خطة إدارة الجودة: ما هي ولماذا هي مهمة

خطة إدارة الجودة: ما هي ولماذا هي مهمة
جدول المحتويات
ما هي خطة إدارة الجودة؟
لماذا خطة إدارة الجودة؟
أدوات خطة إدارة الجودة
خطوات خطة الجودة الناجحة
كيفية وضع خطة إدارة الجودة
فوائد خطة الجودة
الخاتمة
ما هي خطة إدارة الجودة؟
خطة إدارة الجودة هي وثيقة تصف نهج المؤسسة تجاه الجودة. كما أنها بمثابة أداة اتصال ودليل لمساعدتك في إدارة عمليات شركتك لتحقيق رضا العملاء.
ستحدد خطة إدارة الجودة أهداف وغايات شركتك، وكيف تنوي تحقيق تلك الأهداف، وكيف ستقيس ما إذا كنت قد حققتها، وأي معلومات ذات صلة بموظفيك.
كما ستتضمن أيضاً معلومات حول السياسات والإجراءات الحالية المتعلقة بإدارة الجودة.
لماذا خطة إدارة الجودة؟
خطة إدارة الجودة هي وثيقة تحدد الخطوات المطلوبة لتحقيق المستوى المطلوب من التميز في مؤسستك. يمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل وجود خطة ضمان الجودة لخط الإنتاج الخاص بك أو معقدًا مثل نظام إدارة مشروع كامل يغطي جميع جوانب المؤسسة. في كل الأحوال، يجب أن يكون لديك خطة لتعرف إلى أين أنت ذاهب، وما الذي يجب القيام به ومتى.
يساعد على التواصل مع الموظفين حول دورهم في تحقيق أهداف الشركة. عندما يعرف الموظفون أدوارهم ومسؤولياتهم، يمكنهم أن يفهموا بسهولة أكبر ما يعنيه ذلك بالنسبة لهم إذا لم يحققوا تلك التوقعات. يساعدهم ذلك على الشعور بمزيد من الاستثمار في عملهم ويجعلهم أكثر استعداداً لتقديم أداء استثنائي لأنهم يعلمون أنهم جزء من شيء أكبر منهم.
يسمح بالتواصل المنتظم بين الأقسام التي قد لا تحتاج دائماً إلى التحدث مباشرةً.
أدوات خطة إدارة الجودة
يمكن أن تساعدك أدوات خطة إدارة الجودة على تحديد مشكلات الجودة في المراحل الأولى من المشروع.
تتوفر العديد من الأنواع المختلفة من أدوات خطة إدارة الجودة لمساعدتك في إدارة جودة مشروعك. وفيما يلي نظرة عامة على بعض أكثرها شيوعًا:
مخططات التقارب: تتضمن مخططات التقارب تجميع الأفكار في فئات بناءً على أوجه التشابه بينها. وهي تساعد أعضاء الفريق على اكتشاف وفحص الأسباب المحتملة للمشاكل داخل مؤسستك.
مخططات العلاقات المتبادلة: تتضمن مخططات العلاقات المتبادلة ربط الأفكار بأسهم لإظهار كيفية تفاعلها وتأثيرها على بعضها البعض. وغالبًا ما يتم استخدامها مع مخططات العلاقات المتبادلة لتوفير رؤية أكثر تفصيلاً لكيفية عمل الأنظمة معًا.
مخططات برنامج قرار العملية (PDPC): هذه إحدى الأدوات الأكثر استخدامًا في إدارة الجودة. فهي تساعد في تحديد الأنشطة غير ذات القيمة المضافة واستبعادها من العملية. تساعد هذه الأداة أيضًا في توليد أفكار جديدة لتحسين العملية.
مخططات المصفوفة: تُستخدم هذه المخططات لتحليل العوامل التي تؤثر على جودة المنتج أو الخدمة أو العملية. تساعد هذه المخططات في تحديد العلاقات بين العوامل المختلفة وكيفية تأثيرها على بعضها البعض. يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يكون هناك الكثير من المتغيرات التي يتم تحليلها بشكل فردي.
مصفوفات تحديد الأولويات: في خطة إدارة الجودة، يمكنك استخدام مصفوفات تحديد الأولويات لتحديد ما يجب القيام به أولاً وثانياً وثالثاً. ويمكن أن تساعد في تحديد الأهداف، وتحديد الأولويات، وإجراء المفاضلات، واختيار مسارات العمل.
المخططات الشبكية: توضح المخططات الشبكية كيفية تدفق البيانات عبر المؤسسة حتى يتمكن الموظفون من تحديد المشكلات المحتملة التي قد تؤدي إلى ضعف الجودة. تساعد هذه المخططات أيضًا الموظفين على فهم أدوارهم ومسؤولياتهم داخل فرقهم، مما يسمح لهم بالتركيز على مهامهم بدلاً من محاولة القيام بكل شيء بأنفسهم.
