يستخدم محترفو إدارة المشاريع خطة إدارة النطاق لتحديد الخطوات التي سيتبعها الفريق لتحقيق أهداف المشروع المعتمدة. تُعد هذه الخطة أداة قوية للحفاظ على التزام فريق المشروع بالجدول الزمني والميزانية المحددة.
الدليل النهائي للحصول على شهادة PMP
معهد إدارة المشاريع (PMI) ومعهد إدارة المشاريع (PMP) ومجال المعرفة بإدارة النطاق
معهد إدارة المشاريع® (PMI) هو منظمة مهنية عالمية تعمل على تطوير مهنة إدارة المشاريع من خلال معايير الممارسة والشهادات وغيرها. تركز شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) من معهد إدارة المشاريع (PMI) على المعرفة الأساسية في إدارة المشاريع. وللحصول على شهادة محترف إدارة المشاريع، يجب عليك اجتياز اختبار شهادة PMP، والذي قد يقيّم فهمك لمجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع، مثل إدارة النطاق.
عملية خطة إدارة النطاق والغرض منها
يستخدم مدير المشروع عمليات إدارة نطاق المشروع لتوثيق نطاق المشروع بحيث يعمل فريق المشروع على إنشاء مخرجات المشروع ضمن خطة المشروع.
التخطيط: تحديد عمل المشروع وخط الأساس للنطاق، وإنشاء بيان النطاق.
التحكم: مراقبة التقدم المحرز مقابل خطة إدارة النطاق، وتتبع تغييرات النطاق، وإدارة زحف النطاق.
الإغلاق: مراجعة المخرجات النهائية مقابل خطة إدارة النطاق الأصلية وخطة المشروع.
يستخدم مدير المشروع متطلبات المشروع لإنشاء خطة إدارة النطاق التي:
إدارة توقعات أصحاب المصلحة
تحافظ على مواءمة العمل مع الأهداف طوال المشروع و
يدير (أو يمنع) زحف النطاق
فوائد خطة إدارة النطاق
هناك قيمة في الاستعداد لأسئلة اختبار شهادة PMP لخطة إدارة النطاق، ولكن الفوائد الحقيقية لخطة إدارة النطاق هي لمشاريعك. يمكن لمدير المشروع الذي لديه خطة قوية لإدارة النطاق أن:
الحفاظ على التوافق مع الأهداف المشتركة: تقليل الوقت المستغرق في معالجة سوء الفهم بين أصحاب المصلحة في المشروع.
منع زحف النطاق: تقليل الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على جهود خارج النطاق.
تحقيق تقديرات أكثر دقة: زيادة دقة تقديرات الموارد والتكلفة والوقت من النطاق المحدد بوضوح.
تحسين التواصل مع أصحاب المصلحة: منع سوء الفهم من خلال التواصل مع أصحاب المصلحة بشأن تغييرات النطاق وزحف النطاق والتقدم المحرز.
تكامل مجال معرفة إدارة المشاريع
تتكامل إدارة النطاق مع المجالات المعرفية الأخرى لإدارة المشروع:
إدارة التكاليف,
إدارة التكامل
إدارة الجودة
إدارة المخاطر، و
إدارة الوقت.
تحتوي الإدارة الجيدة للمشروع على خطة متكاملة لإدارة النطاق وجهود إدارة نطاق المشروع.
مكونات خطة إدارة النطاق
ضمن معايير إدارة المشروع، ستتضمن خطة إدارة النطاق ما يلي:
بيان النطاق: بيان النطاق هو أساس خطة إدارة النطاق، حيث يسرد أهداف المشروع والمخرجات والافتراضات والقيود والاستثناءات.
هيكل تقسيم العمل (WBS): هيكل تقسيم العمل هو رسم تخطيطي هرمي لنطاق المشروع منظم في حزم عمل يمكن إدارتها ويستخدم لتحديد حزم العمل التي تقع ضمن النطاق.
خط الأساس للنطاق: اتفاقية مخرجات المشروع التي أنشأها مدير المشروع باستخدام بيان النطاق وهيكل تقسيم العمل.
عملية التحكم في تغيير النطاق: تحدد كيفية تقييم التغييرات المقترحة في النطاق والموافقة عليها وتنفيذها باستخدام معايير تقييم طلبات التغيير وأدوار اتخاذ القرار وعمليات التواصل.
خطوات إنشاء خطة إدارة النطاق
لا توجد “خطة إدارة النطاق PMP”، ولكن هناك طرق مجربة لإنشاء خطة إدارة النطاق.
الخطوة 1. تحديد تعريف النطاق: تحديد أهداف المشروع والمخرجات والقيود والافتراضات والاستثناءات في وثيقة رسمية مكتوبة.
الخطوة 2. كتابة بيان النطاق: يُستخدم كنقطة مرجعية لتحديد ما هو “داخل النطاق” و”خارج النطاق” للمشروع.
الخطوة 3. إنشاء خطة إدارة النطاق: توثيق كيفية إدارة النطاق من خلال أدوار ومسؤوليات الفريق وعملية التحكم في التغيير وعمليات إدارة تغيير النطاق.
الخطوة 4. تأكيد عملية التحقق من النطاق: تعمل كدليل لكيفية تقييم المخرجات وعملية قبولها.
الخطوة 5: توثيق عملية التحكم في تغيير النطاق: تنص على كيفية تقييم تغييرات النطاق، وفي حالة الموافقة عليها، يتم تنفيذها.
التحدي الشائع لخطة إدارة النطاق: زحف النطاق
يشير مصطلح “زحف النطاق” إلى التغييرات التدريجية الطفيفة التي توسع نطاق المشروع. عند إضافة العمل دون تفعيل ضوابط التغيير، تشمل المخاطر ما يلي:
التأخير في الجدول الزمني
تجاوزات في الميزانية
سوء فهم أصحاب المصلحة، و
عدم دقة وثائق المشروع.
يمكن لخطة إدارة النطاق التي تتضمن متطلبات المشروع والتواصل المستمر وفي الوقت المناسب مع أصحاب المصلحة أن تحد من زحف النطاق.
أفضل ممارسات إدارة النطاق
يستخدم مدير المشروع الذكي تقنيات التحسين المستمر لإدارة النطاق بفعالية.
عملية التحكم في التغيير: تُستخدم لتقييم ودمج تغييرات النطاق لمنع زحف النطاق.
الدروس المستفادة: تطبيق أدوات وتقنيات إدارة النطاق المعتمدة.
قياس الأداء: الحفاظ على مراقبة أداء المشروع مقابل خط الأساس للنطاق لاتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب والحفاظ على العمل ضمن الخطط.
التواصل مع أصحاب المصلحة: التواصل مع أصحاب المصلحة فيما يتعلق بكيفية تقدم العمل وتأثير التغييرات.
الخاتمة
تساعد خطة إدارة النطاق في الحفاظ على نطاق المشروع ضمن حدود محددة من خلال عمليات التخطيط والتحكم والإغلاق.
