خطة إدارة الموارد: ما هي وكيفية إنشاء واحدة؟

عادة ما يتم تدريب مديري المشاريع ونصحهم بالتفكير في السيناريوهات أو المواقف المحتملة التي قد تسبب عوائق وقيودًا، مما قد يعيق تنفيذ المشروع بنجاح. وهنا بالضبط تصبح عملية تحديد الموارد وتخصيصها وإدارتها مهمة.
بشكل عام، تتعامل خطة إدارة الموارد مع تحديد وتخطيط الاستخدام الفعال للموارد التي يتطلبها المشروع. سنحاول فهم معنى وأهمية إدارة الموارد وخطة إدارة الموارد فيما يتعلق بإدارة المشروع بشكل عام بالتفصيل في هذه المقالة. يمكنك أيضًا التسجيل في واحدة من أفضل الشهادات لمدير المشروع والحصول على مزيد من الأفكار حول خطة إدارة الموارد.
ما هي خطة إدارة الموارد؟
قبل فهم خطة إدارة موارد المشروع، دعنا نحدد مصطلح “الموارد”. يمكن تعريف الموارد في إدارة المشروع على أنها أي أصل أو أداة أو مكون أو قوة عاملة مدربة/ماهرة مطلوبة لإنجاز مهام المشروع. اعتمادًا على نوع وطبيعة المشروع، يمكن أن تكون الموارد على سبيل المثال لا الحصر:

• المواد الخام/البيانات
• رأس المال/الميزانية
• قوة عاملة بشرية مدربة وواسعة المعرفة في شكل موظفين وبائعين ومقاولين.
• الأدوات/البرمجيات
• معدات/نماذج بيانات أخرى، وما إلى ذلك.
  الموارد هي كل ما يلزم لإكمال مشروعك بتكلفة مثالية وفي إطار زمني مرغوب. إدارة الموارد هي فن إدارة مواردك بطريقة متماسكة ومترابطة. وبالتالي، فإن خطة إدارة الموارد هي عملية تحديد وتأمين وتخصيص وإدارة الموارد اللازمة لإكمال مهمة المشروع أو المشروع بشكل عام.
  تعمل خطة إدارة الموارد كخريطة طريق أو دليل أو جدول رئيسي لتأمين موارد المشروع وفصلها وتخصيصها وإدارتها وإطلاقها في النهاية. إن الفشل في تأمين أو إدارة مورد بكفاءة سيؤثر سلبًا على تكلفة المشروع أو الجدول الزمني، وبالتالي فهو جزء مهم من خطة إدارة المشروع الشاملة. يوصى بفصول شهادة PMP عبر الإنترنت لفهم إدارة الموارد في سياق خطة إدارة المشروع.
  مكونات خطة إدارة الموارد
  نظرًا لأن أهمية الموارد المطلوبة للمشروع تعتمد على طبيعة المشروع، فقد تختلف مكونات خطة إدارة الموارد أيضًا بشكل طفيف اعتمادًا على أهداف المشروع وطبيعة أهداف المشروع/المنظمة. وبصورة عامة – يمكننا سرد المكونات الرئيسية أدناه:
• قم بإدراج وفهم أهداف المشروع. يجب أن تكون هذه الأهداف واضحة ومتفق عليها من قبل جميع أصحاب المصلحة.
• تحديد موارد المشروع: حدد مواردك وفهم مصدرها. على سبيل المثال، في حالة بعض المشاريع الداخلية، قد تكون جميع موارد المشروع متاحة بسهولة داخليًا داخل المؤسسة، ولكن بعض المشاريع الأكبر قد تتطلب الاستعانة ببائعين ومقاولين وتنطوي على الاستعانة بمصادر خارجية لجزء من المشروع.
• الميزانية والتكاليف: تعد الميزانية والتكاليف جزءًا مهمًا من إدارة المشروع بشكل عام. يتتبع مدير المشروع الكفء دائمًا المشروع المخصص له ويخطط له. وبالمثل، يجب عليك أن تقرر وتتوصل إلى إجماع حول مقدار تكلفة المشروع أو الميزانية المتاحة التي يمكن تخصيصها لموارد المشروع. يساعد تحديد مواردك أيضًا في وضع الميزانية والتكاليف.
• الإدارة والتحكم: رسم وتحديد الإجراءات/السياسات التي تتحكم في استخدام الموارد داخل المشروع. ضمان الشفافية وتعيين المسؤوليات للاستخدام الفعال لجميع موارد المشروع، بما في ذلك أدوات إدارة الموارد والبرامج والتحكم في الوصول وإدارة القوى العاملة الماهرة/غير الماهرة المطلوبة لإكمال المشروع.
  كيفية إنشاء خطة إدارة الموارد؟
  بمجرد فهمك وإتقانك لكل مكون من مكونات خطة إدارة موارد المشروع المدرجة في القسم السابق وفهمك لأهميتها، فإن إنشاء خطة إدارة الموارد يجب أن يكون سهلاً. ولكن من الضروري أيضًا تعلم أفضل الممارسات لإنشائها. دعنا نلقي نظرة على الخطوات التي تتضمنها عادةً عند إنشاء خطة إدارة الموارد

1. مراجعة الخطط ذات الصلة
   راجع دائمًا الخطط والجداول الزمنية الأخرى ذات الصلة. يجب أن تعمل خطة إدارة الموارد الخاصة بك بشكل متماسك مع جميع الجوانب الأخرى لخطة إدارة المشروع الخاصة بك نحو هدف مشترك وفي جدول زمني مشترك. لفهم جميع الجوانب التي يتم أخذها في الاعتبار، قد يكون من المفيد مراجعة الخطط/التقارير أدناه بشكل عام

• هيكل تقسيم العمل: هو أسلوب تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر مع الاستمرار في دمج نطاق المشروع.
• ميثاق المشروع: ميثاق المشروع هو وثيقة تشرح نطاق وهدف المشروع.
• جدول المشروع: كما يوحي الاسم، فإن جدول المشروع هو جدول زمني ينظم المهام والموارد فيما يتعلق بمواعيد الاستحقاق.
• معايير ومقاييس جودة المشروع: تعتبر معايير ومقاييس جودة المشروع مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع.

1. فهم سياسات المنظمة المتعلقة بالموارد
   قبل إنشاء خطة إدارة الموارد، يجب أن تفهم جيدًا سياسات مؤسستك المتعلقة بالموارد. سيساعدك هذا على فهم المسؤوليات والتعقيدات القانونية لبعض الموارد الخارجية التي تنوي استخدامها أو التخطيط لها.
2. جدولة الموارد بناءً على التوافر
   إن تأمين الموارد لا يضمن عادةً توافر الموارد أو لفترة زمنية غير محددة. على سبيل المثال، إذا كانت هناك حاجة إلى الوصول إلى أداة برمجية خارجية من قبل فريق تطوير المشروع لإكمال المشروع – فقد يكون من المنطقي التأكد من أن فريق المشروع غير مشغول بمهام أخرى للمشروع والتي قد لا تسمح لهم باستخدام الوصول إلى أداة برمجية بكامل إمكاناتها.
3. متابعة تقدم المشروع
   يجب مراقبة الجدول الزمني للمشروع وتقدمه للتحكم في تخصيص الموارد وفقًا لذلك. سيساعدك هذا على الارتجال بناءً على ظروف المشروع المتغيرة.
4. إجراء مراجعة ما بعد المشروع
   سيساعدك إجراء مراجعة ما بعد المشروع على فهم مدى فعالية استخدام موارد المشروع وكيف ساعدتك خطة إدارة موارد المشروع في تقديم مشروع ناجح، إلى جانب الإشارة إلى الشذوذ والانحرافات عن خطة إدارة الموارد الأصلية. يمكنك الحصول على تدريب في برامج شهادة PRINCE2 الأساسية والممارسية ومعرفة المزيد حول مراجعة ما بعد المنتج.
   ماذا يشمل خطة إدارة الموارد؟
   إن خطة إدارة الموارد الجيدة والمفصلة سوف تشمل بشكل شامل جميع الجوانب التالية:

