خطة الاستجابة للمخاطر لمشاريعك

هناك العديد من محترفي إدارة المشاريع (PMP)® الذين يستخدمون خطة الاستجابة للمخاطر في خطة مشاريعهم. وكما تعلمت من معايير معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإنك تستخدم عمليات وأدوات إدارة المخاطر لزيادة احتمالية نجاح المشروع. بمجرد تسجيل المخاطر المحددة في سجل المخاطر، تقوم بإنشاء استجابات للمخاطر. ومع ذلك، تتم الإشارة إلى استراتيجيات الاستجابة للمخاطر داخل مجتمع إدارة المشاريع الأوسع نطاقاً بطرق متنوعة اعتماداً على الصناعة والمشروع. من المفيد فهم الغرض والقصد من “الاستجابة للمخاطر” لتحسين استجاباتك الفردية للمخاطر وإدارة مخاطر المشروع بشكل أفضل بشكل عام.
في هذه الصفحة
ما هي عملية خطة الاستجابة للمخاطر؟
لماذا تعتبر عملية خطة الاستجابة للمخاطر مهمة؟
ما هي المدخلات التي تقود عملية خطة الاستجابة للمخاطر؟
ما هي مخرجات خطة الاستجابة للمخاطر؟
كيفية تطوير خطة الاستجابة للمخاطر
الأدوات والتقنيات الخاصة بخطة الاستجابة للمخاطر PMP
تقييم خيارات الاستجابة للمخاطر
أفضل الممارسات لعملية خطة الاستجابة للمخاطر
متى يتم تنفيذ خطة الاستجابة للمخاطر خطة الاستجابة للمخاطر PMP
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
ما هي عملية خطة الاستجابة للمخاطر؟
يمكن تسمية استراتيجية إدارة المشروع التي توثق ما يجب أن تكون عليه استجابة الفريق في حالة حدوث المخاطر الإيجابية والسلبية المحددة بشكل غير رسمي بأي مما يلي
خطة الاستجابة للمخاطر PMP
تخطيط استراتيجيات الاستجابة للمخاطر PMP
استراتيجيات الاستجابة للمخاطر PMP
استجابات المخاطر PMP
استراتيجيات الاستجابة للمخاطر PMP
يتم استخدام المصطلحين الأكثر شيوعًا، “خطة الاستجابة للمخاطر” و”خطة استراتيجية الاستجابة للمخاطر”، بالتبادل في دوائر إدارة المشاريع. في دليل معهد إدارة المشاريع (PMBOK® Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide – الإصدار السادس)، فإن الاسم الفعلي للعملية هو “خطة الاستجابة للمخاطر”. يقرر مدير المشروع وفريق المشروع الاستجابات المناسبة للمخاطر ضمن هذه العملية.
ما أهمية عملية “خطة الاستجابة للمخاطر”؟
تعتبر الاستراتيجية السليمة للاستجابة للمخاطر أمرًا حيويًا لأنها تسمح لفريق المشروع بمعالجة المخاطر حسب الأولوية وتضمن تخصيص الموارد والميزانية الكافية. يجب أن تعكس استراتيجية الاستجابة للمخاطر نطاق المشروع ككل وتركيز الموارد بشكل مناسب وضمن معايير المشروع.
ما هي المدخلات التي تقود عملية خطة الاستجابة للمخاطر؟
الأدوات النموذجية المطلوبة لعملية خطة الاستجابة للمخاطر هي خطة إدارة المخاطر وسجل المخاطر وتقرير المخاطر. بالإضافة إلى ذلك، يجب على مديري المشروع الرجوع إلى سجل الدروس المستفادة وتقويمات الموارد وسجل أصحاب المصلحة.
خطة إدارة المخاطر
خطة إدارة المخاطر هي وثيقة المشروع التي تحدد كيفية تنظيم أنشطة مخاطر المشروع وتنفيذها. وقد تتضمن استراتيجية ومنهجية المخاطر، ومدى تقبل أصحاب المصلحة للمخاطر، وفئات المخاطر، والتمويل، واحتمالية المخاطر وتعريفات التأثير.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تناقش أشكال التقارير والتتبع والأدوار والمسؤوليات.
سجل المخاطر
لإنشاء استراتيجية فعالة للاستجابة للمخاطر، يمكن لمدير المشروع الرجوع إلى سجل المخاطر – وهو مستند يجمع كل التفاصيل حول مخاطر المشروع الفردية. وقد يتضمن معلومات مثل
المخاطر الإيجابية: تقييم الأثر، وتقدير احتمال الحدوث، والأولوية المعينة
المخاطر السلبية: تقييم الأثر، واحتمالية الحدوث المقدرة، والأولوية المعينة
ملاحظة أن التأثير يمكن أن يكون إيجابياً أو سلبياً. يجب وضع استراتيجية استجابة للمخاطر لجميع المخاطر التي يتراوح احتمال حدوثها بين متوسط إلى مرتفع وتأثيرها بين متوسط إلى مرتفع.
ما هي مخرجات خطة الاستجابة للمخاطر؟
يولد عمل االستجابة للمخاطر معلومات جديدة يتم تضمينها في وثائق المشروع إما كتحديثات أو كمخرجات وثائق إضافية.
تحديثات خطة إدارة المشروع
تتمثل المكونات النموذجية لخطة إدارة المشروع التي يتم تحديثها كجزء من عملية خطة الاستجابة للمخاطر في الجدول الزمني والتكلفة والجودة والموارد وخطط إدارة المشتريات وخطوط الأساس للتكلفة والنطاق والجدول الزمني.
تحديثات سجل المخاطر
يمكن أن تتضمن تحديثات سجل المخاطر كمخرجات لعملية خطة الاستجابة للمخاطر PMP استراتيجيات الاستجابة المتفق عليها وشروط التحفيز وخطط الطوارئ وأنشطة الميزانية/الجدول الزمني.
تحديثات تقرير المخاطر
قد يقوم فريق المشروع بتحديث تقرير المخاطر ليعكس الاستجابات المتفق عليها للمخاطر والتغييرات المتوقعة التي قد تحدث عند تنفيذ الاستجابات المخطط لها. بالإضافة إلى ذلك، قد يصف التقرير التعرض الإجمالي لمخاطر المشروع والمخاطر ذات الأولوية القصوى.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيفية تطوير الاستجابة للمخاطر
لا تتطلب كل المخاطر خطة استجابة. يجب أن تركز فرق المشروع جهودها على تطوير استراتيجيات الاستجابة لتلك المخاطر ذات الاحتمالية المتوسطة إلى العالية لحدوثها وذات التأثير المتوسط إلى العالي. وبشكل عام، يجب أن تسترشد فرق المشروع بما يلي في وضع استجابات للمخاطر التي تستحقها:
تحديد الظروف المحفزة وعلامات التحذير من حدوث المخاطر.
توثيق الإجراءات التفصيلية التي سيتم تنفيذها في حالة حدوث خطر معين.
إنشاء احتياطي للطوارئ لضمان التمويل الكافي لمواجهة المخاطر المحققة.
وضع خطط احتياطية، حسب الاقتضاء، لتفعيلها إذا بدت الاستجابة الأولية للمخاطر غير كافية.
تذكر أن استراتيجيات الاستجابة للمخاطر تختلف بالنسبة للمخاطر السلبية والإيجابية.
الأدوات والتقنيات الخاصة بخطة الاستجابة للمخاطر PMP
سيحدد سجل المخاطر ما إذا كانت مخاطر معينة مصنفة إما إيجابية أو سلبية. باستخدام هذه المعلومات، يكون لدى فريق المشروع مجموعة متنوعة من استراتيجيات المخاطر التي يمكن الاختيار من بينها.
استراتيجيات المخاطر الإيجابية
تُسمى المخاطر التي يمكن أن تؤدي إلى نتائج إيجابية للمشروع (جودة المخرجات النهائية، والميزانية الموفرة، والوقت الموفر، وما إلى ذلك) بالفرص. يمكن معالجة هذه المخاطر بالطرق التالية:
التصعيد: يتم تنفيذها إذا كانت الفرصة خارج نطاق فريق المشروع.
الاستغلال: إزالة جميع العوائق للمساعدة في ضمان حدوث الفرصة.
المشاركة: نقل الملكية إلى طرف ثالث.
التعزيز: اتخاذ إجراءات لزيادة احتمال حدوث الفرصة أو تأثيرها لتحسين احتمال حدوث الفرصة.
القبول: الاعتراف بوجود الفرصة ولكن دون اتخاذ أي إجراء.
