جرّب هذه الاستراتيجيات السبع للإدارة الفعالة لفريق المشروع في عام 2021

7 استراتيجيات يجب تجربتها للإدارة الفعالة لفريق المشروع في عام 2021
“مع القوة الكبيرة تأتي المسؤولية الكبيرة” – وهذا صحيح تمامًا بالنسبة لمديري المشاريع. إن العمل كعضو في الفريق أسهل بكثير من إدارة الفريق بأكمله وتحمل المسؤولية لإنجاز المشروع بنجاح. بالنسبة لكل مدير مشروع، تعتبر القدرة على إدارة الفريق مهارة أساسية للنجاح. فأنت بحاجة إلى إلهام فريقك للعمل بكفاءة، وتحسين روح الفريق وضمان الاستفادة من كامل إمكانات فريق المشروع دون أن يشعر الفريق بأنه مثقل بالأعباء.
تساعد الإدارة الفعالة للمشاريع في المؤسسة على تحقيق نتائج أفضل، مما يساهم في نمو الأعمال. من أجل إدارة فعالة لفريق المشروع، لا يكفي أن تكون على دراية بأساسيات إدارة المشاريع، والقواعد، والأدوات الإلكترونية، ومجموعات المهارات، وأفضل الممارسات. أولاً، تحتاج إلى فهم ما يشكل فريق المشروع، والأدوار المختلفة لفريق المشروع، وكيفية عمل تكوين فريق المشروع في مؤسستك. إذا كنت تعرف بالفعل أساسيات إدارة المشاريع، تابع القراءة لمعرفة ما يمكنك فعله بعد ذلك.
قد يعجبك أيضًا: 5 روبية لميثاق فريق المشروع الفعال وكيفية إنشاء واحد
ماذا يفعل فريق المشروع؟
يضم فريق المشروع الفعال مدير المشروع ومجموعة من الأشخاص الذين يعملون معًا لتحقيق أهداف المشروع. فيما يلي أدوار فريق إدارة المشروع لفريق إدارة المشروع الفعال:
مدير المشروع
دور مدير المشروع هو الدور الأكثر حيوية في فريق إدارة المشروع، وهو الدور القيادي في المشروع. فيما يلي المسؤوليات الرئيسية لمدير المشروع:
وضع خطة المشروع.
إدارة الفريق والمنجزات، وفقًا للخطة المقررة.
قيادة فريق المشروع وإدارته وتحفيزه.
تحديد الأساليب المستخدمة في المشروع.
وضع جدول زمني للمشروع ومساعدة الفريق على تحقيق المعالم الرئيسية.
تعيين المهام لأعضاء الفريق كل على حدة.
إبقاء الإدارة العليا على اطلاع دائم بحالة المشروع.
المصدر: مدثر إقبال
عضو فريق المشروع
أعضاء فريق المشروع هم أي شخص يشارك بنشاط في مختلف مراحل دورة حياة المشروع. فيما يلي مخطط عام لمسؤوليات أعضاء الفريق:
اتباع تعليمات مدير المشروع.
إبقاء مدير المشروع على اطلاع دائم بكل تفاصيل المشروع.
المساهمة في إنجاز المشروع.
إكمال النواتج الفردية.
تقديم الخبرة لتلبية المتطلبات.
العمل مع المستخدمين النهائيين لتحديد احتياجات العمل وتلبيتها.
توثيق العمليات.
راعي المشروع
راعي المشروع هو عضو في الإدارة العليا له مصلحة في نتائج المشروع. يعمل راعي المشروع عن كثب مع مدير المشروع ويساعد في حل النزاعات وإزالة العقبات لضمان إنجاز المشروع. فيما يلي المسؤوليات الرئيسية لراعي المشروع:
المساهمة في قرارات العمل الرئيسية للمشروع.
ضمان توافر الموارد.
التواصل مع أهداف المشروع في جميع أنحاء المؤسسة.
الموافقة على ميزانية المشروع.
محلل الأعمال
محلل الأعمال هو شخص يدرك متطلبات شركتك ويقترح حلولاً للمشاكل. يمكنه المساعدة في تحقيق أقصى استفادة من مخرجات المشروع. تشمل المسؤوليات الرئيسية لمحلل الأعمال ما يلي:
توثيق الاحتياجات التقنية للمشروع ومتطلبات العمل.
التأكد من أن مخرجات المشروع تلبي متطلبات العمل.
اختبار الحلول للتحقق من صحة الأهداف.
قد يعجبك أيضًا: كيف تحصل على وظيفة إدارة مشروع بدون خبرة؟
7 استراتيجيات لتنفيذها من أجل إدارة فعالة لفريق المشروع
من أجل إدارة فعالة لفريق المشروع، تحتاج إلى إلهام فريقك للمشاركة بفعالية لتحقيق الهدف المنشود من المشروع. فيما يلي الاستراتيجيات السبع الأكثر فعالية لمساعدتك في إدارة كفاءة فريقك وتحقيق النتيجة المرجوة:
1. تطبيق BECC
ب = ترابط,
هـ = تعاطف
ج = تواصل
ج = التواصل
BECC هي استراتيجية إدارة الفريق المكونة من أربع خطوات والتي تعتبر فعالة جدًا في بناء فريق مشروع فعال. الترابط القوي مع أعضاء فريقك، والتفاهم وتبادل الأفكار بينك وبين فريقك، وتشجيع الفريق على المشاركة الفعالة والترحيب بأفكارهم في اتخاذ القرارات، واستخدام التواصل الواضح – هذه الجوانب الأربعة هي ركائز قوية لإدارة الفريق الفعالة.
من الجيد أن تسمح لفريقك بالاستقلالية الذاتية، إلى حد ما، حتى يتمكنوا من التمتع بالحرية في إنجاز مهامهم بدلاً من الاختناق من الإرشادات الصارمة. من خلال ممارسة القيادة الداعمة، يمكنك أن تجعل فريقك يعرف أنك تهتم بهم لتشجيعهم على المشاركة.
2. رسم الخريطة والمواءمة
قبل بضع سنوات، كشفت دراسة استقصائية أجرتها شركة Clear Company أن 97% من الموظفين والمديرين التنفيذيين يعتقدون أن عدم التوافق داخل الفريق يؤثر على نتائج المشروع.
إن بناء الفريق في إدارة المشاريع ليس كافيًا لتحقيق النجاح؛ فالإدارة الجيدة للوقت أمر بالغ الأهمية أيضًا.
المصدر: تويتر
أولاً، تحتاج أولاً إلى إرفاق جداول زمنية ملموسة لدور كل عضو في الفريق، ثم مواءمتها مع الأهداف الأسبوعية. ولكن، ليس من السهل القيام بمهمة إدارة الفريق هذه يدويًا؛ يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع. يمكن أن تكون إدارة الجداول الزمنية الفردية سهلة باستخدام أدوات إدارة المشاريع الجماعية. تساعد هذه الأدوات أيضًا في إبقاء أعضاء الفريق على جدول زمني محدد وتساعدهم على تتبع أدائهم ونشاطهم خلال دورة حياة المشروع.
ثانياً، قم بمواءمة نطاق المشروع مع أهداف أعضاء الفريق الفردية. سيساعد ذلك كل عضو على فهم كيفية ارتباط أهدافه الفردية بالصورة الأكبر لإنجاز المشروع ونجاحه. وإلا فقد لا يفهم أعضاء فريقك أهمية جهودهم الفردية.
3. التواصل الفعال
المصدر: ResearchGate
نجاح المشروع دائمًا ما يكون جهدًا جماعيًا؛ حيث تؤثر العديد من الكيانات الداخلية والخارجية على نجاح المشروع. وتتمثل مسؤولية مدير المشروع في الحفاظ على تحفيز فريقك ومشاركته طوال دورة حياة المشروع. ويعد التواصل الفعال هو المفتاح للقيام بذلك في أي بيئة مهنية. بصرف النظر عن توجيه الفريق نحو نجاح المشروع ومواءمة اهتمامات الجميع لضمان استثمارها، يتيح لك التواصل الفعال أيضًا البقاء على اطلاع على مخاطر المشروع قبل أن تصبح تهديدًا. فمع تواصلك المنتظم مع الفريق، يمكنهم مشاركة مخاوفهم وتحدياتهم في إدارة المشروع. يمكنك استخدام تلك المعلومات للتخفيف من المخاطر بشكل استباقي.
4. إدارة النزاعات
إن إدارة الأشخاص ذوي الشخصيات والاهتمامات والمعتقدات المختلفة هو تحدٍ كبير لمدير المشروع. وقد أفاد غالبية الأشخاص (85%) أنهم واجهوا نوعًا من النزاعات في مؤسستهم.
