خطة جمع البيانات: تعلم كيفية إنشائها في 8 خطوات

في إطار عمل DMAIC لطريقة Six Sigma، يتم إنشاء خطة جمع البيانات خلال مرحلة القياس. سيعرف مدير المشروع الذي سبق له الحصول على تدريب الحزام الأخضر لسداسية سيجما أنها أداة مفيدة لتركيز جهودك عليها. وهي عبارة عن وثيقة مفصلة تصف الخطوات الدقيقة بالإضافة إلى التسلسل الذي يجب اتباعه في جمع البيانات لمشروع سداسية سيجما المحدد.
احضر تدريب سداسية سيجما السداسية المجاني عبر الإنترنت 100%، والذي يتم تقديمه مجاناً عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية.
يُعتبر تدريب الحزام الأخضر طريقة جيدة لمعرفة المزيد حول كيفية ملاءمة خطة جمع البيانات لعملية DMAIC خارج ما سنناقشه في هذه المقالة. ما هو Power BI؟ لدينا عروض دورة تدريبية جديدة تمامًا لتعلم Power BI:
تضمن خطة جمع البيانات أن يكون كل من يعمل في مشروع Lean Six Sigma على نفس الصفحة فيما يتعلق بخطة البيانات. كما تضمن أيضًا توجيه هذه المعلومات بشكل صحيح إلى أصحاب المصلحة المناسبين في المؤسسة الذين سيساعدوننا في تلبية احتياجاتنا من البيانات. الغرض من الخطة هو التأكد من أن البيانات التي يتم جمعها ذات مغزى وصالحة وأن جميع البيانات ذات الصلة يتم جمعها بشكل متزامن، السين والصاد.
نحن بحاجة إلى خطة جمع البيانات هنا لأننا نريد أن نكون فعالين من خلال عدم إهدار الموارد في جمع البيانات التي لا صلة لها بالمشروع أو غير القابلة للاستخدام. من خلال إنشاء خطة جمع البيانات، يمكننا تركيز جهودنا على الإجابة عن أسئلة محددة لها قيمة تجارية. يساعدنا هذا النهج الموجه من خلال خطة جمع البيانات على تجنب تحديد وقياس البيانات لمجرد القيام بذلك.
كيفية إنشاء خطة جمع البيانات سداسية سيجما؟
1) تحديد الأسئلة التي تريد الإجابة عنها
الخطوة الأولى في إنشاء خطة جمع البيانات هي تحديد الأسئلة التي نريد الإجابة عنها. يجب أن تكون بياناتنا ذات صلة بالمشروع. السبب الكامل لوجود مشروع DMAIC هو تحسين العملية. وبالتالي، يجب أن تتمحور هذه الأسئلة حول واقع عمليتنا في ظل الوضع الحالي أو الوضع الراهن. وتتمثل أفضل الممارسات في استخدام مخطط SIPOC كدليل لجمع البيانات. نحتاج أيضًا إلى معرفة نوع القياسات أو المقاييس التي نريد تضمينها.
راجع فيديو التدريب على سداسية سيجما
2) تحديد نوع البيانات المتوفرة
الخطوة الثانية في إنشاء خطة جمع البيانات هي معرفة نوع البيانات المتاحة لجمعها. ما هي البيانات الموجودة التي يمكن أن تعطينا جميع الإجابات المطلوبة؟ في بعض الأحيان، يمكن أن تعطينا بيانات معينة إجابات متعددة. تأكد من إعداد قائمة بجميع نقاط البيانات المطلوبة للإجابة عن الأسئلة التي يتمحور حولها المشروع.
3) تحديد كمية البيانات المطلوبة
الخطوة الثالثة في وضع خطة جمع البيانات هي تحديد كمية البيانات التي نحتاجها. نريد الحصول على بيانات كافية حتى نتمكن من رؤية الأنماط والاتجاهات. لكل عنصر بيانات في القائمة، اكتب كمية البيانات المطلوبة فعلياً.
4) تحديد كيفية قياس البيانات
الخطوة الرابعة في وضع خطة جمع البيانات هي تحديد كيفية قياس البيانات. كما نعلم جميعًا، يمكن قياس البيانات بطرق مختلفة: أوراق التحقق، وإجابات الاستبيان، وما إلى ذلك. تعتمد الطريقة التي سنقيس بها على نوع البيانات التي نسعى إليها.
5) حدد من سيقوم بجمع البيانات
الخطوة الخامسة في وضع خطة جمع البيانات هي تحديد من سيقوم بجمع البيانات. في الوقت الحاضر، يمكن أيضًا جمع البيانات من خلال برنامج آلي. قد يُطلب منا التنسيق مع الشخص المسؤول عن البرنامج للتأكد من أن البيانات متوفرة وبالصيغة الصحيحة.
6) تحديد المكان الذي سيتم جمع البيانات منه
الخطوة السادسة هي التحقق من المكان الذي سيتم جمع البيانات منه. وهذا يعني تحديد موقع و/أو مصدر البيانات. لا يعني الموقع أي موقع مادي. إنه الموقع ضمن العملية. يجب أن تحدد خطة جمع البيانات صراحةً المكان الذي يجب جمع البيانات منه في العملية.
7) اتخاذ قرار ما إذا كان سيتم قياس عينة أو جميع السكان
الخطوة السابعة هي تحديد ما إذا كان سيتم أخذ عينة من البيانات أم لا. في بعض الأحيان يكون من غير العملي قياس مجتمع كامل من البيانات. في مثل هذه الحالة، نأخذ عينة من البيانات. قد يكون السؤال الذي يجب على فريق المشروع النظر فيه هو ماذا يجب أن تكون طريقة أخذ العينات وحجم العينة التي يجب أن نتبعها لإصدار أحكام سليمة إحصائيًا؟
8) تحديد الشكل الذي سيتم عرض البيانات به
الخطوة الثامنة هي تحديد شكل عرض البيانات. يمكننا عرض البيانات بعدة طرق مثل مخططات باريتو البيانية ومخطط التبعثر وما إلى ذلك.
نموذج قالب خطة نموذجية
المكونات النموذجية لخطة جمع البيانات هي كما يلي:
الغرض
أول ما يجب توضيحه قبل القيام بأي جهد هو الغرض. تتضمن الأغراض الأكثر شيوعًا معرفة ما إذا كانت العملية مستقرة؟ ما إذا كانت العملية قادرة؟
خطة جمع البيانات/مقدمة المصفوفة
ألقِ نظرة على مثال خطة أو مصفوفة جمع البيانات في الشكل أدناه. دعونا نحاول فهم العناصر المختلفة لخطة جمع البيانات هنا. أولاً، نبدأ بالتقاط اسم العملية. يتم ملء اسم مالك العملية مصحوبًا بمعلومات الاتصال به وموقعه ومنطقته. يجب أن يقوم صاحب المصلحة الذي يعد خطة جمع البيانات بالتوقيع عليها ومن ثم يفترض أن يقوم المستوى الأول والمستوى الثاني والمستوى الثالث من أصحاب المصلحة المعتمدين بالتوقيع على خطة جمع البيانات. إذا امتدت خطة جمع البيانات إلى عدة صفحات، يمكنك إضافة رقم الصفحة. يجب ذكر رقم المستند وبيانات المراجعة لأغراض التدقيق.
خطوات عملية الأعمدة: لقد وصلنا الآن إلى القسم الرئيسي من خطة جمع البيانات. يجب أن يلتقط العمود الأول من خطة جمع البيانات جميع خطوات العملية التي نخطط لجمع البيانات الخاصة بها. تذكر أننا نتقدم حاليًا في مرحلة قياس سداسية سيجما السداسية. الهدف من مرحلة القياس هو تقييم الوضع الراهن لمشكلة العمل و/أو فرصة تحسين العملية بمساعدة جمع البيانات وتحليلها. في مشاريع اللين سداسية سيجما اللينة، عادةً ما تتعلق مشكلة العمل و/أو فرصة تحسين العملية بالعملية قيد الدراسة. ولهذا السبب تتطلب منا خطة جمع البيانات تدوين خطوات العملية ذات الصلة في البداية. المهمات الحرجة للصفات: يتحدث العمود الثاني من خطة جمع البيانات عن نوعين من الصفات الحرجة للجودة (CTQs). الأول هو متغيرات مدخلات العملية الرئيسية (KPIV) والثاني هو متغيرات مخرجات العملية الرئيسية (KPOV). متغيرات مدخلات العملية الرئيسية (KPIV) هي مدخلات العملية التي توفر تأثيرًا كبيرًا على تباين مخرجات العملية أو النظام أو على متغير مخرجات العملية الرئيسية (KPOV) للمنتج. وهذا يعني أن متغير الناتج الرئيسي للعملية (KPOV) يتم تحديده بواسطة متغير الناتج الرئيسي للعملية. إذا كان متغير الناتج الرئيسي ثابتًا، فسيؤدي ذلك إلى مخرجات متوقعة ومتسقة. لننظر إلى عملية بسيطة لإعداد كوب من الشاي. لتحضير كوب من الشاي، الماء الساخن والسكر والحليب وما إلى ذلك هي المكونات. ستكون نوعية وكمية كل من هذه المكونات لإعداد كوب من الشاي هي KPIV. سيكون KPOV