خطة إدارة التغيير: لا تخافوا من التغيير، تحكموا فيه!

للمشروع بداية ونهاية، كما رأينا في تدريب CAPM. هناك خمس مجموعات من العمليات في دورة حياة المشروع: مجموعة عمليات بدء المشروع، ومجموعة عمليات تخطيط المشروع، ومجموعة عمليات تنفيذ المشروع، ومجموعة عمليات مراقبة المشروع والتحكم فيه، وآخرها مجموعة عمليات إغلاق المشروع. خلال دورة حياة المشروع بأكملها، قد تحدث تغييرات. تعمل خطة إدارة التغيير على إدارة هذه التغييرات.
في هذه المقالة، سوف ندخل في تفاصيل خطة إدارة التغيير. سنقوم بتحديد أهداف خطة إدارة التغيير وكذلك كيفية تفاعل نظام التحكم في التغيير مع خطة إدارة التغيير.
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة على برنامج إدارة التغيير.
ما هو الهدف من خطة إدارة التغيير؟
على الرغم من تحديد المتطلبات في خطة إدارة المتطلبات وإغلاق النطاق، قد تكون هناك متطلبات جديدة للعملاء أو قد تتغير المتطلبات الحالية. بعد ذلك، تتم مراجعة خطة إدارة المشروع لاستيعاب هذه التغييرات. خطة إدارة التغيير هي إحدى خطط إدارة المشروع وتهدف إلى التحكم في التغييرات خلال دورة حياة المشروع.
تصف خطة إدارة التغيير كيفية إدارة التغييرات والتحكم فيها. يجب أن تحدد هذه الخطة كيف يجب تقييم كل تغيير مع آثاره والحلول البديلة التي يمكن إيجادها لتنفيذ التغيير. يجب وصف كل ذلك في خطة الإدارة هذه.
إذا تمت الموافقة على التغيير من قبل مجلس إدارة التحكم في التغيير، فإنه يتم تنفيذه بعد مراجعة خطط المشروع بشكل مناسب. أثناء تقييم التغييرات، يجب أن تبقى آثارها السلبية محدودة. لذلك يجب على مدير المشروع وفريق المشروع إنشاء خطة إدارة التغيير وفقًا لذلك.
بشكل عام، تؤثر التغييرات على المشروع بشكل سلبي. فقد تتسبب إما في تجاوز الميزانية للقيم المخطط لها أو تمديد مدة المشروع وما إلى ذلك. أثناء تقييم التغيير، يجب تحليل الحلول البديلة التي يمكن تنفيذها. يجب أن يؤخذ في الاعتبار الحل الأمثل الذي سيؤثر على المشروع بالحد الأدنى.
لا ينبغي إجراء التغييرات باستخفاف. قد يكون هناك تغيير صغير في نشاط معين أو في مكون صغير من المشروع. ولكن، قد يؤدي هذا التغيير الصغير إلى تأثيرات شديدة على أجزاء أخرى من المشروع. لذلك، يجب دراسة آثار التغيير والتخطيط لها بشكل صحيح في خطة إدارة التغيير.
ماذا تتضمن خطة إدارة التغيير؟
إذا كنت حريصاً على الحصول على شهادة PMP، فإن تدريب شهادة معهد إدارة المشاريع سيمنحك المزيد من المعرفة حول خطة إدارة التغيير. والآن، دعنا نراجع بإيجاز ما تتضمنه هذه الخطة:
إجراءات التحكم في التغيير:
على سبيل المثال، من يمكنه بدء طلب التغيير، ومن يمكنه تقديمه إلى مجلس التحكم في التغيير، ومن يجب أن يحلل التأثيرات ومن سيراجع التأثيرات وما إلى ذلك، كلها محددة بالإجراءات في خطة إدارة التغيير.