استراتيجيات المخاطر السلبية
يُعتبر التهديد الذي يمكن أن يقلل من قيمة المشروع أو يقلل من فرصة تحقيق نتيجة إيجابية مخاطرة سلبية. ويعتبر التخفيف من المخاطر السلبية مجرد استراتيجية واحدة فقط للاستجابة للمخاطر التي غالبًا ما يتم تضمينها في أسئلة امتحان شهادة PMP. ضع في اعتبارك هذه الاستراتيجيات:
التصعيد: يتم تنفيذها إذا كان التهديد خارج نطاق فريق المشروع.
التجنب: عندما يتخذ فريق المشروع إجراءات لإزالة الخطر.
التحويل: تحويل ملكية المخاطر عن طريق التأمين أو الضمانات أو سندات الأداء أو شروط وأحكام العقد.
التخفيف: اتخاذ إجراءات لتقليل احتمالية حدوث الخطر أو تأثيره لتقليل احتمالية حدوث الخطر.
القبول: الاعتراف بوجود التهديد ولكن دون اتخاذ أي إجراء.
تؤثر المخاطر السلبية عادةً على الميزانية ونتائج المشروع. من المهم معرفة مدى تحمّل المخاطر من قبل أصحاب المصلحة الرئيسيين والإبلاغ عن إجراءات ونتائج الاستجابة للمخاطر في جميع مراحل المشروع.
استراتيجيات الاستجابة الطارئة لخطة الاستجابة للمخاطر في خطة الاستجابة للمخاطر
يمكن أن تتضمن استراتيجيات الاستجابة للمخاطر، لكل من الفرص والتهديدات، ما يلي
تعديل الجدول الزمني للمشروع (أي تغيير تاريخ البدء، تغيير تاريخ الانتهاء المستهدف)
مراجعة المتطلبات لإضافة المزيد من الوضوح
طلب رأي الخبراء
تعديل نطاق المشروع
تغيير مخصصات الموارد
يمكن أن يشمل حكم الخبراء الخبرة الفنية أو الدراية الفنية في إدارة المشروع أو استشارة طرف ثالث. الهدف هو تأمين مشورة خبير في مجال أو حالة معينة.
تقييم خيارات الاستجابة للمخاطر
يعرف أي شخص حاصل على شهادة PMP أو يستعد للتقدم لامتحان PMP مدى أهمية وجود وسيلة فعالة لتوجيه عمليات اتخاذ القرار. تتضمن معايير التقييم لتحديد استراتيجية الاستجابة للمخاطر التي يجب استخدامها لسيناريو معين، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي
قابلية الإنجاز
التوافق مع نطاق المشروع
التوافق مع الميزانية
قابلة للقياس
واقعية
الموارد المتاحة
مستدام
تم التحقق من صحتها أو اختبارها
المدة الزمنية و/أو القيود
أفضل الممارسات لعملية خطة الاستجابة للمخاطر
كجزء من تقييم خطط الاستجابة للمخاطر، ضع هذه الأسئلة في الاعتبار:
هل يتماشى حجم الاستجابة مع أهمية الخطر؟
هل تتماشى تكلفة الاستجابة مع احتمال وقوع الخطر وتأثيره؟
هل جهد الاستجابة واقعي وممكن ضمن معايير المشروع؟
هل تم تأمين موافقة أصحاب المصلحة؟
متى يتم تنفيذ خطة الاستجابة للمخاطر PMP
مفتاح نجاح أي عملية استجابة للمخاطر هو فهم متى يتم تنفيذ خطة الاستجابة للمخاطر. يجب على مديري المشروع وأصحاب المخاطر أن يكونوا متيقظين لوجود ظروف أو علامات تدل على وقوع حدث خطر وأن يكونوا مستعدين لتنفيذ استراتيجية الاستجابة على الفور.
الملخص
يجب أن يفهم مديرو المشاريع الممارسون، وكذلك المرشحون لخطة الاستجابة للمخاطر، عملية خطة الاستجابة للمخاطر، ومدخلات ومخرجات العملية، والاستراتيجيات المحتملة لكل من الفرص والتهديدات. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يعرف مديرو المشاريع كيفية توسيع نطاق تدابير الاستجابة للمخاطر لتتماشى مع شدة المخاطر.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت