عند الانتهاء من المشروع ، من السهل ببساطة الانزلاق إلى التخطيط للمشروع التالي ، سواء كان ذلك بسبب المواعيد النهائية الملحة ، أو كنت تبحث عن التحدي التالي. يعرف مديرو المشاريع المتمرسون مخاطر تخطي إغلاق المشروع ، أو بعد الوفاة ، ويتأكدون من أنهم وفرقهم يستغرقون دائمًا وقتًا للتفكير ومشاركة الأفكار وتوثيق الدروس المستفادة. مع زيادة الفرق البعيدة ، يجب على مديري المشاريع دمج أفضل الممارسات للاجتماعات الوثيقة للمشروع مع اعتبارات الاجتماعات الافتراضية.
مشروع بعد الوفاة مقابل بأثر رجعي
في المؤسسة ، تشريح الجثة يدور حول النظر إلى الوراء لالتقاط الأفكار لتحسين العمل في المستقبل. لديها أوجه تشابه مع مشروع Agile بأثر رجعي ولكنها خاصة بمنهجيات المشروع التقليدي / الشلال.
خطط لمشروعك الافتراضي بعد الوفاة
كما تفعل مع اجتماع العميل أو أصحاب المصلحة ، تحتاج إلى التخطيط مسبقًا لضمان النجاح بشكل أفضل.
قم بتضمين تشريح الجثة من البداية: قم بتضمين تشريح الجثة كجزء من التخطيط الأولي لمشروعك ؛ إدراجه في الخطة يوضح أهميته وتوقع مشاركة الجميع ؛ احتفظ بها لمدة ساعة أو أقل لضمان مزيد من التركيز ؛ ضعه في التقويمات من بداية المشروع
إنشاء استبيان عبر الإنترنت: حدد بوضوح ما إذا كان الاستبيان الخاص بك مجهول الهوية أم لا وكيف سيتم استخدام المعلومات المقدمة في تشريح الجثة ؛ احتفظ به لخمسة أسئلة أو أقل (أنت لا تصنع اختبارًا نهائيًا أنت توفر قناة للتغذية الراجعة) ؛ التواصل مع الفريق قبل إرسال الاستبيان ، اربط الغرض منه والموعد النهائي له ؛ أشكر أولئك الذين يقدمون المعلومات عبر الاستبيان دون أي تعليق على المعلومات المقدمة الفعلية بحيث تكون الأداة لجمع البيانات فقط
قم بتوصيل التوقعات: بما في ذلك ما إذا كان يجب تشغيل كاميرات الويب ، وفي حالة حضور الإدارة ، فإن هذا السلوك المحترم مطلوب حتى إذا كانت هناك آراء مختلفة ؛ تضمين التوقعات في جدول الأعمال وقبل الاجتماع الفعلي
وضع جدول أعمال: يتضمن ملخصًا موجزًا لأهداف المشروع والمقاييس والنتائج ؛ بناء النتائج ، تناول المكاسب والنجاحات لكل نقطة ؛ تضمين الوقت لاختتام الجلسة بما في ذلك كيفية استخدام المعلومات
تحقق من تقنيتك: ضع في اعتبارك الأدوات الموجودة في برنامج الاجتماع الافتراضي الخاص بك وحدد ما إذا كانت الدردشة أو السبورات البيضاء أو استطلاعات الرأي أو الميزات الأخرى ستعزز جلستك ؛ تدرب على الأدوات حتى لا تعرقل اجتماعك بمحاولتك اكتشاف الأدوات
جهز مساحتك قبل الاجتماع: قلل من مصادر التشتيت وقم بإعداد الفيديو ؛ إذا كان مدير المشروع لا يولي الاهتمام الكامل للجلسات ، فلن يفعل الآخرون أيضًا
يمكن أن يصبح التواصل حول التوقعات ومخطط جدول الأعمال وأداة الاستبيان عبر الإنترنت قوالب تستخدمها عبر المشاريع مع بعض التعديلات.
تسهيل مشروعك الافتراضي بعد الوفاة
بصفتك الميسر لعملية ما بعد الوفاة ، كن مدركًا تمامًا أنك تحدد نغمة مشاركة الفريق ومشاركته. كن إيجابيا ، وكن مركزا ، وحافظ على الأمور بناءة. تقع على عاتقك مسؤولية ضمان حصول الجميع على فرصة للمساهمة بطريقة محترمة ومنظمة. قم بتضمين ملاحظات الاستبيان لتظهر أنك تستمع إلى جميع المدخلات ؛ استفد من أداة الدردشة لاستدعاء المدخلات من أولئك الذين لا يشعرون بالراحة عند التحدث مع مجموعة كبيرة. إنه ليس اجتماعًا حول المواعيد النهائية وتعيين المهام. تشريح الجثة هو مناقشة تقاسم المعرفة.
استخدم جدول أعمالك لتوجيه الاجتماع. يجب أن يكون معظم الوقت على مناقشة المكاسب / الإخفاقات ؛ هذا أيضًا هو أصعب جزء من تشريح الجثة لأنك تشجع على الصراحة ويمكن أن يؤدي ذلك إلى مشاعر قوية. يمكن أن تساعدك الأسئلة التي تستخدمها في توجيه المناقشة بحيث تكون مثمرة وليست مجرد جلسة شكوى. ضع في اعتبارك هذه الأسئلة من كارلا كوك “كيفية إدارة مشروع منتج بشكل جدي بعد الموت”:
أسئلة كمية
هذه هي أسئلتك القياسية بنعم أو لا. هل تم الوفاء بالمواعيد النهائية أم فاتها؟ هل قدمنا جميع المخرجات المحددة في نطاق المشروع؟ هل تم تحقيق مقاييس النجاح المحددة مسبقًا؟ هل تم اتباع مخطط سير العمل والعمليات؟ هل كان هناك تجاوز في الميزانية؟
أسئلة نوعية
يجب أن تقيّم هذه الأسئلة المفتوحة المشروع بما يتجاوز البيانات الصعبة والتخطيط. هل قدمنا العمل بالمعايير العالية التي نتوقعها نحن وعملائنا؟ هل يوافق العميل؟ هل شعر الناس أن لديهم الموارد والمعلومات والدعم الذي يحتاجونه لإنجاز مهامهم الخاصة؟
أسئلة ذاتية
تساعد الأسئلة الشخصية في تقييم شعور أعضاء فريقك ، ويمكن أن تساعد القيادة في تحديد العلامات المزعجة للإرهاق والتعب في وقت مبكر. تتيح هذه الأسئلة أيضًا للقيادة معرفة العمليات التي نجحت بشكل أفضل مع فريقهم ، مما يساعدهم في تخطيط المشاريع المستقبلية.
من خلال المناقشات ، يجب أن تستمع بنشاط إلى الإجراءات التي يجب اتخاذها للقيام بالأشياء بشكل مختلف في المستقبل. يجب أن تكون عناصر العمل الخاصة بك محددة ، وليس “لنفعل ما هو أفضل في المرة القادمة”.
التطلع إلى النظرة التالية إلى الوراء
تشريح الجثة هو أكثر من مجرد علامة فارقة للتوثيق ، بل هو جزء مهم من بناء الفريق وصياغة عقلية النمو. يتم تضمين الاجتماع الوثيق للمشروع ، أو ما بعد الوفاة ، في التدريب الأساسي لإدارة المشروع نظرًا لأهميته ضمن جهد المشروع الإجمالي. مع مراعاة البيئة الافتراضية بشكل هادف ، يمكنك إنشاء جلسة مشاركة جماعية قوية تعزز الثقة وتعدك للنجاح في المستقبل.