• الموارد: تحديد الموارد من حيث الأدوات والقوى البشرية ومساحات المكاتب والمعدات الإضافية اللازمة للمشروع.
• الكمية: كمية كل مورد المطلوبة في وقت معين.
• الإطار الزمني: الإطار الزمني الذي ستكون فيه الموارد المحددة، بكمياتها الخاصة، مطلوبة لإكمال مهمة المشروع بنجاح.
• الأدوار والمسؤوليات: لتعيين ملكية الموارد وتجنب الصراعات، يجب أن تتضمن خطة إدارة الموارد أدوار ومسؤوليات الفرق/الأفراد الذين يتعاملون مع الموارد لإنجاز مهام المشروع.
• الافتراضات والقيود: يعد تحديد الافتراضات والقيود المتعلقة بموارد المشروع وتوصيلها إلى جميع الجهات الفاعلة أمرًا مهمًا ويوضح مدى صحة خطة إدارة الموارد. على سبيل المثال، توافر الموظفين، وتوقيع العقود مع البائعين/المقاولين، وما إلى ذلك.
  ستساعدك أفضل شهادة من SPOTO لمدير المشروع في الحصول على فهم شامل لإدارة المشروع وتمنحك نهجًا سهلًا للحصول على أن تصبح مدير مشروع موثوقًا وفعالًا ومعتمدًا.
  نصائح حول تخطيط إدارة الموارد
  تتعلق إدارة الموارد في الغالب بالمشروع ومواقف المشروع التي نعتزم التخطيط لها والاستعداد للتعامل معها بكفاءة مع القيود مثل الميزانية وتوافر الأدوات والموارد وما إلى ذلك. فيما يلي بعض النصائح، ولكن يمكن أن تختلف الأهمية بناءً على المتطلبات ومتغيرات المشروع:
• لا تفرط في استخدام مواردك أو تفرط في الالتزام بها.
• خطط دائمًا للمراجعة والتكيف حسب الحاجة
• مراقبة الأعمال أو قوائم المهام غير المخطط لها وقياس تأثيرها.
• دمج أي إضافة/تأثير مهم بسبب الطبيعة الديناميكية للمشروع في خطة إدارة الموارد الخاصة بك
• تجنب التضارب في الجدول الزمني بسبب تعدد المهام
• الاستعداد لأي طارئ يتعلق بالتبعيات الحرجة.
  نموذج خطة إدارة الموارد
  يُعد نموذج خطة إدارة الموارد مستندًا نموذجيًا يمكن أن يمنحك فكرة جيدة عن كيفية تطوير خطة إدارة الموارد الخاصة بك بتنسيق قابل للعرض. ولصالح قرائنا، قمنا بتضمين نموذج خطة إدارة الموارد المجاني بتنسيق PDF قابل للتنزيل.
• قالب 1 (PDF): resource-management-plan.pdf
• القالب 2 (وثيقة): resource-management-plan.docx
  فوائد إنشاء خطة إدارة الموارد
• توفر الأمان: في الحياة الواقعية، نعمل جميعًا في ظل قيود عديدة وقد يكون نجاح المشروع صعبًا في ظل ظروف معينة. تثبت خطة إدارة الموارد كيف استخدمت جميع مواردك بفعالية وفعلت كل ما بوسعك، بغض النظر عما إذا كانت النتيجة أقرب إلى الهدف الأصلي أم لا.
• تجنب العقبات غير المتوقعة: تسمح لك خطة إدارة الموارد بتوقع العقبات والعوائق أثناء دورة حياة المشروع.
• منع الإرهاق: إن توزيع الأدوار والمسؤوليات على مواردك يضمن الاعتدال والمشاركة الجماعية، وتجنب الإرهاق الفردي.
• قياس الكفاءة: ستوفر المراجعة نظرة ثاقبة حول كيفية استخدام مواردك لتحقيق أهداف المشروع.
• بناء الشفافية: تعمل خطة إدارة الموارد على بناء الشفافية من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات لجميع الجهات الفاعلة/أصحاب المصلحة في المشروع.
  خاتمة
  إن خطة إدارة الموارد ضرورية لإدارة المشاريع وتنسيقها بسلاسة. قد يستغرق وضع خطة شاملة ومفصلة لإدارة الموارد وقتًا طويلاً، ولكن فوائد الشفافية وإدارة عبء العمل والتواصل المبكر والقدرة على المبادرة في التحضير والتخطيط للصراعات والطوارئ غالبًا ما تعتبر تستحق الجهد المبذول في وضع خطة إدارة الموارد. يتضمن وضع خطة إدارة الموارد أيضًا حل المشكلات والتكيف مع المواقف الديناميكية والتبعيات في دورة حياة المشروع.
  الأسئلة الشائعة

1. ما الذي ينبغي أن يتضمنه خطة إدارة الموارد؟
   الموارد وتخطيط الموارد والجداول الزمنية هي بعض الجوانب المهمة التي يجب تضمينها في خطة إدارة الموارد.
2. ما هي الخطوات الخمس لإدارة الموارد؟
   الخطوات الخمس لإدارة الموارد هي –

• تحديد الموارد اللازمة للمشروع ومطابقة الموارد المناسبة للمهام المناسبة.
• قم بتخصيص القدر المناسب من الوقت لكل مورد.
• جدولة الموارد بناءً على التوافر المتوقع.
• البقاء على اطلاع على تقدم المشروع.
• توقع إجراء التعديلات.

1. ما هي أنواع إدارة الموارد الثلاثة؟
   هناك 3 أنواع من إدارة الموارد وهي –

• تخصيص الموارد
• استغلال الموارد
• تسوية الموارد وتوقع الموارد