خصائص الجدول الزمني الذكي |إدارة المشاريع

خصائص الجدولة الذكية
تمامًا كما يمكن لموظفي الشؤون المالية أن يضعوا الأرقام في الأرقام، كذلك يمكن لموظف الجدولة. يحتاج المجدول إلى إظهار جميع الأعمال الضرورية المرتبطة بإنجاز المشروع. ومع ذلك، يمكن عرض الجدول الزمني بعدة طرق مختلفة، بمستويات مختلفة من التفاصيل والافتراضات. فيما يلي ملخص قائمة مرجعية لتحديد جدول زمني عالي الجودة.
التواصل بوضوح
يمكن أن يحتوي الجدول الزمني على ما يصل إلى 4 أو 5 مستويات من التفاصيل. وفقًا لأصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى معرفة الخطة، يمكن توفير تخطيط محدد لفهمهم. على سبيل المثال، فيما يلي بعض مستويات الجدولة الافتراضية:
المستوى 1: ملخص المعالم / الملخص التنفيذي – (الأقل تفصيلاً) المعالم الرئيسية القابلة للقياس وفقًا للعقد الرئيسي
المستوى 2: ملخص الجدول الزمني الرئيسي / ملخص الإدارة – يوسع الجدول الزمني من خلال تضمين الأنشطة الرئيسية للمعالم/المستهدفات الرئيسية
المستوى 3: جدول النشر/الجدول الزمني لتنسيق المشروع – يحتوي على الجدول الزمني المؤقت لكل ألف ظهور
المستوى 4: المستوى 4: مستوى العمل / جدول التنفيذ – يعرض جميع الأنشطة المحملة بالموارد
المستوى 5: الجدول الزمني التفصيلي – يوفر حلولاً يومية وتوقعات لمدة أسبوعين على الأقل
كلما ارتفع المستوى، كلما أصبح الجدول أكثر تفصيلاً. يجب أن يكون الجدول الزمني قادرًا على تصوير المستوى المطلوب اعتمادًا على من يحتاج إلى رؤية التوقعات. سيكون المدير التنفيذي أكثر اهتمامًا بالصورة الكبيرة لما هو مستحق بينما يكون رئيس العمال أكثر اهتمامًا بالواجبات اليومية لما يجب القيام به. وكلما زاد عدد أصحاب المصلحة الذين يمكن أن يتواصل معهم الجدول الزمني، زادت قيمته.
قابل للتصديق
يجب أن يثق الفريق بالخطة. إذا كان الجدول الزمني ينص على ضرورة إنجاز نشاط ما بحلول يوم الجمعة، فيجب أن يكون لدى مدير النشاط تقدير كبير لتاريخ الانتهاء. وبخلاف ذلك، فإن الاحتفاظ بتاريخ الإنجاز كمبدأ توجيهي فقط من شأنه أن يؤدي إلى إبعاد الأنشطة اللاحقة التي تحتاج إلى معايير زمنية للانتهاء. يجب تضمين الحالات الطارئة أو الاحتياطية لتلك الأنشطة ذات المخاطر الأكبر. على سبيل المثال، هل تتسبب الأمطار في التخلص من وقت البناء؟ إذا كان الأمر كذلك، فقم ببناء بعض الوقت الإضافي للقيام بالعمل في حالة هطول الأمطار.
المحرض
التحريض هو الحث أو الاستفزاز أو التحريض على عمل ما أو مسار ما (قاموس Dictionary.com). هذا ما يمكن أن يفعله جدولك الزمني لك. وهذا أمر مهم لأننا كبشر قد نميل إلى الانتظار حتى اللحظة الأخيرة لإنجاز العمل. يمكن أن يكون الجدول الزمني طريقة منهجية لإبقاء الفريق على أهبة الاستعداد. فالجدول الزمني، على سبيل المثال، يجب أن يعكس الجدول الزمني أنه يجب أن يتم إنجاز التسليم قبل وقت أبكر بقليل مما يتوقعه العميل. علاوةً على ذلك، كلما زاد عدد المعالم التي يجب العمل عليها، كلما كان الفريق أكثر عرضة للمساءلة.
المساءلة المؤسسية
يجب تحميل الجدول الزمني بالموارد. ولكن، ماذا لو كانت هناك حاجة لاستخدام بعض الموارد في برنامج آخر للشركة؟ يحتاج الجدول الزمني إلى التنسيق مع صلاحيات الشركة. إذا احتاج أحد المهندسين إلى قضاء نصف يوم في مساعدة برنامج آخر في اليوم الذي من المقرر أن يعمل فيه ثماني ساعات على مهمة معينة، فيجب أن تكون هناك طريقة لـ 1) تحديد ذلك و2) إيجاد بديل. من خلال ربط الموارد بدلو على مستوى الشركة، يصبح التواصل أسهل بكثير ويتم التخطيط للحلول البديلة بشكل أفضل.
التوقعات التي تتجاوز تاريخ الاستحقاق
في بعض الأحيان لا يمكن بناء الجدول الزمني على طول الطريق ويحتاج إلى التفصيل التدريجي، مثل التخطيط الموجي المتداول، لتحديد الأنشطة أكثر فأكثر مع استمرار المشروع. ومع ذلك، يمكن للجدول الزمني أن يستمر في عرض الأنشطة المستقبلية في حزم التخطيط على مستوى الموجز وستظل المعالم الرئيسية تحدث بعد حلول تاريخ استحقاق العقد. من المحتمل أن يرغب العملاء والبائعون في الاتصال وسيتم عقد اجتماعات موجزة. يجب أيضًا تضمين هذه الأنشطة في الجدول الزمني.
نعرض الجداول الزمنية من أجل عرض منهجية مخططة لما سيحدث بشكل مرئي. إلى أي مدى يدعم الجدول الزمني ما يجري؟ إذا كان بإمكانه تنسيق التوقعات، فمن المحتمل أن يكون هناك الكثير مما يدعو للقلق. ولكن تذكر، إذا فشلت في التخطيط، فأنت تخطط للفشل!
المؤلف غريغوري مورو
التاريخ
حول المؤلف
غريغوري مورو
الفئة