مستويات الموافقة على التصريح بالتغييرات:
تتم الموافقة على طلبات التغيير من قبل مجلس التحكم في التغيير ولكن قد تكون هناك مستويات مختلفة لإجازة التغيير في الخطة. على سبيل المثال، يمكن أولاً للمهندسين في مجلس مراقبة التغيير تحليل وإعطاء الموافقة الأولى، ثم تقوم الإدارة العليا بمراجعة التأثيرات وإعطاء الموافقة الثانية على التغيير. وإذا اجتاز التغيير مستويي الموافقة الأولى والثانية، فقد يتم إرساله إلى الراعي لإعطاء الموافقة النهائية. يجب توثيق هذه الأنواع من مستويات الموافقة على التغيير في خطة إدارة التغيير.
إنشاء مجلس مراقبة التغيير (CCB) للموافقة على التغييرات:
يتكون مجلس مراقبة التغيير من الأشخاص الذين سيقومون بمراجعة التأثيرات وبدائل التنفيذ المحتملة للتغيير. لا يمكن تنفيذ التغيير في المشروع إلا إذا تمت الموافقة عليه من قبل مجلس مراقبة التغيير. يتم تفصيل خطة لكيفية إدارة التغييرات والتحكم فيها في خطة التغيير أيضاً.
يتم وصف من يجب أن يحضر الاجتماعات المتعلقة بالتغييرات في خطة إدارة التغيير:
على سبيل المثال، يجب أن يحضر مدير المشروع والقائد الفني والمهندس المعماري للمشروع أثناء اجتماع تحليل أثر التغيير. يجب أن يكون الراعي والمهندس الذي قام بتقييم التغيير ومدير المشروع والمدير الفني للمشروع والمدير الأعلى للمشروع حاضرين أثناء اجتماع القرار النهائي للتغيير وما إلى ذلك. هذه الأنواع من الأشخاص الذين يجب أن يحضروا ما يجب تحديده في الخطة.
الأدوات التنظيمية التي يجب استخدامها لتتبع التغييرات والتحكم فيها:
تستخدم العديد من الشركات أدوات لتتبع التغييرات والتحكم فيها. على سبيل المثال، PPM من HP، أو Jira من Atlassian هي أدوات تستخدم لتتبع الطلب داخل الشركة. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حولها، في مقالة برامج إدارة المشاريع. تُظهر هذه الأدوات تفاصيل الطلب، والمبادر، وتاريخ التغييرات، ومستويات الموافقة، ومن وافق على الطلب، وما إلى ذلك. إذا كانت هناك هذه الأنواع من الأدوات في الشركة، فيجب ذكرها في خطة الإدارة.
ما هو نظام التحكم في التغيير؟
يتضمن نظام التحكم في التغيير نماذج وعمليات وإجراءات وبرامج موحدة لتتبع التغييرات والتحكم فيها. يتم تحديد كيفية بدء التغيير، ونوع الأعمال الورقية التي يجب البدء بها، وكيفية اجتياز مستويات الموافقة المختلفة للحصول على الموافقة على التغيير وما إلى ذلك في النماذج والعمليات والإجراءات الموحدة للمشروع. يمكن أن تكون هناك أداة برمجية لإدارة التغييرات في الشركة. تساعد هذه الأدوات في إدارة وتنسيق التغييرات خاصة في الشركات الكبرى.
يتم البدء في التغيير أولاً من خلال هذه الأداة مع المعلومات حول سبب التغيير المطلوب، ونطاق التغيير، وما إلى ذلك. يمكن الاطلاع على تاريخ التغيير، ومن الذي وافق على التغيير ومن هو المعتمد من المستوى التالي، وما إلى ذلك بمساعدة هذه الأدوات. تنتمي النماذج والعمليات والإجراءات والأدوات البرمجية التي تساعد في إدارة التغييرات في الشركة إلى نظام التحكم في التغيير.
تعد خطة إدارة التغيير والتحكم في التغيير أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النتائج المرجوة من المشروع. يجب أن يعرفها أي مدير مشروع لتحقيق نتائج ناجحة. وبصفتك مدير مشروع، يمكنك معرفة المزيد عن خطة إدارة التغيير في دورة احترافية لإدارة المشاريع.