خط الأساس للمشروع: تعلم كيفية قياس أداء المشروع

يشير خط الأساس للمشروع إلى لقطة للمشروع مأخوذة في وقت معين. على سبيل المثال، يتم أخذ خط الأساس للمشروع بمجرد الانتهاء من عملية تخطيط المشروع، وبعد ذلك. الهدف من خط الأساس هو معرفة مدى انحراف النتائج الفعلية عن الخطط. لذلك تتم مقارنة هذه الخطط بخط الأساس للمشروع. أو إذا تمت الموافقة على طلب التغيير، تتم مراجعة التأثيرات على التكلفة والجدول الزمني وما إلى ذلك في الخطط ثم يتم أخذ خط أساس جديد. هناك أنواع مختلفة من خط الأساس في المشروع كما هو موضح في الدورة التدريبية لبرنامج إدارة المشاريع.
ما هو خط أساس قياس الأداء؟
يتكون خط أساس قياس الأداء من ثلاثة خطوط أساس مختلفة كما هو موضح في الشكل أدناه.
الأول هو خط أساس النطاق ويتضمن: بيان نطاق المشروع الذي يتضمن العمل الذي سيتم إنجازه خلال المشروع ومتطلبات العمل أيضًا. يوضح هيكل تقسيم العمل التسلسل الهرمي للأنشطة والمكونات وحزم العمل التي ستساعد على إكمال العمل الكلي للمشروع. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك مشروع تصنيع طائرة. نظام الصوت وأنظمة الوسائط المتعددة وما إلى ذلك هي أجزاء من نظام الترفيه الذي يمثل حزمة عمل. وتشكل الأنظمة الأخرى مثل أنظمة إلكترونيات الطيران، وحزمة عمل نظام الاتصالات، كلها تشكل معاً إنجاز مشروع تصنيع الطائرة. يوفر قاموس WBS معلومات مفصلة حول العناصر الموجودة في WBS.
يصف خط الأساس للجدول الزمني الجدول الزمني المتفق عليه في الجدول الزمني للمشروع. يتضمن خط أساس الجدول الزمني تواريخ بداية ونهاية كل نشاط. ويوفر مراحل رئيسية في المشروع، كما يمكن التحقق من مدة المشروع وتاريخ الانتهاء من المشروع من خط الأساس للجدول الزمني.
خط أساس التكلفة: يوفر ميزانية التكلفة على مراحل زمنية. يتم تفصيل المبلغ المالي الذي سيتم إنفاقه خلال المشروع مع التواريخ التي ستتم فيها المدفوعات والمبلغ الذي سيتم دفعه. وبناءً على خط الأساس هذا، تقوم الشركة بترتيب تمويلها للمشروع على التوالي.
يمكنك العثور على مزيد من التفاصيل حول خطوط الأساس إذا قمت بالتسجيل في تدريب على شهادة معهد إدارة المشاريع.
ما هي واجبات مدير المشروع مع خط الأساس؟
يجب على مدير المشروع النظر في الانحرافات عن خط الأساس عند إنجاز العمل. لأنه بعد اكتمال عملية التخطيط، يتم الاتفاق على هذه الخطة من قبل جميع أصحاب المصلحة ويتوقع الجميع أن تكون النتائج الفعلية كما هو مخطط لها أثناء التخطيط. يتمثل دور مدير المشروع في التحقق أثناء تنفيذ المشروع مما إذا كان هناك أي اختلاف عن خط الأساس للتكلفة أو خط الأساس للجدول الزمني أو خط الأساس للنطاق. إذا كان هناك خطر من شأنه أن يتسبب في تجاوز ميزانية المشروع، أو إذا كان هناك خطر من شأنه أن يتسبب في تأخير المشروع، فيجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية التي ستؤثر على المشروع.
متى يجب أن تحدث التغييرات في خط أساس المشروع؟
يمكن تغيير خط الأساس ولكن لا ينبغي أن يكون الأمر بهذه السهولة. لأن كل خط أساس هو للتحقق من مدى إمكانية الوصول إلى خططك. إذا تغير خط الأساس بشكل متكرر، فإن الانحرافات أو التباين عن التخطيط الأولي سيكون خادعًا. لذلك، في العالم الواقعي، لا يتم تغيير خط الأساس للمشروع بشكل عام إلا إذا كان هناك طلب تغيير معتمد أو بإقرار من راعي المشروع.
يمكن طلب إجراء تغييرات على خط الأساس بشكل رسمي خلال مجموعة عمليات التنفيذ أو مجموعة عمليات مراقبة المشروع والتحكم فيه. لا يمكن إجراء تحديثات خط الأساس للمشروع بسهولة بمجرد ربطها والموافقة عليها من قبل أصحاب المصلحة. لأن خط الأساس سيكون النقطة المرجعية للتحقق من أداء المشروع. لذلك، سيؤدي تغيير هذه النقطة المرجعية إلى إجراء قياسات أداء مضللة. لذلك، يتم تحديث خط الأساس بطلب رسمي وبموافقة راعي المشروع أو العميل.
يتم تقييم التغييرات والموافقة عليها من خلال عملية تنفيذ التحكم في التغيير المتكامل لإدارة تكامل المشروع. يتم تقييم التغييرات من قبل مجلس التحكم في التغيير مع تأثيراتها على المشروع. إذا تمت الموافقة على التغيير من قبل مجلس التحكم في التغيير، تتم مراجعة آثار التغيير في خطط المشروع أولاً، ثم يتم تنفيذ التغيير. يمكن العثور على محاضرات حول إدارة التغيير في دورات CAPM أيضًا.
غالبًا ما تكون الانحرافات عن خط الأساس للمشروع بسبب عدم اكتمال تحديد المخاطر وإدارة المخاطر. إذا كان هناك انحراف عن خط الأساس، على سبيل المثال، إذا كانت تكلفة نشاط أو عنصر ما تتجاوز القيم المخطط لها، أو إذا كان نشاط أو حزمة عمل تستغرق وقتًا أطول من المدة المخطط لها، فقد يكون هناك عمل أو تأثير غير متوقع. ويرجع ذلك أساسًا إلى عدم تحديد المخاطر وإدارتها بشكل صحيح.