكون كل مجال من مجالات المعرفة من مجموعة من العمليات، لكل منها مدخلات وأدوات وتقنيات ومخرجات. تنجز هذه العمليات معًا وظائف إدارة المشاريع التي أثبتت جدواها وتؤدي إلى نجاح المشروع. وبالتالي، يتم تشكيل مجالات المعرفة من خلال تجميع عمليات إدارة المشاريع البالغ عددها 47 عملية في مجالات متخصصة ومركزة. تفترض مجالات المعرفة أيضًا مهارات وخبرات محددة من أجل تحقيق أهداف المشروع.
ويعترف دليل PMBOK® Guide حاليًا بـ 10 مجالات معرفية، يتضمن كل منها وصفًا تفصيليًا للعمليات المرتبطة بهذا المجال. هذه المجالات المعرفية هي إدارة تكامل المشروع، وإدارة نطاق المشروع، وإدارة وقت المشروع، وإدارة تكاليف المشروع، وإدارة جودة المشروع، وإدارة الموارد البشرية للمشروع، وإدارة اتصالات المشروع، وإدارة مخاطر المشروع، وإدارة مشتريات المشروع، وإدارة أصحاب المصلحة في المشروع (تمت إضافتها في الإصدار الخامس).
مجموعات عمليات إدارة المشاريع
إذن، أين تتناسب مجموعات العمليات؟ يتم أيضًا تجميع العمليات الـ 47 في خمس فئات: 1) البدء، و2) التخطيط، و3) التنفيذ، و4) المراقبة والتحكم، و5) الإغلاق. تعكس هذه التجميعات التكامل المنطقي والتفاعلات بين العمليات الفردية، بالإضافة إلى الأغراض المشتركة التي تخدمها. أي أن مجموعات العمليات تجمع معاً أنشطة إدارة المشروع ذات الصلة بكل مرحلة من مراحل المشروع وتوفر وسيلة للنظر في أفضل الممارسات في كل مجال معرفي على حدة. على سبيل المثال، في مجموعة عمليات البدء، على سبيل المثال، في مجموعة عمليات البدء، ستكمل عمليات البدء الفردية مثل تحديد النطاق والأهداف والمخرجات والافتراضات والقيود وما إلى ذلك، التي تشكل ميثاق المشروع. ضمن مجموعة عمليات البدء، ستكمل أيضًا جميع الأنشطة والعمليات الخاصة بتحديد أصحاب المصلحة في المشروع. وبالمثل، يتم تضمين جميع العمليات المطلوبة لتتبع ومراجعة وتنظيم تقدم المشروع وأدائه في مجموعة عمليات المراقبة والتحكم. لذلك، يتم تجميع العمليات ذات الهدف أو الموضوع المشترك معًا في مجموعة العمليات.
من المهم أن تتذكر أن مجموعات العمليات ليست هي نفسها مراحل المشروع – فمعظم المشاريع تتألف من عدة مشاريع فرعية أو مراحل، ومن المحتمل أن تكرر كل نشاط من أنشطة مجموعة العمليات ضمن كل مرحلة من مراحل المشروع أو مشروع فرعي.
لماذا نقوم بتجميع العمليات بهذه الطريقة؟ تتمثل إحدى طرق التفكير في هذا الأمر في أن مجالات المعرفة تشمل ما يحتاج مدير المشروع إلى معرفته، بينما تصف مجموعات العمليات الإجراءات التي يحتاج مدير المشروع (والفريق) إلى القيام بها. أو بعبارة أخرى، تتعلق مجالات المعرفة بالمعرفة حول مواضيع إدارة المشروع، بينما تسعى مجموعات العمليات إلى تطبيق تلك المعرفة. وهي توفر تسلسلًا منطقيًا للخطوات داخل منطقة المعرفة.
يمكن ربط كل عملية من العمليات الـ 47 بمجال معرفي واحد ومجموعة عمليات واحدة، وتحديد مبدأ (مبادئ) إدارة المشروع المثبتة وراء العملية، وفي الوقت نفسه توفير الوسائل اللازمة لإنجازها. أثناء دراستك للعمليات داخل كل مجال من مجالات المعرفة، من المفيد أن تتذكر أن العمليات لها علاقة منطقية عبر مجالات المعرفة، لذا حاول التركيز على ذلك، بدلاً من محاولة حفظ أي عملية تذهب إلى أين.
إذن، لماذا أحتاج إلى معرفة ذلك من أجل اختبار محترف إدارة المشاريع (PMP)؟
إن إدراك الطبيعة المترابطة لدورة حياة التطوير أمر بالغ الأهمية للإدارة الفعالة للمشروع. وبصفتك مديراً للمشروع، ستحتاج إلى أن تكون قادراً على تحديد الطرق التي تتفاعل بها مجموعات العمليات مع بعضها البعض خلال حياة مشروعك. إن التنفيذ ضمن بعض مجالات المعرفة والعمليات سيحقق بعض أهداف المشروع بشكل مباشر، بينما يوفر التنفيذ في مجالات المعرفة الأخرى طريقة لتحقيق أهداف أخرى.
تذكر أن مجالات المعرفة تركز على ما يحتاج مدير المشروع إلى معرفته، بينما تصف مجموعات العمليات الإجراءات التي يحتاج مدير المشروع (والفريق) إلى القيام بها. إن فهم وحفظ العلاقات الهرمية والمترابطة في الوقت نفسه بين مجالات المعرفة (الاستراتيجية) ومجموعات العمليات (الخطوات) واللبنات الأساسية (العمليات) سيساعدك أثناء اختبار PMP. ويستخدم معظم المتقدمين للاختبار أول 5 دقائق من وقت الاختبار لرسم هذا الجدول على ورقة فارغة (من الذاكرة!)، حتى يتمكنوا من استخدامه كمرجع في الإجابة على أسئلة الاختبار البالغ عددها 200 سؤال.
شاهد هذا الفيديو للحصول على لمحة عامة عن مجال معرفة إدارة تكامل المشروع: