خطوات تحليل السبب الجذري دليل اختبار PMP – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

بغض النظر عن مدى جودة التخطيط، يمكن أن يواجه المشروع دائمًا بعض المشاكل. بعد حدوث المشكلة، من الضروري أن تفهم ما حدث، ولماذا، وكيفية إصلاحها ومنع حدوثها مرة أخرى. للقيام بذلك، تحتاج إلى تحليل السبب الجذري.
ورقة الغش في صيغة اختبار PMP
تعلّم كيفية استخدام صيغ إدارة المشاريع بنجاح بعد قراءة ورقة الغش هذه.
تحليل السبب الجذري هو أداة أساسية للوصول إلى جذور المشكلة وإبلاغك بالخطوات التالية لحل المشكلة أو منع حدوثها وأي مشاكل ذات صلة. كما أنه ضروري لفهم تحليل الأسباب الجذرية من أجل اختبار PMP.
اقرأ هذا الدليل من خبراء أكاديمية إدارة المشاريع لمعرفة المزيد عن تحليل الأسباب الجذرية والرسوم البيانية المفيدة وما تحتاج إلى معرفته لامتحان PMP.
ما هو تحليل الأسباب الجذرية؟
تحليل السبب الجذري (RCA) هو أداة تُستخدم لتحديد مصدر المشكلة وإيجاد حل يمنع عودة المشكلة. يمكن أن يساعد هذا التحليل، خاصةً في حالة وجود مشكلة معقدة أو مستعصية أو غير مألوفة، في عزل ما حدث ومتى وأين ولماذا.
تخيل محاولة إزالة عشب ضار. من المحتمل أن يؤدي قطع الجزء العلوي من الحشائش الضارة إلى نموها مرة أخرى. وللتخلص من الحشائش الضارة تمامًا، عليك اقتلاعها من جذورها. على الرغم من أن العديد من العوامل المساهمة يمكن أن تؤدي إلى تفاقم المشكلة، إلا أن السبب الجذري هو أصل المشكلة: لو لم يحدث السبب الجذري لما حدثت المشكلة أيضًا.
فوائد تحليل السبب الجذري
بصفتك مديرًا للمشروع، قد تجد أن إجراء تحليل السبب الجذري (RCA) يمكن أن يساعدك في حل المشكلة وتخفيف المخاطر على حد سواء.
يمكنك استخدام تحليل الأسباب الجذرية لتشخيص سبب حدوث مشاكل الجودة أثناء تنفيذ المشروع وإيجاد حلول فعالة. يتضمن ذلك أيضًا التعرف على أنواع المشكلات:
السبب الجذري: المصدر الرئيسي الذي يبدأ المشكلة
العوامل السببية: المصادر المساهمة التي تؤدي إلى تفاقم المشكلة
العوامل غير السببية: المشكلات الأخرى التي لم تؤثر على المشكلة
يمكنك تحديد المخاطر المحتملة من خلال تحليل الأسباب الجذرية وتحديد ما إذا كان هناك سبب جذري يمكنك تجنبه أثناء التنفيذ.
الاكتشاف المبكر أمر بالغ الأهمية لحل المشاكل قبل أن تخرج عن السيطرة. يجب ألا ينتظر مديرو المشاريع أبدًا حتى تصبح المشكلة كبيرة جدًا بحيث لا يمكن تجاهلها! فبمجرد تحديد المشكلة، ابدأ العمل على حلها لمنع أي نتائج ضارة أو غير مرغوب فيها.
يكتمل تحليل السبب الجذري (RCA) بمجرد التحقق من حل المشكلة وعدم حدوثها مرة أخرى. اسأل نفسك:
ما مدى فعالية الحل؟
هل فكرت في كل الحلول المحتملة واخترت الحل الأفضل؟
هل هناك أي تأثير محتمل على أجزاء أخرى من المشروع؟
هل هناك أي احتمال لتكرار المشكلة؟
قد يكون من الصعب فهم تقييم النتائج والمقترحات في إدارة المشاريع في البداية، لكنه يصبح أداة قوية لحاملي شهادة PMP بمجرد استيعاب المفهوم. دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح والمخططات لمساعدتك على إتقان تحليل الأسباب الجذرية في اختبار PMP.
خطوات تحليل السبب الجذري لامتحان PMP
بما أن كل مشكلة يمكن أن يكون لها عوامل تجعلها فريدة من نوعها، فلا يوجد دليل واحد أو تسلسل واحد لخطوات إجراء تحليل الأسباب الجذرية. وبدلاً من ذلك، هناك طرق عامة مختلفة لتحليل الأسباب الجذرية باستخدام أدوات مختلفة. والأمر متروك لك، أنت، حامل اعتماد PMP المستقبلي، لتحديد ما يجب القيام به لعزل مصدر المشكلة وإيجاد الحل المناسب.
مخطط عظم السمكة
يُعرف مخطط عظم السمكة أيضًا بمخطط السبب والنتيجة (يُشار إليه أحيانًا باسم مخطط إيشيكاوا). هذا المخطط هو أحد أكثر الطرق شيوعًا وفعالية للقيام بتحليل السبب الجذري. حيث يُستخدم لعرض الخصائص المختلفة للمشكلة التي تواجهها بطريقة واضحة وسهلة الاستخدام.
استخدم مخطط عظمة السمكة لتوضيح الخطوات المختلفة التي أدت إلى المشكلة، وتوضيح مكان حدوث المشكلة، وتصور العلاقات السببية بين الأحداث. يمكن أن يساعدك تخطيط سلسلة الأحداث على فهم الأحداث التي وقعت بسبب أحداث أخرى.
هناك طرق مختلفة لتصوير مخطط عظمة السمكة. المثال التالي يبحث في مشكلة بطء مطالبات التأمين. ألقِ نظرة على هذا المثال لتحليل السبب الجذري لمخطط عظمة السمكة، والذي قد يشبه مخططًا قد يُطلب منك تفسيره في اختبار PMP:
لإنشاء مخطط عظم السمكة مثل المثال أعلاه، اتبع هذه الإرشادات:
ضع المشكلة التي يجب حلها على رأس السمكة. عادةً ما يكون الرسم البياني باتجاه اليمين، كما في المثال أعلاه، مع وجود “عمود فقري” يمتد إلى اليسار. المشكلة في المثال أعلاه هي أن مطالبات التأمين بطيئة جداً.
حدد ما بين ثلاثة إلى ثمانية أسباب مرتبطة بالمشكلة وأعطِ كل واحد منها “عظمة” تخرج من العمود الفقري للمخطط. يستخدم الرسم البياني أعلاه مثالاً على فئات الأشخاص والعمليات والقياسات والأنظمة.
تعمق أكثر في هذه الفئات وسم أي أسباب فرعية. في فئة مثال الأنظمة المستخدمة أعلاه، هناك سببان فرعيان: الطريقة المحدودة لقبول المطالبات والطريقة المحدودة لتسجيل المطالبات.
ابحث عن الأنماط أو الأسباب ذات الصلة. يجب أن يقودك النمط الذي تحدده إلى السبب الجذري للمشكلة. قد يساعدك تحديد أي عوامل مهمة أو ذات صلة في توجيه المزيد من التحقيقات المتعمقة لتحديد الحلول المحتملة.
بمجرد الانتهاء من مخطط عظمة السمكة الخاص بك، يجب أن يكون من السهل تحديد السبب الجذري من خلال النظر إلى نمط المشكلات التي أدت في النهاية إلى مشكلتك. ومن هناك، يمكنك البدء في تحديد الحلول وتطبيقها.
الأسباب الخمسة للسبب الجذري
هناك طريقة أخرى لاستكشاف سلسلة ردود الفعل المتسلسلة للأحداث وهي من خلال “الأسباب الخمسة”. النظرية الكامنة وراء هذا النهج هي أن سؤال “لماذا” خمس مرات سيوصلك إلى جذر “سبب” حدوث المشكلة. قد لا تسأل “لماذا” حرفيًا حتى خمس مرات، لكن هذا النهج سيسمح لك بالتعمق أكثر في مستويات مختلفة من المشكلات لتوضيح السبب الجذري. يجب أن يبدو الأمر كالتالي
لماذا حدثت المشكلة أ؟ بسبب المشكلة 1.
