جانت 101: بناء جدول زمني أفضل للمشروعات

مخطط جانت هو أداة جدولة المشروع الأكثر استخدامًا على نطاق واسع. فهو يصور بصريًا أنشطة المشروع وموعد حدوثها وترابطها. وعندما يتم استخدامه بشكل صحيح، يكون قويًا. ولسوء الحظ، فإن معظم أدوات جانت تُبنى بشكل سيء، مما يفقدها قيمتها.
طور هنري جانت هذه الأداة منذ قرن مضى. كان المخطط الأصلي مجرد مخطط شريطي أفقي يوضح توقيت الأحداث. وقد تم استخدامه في الحرب العالمية الأولى وبناء مبنى إمباير ستيت.
تم تطوير طريقة المسار الحرج (CPM) وتقنية تقييم ومراجعة البرنامج (PERT) في الخمسينيات من القرن الماضي لنمذجة تبعيات المشروع المعقدة لبرنامج بوسيدون التابع للبحرية الأمريكية. واليوم، تقوم جميع أدوات الجدولة تقريبًا بتضمين إمكانات PERT و CPM في جانت الجذابة بصريًا.
الجدول الزمني للمشروع هو نموذج للتنبؤ بالأحداث المستقبلية. إذا تم إنشاؤه بشكل صحيح، فإنه سيحسب متى يجب تنفيذ الأنشطة. لقد قمت بفحص المئات من الخطط، وللأسف فإن معظمها ينتهك الممارسات المطلوبة، مما يجعلها غير فعالة أكثر من الصورة المرسومة باليد. توضح هذه المقالة أفضل الممارسات لإنشاء جدول جانت فعال.
هل هذا هو المشروع الصحيح؟
يتطلب استخدام أداة جانت لإنشاء جدول زمني هـ استيفاء متطلبات لا تنطبق على العديد من المشاريع. تعمل الأداة بشكل جيد عندما:
تكون المخرجات محددة بشكل جيد؛ و
يمكن تحديد الأنشطة المطلوبة لإنشاء النواتج وتسلسلها بترتيب منطقي، ويمكن تقدير الجهد (الوقت والموارد).
تستوفي مشاريع البناء بشكل عام هذه الشروط. ينشئ المهندسون المعماريون مخططات ومواصفات مفصلة تصف المخرجات. تسلسل النشاط واضح. ويمكن تقديم تقديرات معقولة للوقت والجهد. تعاني مشاريع العمل المعرفي مثل تطوير البرمجيات من هذه الشروط المسبقة.
ابدأ بالتسليمات
الخطوة الأولى لإنشاء جدول زمني جيد هي تحديد المخرجات التي تصف نطاق المشروع والنتائج المتوقعة. من المفيد التفكير في المخرجات كأسماء.
المنجزات هي خارجية (موجهة للعملاء) وداخلية (يستخدمها فريق المشروع). المنجزات الخارجية هي خزائن المطبخ أو تقارير المستخدمين. يمكن أن تتضمن المخرجات الداخلية المخططات والمواصفات ووثائق المشروع الأخرى.
يُستخدم هيكل تقسيم العمل (WBS) بشكل شائع لتحليل النطاق إلى مكونات محددة جيدًا. تقليديا، WBS هو مخطط تراتبي. وقد استبدلت معظم الأدوات ذلك بعرض مخطط تفصيلي يسهل التنقل فيه وعرضه. يتم وضع مسافة بادئة للخطوط وترقيمها لتصوير المستوى في التسلسل الهرمي. يمكن تنظيم WBS وظيفيًا أو حسب المرحلة أو في طريقة عرض مختلطة.
حزمة العمل هي أدنى مستوى من التفاصيل في التسلسل الهرمي. تكون حزم العمل صغيرة بما يكفي لتقدير الوقت والتكلفة، ويمكن تعيينها. تقوم WBS بتثبيت المشروع من خلال تحديد المخرجات المطلوبة. ومن الأخطاء الشائعة تجاوز هذه الخطوة والقفز إلى تخطيط الأنشطة.
إن تسمية عناصر وأنشطة WBS أو ترميزها بالألوان سيسهل التنقل في مخطط جانت.
تحديد الأنشطة وتسلسلها
بعد فهرسة حزم العمل، فإن الخطوة التالية هي تحديد الأنشطة المطلوبة لإنشائها. فكر في الأنشطة على أنها عبارات اسمية فعلية مع وجود العديد من الأنشطة اللازمة لكل ناتج.
قم بإدراج جميع الأنشطة، ثم تسلسل ترتيب تنفيذها. يجب أن يكون لكل نشاط نشاط واحد على الأقل سابق ونشاط لاحق. يؤدي الفشل في تعيين التبعيات أو فرض التواريخ إلى تجريد جانت من قوته.
أنواع التبعيات
يمكن أن يكون للأنشطة تبعيات إلزامية أو تقديرية. التبعيات الإلزامية هي معايير أو لوائح أو قوانين الطبيعة؛ ويجب اتباعها. التبعيات التقديرية هي التفضيلات أو أفضل الممارسات.
تصف أنواع العلاقات ترتيب التنفيذ:
من النهاية إلى البداية (FS): يبدأ النشاط الثاني بعد انتهاء النشاط الأول. هذه هي العلاقة الأكثر شيوعًا.
من البداية إلى البداية (SS): يجب أن يبدأ أحد النشاطين قبل الآخر.
من النهاية إلى النهاية (FF): يجب أن ينتهي أحد النشاطين قبل انتهاء النشاط الآخر.
يوضح خبز الكعك هذه العلاقات:
تقديري: أبدأ التسخين المسبق للفرن قبل خلط الخليط (SS).
إلزامي: يجب أن أنتهي من خلط الخليط قبل خبز الكعك (FS).
تقديري: يجب أن أنتهي من إخراج البسكويت من الصاج قبل التنظيف (FF).
المسببات والتأخيرات
تصف عمليات التقدّم والتأخّر المحفز لبدء النشاط:
لا يوجد تقدم ولا تأخر: تبدأ بداية النشاط الثاني مباشرة بعد الانتهاء من النشاط الأول. هذا شائع جدًا. مثال: يبدأ الاختبار عند اكتمال التطوير.
رصاصي: يبدأ النشاط الثاني قبل اكتمال النشاط الأول، أو يبدأ النشاط الثاني بعد اكتمال النشاط الأول. مثال: يبدأ الاختبار قبل اكتمال التطوير: يبدأ الاختبار قبل اكتمال التطوير.
التأخر: بعد اكتمال النشاط الأول، يكون هناك توقف مؤقت قبل بدء النشاط الثاني. مثال: انتظار جفاف الطلاء قبل وضع الطلاء التالي.
تقدير مدة النشاط
الخطوة التالية هي تقدير الوقت والجهد اللازمين لتنفيذ كل نشاط. هناك العديد من تقنيات التقدير التي تتراوح من المستوى العالي إلى التفصيلي. تقود هذه التقديرات حسابات الجدول الزمني.
يجب أن تراعي تقديرات المدة عدد الموارد والوقت المطلوب. بالنسبة لبعض الأنشطة، يمكن أن تؤدي إضافة الموارد إلى تقليل المدة. إذا كنا نحفر خندقًا، فإن إضافة عمال سيقلل من الوقت. ومع ذلك، بالنسبة للأعمال المعرفية، غالبًا ما تؤدي إضافة الموارد إلى التأخير (قانون بروك).
المسار الحرج
المسار الحرج هو تسلسل الأنشطة ذات المدة الأطول ويحدد طول المشروع. إذا استغرق أي من هذه الأنشطة وقتًا أطول من المتوقع أو تأخر، فسيؤثر ذلك على إنجاز المشروع.
التأخير العائم (أو التراخي) هو عندما يمكن تأخير نشاط ليس على المسار الحرج دون التأثير على الجدول الزمني. يمكن تأجيل بدء هذه الأنشطة، أو يمكن تمديد مدتها، مما يخلق مرونة.
يقود تسلسل الأنشطة المسار الحرج ومدة المشروع. يمكن أن يكون لاستجواب هذه العلاقات تأثير كبير على الجدول الزمني.
المعالم الرئيسية
يمكن أن يصل طول الجدول الزمني للمشروع إلى مئات أو آلاف الأسطر. تتم إضافة معالم بارزة لتلخيص المشروع ووضع علامة على اكتمال الأحداث المهمة. قد تتطلب المؤسسات الكبيرة معالم محددة لتوحيد التقارير.
وضع اللمسات الأخيرة على الخطة
يجب مراجعة خطة المشروع والموافقة عليها من قبل الجهة الراعية وأصحاب المصلحة الرئيسيين وفريق المشروع قبل وضعها في صيغتها النهائية. يجب تحديد الجدول الزمني المعتمد في أداة الجدولة لتتبع الأداء. يجب أن تمر التغييرات على خط الأساس من خلال عملية إدارة التغيير في المشروع.
مراقبة الأداء
يُستخدم الجدول الزمني الأساسي لمراقبة الأداء الفعلي مقابل الخطة. يجب أن يجتمع مدير المشروع بشكل منتظم مع الفريق لتحديث حالة الإنجاز. ستحدد التحديثات الانحرافات عن الخطة الأساسية.
لا شيء يسير وفقًا للخطة. فبعض الأنشطة تستغرق وقتاً أطول من المتوقع، والبعض الآخر يكتمل بسرعة أكبر. من المحتمل أن يتغير المسار الحرج. وبالتالي، يجب تعديل الخطط التشغيلية حسب ما تمليه الحقائق على أرض الواقع. قد يحتاج فريق المشروع إلى إعادة ترتيب أولويات العمل أو إعادة تسلسله.
يجب قياس الأداء من خلال المخرجات المكتملة (حزم العمل). ويكون الإنجاز ثنائي (تم أو لم يتم)، مع تجنب الخلط بين الجهد والإنجاز. كن على دراية بقاعدة 90% (يستغرق آخر 10% من العمل 90% من الوقت).
© 2022، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
4 طرق لتقصير الجدول الزمني للمشروع
تحسين الجدول الزمني لمشروعك
التخطيط عملية وليس نتيجة
مشروع أصبح سيئًا – ماذا تفعل
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، قم بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/