خطوات خطة الجودة الناجحة تتمثل الخطوة الأولى لخطة الجودة الناجحة في تحديد ما تعنيه الجودة لمؤسستك. اكتب رؤية وقيم شركتك. سيساعدك هذا على التركيز على مهمة الشركة وكيف يمكنك تقديم قيمة للعملاء. افهم أن جميع العملاء ليسوا متساوين. كل عميل لديه احتياجات ورغبات ورغبات ورغبات مختلفة، والتي يجب معالجتها وفقًا لذلك. حدد العمليات الضرورية لنجاح أعمالك وتلك غير الضرورية (الأنشطة غير ذات القيمة المضافة). إذا كان لديك أوجه قصور أو إهدار في عملياتك، فقم بإزالتها على الفور! قم بإنشاء مقاييس أداء لكل عملية حتى تتمكن من قياس الأداء مقابل الأهداف والغايات والمعايير التي حددتها الإدارة. يتيح لنا هذا الأمر كقادة معرفة ما إذا كان موظفونا يؤدون وظائفهم بفعالية وكفاءة، كما يساعدنا أيضًا على معرفة أين نحتاج إلى إجراء تحسينات لنصبح أكثر كفاءة بشكل عام كمؤسسة. قم بتحليل عملياتك بانتظام باستخدام أدوات إحصائية مثل تحليل باريتو أو مخططات السبب والنتيجة (مخططات عظمة السمكة). تسمح لنا هذه الأدوات كقادة بتحديد المجالات التي قد نحتاج فيها إلى تحسين الكفاءة أو الفعالية داخل مؤسستنا لتقليل التكاليف.
كيفية إعداد خطة إدارة الجودة
خطة إدارة الجودة هي وثيقة تصف كيف ستضمن الشركة أن المنتج أو الخدمة تلبي متطلبات وتوقعات العملاء.
وهي ضرورية لأي منظمة لأنها تساعد في تحديد المخاطر التي ينطوي عليها إنتاج منتج أو تقديم خدمة. كما تساعد أيضًا على تطوير استراتيجيات للقضاء على تلك المخاطر أو الحد منها.
يمكن تطوير خطط إدارة الجودة بطرق مختلفة اعتمادًا على احتياجات مؤسستك. ومع ذلك، فإنها تشترك جميعها في بعض العناصر المشتركة:
تحدد سياسة جودة المنتج سبب قيامك بذلك وما تأمل في تحقيقه من خلال تطبيق نظام الجودة.
يحدد هدف جودة المنتج مستوى الجودة الذي تريد تحقيقه من خلال منتجك أو خدمتك. على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد ضمان عدم وجود عيوب في منتجاتك. في هذه الحالة، قد ينعكس ذلك في هدف مثل “التحكم في عدد العيوب لكل مليون فرصة”.
تحدد إجراءات مراقبة الجودة كيفية التحكم في الجودة طوال عملية الإنتاج. على سبيل المثال، قد يكون لديك استراتيجيات مختلفة لأجزاء مختلفة من عملك أو منتجات أخرى داخل شركتك. في بعض الأحيان، سيتم توثيقها كجزء من إجراءات التشغيل القياسية (SOPs).
تصف إجراءات ضمان الجودة كيفية مراقبة وقياس نجاح إجراءات مراقبة الجودة الخاصة بك بحيث تكون عملية وفعالة.
فوائد خطة الجودة
فوائد خطة إدارة الجودة عديدة. وفيما يلي بعض الفوائد العديدة لتنفيذ خطة إدارة الجودة. تساعد الشركات على تقليل التكاليف من خلال تقليل الهدر والأخطاء، مما يقلل بدوره من التكاليف العامة. تجعل شركتك أكثر كفاءة، مما يساعدك على زيادة أرباحك. تتيح للعملاء معرفة أنه يمكنهم الاعتماد على شركتك في تقديم منتجات وخدمات عالية الجودة. تسمح للموظفين بالشعور بالثقة في قدراتهم وبأنهم أكثر راحة في عملهم. ستضمن خطة إدارة الجودة الجيدة حصول العملاء على منتجات أو خدمات عالية الجودة في كل مرة يطلبون فيها من شركتك. تتيح لك خطة إدارة الجودة تحديد المجالات التي يمكن زيادة الإنتاجية فيها. كما تتيح لك معرفة العمليات التي تحتاج إلى تحسين لجعلها أكثر كفاءة على المدى الطويل. يساعدك تنفيذ خطة إدارة الجودة على تحديد السبب الجذري للمشاكل أو العيوب في منتجاتك أو خدماتك. وهذا يتيح لك وضع استراتيجيات للقضاء عليها بسرعة.
الخلاصة
اعتمدت كل شركة، كبيرة كانت أم صغيرة، ممارسة إطلاق خطة إدارة الجودة. وترى معظم الشركات أنها وسيلة لتحسين عملياتها وتقليل التكاليف. ولكن ما هي خطة إدارة الجودة؟ كما سترى، فإن خطة إدارة الجودة هي أكثر بكثير من مجرد وثيقة تحدد الخطوات التي يجب تنفيذها أثناء إنتاج منتج أو خدمة ما.
نظرًا لأن العديد من الجوانب تدخل في تطوير نظام إدارة الجودة، فهي ليست مهمة بسيطة بأي حال من الأحوال. فهو يتطلب منك توثيق كل خطوة من خطوات العملية الخاصة بك، بدءاً من فحص المواد الواردة إلى خدمة العملاء. وبعبارة أخرى، إذا كنت قد خططت لكل طارئ يمكن تصوره أثناء عملية التصنيع الخاصة بك، فإن خطة إدارة الجودة ستساعدك على ضمان أن كل منتج أو خدمة تقدمها شركتك يتم تصنيعها وفقًا لمعاييرك العالية وبأعلى المواصفات الممكنة.