لماذا حدثت المشكلة 1؟ بسبب المشكلة 2.
لماذا حدثت المشكلة 2؟ بسبب المشكلة 3.
لماذا حدثت المشكلة 3؟ بسبب المسألة 4.
لماذا حدثت المشكلة 4؟ بسبب المشكلة 5، “السبب الجذري” لجميع المشاكل الأخرى.
لاستخدام الأسباب الخمسة، يجب أن تبدأ بتحديد المشكلة وفهمها. سيساعدك هذا على تقسيمها ببساطة كافية للبدء في الغوص بشكل أعمق في “لماذا”. قد تجد أن هذه التقنية مصاحبة مفيدة لمخطط عظم السمكة، أو يمكن أن تساعد في توجيه المحادثات مع أصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشروع حتى تتمكن من معرفة المزيد عن المشكلة.
ألقِ نظرة على هذا المثال لتحليل الأسباب الجذرية لمحادثة “خمسة أسباب” في إطار التحضير لامتحان PMP:
في هذا المثال، تتم إعادة صياغة كل “سبب” كسؤال أكثر سهولة لا يجعل صاحب المصلحة (الراعي) يشعر بالهجوم أو الاتهام. وهذا يسمح للمحقق (محلل الأعمال) بإشراك صاحب المصلحة في محادثة تكشف عن معلومات قيّمة وتتعمق في السبب النهائي “لسبب” حدوث المشكلة.
نصائح لاختبار تحليل السبب الجذري PMP
كما ذكرنا سابقاً، لا يوجد تسلسل واحد معتمد لخطوات التعامل مع تحليل الأسباب الجذرية (RCA). قد تدعي بعض المصادر أن لديها ما يشبه “الدليل النهائي المكون من خمس خطوات لتحليل الأسباب الجذرية”، ولكن هناك العديد من الأساليب التي يمكنك استخدامها لإجراء تحليل الأسباب الجذرية بنجاح. إذًا، ما الذي تحتاج حقًا إلى معرفته؟
تحليل الأسباب الجذرية هو أداة لتحليل البيانات تُستخدم لمساعدة مديري المشاريع على تحديد سبب المشاكل التي تحدث أثناء تخطيط المشروع وتنفيذه.
يُستخدم تحليل الأسباب الجذرية في أربع من مجموعات عمليات إدارة المشاريع الست: تكامل المشروع والمخاطر والجودة وإدارة أصحاب المصلحة.
تساعدك أدوات ومخططات مختلفة على إجراء تحليل الأسباب الجذرية (RCA)، مثل مخططات عظمة السمكة ومخططات الأسباب الخمسة. يجب أن تساعدك هذه الأدوات على تحديد المشكلة، وتحديد العوامل السببية من خلال جمع البيانات، وتحديد السبب الجذري والحل الأفضل.
تشمل تقنيات جمع البيانات لإكمال تقييم المخاطر والمشاكل العصف الذهني، وتحليل الوثائق، والتحليل الميسر، وورش العمل الميسرة، والمقابلات، والملاحظة، والمقابلات.
هل تدرس لامتحان PMP؟
تتمثل القيمة التي توفرها هذه الأداة في أنها تساعد في البحث عن الأسباب التي قد تسبب المشاكل أو تمنع مشروعك من المضي قدماً كما هو مخطط له. وتشمل أمثلة المشاكل مشاكل الجودة أثناء الإنتاج، أو الغياب المفاجئ لأصحاب المصلحة، أو التباين عن الميزانيات المخطط لها. يمكن أن يؤدي إجراء تقييم النتائج والمقترحات إلى إطلاع مدير المشروع وفريقك بشكل أفضل على كيفية بدء المشاكل وأفضل طريقة لحلها.
هل لديك المزيد من الأسئلة حول كيفية إجراء تحليل الأسباب الجذرية؟ هل أنت مهتم باكتساب المعرفة والأدوات والموارد اللازمة لاجتياز اختبار PMP؟ تواصل مع خبرائك في أكاديمية بروجكت مانجمنت أكاديمي لمعرفة المزيد عن دورتنا التدريبية لشهادة PMP.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت