تتكون المشاريع من العديد من الأجزاء المتحركة التي يجب على مديري المشاريع تتبعها باستمرار. تتمثل إحدى المسؤوليات الأساسية في إدارة المشروع في معرفة ما إذا كان المشروع متأخرًا عن الجدول الزمني أم متقدمًا عليه. ووفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن عملية مراقبة تقدم الجدول الزمني مقابل خط الأساس تسمى جدول التحكم.
إن تخطيط المشروع ومراقبته والتحكم فيه كلها تسير معًا عند تنفيذ المشروع وإبقائه على المسار الصحيح للوفاء بالمواعيد النهائية. من الضروري فهم ما هو التحكم في الجدول الزمني وكيف يمكنك تطبيقه على مشاريعك لإكمالها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
تشرح هذه المقالة عملية التحكم في الجدول الزمني وتسرد الأنشطة الرئيسية التي يجب عليك إكمالها.
في هذه الصفحة:
ما هو جدول التحكم؟
كيف يقوم مديرو المشاريع بمراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه
لماذا من المهم مراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه؟
أدوات وتقنيات مراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه
ملخص
ما هو التحكم في الجدول الزمني؟
خطة إدارة الجدول الزمني هي الخطة التي تحدد كيف ومتى سيتم مراقبة المشروع والتحكم فيه. وعملية جدول التحكم هي هذا العمل الذي يتم تنفيذه. في حين أن خطة إدارة الجدول الزمني تحدد الأدوات والأساليب المستخدمة ومن سيكون مسؤولاً عن كل مهمة، إلا أنها لا تظهر في الواقع حتى يتم تنفيذ الخطة. ووفقًا لمعهد إدارة المشاريع، فإن جدول التحكم هو “عملية مراقبة حالة المشروع لتحديث الجدول الزمني للمشروع وإدارة التغييرات التي تطرأ على الجدول الزمني الأساسي”.
خلال مرحلة تنفيذ المشروع، يجب على مديري المشروع مراجعة الجدول الزمني للمشروع وتحديثه بانتظام لضمان سير المشروع على المسار الصحيح وسلاسة التنفيذ. يجب على مديري المشروع تتبع حالة جميع المهام المرتبطة بالمشروع، وتحديث تقارير تقدم المشروع، وإدارة أي تغييرات في الجدول الزمني لتحقيق الخطة. تستخدم المؤسسات من جميع الأحجام عملية التحكم في الجدول الزمني، والتي تشمل مديري المشاريع والمهنيين المعتمدين مثل محترفي إدارة المشاريع (PMP) ®.
كيف يقوم مديرو المشاريع بمراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه
إذا لم يستخدم مدير المشروع جدولاً زمنياً للمشروع، فلن يكون قادراً على مراقبة أنشطة المشروع والتحكم فيها بفعالية. وقد يؤدي ذلك إلى خروج المشروع عن مساره الصحيح، وفقدان المواعيد النهائية، وتجاوز الميزانية، والفشل في نهاية المطاف. يعد الجدول الزمني للمشروع أداة أساسية لجميع مديري المشاريع ويجب استخدامه لتوجيه العمل في جميع المشاريع.
هناك عدة خطوات يجب على مدير المشروع اتخاذها لمراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه:
مراجعة الجدول الزمني والجدول الزمني الأساسي بانتظام.
تحديد الاختلافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر.
مراقبة تقدم المشروع وإجراء التعديلات اللازمة.
التواصل مع جميع أصحاب المصلحة حول حالة المشروع.
إبقاء المشروع على المسار الصحيح وضمان إكماله بنجاح.
أهمية مراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه
يعد التحكم في الجدول الزمني أمرًا ضروريًا لإدارة المشروع لأنه يراقب ويتحكم في تقدم المشروع. في عالم إدارة المشاريع، لا يعتبر المشروع الذي يفشل في الوفاء بموعده النهائي ناجحًا. في حين أن العديد من المقاييس تحدد ما إذا كان المشروع ناجحًا أم لا، إلا أن الالتزام بالجدول الزمني هو من بين أهم المقاييس الأساسية.
كما أن التحكم في الجدول الزمني له قيمة أيضًا لأنه يساعد مديري المشاريع في إدارة توقعات أصحاب المصلحة في المشروع. تقوم هذه العملية بإعلام أصحاب المصلحة بالتغييرات التي تطرأ على المشروع والآثار المترتبة على الجدول الزمني العام للمشروع. بالإضافة إلى ذلك، فهي تسمح لمديري المشروع بتوضيح كيفية تغلب فريق المشروع على التعطيلات والحفاظ على عمل المشروع في الموعد المحدد وكسب تأييد أصحاب المصلحة. بشكل عام، تعتبر عملية التحكم في الجدول الزمني أمرًا حيويًا لمديري المشاريع لضمان أن يكون أصحاب المصلحة على دراية بحالة المشروع طوال دورة حياة المشروع.
هل تدرس لامتحان PMP؟
أدوات وتقنيات مراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه
تشمل الأدوات والتقنيات الشائعة التي يستخدمها مديرو المشاريع لمراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه ما يلي:
برامج إدارة المشاريع
تساعد برمجيات مثل Microsoft Project أو Jira أو Primavera مديري المشاريع على تتبع تقدم المشروع وتحديد المشكلات. يرى المزيد من مديري المشاريع قيمة البرامج التي تحتوي على أدوات وتقنيات لتخطيط جداول المشروع ومراقبتها والتحكم فيها. توفر هذه الأدوات الحديثة إمكانيات التحكم في الجدول الزمني التالية:
بناء مخططات جانت
تتبع الجدول الزمني
إعداد التقارير وتحليل البيانات
مخططات جانت
مخطط جانت هو عبارة عن مخطط شريطي أفقي يمكّن مديري المشروع من تصور تقدم المشروع مرسومًا بمرور الوقت (على سبيل المثال، أيام أو أسابيع أو أشهر). يظهر كل نشاط على شكل شريط، ويعتمد طوله على الوقت المقدر المطلوب لإكماله. يمكن أن تكون هذه الأشرطة متسلسلة أو تعمل بالتوازي اعتمادًا على تبعيات المهام وتوافر الموارد.
تحليل القيمة المكتسبة
تحليل القيمة المكتسبة (EVA) هو طريقة تسمح لمدير المشروع بقياس مقدار العمل المنجز في المشروع بما يتجاوز المراجعة الأساسية لتقارير التكلفة والجدول الزمني. ويتيح تحليل القيمة المكتسبة إمكانية قياس التقدم المحرز واستخدام هذه البيانات للتنبؤ بالتكلفة الإجمالية وتاريخ الانتهاء من المشروع بناءً على تحليل الاتجاهات أو تطبيق “معدل استهلاك المشروع”. تعتمد هذه العملية على مقياس حاسم يعرف بالقيمة المكتسبة للمشروع.
أدوات وتقنيات إدارة المخاطر
تعتبر أدوات وتقنيات إدارة المخاطر ضرورية لتحديد وتخفيف المخاطر التي يمكن أن تؤثر إيجابًا وسلبًا على الجدول الزمني للمشروع. وتشمل عادةً ما يلي:
تقرير المخاطر
تحتوي أداة الاتصال هذه على مخاطر المشروع الإجمالية ومعلومات موجزة عن مخاطر المشروع الفردية، والتي يمكن أن تكون مهمة للمراقبة جنبًا إلى جنب مع الجدول الزمني للمشروع. يمكن اعتباره أيضًا ملخصًا تنفيذيًا يشير إلى العوامل الأكثر أهمية التي تؤدي إلى التعرض لمخاطر المشروع بشكل عام. يساعد في الحفاظ على الوعي بالمخاطر والمشاركة في جميع أنحاء المنظمة من خلال توثيق مصادر مخاطر المشروع بشكل عام وتقديم ملخص لمخاطر المشروع الفردية. وهو عبارة عن لمحة سريعة عن عمل إدارة المخاطر في لحظة معينة.
سجل المخاطر
يحتوي سجل المخاطر على المخاطر الفردية المحددة التي تواجه المشروع والتقييم وخطة الاستجابة وما إلى ذلك لكل فرصة أو تهديد. وهو ملف سجل يعمل كقاعدة بيانات رئيسية لجميع المخاطر التي تم تسجيلها والمعلومات الأخرى ذات الصلة، مثل التحليل النوعي والتحليل الكمي والاستجابات للمخاطر. وغالبًا ما يتم تحديثه بانتظام خلال المشروع لتحديد المخاطر الجديدة عند ظهورها أو عند تحديث تقييمات المخاطر الحالية.
يصف سجل المخاطر المعلومات ذات الصلة بالمخاطر، بما في ذلك الحدث والسبب والأثر والاحتمالية والاستجابات والمالكين والحالة. وهو عبارة عن وثيقة تستخدم طوال فترة المشروع لاتخاذ قرارات مستنيرة وهو مدخل في تقرير المخاطر الذي ينقل الحالة العامة للمخاطر في وقت معين. ويتم الاحتفاظ بكليهما مع خطة إدارة المخاطر.
إدارة التغيير
إدارة التغيير هي تخصص منفصل ضمن إدارة المشروع. ومع ذلك، تتضمن عملية التحكم في الجدول الزمني أيضًا إدارة تغييرات الجدول الزمني من خلال تحديث جميع الوثائق المتعلقة بالجدول الزمني.
تحكم الإجراءات المستخدمة للتحكم في التغيير تحديثات نطاق المشروع والجدول الزمني والميزانية مع ضمان تحقيق أهداف المشروع وغاياته. تراعي إدارة التغيير الناجحة عناصر التغيير البشرية والسياسية وغيرها من عناصر التغيير التنظيمي الضرورية لضمان نجاح المشروع.
تفيد عملية إدارة التغيير المحددة بوضوح مديري المشاريع بعدة طرق. أولاً، تزيد من الإنتاجية من خلال ضمان أن يكون جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة فيما يتعلق بتسليمات المشروع، مما يسهل الاستمرار في التركيز على تنفيذ المهام. وبالإضافة إلى ذلك، تعتمد إدارة التغيير الفعالة على التوثيق المناسب لتحديد الأهداف والغايات، والذي بدوره يمكن أن يحسن التواصل. أخيرًا، نظرًا لأن إدارة التغيير الناجحة تتطلب تواصلًا واضحًا فيما يتعلق بتغييرات المشروع، فإنها تسهل على فرق المشروع التعاون.
اعتبارات التخصيص
هناك بعض الطرق الرئيسية التي يمكن أن تختلف من خلالها الأدوات والتقنيات المستخدمة في مراقبة المشروع والتحكم فيه اعتمادًا على ما إذا كان يتم استخدام أساليب إدارة المشاريع الرشيقة أو التنبؤية:
في إدارة المشاريع الرشيقة، هناك تركيز أكبر على تتبع التقدم المحرز من خلال سباقات السرعة القصيرة أو التكرارات. وهذا يعني أنه غالبًا ما يتم استخدام أدوات مثل المخططات البيانية المتناقصة وسرعة الفريق.
أما في إدارة المشاريع التنبؤية، فهناك تركيز أكبر على إنشاء خطة مفصلة للمشروع وتتبع التقدم المحرز مقابل تلك الخطة المفصلة طوال فترة المشروع. وهذا يعني أنه غالباً ما يتم استخدام أدوات مثل مخططات جانت وتحليل القيمة المكتسبة.
في إدارة المشاريع الرشيقة، هناك تركيز أكبر على التواصل المستمر مع جميع أصحاب المصلحة. وهذا يعني أن الاجتماعات المنتظمة وتقارير الحالة ضرورية. في بيئات Scrum، يتم استخدام اجتماعات المتابعة اليومية لمشاركة التقدم المحرز.
في إدارة المشاريع التنبؤية، هناك تركيز أكبر على المراجعات الرسمية والتوقيعات. وهذا يعني أن أدوات مثل الجداول الزمنية الرئيسية وإجراءات إدارة التغيير ضرورية.
الملخص
يعد تخطيط المشروع وجدولته والتحكم فيه عمليات حيوية للحد من تغيرات الجدول الزمني وتأثيراتها على ميزانيتك. ويؤدي ذلك إلى تحقيق فوائد الاستقرار في الجدول الزمني والمالي، وهو ما تهدف المشاريع إلى تحقيقه لأصحاب المصلحة الرئيسيين والمؤسسة. وقد يؤدي أيضًا إلى إنشاء وثائق يمكن أن تكون مفيدة عند التخطيط لمشاريع مستقبلية مشابهة للمشروع الذي تديره حاليًا.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