لذلك، تعد إدارة النزاعات جزءًا حيويًا من الإدارة الفعالة للفريق. فيما يلي طرق فعالة للتعامل مع النزاعات بلباقة:
خذ وجهة نظر الجميع، وحاول أن ترى النزاع من وجهة نظر كل شخص. سيساعد ذلك على فهم الموقف بشكل أفضل والتوصل إلى حل فعال.
حدّد نقاط الاتفاق والاختلاف لدى كل فرد، وحاول تطوير أرضية مشتركة للتوصل إلى اتفاق متبادل.
انتبه إلى لغة جسدك وتصرفاتك، وتجنب أي تحيزات شخصية أثناء حل النزاع. يجب ألا يشعر أعضاء فريقك بأنك غير منطقي بناءً على أسس شخصية.
يجب أن يعمل مدير المشروع كوسيط عند حل النزاع. يجب أن يكون محايدًا ويحاول مساعدة الفريق من خلال تقديم التوجيهات لحل الموقف.
5. ثقافة التعاون
يعد الجو التعاوني أمرًا حيويًا لأي فريق لتقديم أفضل ما لديه. لا ينبغي أن يشعر أي عضو في الفريق بالتردد في مناقشة أي مشكلة تواجهه أثناء إنجاز المهام الموكلة إليه. يمكن أن تكون الاجتماعات المنتظمة التي تضم الجميع حلاً فعالاً لخلق بيئة مزدهرة. هناك العديد من أدوات المراسلة الاجتماعية المتاحة للفريق للتعاون بشكل افتراضي كل يوم. Slack و Yammer و Socialcast هي الأدوات الاجتماعية الثلاثة الأكثر استخدامًا للتعاون الافتراضي من خلال المراسلة الجماعية والرسائل الخاصة ومشاركة الملفات.
قد يعجبك أيضًا: 13 تحديًا مثلثًا لإدارة المشاريع يجب مواجهته من خلال معسكر تدريبي
6. قيمة الاقتراحات ومناقشة التقدم المحرز
لا يمكن لأحد أن يمتلك كل الأفكار، لذلك من الجيد أن ترحب باقتراحات أعضاء فريقك. يمكن أن تأتي الفكرة من أي شخص، بغض النظر عن دوره أو منصبه. تشجع المناقشة الإبداع وتعزز الابتكار. كلاهما ضروريان لتحسين عملياتك وتحسين أداء فريقك.
يركز نهج أجايل على توفير فرص متساوية للجميع لطرح الأفكار والسماح للفريق باختيار الأفضل من خلال المناقشة. حتى عندما يتم تجاهل فكرة ما لسبب حقيقي، تقع على عاتقك مسؤولية شرح السبب بتقدير وتشجيع فريقك على الاستمرار في المشاركة الفعالة.
7. مكافأة الأعضاء المتميزين
وفقًا لدراسة عالمية للتقدير، أفاد 78% من العاملين في الولايات المتحدة أن التقدير يحفزهم في عملهم، في حين أكد 69% من الموظفين أنهم سيعملون بجدية أكبر إذا شعروا أن جهودهم تحظى بتقدير أفضل.
من الضروري لإدارة فريق العمل بفعالية أن تفهم أعضاء فريقك واحتياجاتهم ورغباتهم وحوافزهم. التقدير والمكافأة أمران أساسيان للحفاظ على تحفيز أعضاء فريقك. حتى مجرد تربيت لفظي بسيط على الظهر يمكن أن يحفز الفريق على مواصلة المساهمة في الفريق. لتحسين التحفيز في فريقك، تحتاج إلى تلبية احتياجاتهم أولاً. لن يؤدي نظام المكافأة إلى تحسين تحفيز فريقك فحسب، بل سيخلق أيضًا جوًا من الإنجاز الصحي.
إدارة الفريق أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع، ومدير المشروع هو الشخص الذي يدير الفريق ويحفز الأعضاء على المساهمة في دورة حياة المشروع. ويتعلق الأمر كله بالعمل بشكل متزامن مع فريقك ومساعدتهم على التعاون وتحسين الإنتاجية. وإلى جانب بناء فريق العمل في إدارة المشاريع، فإن دمج السلوك الإيجابي وتطبيق برامج وأدوات إدارة المشاريع يسمح للفرق بالعمل بشكل تعاوني أفضل.