حلول برمجيات إدارة المشاريع لأعمالك |PM

حلول برمجيات إدارة المشاريع لأعمالك
تؤدي أدوات التخطيط والتعاون والتتبع إلى الاستخدام الصحيح لبرنامج إدارة المشاريع، وتساعد في إدارة الجداول الزمنية وتضع الأسس لتخصيص الموارد. تجعل هذه الأدوات أيضًا مشاريع عملائك ومشاريعك الداخلية تأتي في حدود الميزانية وفي الوقت المناسب. تابع القراءة لتعرف كيف يتم توجيه حلول برمجيات إدارة المشاريع لتلبية أهداف المشروع من حيث الوقت والنطاق والتكلفة، وذلك لتمرير فوائدها إلى أهداف مؤسستك.
خيارات برامج إدارة المشاريع
يُظهر البحث الدقيق في الوحدات الوظيفية المتاحة في السوق أن خيارات برمجيات إدارة المشاريع مصممة خصيصًا لأعمال الخدمات المهنية ومشاريع البناء وتتبع المشاريع الداخلية وأعمال العملاء ومشاريع تطوير الأعمال أو محسنة لتطوير النظام – تحتاج إلى اختيار البرنامج المناسب وفقًا لمتطلبات عملك المباشرة. يعدك اختيار البرنامج المناسب بتعزيز التعاون والإبداع، وتحسين رؤية المشروع، وتحسين الكفاءة في تنفيذ أعمال المشروع، والمواءمة الصحيحة مع متطلبات البرنامج، وغير ذلك الكثير.
إدارة المشاريع-الأدوات التكتيكية
إلى جانب برامج الجدولة الزمنية، فإن مخططات جانت فائقة الحبيبات وأدوات إدارة المهام لهياكل ملفات سطح المكتب وحسابات البريد الإلكتروني الفردية مهمة أيضاً. وهي تشمل برامج التخطيط الاستراتيجي للمشاريع من أجل إنتاجية أعلى وأرقام صافية أفضل.
وضع أفكار المشاريع
في السيناريو المعاصر، تقوم العديد من المؤسسات، خاصة تلك التي تتطلع إلى اتباع نهج صارم لالتقاط أفكار المشاريع بالإضافة إلى تحديد أولوياتها، بدمج تقنيات متطورة لالتقاط الأفكار في مجموعات إدارة المشاريع الخاصة بها. تقدم الأدوات شائعة الاستخدام مثل برامج التقاط المقابلات، واستطلاعات الرأي، ولوحات تحديد الأولويات، والبرامج التي تتضمن وظائف التقييم واستطلاع الرأي وسائل أفضل لإدارة المشاريع.
نطاق المشروع
يعتبر تحديد نطاق المشروع بمثابة جزء مهم مرتبط بتخطيط المشروع. وتساعد أدوات التعاون، ومخططات علاقات الكيانات، وتحليلات SWOT، ومخططات Venn، وأدوات تأليف نطاق المشروع، وقوالب المستندات (القائمة على النماذج) وغيرها من أدوات برمجيات نمذجة المشاريع في تخطيط العمل المرتبط بتوثيق نطاق المشروع.
هياكل تقسيم العمل
توفر هياكل تقسيم العمل تحليلاً أو جرداً للأعمال التي تدخل في إنجاز المشروع بنجاح. يتم تمثيلها عادةً من خلال تنسيقات أو أدوات تشبه المخططات الانسيابية التي تسهل إنشاء وثائق WBS.
قوائم فريق المشروع
يعد تجميع فريق المشروع خطوة أساسية في تخطيط المشروع. تتولى البرمجيات المتعلقة بإدارة فريق المشروع تخزين وتتبع شهادات أعضاء الفريق وإدارة مستويات وصولهم إلى المرافق والوثائق داخل البرنامج، على أساس كل مشروع.
إعداد ميزانية المشروع
غالباً ما يتم تضمين برامج ووظائف إعداد ميزانية المشروع ضمن مجموعة تطبيقات إدارة المشاريع الأوسع نطاقاً كوظائف متكاملة. وهنا، تشمل ميزات الميزانية الأساسية تخصيصات توزيع التكاليف للبنود والتنبؤ بسيناريوهات الاحتمالات، وأدوات المقارنة لتباين التكلفة، وغيرها الكثير.
إدارة التغيير
التغيير أمر لا مفر منه وغالبًا ما يكون ضروريًا في حالة هياكل تقسيم العمل أو تخطيط وثائق نطاق المشروع. تعمل الهياكل المنظمة لإدارة أوامر التغيير على أن تكون مكونات مهمة في برامج إدارة المشاريع. تضمن عمليات الموافقة المنظمة الموجودة ضمن أدوات البرامج أن جميع التغييرات تدعم المصالح المباشرة لأصحاب المصلحة في المشروع.