هنا هو مذاق الشاي و/أو رضا العميل بعد شرب كوب الشاي. يجب أن يشير عمود CTQ إلى أوجه التحقق من الجودة وأوجه التحقق من الأداء الرئيسية المطبقة على خطوة العملية المعنية. المقاييس وأنواع البيانات: العمود الثالث هو كل شيء لالتقاط جميع المقاييس؛ التي تنطبق على خطوة العملية المعنية. يجب أن يشير العمود الرابع إلى نوع البيانات لنقاط البيانات التي تم جمعها أو التي سيتم جمعها في سياق خطوة العملية المعنية فقط. التعريف التشغيلي: يسجل العمود الخامس التعريف التشغيلي لكل قياس أو مقياس. التعريف التشغيلي هو مستند يوضح بالتفصيل كيفية قياس مقياس معين بالضبط. حدود المواصفات: يساعدنا العمود السادس في تدوين حدود المواصفات لكل خطوة من خطوات العملية. يتم تدوين حدود المواصفات المحددة، من حيث حدود المواصفات العليا والدنيا (USL وLSL)، في خطة جمع البيانات لجميع خطوات العملية ذات الصلة. طريقة جمع البيانات: يسجل العمود السابع طريقة جمع وقياس الأجزاء المختلفة من البيانات. قد نحتاج أيضًا إلى ذكر وحدة القياس (UOM) لقياس أنواع البيانات المختلفة فقط لخطوات العملية ذات الصلة. حجم العينة: يشير العمود الثامن إلى حجم العينة لجمع نقاط البيانات المختلفة. كما نعلم جميعًا، تمثل بيانات العينة بيانات المجتمع السكاني. ولتحقيق ذلك في الواقع، علينا اختيار طريقة أخذ العينات الصحيحة متبوعة بالحجم الصحيح للعينة. إذا كان من الممكن عملياً المضي قدماً ببيانات المجتمع السكاني، فعلينا القيام بذلك. أما إذا كنا نخطط للاستفادة من بيانات العينة فقط، فعلينا تحديد كل من أسلوب أخذ العينات وحجم العينة لجمع مجموعة متنوعة من البيانات حسب الحاجة. في مثل هذه الحالة، قد يتعيّن علينا في هذه الحالة فرز متطلبات جمع البيانات بل وتحديد أولوياتها. يشير العمود التاسع من خطة جمع البيانات إلى تواتر جمع البيانات على سبيل المثال، يوميًا أو أسبوعيًا أو كل شهرين أو شهريًا أو شهريًا، إلخ. مخرجات خطوة العملية: يجب أن يذكر العمود العاشر المخرجات لكل خطوة عملية قيد النظر. ومن المهم أيضًا معرفة من يملك تلك المخرجات. مصدر البيانات وموقعها: يسجل العمود الحادي عشر من الخطة مصدر توافر البيانات مصحوبًا بموقع البيانات. لا يشير موقع البيانات إلى الموقع المادي. بل يشير بشكل أساسي إلى الموقع داخل العملية. يجب أن تحدد خطة جمع البيانات صراحةً المكان الذي يجب جمع البيانات منه في العملية. تنسيق الإبلاغ: يتحدث العمود الثاني عشر من الخطة عن طريقة أو شكل إعداد التقارير لأصحاب المصلحة الداخليين و/أو الخارجيين. يجب أن توضح خطة جمع البيانات الشكل الذي يجب أن تُعرض به البيانات التي تم جمعها على أصحاب المصلحة الداخليين و/أو الخارجيين. على الأرجح يتم استخدام طريقة الرسوم البيانية لأنها أسهل في الاستخدام بشكل بديهي. إجراءات التشغيل القياسية: يجب أن يتضمن العمود الأخير من الخطة وثيقة إجراءات التشغيل القياسية (SOP) للرجوع إليها من قبل الجميع
ستساعد خطة جمع البيانات المتينة فرق Lean Six Sigma على جمع البيانات في مرحلة القياس من دورة DMAIC بدقة ودقة وشفافية. من خلال خطة جمع البيانات، سيتم إبلاغ جميع أصحاب المصلحة وستكون هناك فرصة للتشكيك في بعض أفكار خطة جمع البيانات قبل بدء عملية جمع البيانات الفعلية. إن وضع خطة جمع البيانات يجنب الفرق القفز وجمع البيانات بشكل عشوائي. خطة جمع البيانات هي طريقة منظمة لتحديد كيفية جمع بيانات المشروع بالضبط.