“أنا فقط لا أشعر بالإنتاجية.” كم مرة نطقت بهذه الكلمات؟ كم مرة فكرت في نوع مختلف من هذه العبارة؟ إذا كنت محترفًا عاملاً ، فمن المحتمل أن تكون هذه فكرة شائعة.
لقد كنا جميعا هناك. الاجتماعات التي لا نهاية لها ، أو المشاريع غير المتوقعة ، أو التعديلات في اللحظة الأخيرة ، أو رحيل الموظفين غير المتوقع ، أو الإلهاءات المنتظمة للمكتب يمكن أن تعرقل سعينا لتحقيق الإنتاجية النهائية.
بينما لا يمكنك التنبؤ بالمستقبل ، أو تجنب كل مشكلة إنتاجية محتملة ، هناك بعض المشكلات الشائعة التي يمكنك منعها. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إصلاح إنتاجيتك في عام 2020 ، فإليك بعض المواقف اليومية التي يجب الانتباه إليها وطرق منعها.
التحقق من البريد الإلكتروني الذي لا نهاية له
هل تعلم أنك ستقضي 28 بالمائة من أسبوعك في فحص رسائل البريد الإلكتروني؟ أراهن أنك لم تدرك أيضًا أن الأمر سيستغرق 25 دقيقة تقريبًا لإعادة التركيز بعد تشتيت الانتباه (أي إشعار عبر البريد الإلكتروني). البريد الإلكتروني هو نعمة ونقمة لمحترفي الأعمال. يمكنك إرسال رسالة بسرعة إلى زميل. ومع ذلك ، ماذا يحدث عندما يكون لدى كل شخص نفس الفكرة ويقرر أن يفعل الشيء نفسه معك؟
من المحتمل ألا يمر بشكل جيد. بغض النظر عن مدى تركيزك ، ستشعر كما لو كان عليك التحقق من هذا الإشعار. هذا هو السبب في أننا نقترح جدولة عمليات تسجيل الوصول عبر البريد الإلكتروني. لا تدع إنتاجيتك تموت في بريدك الوارد. قم بإيقاف تشغيل الإشعارات ، وخطط استراتيجيًا لعمليات تسجيل الوصول عبر البريد الإلكتروني على مدار اليوم.
معضلة الاجتماع
الاجتماعات هي طريقة ممتازة لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة. ومع ذلك ، ماذا يحدث عندما يكون كبار المسؤولين في حالة جنون قليل من الاجتماع؟ وفقًا للمجيبين على دراسة أجراها Atlassian ، شعر نصف المشاركين في الاجتماعات بأنها “ضائعة للوقت”. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها منع الاجتماعات من أن تصبح قاتلاً للإنتاجية:
تأكد من أن كل شخص في الاجتماع يجب أن يكون هناك.
دع أولئك الذين لديهم مواعيد نهائية عاجلة يتابعون مع شخص ما لاحقًا
سجل الاجتماع (بإذن الجميع) ، حتى يتمكن من فاته من الانشغال بسرعة.
أرسل جدول أعمال الاجتماع في وقت مبكر.
تأكد من أن جميع المعنيين يعرفون ما إذا كانوا بحاجة إلى إحضار معلومات لإطلاع الجميع على التقدم المحرز.
ضع حدًا زمنيًا صارمًا.
حافظ على المناقشة حول الموضوع الحالي ، ووجه أولئك الذين لديهم تعليقات تتعلق بقضايا أخرى لمقابلتك في وضع عدم الاتصال.
المفتاح لضمان ألا تصبح الاجتماعات مشكلة إنتاجية هو تنظيم الجلسة والتأكد من مشاركة الأشخاص المناسبين.
فشل في إبقاء الجميع محدثًا
قد تتعب من سماع فوائد التكنولوجيا ، خاصة عندما يتعلق الأمر بمكان العمل. ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى برامج إدارة المشاريع وتفويض المهام لفريقك. وجد تقرير أن 77 بالمائة من الفرق عالية الأداء تستخدم برامج إدارة المشاريع. إنها تتيح لك وللفريق الخاص بك أن تكون أكثر مرونة أثناء مرحلة تخطيط المشروع ، وأن تفهم بشكل مناسب جميع الأجزاء المتحركة. كما أنه يمكّنك في النهاية من معرفة من يفعل ماذا ، وإلى أي مدى هم ، وتتبع تبعيات المهام.