إدارة المشروع-تتبع وجدولة مهام المهام وجدولتها
إن وجود فكرة واضحة عن الأسئلة المتعلقة بمن يقوم بماذا، ومتى يتم إنجاز مهمة معينة، وما هي مراحل إنجاز المهمة، وما إلى ذلك، يبقي المشاريع على المسار الصحيح ويوفر المنصة المناسبة لجدولة/تعقب المهام.
جدولة المهام وإسنادها
يعد التعامل الصحيح مع الأطر الزمنية وسمات المهام أمرًا ضروريًا لأغراض الجدولة، خاصةً عندما يكون هناك عدد كبير من المهام التي يتعين تنفيذها. تأتي برمجيات إدارة المشاريع مزودة بمناهج ونماذج جدولة مختلفة تتضمن سجلات المهام وقوائم الاختيار وأدوات التقويم لتصفية المهام على أساس تعيينات المهام. بالإضافة إلى ذلك، تشتمل العديد من الأنظمة على إشعارات وتنبيهات قائمة على القواعد تتعلق بإتمام المهام أو المهام القادمة أو غيرها من المؤشرات.
مخططات جانت
تمثل مخططات جانت، التي توفر وسائل مفيدة لعرض التبعيات بين المهام، الروابط في المهام وترتيب أولوياتها. وهي مفيدة جداً لتتبع إنجاز مراحل المشروع المختلفة.
تتبع التقدم المحرز
توفر الأدوات الخاصة بتتبع التقدم المحرز وسيلة للتعرف بسرعة على المكان الذي وصل إليه مشروع معين فيما يتعلق بإنجازه. تعرض لوحات المعلومات التي تحدد نسبة إنجاز المهام هذه النسبة المئوية بالنسبة للإنجاز وتوفر إمكانات التصفية لتحديد العمل المتبقي.
تتبع الوقت
يتم استخدام برامج تتبع الوقت لأغراض إعداد الفواتير؛ والتتبع الداخلي أو مراقبة إنجاز المشروع وتحديد الوقت الذي يجب أن يستغرقه المشروع في المشاريع المستقبلية؛ وتحديد الفترات الزمنية؛ ودمج الأدوات المساعدة الأخرى في مجموعات إدارة المشاريع.
تخصيص الموارد
يجب النظر بعناية إلى موارد المشروع وخيارات توافرها وإدارتها بعناية من أجل إدارة ناجحة للمشروع. وتعكس جداول التوافر واستخدام سجلات الموارد ووظائف جدولة الموارد الأخرى جدولة العمل فيما يتعلق بتعزيز التعاون الإبداعي، خاصة فيما يتعلق بالمهام المرتبطة ببرنامج إدارة الوثائق وأدوات الاتصال الأخرى.
أدوات إدارة المشاريع-التعاون في إدارة المشاريع
يتعامل التعاون مع تحديات كبيرة تتعلق بالإدارة الفعالة للوثائق والأفكار بين أعضاء المشروع، والعمل مع الموارد المشتركة، والحفاظ على الشفافية والمساءلة فيما يتعلق بالمساهمات المشتركة في المشروع. تتعامل معظم أدوات التعاون مع ميزات قوية للتعامل مع إدارة المستندات أو التواصل في المشروع أو تيسير الاجتماعات.
تكامل البريد الإلكتروني/البريد الإلكتروني
أنظمة التواصل القائمة على البريد الإلكتروني هي محور العديد من برامج التعاون في إدارة المشاريع. فهي تسمح للمستخدمين بالتعامل مع الاتصالات الرقمية ورسائل البريد الإلكتروني عبر عملاء البريد الإلكتروني القياسيين مثل Outlook أو Gmail، بحيث يمكن عرضها من أجنحة إدارة المشاريع.
الويكي ولوحات الرسائل والرسائل الفورية
تعتبر الويكي مفيدة في المشاريع لالتقاط الوثائق التي تتطلب الرجوع المتكرر أو التحديث المستمر. تعزز المنتديات ولوحات الرسائل تفاعلات أكثر من البريد الإلكتروني المباشر، بينما تسمح الرسائل الفورية لأعضاء المشروع بالتواصل السريع والمباشر.
إدارة الوثائق
إن إدارة تبادل الوثائق من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو برامج مشاركة الملفات من طرف ثالث تجعل من المهم للمدراء مواكبة الإصدارات الحالية. فهي طرق مستهلكة للوقت لتمرير/مشاركة المستندات بين مختلف أعضاء المشروع. في المقابل، توفر أنظمة إدارة المستندات مسارات تدقيق لتحديد تاريخ التغيير، وتدعم تنسيقات ملفات متعددة وتدير الوصول المشترك إلى المستندات شائعة الاستخدام للحصول على حلول أكثر قوة.
الطريق إلى الأمام
استعد للحصول على المساعدة من حلول برامج إدارة المشاريع هذه التي ستعمل بالتأكيد على أن تكون مناسبة لمتطلبات عملك؛ بدءاً من اليوم!
التاريخ
عن المؤلف
ليزا
الفئة