وبقدر ما يتمتع به الجنس البشري من قدرات وذكاء ، فإننا لسنا آلات. لا توجد طريقة يمكننا من خلالها مواكبة كل ما يدور حولنا عندما يحين وقت العمل في المشروع. هذا هو السبب في أنه يمكننا استخدام القليل من المساعدة على هذه الجبهة مع تفويض المهام وبرامج إدارة المشاريع. لا يقتصر الأمر على جعل الحياة أسهل على نفسك فحسب ، بل ستعمل أيضًا على تحسين ميزانية مشروعك بالإضافة إلى وقت الإنجاز.
عدم التخطيط لجدولة الفواق
لا تهتم الإنفلونزا إذا كان لديك مشروع مستحق الأسبوع المقبل. أيضًا ، بدا موعد ذلك الطبيب كما لو أنه تسلل من العدم. الشيء الوحيد الذي يجب أن تدركه أنت وأعضاء فريقك هو أن لديك جميعًا حياة وأحداث خارج العمل. كثير منا “يعرف” هذا ، لكننا لا نظهره في كيفية تخطيطنا لمشاريع عملنا. من غير الواقعي جدولة مشروع دون إضافة بعض الوقت الإضافي للمشاكل المحتملة.
قد يضطر مدير تكنولوجيا المعلومات لديك إلى الاتصال بالمرض ، أو قد يؤدي انقطاع التيار الكهربائي إلى تعطيل أنظمتك لشبكتك لمدة يوم. ستؤدي هذه الفواق إلى أن يضطر فريقك إلى العمل بجدية أكبر ولمدة أطول ، مما يزيد من احتمالية وقوع الأخطاء. تأكد من إضافة الوقت المناسب لحدوث الأشياء. آخر شيء تريده هو أن تضطر إلى قضاء أسبوع كامل طوال الليل وزيادة مخاطر انخفاض معنويات الموظفين والأخطاء.
وجود باب دوار
هل موظفيك راضون؟ إذا كان الأمر كذلك ، ممتاز! إذا لم يكن كذلك ، فلا بأس بذلك. يمكنك قلب السفينة. عندما يكونون راضين ، فمن المرجح أن يشاركوا ، مما سيؤدي إلى إنتاجهم. إذا كانوا جميعًا من هذه الأشياء الثلاثة ، فمن غير المرجح أن يخرجوا من الباب. وظيفتك كقائد وصاحب عمل هي التأكد من أن أرقام مبيعاتك منخفضة ، وأن العاملين لديك يريدون العمل معك.
نعم ، يترك الناس وظائفهم كل يوم ، لكنها تصبح مشكلة كبيرة إذا أصبح هذا هو القاعدة. يمكن أن يؤثر معدل الدوران المرتفع سلبًا على الإنتاجية. فيما يلي بعض الطرق لمنع حدوث ذلك:
احصل على عملية إعداد استثنائية: يقرر العديد من الموظفين مغادرة الشركة في غضون ستة أشهر. عملية الإعداد لها علاقة كبيرة بهذا. لذلك ، تأكد من أن عملية الإعداد الخاصة بك تتكيف بشكل مناسب مع الشركة ، والإجابة على أي أسئلة ملحة لديهم ، وجعلها تصل إلى الأرض.
اجعل التدريب جزءًا منتظمًا من الوظيفة – يريد المحترفون الارتقاء إلى المستوى الأعلى. كشفت دراسة أن 70 في المائة من المستطلعين قالوا إن التدريب والتطوير الوظيفي أثروا على قرارهم بالبقاء في الوظيفة. نتيجة لذلك ، تأكد من وجود طريقة للموظفين لإخبارك بما يريدون تعلمه ، وطريقة لتسهيل ذلك.
تأكد من أن التعليقات هي أولوية – يريد الموظفون معرفة كيفية أدائهم. في الواقع ، أفاد 68 بالمائة من الموظفين الذين يتلقون ملاحظات منتظمة بأنهم يشعرون بمزيد من الرضا في وظائفهم. لذلك ، تأكد من أن جميع المديرين يقدمون ملاحظات منتظمة تساعد موظفيك ليس فقط على النجاح ولكن أيضًا على زيادة مشاركتهم.
هناك مجموعة متنوعة من الطرق التي يمكنك من خلالها تقليل معدل دوران الموظفين ، ولكن هذه بعض الطرق القليلة التي تساعدك على البدء في منع أحد أهم التهديدات للإنتاجية.
تجنب الإرهاق
لا شيء للدبابات الإنتاجية أسرع من الاحتراق. عندما يُنهك موظفوك ، فإنهم لم يعودوا في حالة يمكنهم من المشاركة فيها ، وأقل إنتاجية. هذا هو السبب في أنه يجب عليك دائمًا التأكد من أن موظفيك لديهم عبء عمل يمكن إدارته. في حين أنه قد يكون من المفيد من حيث التكلفة أن يقوم أحد المحترفين بوظيفة شخصين ، إلا أنه سيؤدي إلى نتائج عكسية على المدى الطويل. هناك تهديد نهائي بتناقص العائدات. فيما يلي بعض الطرق لمكافحة الإرهاق:
موظفي المسح – اسألهم عن شعورهم تجاه عملهم ، وما إذا كانوا يعتقدون أن لديهم وقتًا كافيًا لإنجاز مهامهم.
تأكد من أن القسم المناسب يتعامل مع المهام الصحيحة – لا بأس بالسماح للموظفين بمواكبة الإدارات الأخرى ، أو حتى المساعدة في بعض المشاريع لزيادة معرفتهم. ومع ذلك ، لا ينبغي لأحد أن يتولى بشكل دائم المهام التي ليست في مساره دون مناقشة رسمية وإلقاء نظرة على كيفية تغيير جدوله الزمني. لذلك ، قم دائمًا بإجراء عمليات فحص للتأكد من أن القسم المناسب – والموظف – يتعامل مع الطلبات الصحيحة.
السماح بمرونة العمل – هل سيفيد موظفيك السماح لهم بوقت بدء مرن؟ هل يمكن لفريقك أن يكون أكثر إنتاجية إذا سُمح له بالعمل من المنزل مرة أو مرتين في الأسبوع؟ تعرف على ما إذا كان يمكنك إضافة بعض المرونة في العمل لمنع الشعور بالتعب أو الإرهاق المستمر.
هدفك هنا هو الاستماع إلى موظفيك ومعرفة أين يمكنك تخفيف أعبائهم. فكلما كانوا أقل إجهادًا ، كان بإمكانهم التعامل مع مهام عملهم اليومية بشكل أفضل.
عدم التعرف على موظفيك
إذا فعلت شيئًا لطيفًا لشخص ما ، فإن الشكر من الشخص الذي ساعدته يوصل إلى المنزل الشعور بأنك فعلت شيئًا جيدًا. في مكان عملك ، أنت تدفع بالفعل لموظفيك ليكون هناك اعتراف بعملهم. ومع ذلك ، فإن إظهار تقديرك لتفانيهم وعملهم الجاد يمكن أن يلهمهم لتحقيق المزيد من أجلك.
إن ملاحظة “الشكر” أو بطاقة الهدايا أو العرض البسيط للامتنان اللفظي يجعل موظفيك يشعرون كما لو كان عملهم مهمًا. يبدو أن تنقلاتهم اليومية وأوقات وصولهم المبكرة والتعامل مع عقبات مكان العمل أخيرًا كما لو تم ملاحظتها.
يمكن أن يؤدي إظهار الموظفين الذين تهتم بهم بشأن ما يجلبونه إلى الطاولة إلى تحفيزهم على فعل المزيد. لذا ، لا تنس أن تقول شكرًا من حين لآخر.
لا يجب أن يكون قتلة الإنتاجية جزءًا من مكان عملك
يمكنك تحسين الإنتاجية وتجنب مخاطر الإنتاجية الشائعة. مرة أخرى ، كما هو الحال مع أي شيء ، فإن التفكير والتخطيط أمران مهمان. خذ بعض الوقت للنظر في كل من مخاطر الإنتاجية المذكورة هنا وشاهد كيف يمكن لشركتك معالجتها.
ستضمن هذه المهمة أن يكون لديك خطة للتعامل معهم حتى لو لم يظهروا أنهم يمثلون مشكلة بعد. في النهاية ، تتعلق الإنتاجية بالفرد ، وتساعدك هذه الخطوات المذكورة أعلاه على التركيز على تمكين موظفيك ليكونوا منتجين وتضمن زيادة رضاهم وإنتاجيتهم.
